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 Sujet  |
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Sylas
Contributeur senior
64 réponses |
 Posté - 19 nov. 2005 : 22:17:36
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Bonsoir,
Je viens de lire qu'il ne suffit pas d'avoir accès aux factures mais qu'il faudrait également voir le "Grand livre" de la copropriété. A chaque "contrôle" des comptes, la comptable nous donne des dossiers avec les factures. Nous pouvons faire des photocopies, poser des questions et remarques mais impossible d'avoir accès au dossier complet de la copropriété car selon elle c'est confidentiel. Ce "grand livre" existe toujours en format papier?
Merci
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 19 nov. 2005 : 23:21:20
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Si vous êtes membre du conseil syndical, votre syndic vous raconte des fumisteries 
Il suffit d'appuyer sur une touche de l'ordinateur pour obtenir à tout moment une copie papier du grand-livre. Ce document ne présente aucun caractère confidentiel et il est impossible de contrôler la comptabilité sans disposer du grand livre.
L'arrêté comptable du 14 mai 2005 rappelle cette obligation de communiquer le grand livre et les journaux. |
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felix1930
Pilier de forums
5611 réponses |
Posté - 20 nov. 2005 : 10:39:41
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Ce grand livre existe toujours en format papier,comme indiqué par JPM;cela vous permet de faire tous les recoupements que vous souhaitez puisque vous avez ,sous les yeux,le détail chronologique de tous les comptes côté syndic (vous pouvez avoir un paiement sortie banque + fournisseur mais si le chèque n'est pas encore remis vous ne pourrez le voir - sauf si compte séparé avec le relevé banque-)
Nous avons ce document à chaque vérification c'est à dire chaque trimestre;il ne concerne que votre copropriété donc rien de confidentiel sauf pour votre syndic s'il ne vous "dit" pas tout |
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Sylas
Contributeur senior
64 réponses |
Posté - 21 nov. 2005 : 00:08:27
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| Merci pour les informations. Je suis membre du conseil syndical et ne suis pas spécialiste, loin de là, mais s'agit-il de constater des délais éventuels entre les entrées et les sorties pour chaque poste de dépenses? Peut-être l'aspect "confidentiel" s'applique aux paiements des copropriétaires? La copropriété n'a pas de "vrai" compte séparé mais d'un compte individuel à l'intérieur, j'imagine, d'un compte total de toutes les copropriétés dont s'occupe le syndic.Merci |
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felix1930
Pilier de forums
5611 réponses |
Posté - 21 nov. 2005 : 07:12:15
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Dans le grand livre vous trouvez effectivement les comptes des copropriétaires;mais en tant que membre du CS vous avez droit de connaître les "retardataires"dans les paiements.
Après,le confidentiel est pour vous ,jusqu'à l'AG où le syndic doit donner la liste des débiteurs (et des créditeurs) |
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océan
Pilier de forums
2457 réponses |
Posté - 21 nov. 2005 : 18:14:51
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Vous demandez le Grand livre complet qui donne normalement
- l'ensemble des factures passées (mais pas celles qui sont sous le coude...
-les comptes des copropriétaires avec les débits crédits au 1/1 et les écritures (appels et paiements, les régul de charges de l'année N-1, l'eau chaude
-les appels de fond
les appels de fonds travaux
le fonds de roulement (permet aussi de voir les ventes)
-les frais administratifs dont le syndic
- les fournisseurs "en compte et là on a des surprises
et vous demandez aussi l'état des dépenses avant répartition
ce qui serait bien ce serait que les dates soient fiables et souvent elles ne le sont pas donc bon courage à moins de faire une mini "circularisation" des fournisseurs qui considèrent que le client c'est le syndic et non le syndicat
tout ca sort en 5 mn et un syndic qui vous le refuse ou freine, c'est pas bon |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 21 nov. 2005 : 18:31:06
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Le tableau d'Océan est bien complet,
mais que faut-il entre par état des dépenses avant répartition, qui serait un document indépendant du grand libre apparemment ?
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océan
Pilier de forums
2457 réponses |
Posté - 21 nov. 2005 : 18:53:27
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ca (l'état des dépenses ou des charges avant répartition) découle bien évidemment du grand livre et correspond aux seuls documents que daignent donner les syndics qui ne veulent pas qu'on mette le nez dans les comptes et en général c'est par type de dépenses (générales, ascenseurs escaliers a, b c e f donc autant de répartitions qu'en donne votre R, le "avant répartition signifiant souvent que l'eau n'est pas répartie, comme les clés (qui devraient être en stock)sur les comptes individuels
je vous rassure les gestionnaires connaissent mal les différences donc demandez aux services comptables du syndic (ma dernière demande il y a une 15aine fut encore un exemple de méconnaissance du grand livre document obligatoire dans n'importe quelle structure
et ne vous laissez pas démonter par des termes comptables c'est juste le reflet de toutes les écritures mais comme une liste dans un magasin ou un porte monnaie et vous mettez les dépenses dans les bonnes cases en bref il suffit de savoir lire dans 95 % des cas et après vous regardez les factures mais pas l'inverse !!!
