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 Sujet  |
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bendom59
Contributeur actif
27 réponses |
 Posté - 28 avr. 2007 : 22:19:45
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bonjour,
Dans le cadre du contrôle des comptes peut on mettre en demeure le syndic de nous communiquer le support informatique de notre comptabilité alors que nous avons déjà la comptab papier de la copropriété (400 lots)mais qui est insuffisante pour un contrôle des comptes poussé.
d'avance merci.
bendom
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JB22
Pilier de forums
2388 réponses |
Posté - 28 avr. 2007 : 22:48:13
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| Si vous (Conseil syndical) avez la comptabilité "papier" c'est à dire: Journal, Grand Livre et Balance, vous avez tout pour contrôler les comptes, le support informatique que vous ne pouvez exiger, ne vous apportera rien de plus pour la vérification. |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 28 avr. 2007 : 23:09:48
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Merci de préciser ce que vous entendez par " comptabilité papier insuffisante pour un contrôle poussé " ?
Quand vous avez un grand livre bien tenu et une balance convenable, que voulez vous de plus ?
Pourquoi d'ailleurs voulez vous " mettre en demeure " d'emblée, avant de demander tout simplement  ?
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clemouel
Pilier de forums
2912 réponses |
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nefer
Modérateur
28499 réponses |
Posté - 29 avr. 2007 : 09:08:40
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dans une copropriété de 400 lots il est indispensable de prévoir ce controle des comptes une fois par trimestre..
est ce le cas chez vous ???? |
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bendom59
Contributeur actif
27 réponses |
Posté - 29 avr. 2007 : 10:19:12
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Bonjour,
le support informatique nous permet de faire un suivi beaucoup plus facile et pointu des écritures comptables et de gagner du temps.
Quant à la mise en demeure elle ne vient bien sur qu'après de nombreuses demandes restées jusque là insatisfaites.
Cordialement.
Bendom |
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Henri2
Pilier de forums
223 réponses |
Posté - 29 avr. 2007 : 10:37:36
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<< AU ROYAUME DES AVEUGLES LES BORGNES SONT ROIS >>
Bendom
Informaticien de métier (35ans et responsable informatique)
Je peux vous dire Bendom que vous avez entièrement raison si vous le pouvez de rapprocher le "mass media" informatique des justificatifs papier fournis. Et de demander que celui-ci soit gravé sur CD non réinscriptible pour validation officiel de la clôture.
Surtout lors du passage d'un exercice à l'autre.. contrôle des a-nouveaux etc..
Je pourrais vous citer pas mal de "bricolages" dans l'art du camouflage.. Encore plus si la comptabilité est gérée sous Excel
et non pas un logiciel dûment contrôlé.
A bon entendeur.
Cordialement
Citation :
Initialement entré par bendom59
Bonjour,
le support informatique nous permet de faire un suivi beaucoup plus facile et pointu des écritures comptables et de gagner du temps.
Quant à la mise en demeure elle ne vient bien sur qu'après de nombreuses demandes restées jusque là insatisfaites.
Cordialement.
Bendom
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oldman24
Pilier de forums
5732 réponses |
Posté - 29 avr. 2007 : 10:42:00
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| A quoi sert la récente rubrique ouverte pour les topics relatifs à la copropriété ? |
Salutations
François |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 29 avr. 2007 : 10:52:25
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Pour ma part je pense que l'argument " volume " est le seul à prendre en considération car pour le reste, le contrôle est plus facile avec le version papier. