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Dominique76
Contributeur vétéran
197 réponses |
 Posté - 20 nov. 2006 : 13:28:15
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Membre du conseil syndical depuis moins de 4 mois, j'envisage avec un autre membre du CS de faire un controle des comptes de la copropriété en cours d'année comptable pour savoir si il n'y a pas de dérapage par rapport au budget prévisionnel et alléger le controle en fin d'année. Cette démarche n'a jamais été faite par les CS précédents. Qu'en pensez vous?
Notre syndic est à 5mn de chez nous, mais sa comptabilité est confiée à une autre agence à 25-30km. Peux t'on demander le rapatriement de toutes les pièces comptables à notre agence de proximité? et si oui le syndic est il en droit de nous facturer des frais?
Merci d'avance.
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Cordialement
Dominique |
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Flap
Pilier de forums
808 réponses |
Posté - 20 nov. 2006 : 15:48:11
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Aucunement... c'est la mission même du Conseil Syndical que vous décrivez ici.
Il suffit de convenir d'un rendez-vous, vous demandez la mise à disposition de toutes les factures et relevés de l'exercice, ainsi que la liste de répartition en cours (le détail des factures poste par poste, si vous préférez), afin de pouvoir faire le pointage une par une.
Controlez si les factures appartiennent bien à votre copropriété, si elles sont en règle, etc.
Donc : aucun frais ! |
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felix1930
Pilier de forums
5611 réponses |
Posté - 20 nov. 2006 : 15:55:30
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1) votre démarche est tout à fait normale c'est les CS précédents qui étaient dans l'erreur; il est souhaitable (mais cela peut dépendre de la taille de votre copropriété donc de l'importance des opérations)qu'un contrôle soit effectué chaque trimestre.
Ce contrôle porte non seulement sur les dépenses mais aussi sur les impayés,afin de savoir s'ils existent et si le suivi est fait normalement.
Une réunion interne (que le CS)avant ou après contrôle peut vous permettre de faire le point sur les différents problèmes de la copropriété en plus de la partie comptable; un compte rendu de ces réunions,porté à la connaissance des copropriétaires, est un plus.
2)je laisse la "parole" à d'autres intervenants |
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felix1930
Pilier de forums
5611 réponses |
Posté - 20 nov. 2006 : 16:00:04
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2) oubli...<je laisse la parole à d'autres intervenants > cela concerne le "rapatriement" des documents d'une agence sur l'autre car pour la consultation et copies demandées il n'y a pas de frais
euréka! je viens de découvrir que éditer = modifier |
Edité par - felix1930 le 20 nov. 2006 16:04:35 |
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gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 20 nov. 2006 : 22:33:25
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Ben il était temps !!! ...
Et le manche, là, au milieu, c'est le levier de vitesse ......
2) pour le rapatriement des documents, c'est l'affaire du syndic, lequel est domicilié dans l'agence mentionnée sur son contrat.
S'il a confié le traitement (administratif, comptable) à une autre agence, c'est son affaire, pas la votre !
La vérification trimestrielle des pièces devrait être une pratique courante de tout CS !!
Ne pas oublier d'avoir en tampon "VU CS" avec sur les pièces vérifiées, de la main du vérificateur, date et paraphe.
Vous aurez pris en note les données essentielles des pièces vérifiées (N°facture, date, éditeur, objet, montant Prévoyez des feuilles pré -renseignées avec colonnes) afin de faire des recoupements en fin d'année sur les comptes définitifs.
Vérifiez les "institutionnels" (prestataires de services permanents suivant contrats), mais surtout tout ce qui est ponctuel, depuis la lampe de 60w  à 150 € jusqu'au coup de peinture de 500 € sur la porte du garage à vélos .....
N'oubliez pas aussi, étant en Union, de voir ce qu'il est est des comptes de l'Union, du moins de la part imputée par l'Union à votre syndicat .... |
Edité par - gédehem le 20 nov. 2006 22:46:26 |
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Dominique76
Contributeur vétéran
197 réponses |
Posté - 20 nov. 2006 : 23:25:03
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| Merci beaucoup de vos conseils. |
Cordialement
Dominique |
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Laurier Rose
Contributeur senior
57 réponses |
Posté - 23 nov. 2006 : 22:59:11
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Il n'y a pas une année ou je ne trouve pas un nombre impressionnant d'erreurs dans le décompte annuel des charges.
C'est à croire que la comptabilité est un métier inconnu des Syndics.
Je vous encourage à tout contrôler
Bon courage |
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zen.christophe
Contributeur senior
86 réponses |
Posté - 23 nov. 2006 : 23:19:21
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Bonsoir, et bienvenue au club !
La dernière que nous avons trouvé :
des crédits dns les débits, et des débits dans les crédits !
Et on les paye pour ça !
@ bientôt. |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 23 nov. 2006 : 23:29:28
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Pour Zen Citation :
La dernière que nous avons trouvé :
des crédits dns les débits, et des débits dans les crédits !
Si c'est dans le compte de banque, c'est normal
Et de toute manière on retrouve toujours un crédit pour toute écriture passée au débit, et vice versa.
Racontez nous ça un peu mieux.
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Dominique76
Contributeur vétéran
197 réponses |
Posté - 23 nov. 2006 : 23:39:48
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Autre question, pour pouvoir aller faire ce controle, me faut il:
-une approbation formalisée par un vote du conseil syndical?
-une approbation du président du CS?
-ou simplement avertir les autres membres du conseils de ma démarche par politesse.
En cas de désapprobation de leur part que puis je faire?
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Cordialement
Dominique |
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zen.christophe
Contributeur senior
86 réponses |
Posté - 23 nov. 2006 : 23:58:35
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Bonsoir
Déjà avec un compte non séparé (gros syndic oblige), pas de visibilité.
Il s'agissait du compte d'une ASL. (je la gère depuis)!
je reproduis la situation arrêtée à la clôture :
------------------------------------Débits--------------Crédits
Honnoraires trimestriels----------------------------------155.28
Honnoraires tenues d'AG---------------------------------142.05
Carnet d'entretien------------------149.50
Compe de charges-----------------1232.26
Provision appellées-------------------------------------1700.00
Trésorerie immeuble : --------------615.57
Et ils m'ont fait un chèque de : 467.74
Pécision supplémentaire, le carnet d'entretien c'était un rembourssement !
Depuis nous avons réclamé car des factures concernant une autre copro avait été imputé sur le compte de charges.
Le remboussement final est en cours.
D'autres questions ?
Ca reste cher payé pour 3 erreurs sur 5 lignes d'écriture !    |
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csvsgdb
Contributeur débutant
16 réponses |
Posté - 24 nov. 2006 : 00:35:48
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Bonsoir,
Par expérience, je vous conseile vivement de vérifier les comptes chaque trimestre. Nous le faisons (copies des factures)cela nous gagne du temps en fin d'année pour le conrôle avant AG et nous permet de découvrir par exemple :
- une facture d'eau de 28.000 € payée sans se préoccuper de seulement 13.000 de budgétés...
- des frais de photocopies facturés à tort (PV d'AG faux, erreur du syndic, mais facturation à la copro),
- 2 factures d'assurance dans un même exercice,
- etc etc...
Soyez fermes et vigilents !
Bon courage, et montrez à votre syndic que vous ne les craignez pas, c'est vous qui les payez, ils on trop tendance à l'oublier  |
http://cs.villanova.sgdb91.free.fr/Web/ |
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mikis
Pilier de forums
461 réponses |
Posté - 24 nov. 2006 : 08:40:09
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bonjour.
petit conseil pratique pour votre contrôle .
dans les factures d'intervention sur la copro , genre plombier , électricien pour des réparations bien vérifier surtout l' imputation . il n'est pas rare que certains copropriétaires demandent des travaux privatifs à ces entreprises et les entreprises facturent au syndic .
de même les entreprises oublient de noter le n° du bâtiment et le syndic passe la facture en charge générale et non en charge bâtiment .
Il n'y a pas forcement de malice dans cette façon de comptabiliser mais une recherche de facilité.
pour ce genre de vérification il faut bien sûr être au courant de la vie de SA copropriété.
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mikis |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 24 nov. 2006 : 09:41:03
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Zen, vous semblez dire que la situation présentée est inexacte ?
------------------------------------Débits--------------Crédits
Honnoraires trimestriels----------------------------------155.28
Honnoraires tenues d'AG---------------------------------142.05
Carnet d'entretien------------------149.50
Compe de charges-----------------1232.26
Provision appellées-------------------------------------1700.00
Trésorerie immeuble : --------------615.57
Et ils m'ont fait un chèque de : 467.74
Moi, du point de vue strictement comptable, je le vois parfaitement exacte.
