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Pour les professionnels, il est bien exact que l'enregistrement est automatique dès lors qu'il s'agit le plus souvent de lettres-chèques ou de virements. Même lorsqu'il s'agit d'enregistrement de chèques établis manuellement, c'est bien la date d'établissement du chèque qui est portée dans la comptabilité. Quant à ce que les chèques soient postés, c'est une autre histoire.
De même en cas d'utilisation du compte pivot. Il n'y a pas double mouvement. Le chèque 234567 de 6789 € est immédiatement ventilé entre les syndicats concernés et le destinataire reçoit un bordereau de paiement indiquant les factures payées.
A "JPM" Nous sommes bien d'accord si tout ce passe normalement c'est bien comme vous dites. Mais la vérification a pour but évidemment de voir si tout a bien été fait, établi, enregistré correctement. "Quant à ce que les chèques soient postés, c'est une autre histoire" Irrégularité que doit déceler un contrôle! Erreurs rencontrées lors de vérifications: Factures enregistrées, payées mais ne concernant pas la Copropriété. Il n'y a pas que les factures enregistrées deux fois, sur des exercices différents le plus souvent. Les factures "privatives" passées sur la Copro par connivence syndic/copro? (souvent Président ou membre du C.S.!!!) "On achète pas les mouches avec du vinaigre" (c'est pas de moi...)
Pour l'état de rapprochement du compte bancaire, le lettrage est sans intérêt. Il est difficile à exploiter et, de plus, il n'est pas forcément fiable. L'état de rapprochement est un document manuel (papier) dont une copie doit être remise au vérificateur.
J'ai l'impression que je devrais comprendre ce que c'est, mais…en fait, c'est quoi? cet "état" existe toujours? Quelques explication seraient les bienvenues, merci.
le pointage se fait en general directement sur les relevés bancaires par les comptables; ils sont primordiaux en fin d'année et début d'année pour voir si les factures sont bien enregistrées et payées
seul le relevé bancaire peut vous donner des indications sur les délais d'encaissement ou de paiement et certains syndics anormaux jouent avec cela (exemple je mets 3semaines pour encaisser un chèque, comme cela je facture des frais de relance (aux prix abusifs que certains connaissent) ou pour faire croire aux tribunaux que Mr ouMme Dupond_dupont ne paient pas ou je transmets au tribunal un relevé et je passe l'écriture de paiement 2 jours après et là ce n'est pas du rêve mais la réalité, que le trib a bien été obligé de reconnaître donc bien pour cela qu'après on ne veut plus que j'aille voir les comptes
donc faites quelques sondages sur encaissements décaissements cela suffit mais pour beaucoup vous aurez du mal car si vous payez plusieurs charges en même temps sans faire de chèque séparé vous ne verrez rien et sur les RB vous verrez souvent une remise globale de chèques hors place, sur place et par type de banque souvent
avec les nouvelles règles comptables cela limitera un peu les camouflets d'une année sur l'autre en cas de difficulté de trésorerie
Pour l'état de rapprochement du compte bancaire, le lettrage est sans intérêt. Il est difficile à exploiter et, de plus, il n'est pas forcément fiable. L'état de rapprochement est un document manuel (papier) dont une copie doit être remise au vérificateur.
J'ai l'impression que je devrais comprendre ce que c'est, mais…en fait, c'est quoi? cet "état" existe toujours? Quelques explication seraient les bienvenues, merci.
Un "lettrage de l'état de rapprochement du compte bancaire" ça n'existe pas.
Un "ETAT DE RAPPROCHEMENT DE COMPTE BANCAIRE" oui Un "LETTRAGE DE COMPTE DANS UN GRAND LIVRE" oui
Henri2 a raison mais le lettre de comptage bancaire a été évoqué dans un post dans le sens évident, même s'il était mal exprimé, du lettrage des comptes 51 dans le grand livre.
Comme il s'agisait du contrôle des comptes par le conseil syndical, j'ai indiqué que le lettrage ne présente alors aucune utilité.
En plus il peut y avoir comme le font les commissaires aux comptes dans les S.A :
"UNE CIRCULAIRE POUR VALIDATION DES SOLDES DES COMPTES AUPRES DES FOURNISSEURS ET DES ORGANISMES SOCIAUX" pour la clôture des comptes et le nouvel exercice et budget..
à condition que le fournisseur ne soit pas de mèche fausses factures and Co. d'où aussi le contrôle des chantiers et avant tout appel d'offres à partir d'un certain seuil à définir en AG. Mais ça aussi c'est le B.A.-B.A !
Un "ETAT DE RAPPROCHEMENT DE COMPTE BANCAIRE" oui Un "LETTRAGE DE COMPTE DANS UN GRAND LIVRE" oui
B.A.-B.A de toute comptabilité !!