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Henri2
Pilier de forums
223 réponses |
Posté - 21 nov. 2005 : 18:54:51
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Citation :
Initialement entré par Sylas
Bonsoir,
Je viens de lire qu'il ne suffit pas d'avoir accès aux factures mais qu'il faudrait également voir le "Grand livre" de la copropriété. A chaque "contrôle" des comptes, la comptable nous donne des dossiers avec les factures. Nous pouvons faire des photocopies, poser des questions et remarques mais impossible d'avoir accès au dossier complet de la copropriété car selon elle c'est confidentiel. Ce "grand livre" existe toujours en format papier?
Merci
J'ai connu une entreprise qui entassait ses factures dans une armoire, certe dans des beaux dossiers : gros problèmes de trésorerie, audit demandé par le C.E suite Alerte, analyse de la compta et de ce qu'il y avait dans l'ordinateur, réponse : quatre comptabilités !
Dont une tenue sous Excel et une autre dans un cahier avec crayon papier + gomme !! Et beaucoup de virements à l'étranger...
Résultat : LIQUIDATION JUDICIAIRE IMMEDIATE DE L'ENTREPRISE par le Tribunal de Commerce
Quant on vous dit que des papiers même des beaux dossiers ne suffisent pas..
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Sylas
Contributeur senior
64 réponses |
Posté - 22 nov. 2005 : 00:30:36
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Bonsoir,
Merci à océan pour tous ces détails.S'il y a des réticences, il suffit d'invoquer l'arrêté comptable de mai 2005? D'autres textes officiels Ca sera vraiment une "première" et il faut dire que dans cette copropriété assez importante personne (à part deux membres du CS) ne regarde jamais rien du tout.
Je saisis cette occasion pour poser une question subsidiaire: s'il y a des irrégularités dans la répartition et l'on n'a pas voté le quitus, y a-t-il un délai pour contester ( il s'agit d'une répartition non conforme au règlement concernant des travaux que le syndic a accepté par lettre mais n'a pas encore appliqué).Et d'une manière plus générale, lorsqu'un chèque a été encaissé et crédité seulement en partie et une facture "faussement nominative" a été mis au débit Merci
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océan
Pilier de forums
2457 réponses |
Posté - 22 nov. 2005 : 17:36:20
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éditez-vous avant tout le decret et l'arrete du 14 mars disponibles par exemple sur
http://www.unarc.asso.fr/site/actual/actudumo/0305/decret.htm
ca vous donnera une bonne idée de ce qui sera obligatoire à fournir à l'AG à compter du 1/1/06 ou 1/1/07 (suivant les rumeurs de report)
et oui Henri2 les factures dans les tiroirs ca existe y en a même qui en audit oiubliait de compter les avions sur les tarmacs ou les voitures heureusement pour la copro il y a un autre moyen c'est de regarder le cahier de conciergerie ou devraient figurer toutes les visites des entreprises extérieures, encore faut-il qu'on vous y laisse l'accès pour mon ancien syndic 3 fois j'ai du lui dire que ce n'était pas notre copro qd il me donnait un contrat (facturé au double et repéré sur le grand livre) sorti d'un tiroir
mais pour les trucs pas clairs il y en a qui passent sur les comptes de bilan et en général ils vous basculent ca en fin d'année
et je reviens à ma question toujours sans réponse, comment force-t-on un syndic à corriger ses erreurs de factures, d'imputation etc sachant que même un avocat spécialisé en copro n'y entend pas grand chose en compta et certains tribunaux encore moins dixit le même
donc la prochaine étape sera pour moi le TI si mon compte n'est pas corrigé sachant que là pas besoin d'avocat puisque dans ces domaines je sais quels documents présenter pour montrer l'irrégularité, et là on tourne en rond car le syndic dit les comptes sont approuvés on ne revient pas dessus, et en plus les copros m'ont donné le quitus
long débat ou la seule solution serait de pénaliser les syndics qui font des erreurs volontaires ou non et qui refusent d'appliquer le RC ou le bon sens comptable ou le bon sens tout court !!!
ce qui est totalement faux bien sûr donc ce qui reste à savoir juridiquement c'est pourquoi un syndic refuse de corriger les erreurs d'imputation de répartition etc ...