Le syndicat doit 155,28 + 142.05 = 297,33 au syndic pour honoraires.
Le syndic semble restituer au syndicat 149.50 au titre des honoraires sur le carnet d'entretien
Il lui est donc du : 297.33 - 149,50 = 147.83
Il se règle avant de vous remettre les fonds :
615.57 - 147.83 = 467.74, montant que vous avez reçu
Tout celà étant fait la situation est devenue
------------------------------------Débits--------------Crédits
Compte de charges----------------1232.26
Provision appellées-------------------------------------1700.00
Trésorerie immeuble : --------------467.74
Totaux---------------------------1700.00--------------1700.00
Un rappel : les créances du syndicat sont à gauche (débits) et les dettes du syndicat sont à droite (crédits)
Le syndicat est créancier de 1232.26 : charges à répartir entre les copropriétaires
et de 467.74 sur la banque
Il est débiteur de 1700 au titre des provisions appelées qui devront être remboursées aux copropriétaires
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JB22
Pilier de forums
2388 réponses |
Posté - 24 nov. 2006 : 11:13:39
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Je suis entièrement d'accord avec la réponse JPM.
zen vous avez fait: 3 erreurs sur 5 lignes d'écritures !
Je vous conseille donc de faire une visite sur le site de JPM et ou d'acheter le Guide de l'ARC "La comptabilité pour tous".... de toute urgence! |
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JB22
Pilier de forums
2388 réponses |
Posté - 24 nov. 2006 : 12:32:17
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A zen
Comme dit par mikis:
" pour ce genre de vérification il faut bien sûr être au courant de la vie de SA copropriété."
Par exemple dans la situation présentée il n'y a pas de compte créditeur: Avance de Trésorerie (ex fonds de roulement) ou pour travaux.
Vous devez donc vérifier ce point sur l'existence ou non d'une telle avance.
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felix1930
Pilier de forums
5611 réponses |
Posté - 24 nov. 2006 : 13:28:00
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Dominique76,pour répondre à votre question < pour pouvoir aller faire ce contrôle me faut il l'approbation....> sauf délégation spéciale donnée par le CS à un de ses membres c'est tous les membres du CS qui font la vérification et non pas 1 membre qui décide seul ce qu'il veut faire.
Un CS c'est un groupe de copropriétaire,bon,moins bon,mauvais,fait d'individualités qui doivent agir ensemble notamment face au syndic même si celui-ci fait son travail correctement.
Si vous oubliez cela vous risquez d'avoir de sérieux problèmes des deux côtés de la barrière (syndicat - syndic)encore que ce dernier peut profiter de la situation pour semer la zizanie |
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zen.christophe
Contributeur senior
86 réponses |
Posté - 24 nov. 2006 : 16:01:44
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Bon j'essaye de réexpliquer ma compréhension du solde.
Il s'agit du solde d'un compte qui ne répond pas au nouvelle norme comptable.
Nous versons 1700€ de provisions colonne crédit, cet argent est le notre;
dans cette même colonne nous devrions retrouvé le remboursemment 149.50€
Les charges 1232.26 € sont des dépenses, cet argent n'est plus le nôtre; nous devrions retrouver aussi les honoraires.
Pour moi il y'a bien "inversions", erreur !
Les 615.57€ ne sont que la différence des 2 colonnes ... mais avec des données éronnés... donc qu'ensuite on retombe sur nos pattes avec des sommes de 474.26 c'est normal !
Si je poursuis mon raisonement (effectué sans guide), le vrai solde de la trésorerie immeuble aurait du être de 319.91€, mais comme ils nous avaient prélevé 523€ à tort ... nous avons réclamé, et quitte à réclamé je suis aussi revenu sur des erreurs antérieurs (carnet d'entretien 2004).
J'attend le chèque.
Edition pour rectif 1700€ et non 17000€ |
Edité par - zen.christophe le 24 nov. 2006 16:32:25 |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 24 nov. 2006 : 16:26:22
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Dans votre exposé vous confondez journal et balance.
Dans le journal vous retrouverez tous les détails, mais dans la balance vous ne trouvez que les soldes.
Ceci est vrai avant comme après le 1er janvier 2007.
Voyez si vous le jugez bon :
http://jpm-copro.com/IndComptaFin.htm
Bon courage
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Edité par - JPM le 24 nov. 2006 16:28:26 |
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Controle des comptes
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