Henri2,
BAB pour les comptables, mais pour les autres Soyez gentil, ajoutez quelques explications à la portée de ceux et celles qui n'ont qu'une idée "simple" du processus de la comptabilité. Cordialement
des pointages bancaires, c'est pas plus compliqué que celui de vos comptes personnels avec votre chèquier, votre CB etc à condition que vous le fassiez
quand je pourrais avoir un scan je tenterai de vous envoyez (donnez_moi votre mail)un extrait de grand livre, d'état des dépenses avant répartition et de bilan de syndicat (ou vous retrouvez en débit crédit les soldes des pépenses, sinistres, copros, appels de fonds prov FdR, Fournisseurs, charges payées d'avance, à payer, rénumération dues et cotisation sociales, cpte à régulariser et banque
mais cela doit se trouver qqpart ou chez d'autres coprropriétés pour voir des exemples
en attendant aller consulter des exemples tout simple de comptes de copros, d'association cela vous donnera une idée en remplacements les "clients" éventuels par "copropriétaires"
et surtout dites-vous bien si vous n'aimez pas les chiffres que ce n'est pas très compliqué avec du bon sens pratique ...
1) Si ton syndic continue à ne pas vouloir te communiquer le Grand Livre, demandes-lui les journeaux de tous les comptes, tu les classes par ordre numérique croissant (ou décroissant si tu es pervers) et tu as le grand livre!!!
2) Pour le rapprochement bancaire, plus de problème! Depuis SRU, la loi impose le compte séparé...sauf si volonté contraire de l'AG! Donc tu convaincs les autres copropriétaires, et tu refuses les honoraires supplémentaires, réclamés par le syndic, puisque cela fait partie de la gestion courante! A partir de là, tu pourras contrôler plus facilement les chèques comptabilisés et ceux réellement tirés et quand!
3) Fais comme félix, et sûrement d'autres, demandes à contrôler les comptes tous les trimestres ou les mois...cela rendra moins fastidieux et pénible le contrôle en fin d'exercice.
4) En faisant ces différents points (mais il y en ad'autres) attends-toi à un certain rodéo de la part du syndic...mais "qui ne tente rien n'a rien!"
N'oublies pas, si cela peut t'aider, qu'aujourd'hui est le bicentenaire de la bataille d'Austerlitz.
Pourquoi n'y aurait-il état de rapprochement qu'en cas de compte séparé ?
L'état de rapprochement doit être présenté dans le cas d'un compte unique. Il importe peu que le chèque 1234567 non encore débité en fin de mois comporte des paiements à la société Dupont pour 21 syndicats différents. Il suffit que l'un des paiements concerne votre immeuble pour que l'écriture entre en rapprochement.
La différence, non négligeable, est que dans le compte séparé, vous pouvez vérifier que les fonds déposés correspondent bien au solde indiqué. Vous ne pouvez pas dans le cas du compte unique groupant les trésorerie de 60 syndicats. Il suffit que 5 syndicats aient un solde débiteur pour qu'il y ait, à due concurrence, insuffisance de représentation des fonds.
Quent aux syndics qui rechignent à fournir les pièces pour les contrôles, il y en a bien sur (pro ou pas-pro). Mais la plupart (pro ou pas-pro) savent très bien que leur intérêt pour avoir une assemblée tranquille est que le CS ait vérifié soigneusement les comptes pour venir proclamer que tout va bien. Ce qui n'interdit pas de signaler une erreur ou une discussion sur le classement d'une charge.
et puis ce sont nos charges qu'on contrôle donc portes ouvertes à tout ce qui compose nos charges et les comptes du syndicat, en rappelant que le syndic n'est que mandataire et Pas Dieu le Père, que c'est notre argent et non le sien donc TRANSPARENCE TOTALE = comptes, contrats, devis, factures
le tout dans l'intérêt du syndicat et non celui du syndic
en renouvelant mes invitations de contrôle de réalité à ceux qui croient que la majorité des syndics ou des gestionnaires travaillent plus dans l'interêt du syndicat que du leur
Le décret et l’arrêté du 14 Mars 2005 relatif aux comptes du syndicat de copropriétaires, bien qu'en effet ne "simplifiant" pas la tenue des comptes pour les petites copropriétés est une TRES BONNE CHOSE en les obligeant à une tenue en partie double, comme toutes les comptabilités officielles. Je pense que nombre de progiciels vont sortir sur le marché et rendront aisé ce formalisme dans l'intérêt des syndicats.