Sylas pourriez-vous etre plus explicite sur votre dernière phrase |
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Sylas
Contributeur senior
64 réponses |
Posté - 23 nov. 2005 : 16:58:46
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Je vais essayer : Le syndic a reparti en millièmes la totalité des travaux, y compris le remplacement des fenêtres privées ( mentionnées "privées dans le RC); il a reconnu ce fait, mais ne nous a pas remboursé. Y-a-t-il un délai? Un chèque en paiement des travaux ( pose des compteurs + paiement partiel d'autres travaux: réfection des dalles des balcons) a été "crédité" partiellement (compteurs), mais le restant ne figure pas sur mon compte. Il faudrait "contrôler" les comptes en arrière dans le temps. Y-a-t-il un délai?
Merci
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JB22
Pilier de forums
2388 réponses |
Posté - 23 nov. 2005 : 21:01:34
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"Les frais de ravallement des parties privatives (volets, persiennes, portes-fenêtres, balcons, etc) doivent être supportés par chacun des copropriétaires (Cass.civ.3e, 27 avril 1988 : loyers et copropriété 1988, n°292,Rev.dr.imm.1988, p.343, obs.GIVORD et GIVERDON) à moins que le règlement de copropriété n'en ait décidé autrement." (LITEC)
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océan
Pilier de forums
2457 réponses |
Posté - 24 nov. 2005 : 17:01:50
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fenêtres : dans une copro j'ai mis 2 ans à faire "rembourser" par le syndic la part fenêtres d'un ravalement (2 copros avait changé leurs fenêtres par du PVC en accord avec l' AG et le devis a été baissé d'autant
la seule solution est d'exiger des devis detaillés et différenciés entre privatifs et collectif et d'en connaitre un minimum en compta analytique et que le syndic facture les autres à l'unité ou tantièmes restants identique pour les votes mais ne veulent pas s'embêter
pour les corrections c'est 10 ans, bien entendu certains se calent sur 4 ou 5 ans des impots et des charges locatives devant un trib
mais là c'est le syndicat qui "facture" en individuel; sur le fond ca pourrait être 30
notre ancien syndic n'a jamais voulu corriger et le nouveau voudrait faire approuver par l'AG le principe de correction ! un plein délire peu étonnant, le gestionnaire ne sachant pas ce qu'est un grand livre
assurez-vous avant tout d'avoir bien les éléments et que cela a été payé et non pas uniquement comptabilisé (car là les surprises peuvent être géantes)
en résumé jamais rien trouver de fiable
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Henri2
Pilier de forums
223 réponses |
Posté - 24 nov. 2005 : 18:36:21
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Citation :
Initialement entré par océan
..
assurez-vous avant tout d'avoir bien les éléments et que cela a été payé et non pas uniquement comptabilisé (car là les surprises peuvent être géantes)
...
Lettrage dans le grand-livre et rapprochement bancaire INDISPENSABLE et permet de palier à nombres de surprises et encore n'oubliez pas les mêmes factures imputées deux ou trois fois.. |
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océan
Pilier de forums
2457 réponses |
Posté - 24 nov. 2005 : 19:09:53
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et oui ce serait indispensable mais impossible à faire avec le temps sur place que vous accordent dédaigneusement les syndics (pas de place, pas de temps, assurance vous permettant pas de rester le midi, comptable absente ou chargé du personnel, etc
quant aux relevés bancaires cetains sont (volontairement) illisibles pour certains et un n° de chèque sans libellé...
exemple notre syndic éclatait nos paiements en 2 ou 3 lignes je n'ai jamais compris pourquoi et si j'avais eu le feu vert (les rares qui comprennent les comptes ou la copro ont tjs été éjectés du CS par le syndic ou les copros qui y ont interet-très spécial en betîse chez nous) et même qd je dis ce qui ne va pas refus de corriger ou il faut que ca passe par ceux du CS qui sont incapables de voir une double facturation (de charges par le syndic) de 15000, un contrat abusif ou non respecté
j'ai même une "gestionnaire" qui m'avait écrit que mon temps de vérif me serait facturé de ses heures alors que je ne faisais que regarder les comptes ... éclaté de rire et lui ai proposé après un courrier salé de lui donner des cours de base sur les débits crédits et les clés de répartition de notre RC (elle a pas tenu sa période d'essai et doit faire sourire d'autres copro) après on a eu un gestionnaire qui nous disait de nous adresser au comptable et l'inverse ca durait 3 mois pour avoir un RV et qd vous étiez il n'y avait pas les contrats en bref certains ne veulent surtout pas qu'on vérifie les comptes, à la limite les charges uniquement et encore sans les contrats etc |
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Sylas
Contributeur senior
64 réponses |
Posté - 24 nov. 2005 : 20:24:20
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Citation :
Initialement entré par JB22
"Les frais de ravallement des parties privatives (volets, persiennes, portes-fenêtres, balcons, etc) doivent être supportés par chacun des copropriétaires (Cass.civ.3e, 27 avril 1988 : loyers et copropriété 1988, n°292,Rev.dr.imm.1988, p.343, obs.GIVORD et GIVERDON) à moins que le règlement de copropriété n'en ait décidé autrement." (LITEC)
Merci beaucoup pour les ref. Mais pour les balcons c'était les dalles - partie commune selon les informations glanées.
