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Combien de temps doit-on conserver les justificatifs de gestion courante. J'entends par là, les factures récurrentes, comme EDF, GDF, eau, etc...et non celles corespondant à des travaux votés hors budget, tels ravalement, changement de chaudière, etc...
Est-ce trois ans plus l'année en cours, ou bien dix ans, pour correspondre avec le recours maximum (???) possible ?
Les indications de Service public ne tiennent pas compte des dispositions du statut de la copropriété, encore moins des bonnes pratiques de tout gestionnaire d'immeuble.
De toute manière, au niveau de la gestion du syndicat, il faut pratiquement tout garder pendant dix ans au moins. C'est la durée de la prescription de droit commun en copropriété.
Des dossiers de chantiers importants doivent, au moins pour partie, être conservés sans limitation de durée, à l'appui du carnet d'entretien notamment.
Il serait bon de remettre à jour le tableau qui avait été établi pour la gestion des archives et qui est é voqué dans la recommandation de la Commission de la copropriété sur les archives.
Ne prenez pas en compte le lien que vous donne Eastpak, ci dessus, qui concerne spécifiquement la question des archives des personnes privées et non celle que vous posez des archives des syndicats.
Reportez vous sur la Recommandation n°20 concernant les archives du syndicat des copropriétaires dans la série des recommandations de la Commission Relative à la Copropriété.
Vous y trouverez réponse détaillée, et étayée, à votre question :
Je vais suivre cette recommandation #20, bien que je ne sois pas "syndic commerçant" et donc, dans le doute, conserver les factures quotidiennes dix ans!!!
Mais quid de la validité si je les scanne et détruit les originaux?
Les dispositions concernant les archives ne concernent pas que les syndics professionnels.
Des copies, quel que soit le mode de reproduction, ne valent pas les originaux.
Etes vous plus certain que vos reproductions scannées seront toujours plus certainement accessibles que vos originaux papier dans 10 ans ? (qu’en est-il de vos floppy disks 5"1/4 d’il y a 10 ans ? vous avez toujours de qui même essayer de les lire ?).
Bien évidemment que tout le monde a des CD-RW et bien d'autres choses. Il n'empêche que les originaux papier sont des originaux papiers... et que les copies scannées privées sur supports informatiques ne sont aucunement sécurisées.
Ne t'inquiètes pas au sujet de la sécurisation, ce sera toujours possible...pour tout le monde, surtout maintenant. J'arrive encore à faire des opérations avec un vieux boulier chinois!!!!
Ce qui me gène le plus, est la validité des documents numérisés, sans en avoir garder les originaux. Quoique maintenant, avec les logiciels adéquats, tu dois pouvoir "trafiquer" n'importe quoi..........
Durée conservation justificatifs
Forum fermé
Posté - 23 mars 2006 : 17:03:14
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