Pour ne citer que les points essentiels dans une compta "de sécurité" :
La tenue d'une comptabilité d'engagement
Cette tenue en partie double
Date d'exercice intangible comme dans toute société
Date de "constatation" obligatoire des charges et produits
Ventilation de sous-compte par copropriétaire
Plan comptable identique et obligatoire pour tous les syndicats
Formalisme de clôture des comptes
Apurement des comptes d'attente
et
Présentation des cptes aux copropriétaires sous tableaux formalisés
Bon, Si j'ai bien compris, en arrivant chez le syndic, il faudrait demander à la comptable:
1 - Le "grand livre" – en principe elle l'aura d'un "clic"; sinon, les "journaux" de tous les comptes;
2 – "l'état de rapprochement" – en lui de préciser la date d'enregistrement des chèques;
Sachant que le syndic a un "compte pivot" aucune excuse, les chèques sont "ventilés" immédiatement. JPM, svp, pourriez-vous préciser " l'insuffisance de représentation des fonds dans votre contribution:
"La différence, non négligeable, est que dans le compte séparé, vous pouvez vérifier que les fonds déposés correspondent bien au solde indiqué. Vous ne pouvez pas dans le cas du compte unique groupant les trésorerie de 60 syndicats. Il suffit que 5 syndicats aient un solde débiteur pour qu'il y ait, à due concurrence, insuffisance de représentation des fonds."
Si le syndic gère trois syndicats dont les soldes comptables sont créditeurs de 1200, 2500 et 1260 € et si le montant en banque de son compte unique est 4960 €, les fonds sont représentés.
Si le compte du troisième immeuble débiteur de 1260 €, il ne peut avoir en banque que 1200 + 2500 - 1260 = 2 440 €. Il ne pourrait donc rembourser aux deux autres syndicats les 3 700 € qu'il doit représenter. Donc il y a insuffisance de représentation des fonds.
En d'autres termes, pour payer une facture du 3eme syndicat, il a pioché dans la trésorerie des deux autres. La conclusion est que, dans les livres du syndic gérant par compte unique, la solde comptable d'un syndicat, a fortiori de plusieurs, ne doit jamais être débiteur.
Pendant longtemps les copropriétaires ont estimé que le compte unique était un avantage majeur car le syndic, dans leur esprit, continuait à payer même s'il y avait une insuffisance de trésorerie pour leur syndicat. Celà a été vrai tant que la comptabilité était traitée manuellement. L'informatique a permis un contrôle plus rigoureux des positions débitrices.
Mais vous ne pouvez pas contrôler la suffisance de la représentation des fonds et les remèdes proposés à ce sujet sont tout à fait illusoires. Il faut préciser que les contrôles officiels sont régulièrement et utilement faits. De plus, il existe souvent au sein d'un compte unique un sous compte fourre tout d'écritures diverses qui permet de maintenir un matelas de trésorerie couvrant les incidents occasionnels.
Quant au Grand livre, vous ne pouvez pas vous en passer lors d'un contrôle. Les journaux permettent un contrôle occasionnel sur une écriture dont on ne trouve pas la contrepartie ventilée (une écriture au crédit dans un compte ventilée en débit dans trois sous comptes différents. Ils ne permettent pas un contrôle global.
Avec le Grand livre vous voyez toute la vallée comme si vous étiez montés dans le clocher du village
Rassures-moi ou renseignes-moi! Le grand livre n'est pas une liste des journaux de tous les comptes??? de 10 à 79 (en ce qui nous concerne)??? Je ne voudrais pas mourrir idiot, enfin pas plus que maintenant!
Merci de ta réponse. déjà que je vis dans le péché, si en plus je suis dans l'erreur...je retourne à Aubagne!
Il existe pour une comptabilité de copropriété moyenne ou importante quatre à dix journaux distincts dont les écritures sont listées et numérotées par dates.
Les journaux sont donc aussi inexploitables pour un contrôle qu'un dictionnaire dont les mots ne seraient pas classés dans l'ordre alphabétique.
La comptabilité aboutie et contrôlable, on la trouve exclusivement dans le grand livre qui présente en un document unique, toutes les écritures figurant dans les journaux, classées dans l'ordre des numéros des comptes et sous-comptes, et dans l'ordre chronologique dans chacun de ces comptes et sous comptes.
Si l'on cherche les dépenses de fioul de l'exercice, on va à 60314 et on a tout sous les yeux comme on trouve Copropriété à sa place dans le Larousse ou le Robert. Aucun risque de louper une facture comme celà peut arriver en feuilletant les quinze pages d'un journal d'achats.
Si vous voulez vérifier un paiement, vous remontez au 4nnnn du fournisseur et vous comparez avec le 51n banque. Plus facile aussi qu'avec les 35 pages du journal de banque et les 15 susdites du journal d'achats.
Mais, le cas échéant il peut être utile de vérifier la contrepartie d'une écriture. Le grand livre vous dit que c'est la 8965 BQ. Vous allez la retrouver en 10 secondes dans le journal de banque au n° 8965. A la ligne suivante, vous trouverez la contrepartie.
C'est donc bien exclusivement le grand livre qui est l'outil du contrôleur. Pour un exemple vous pouvez voir
"Grand livre": comment contrôler les comptes infor
Forum fermé
Posté - 25 nov. 2005 : 11:59:54
fausses factures and Co. 
d'où aussi le contrôle des chantiers et avant tout appel d'offres à partir d'un certain seuil à définir en AG.
Soyez gentil, ajoutez quelques explications à la portée de ceux et celles qui n'ont qu'une idée "simple" du processus de la comptabilité. 
et non celui du syndic