Cordialement |
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Sylas
Contributeur senior
64 réponses |
Posté - 24 nov. 2005 : 20:39:52
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Citation :
Initialement entré par Sylas
Citation :
Initialement entré par océan
fenêtres : dans une copro j'ai mis 2 ans à faire "rembourser" par le syndic la part fenêtres d'un ravalement (2 copros avait changé leurs fenêtres par du PVC en accord avec l' AG et le devis a été baissé d'autant la seule solution est d'exiger des devis detaillés et différenciés entre privatifs et collectif et d'en connaitre un minimum en compta analytique et que le syndic facture les autres à l'unité ou tantièmes restants identique pour les votes mais ne veulent pas s'embêter
En effet, c'est tout à fait l'attitude du syndic!
pour les corrections c'est 10 ans, bien entendu certains se calent sur 4 ou 5 ans des impots et des charges locatives devant un trib
mais là c'est le syndicat qui "facture" en individuel; sur le fond ca pourrait être 30
Si j'ai bien compris, le délai de correction est de 10 ans mini?
assurez-vous avant tout d'avoir bien les éléments et que cela a été payé et non pas uniquement comptabilisé (car là les surprises peuvent être géantes)
Non, il s'est bien fait payer la totalité.
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Sylas
Contributeur senior
64 réponses |
Posté - 24 nov. 2005 : 22:52:09
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Citation :
Initialement entré par Henri2
Citation :
Initialement entré par océan
..
assurez-vous avant tout d'avoir bien les éléments et que cela a été payé et non pas uniquement comptabilisé (car là les surprises peuvent être géantes)
...
Lettrage dans le grand-livre et rapprochement bancaire INDISPENSABLE et permet de palier à nombres de surprises et encore n'oubliez pas les mêmes factures imputées deux ou trois fois..
Bonsoir,
Si j'ai bien suivi les explications: il faut regarder les références dans le Grand livre et chercher les chèques et les factures correspondantes. Je comprends maintenant que cela va prendre un bon moment. Déjà, pour regarder et contrôler les factures il faut compter presque deux heures à partir du moment où l'on arrive chez le syndic, que la comptable peut vous recevoir ( même en ayant pris rdv à l'avance) y compris le temps pour faire des photocopies, poser des questions etc… |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 25 nov. 2005 : 09:38:37
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Petites précisions :
Le syndicat ne " facture " pas les charges individuelles. Il les répartit. S'il facturait, on apporterait à nouveau de l'eau au moulin de Bercy qui songerait à la TVA. C'est déjà assez d'un arrêt récent de la Cour de cassation qui parle de patrimoine distinct du syndicat alors que tout ce qu'il y a dans le patrimoine du syndicat est, à tout moment, indivis entre les copropriétaires.
Pour l'état de rapprochement du compte bancaire, le lettrage est sans intérêt. Il est difficile à exploiter et, de plus, il n'est pas forcément fiable. L'état de rapprochement est un document manuel (papier) dont une copie doit être remise au vérificateur.
S'il s'agit de vérifier les délais de paiement par le syndic, il faut déjà déterminer quelle est la pratique du syndic pour l'enregistrement des factures : date de la facture ? date de sa réception (bon) ? date de l'enregistrement effectif ? Dans ce dernier cas il est facile de vérifier le délai moyen d'enregistrement qui est trop souvent de 3 à 5 semaines.
En général la date du paiement correspond fidèlement à celle de l'émission du titre de paiement. L'enregistrement est en effe automatique.
Le délai de paiement est alors [(date paiement - date enregisrement) + délai moyen d'enregistrement]
Pour terminer il faut vérifier s'il y a en moyenne un délai normal ou anormal entre date d'émission et date de débit en banque. Deux problèmes se posent : 1) les chéques émis sont-ils postés dans un délai correct 2) sont-ils encaissés par les destinataires dans un délai correct qui est de 8 jours maxi.
A cet égard : gros avantage des paiements par virement.
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JB22
Pilier de forums
2388 réponses |
Posté - 25 nov. 2005 : 10:57:35
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De "JPM"
"En général la date du paiement correspond fidèlement à celle de l'émission du titre de paiement. L'enregistrement est en effet automatique."
Non l'enregistrement d'un règlement par chèque, document papier, n'est pas automatique, pas plus que son envoi au bénéficiaire.
L'accès aux documents justificatifs est plus difficiles avec un compte au nom du syndic sur lequel il effectue les règlements, le fameux "Compte pivot". Il débite ensuite la copro des règlements effectués pour son compte.
Effectivement avantage pour la vérification, aux règlements par virement (Pas de délai d'encaissement).
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"Grand livre": comment contrôler les comptes infor
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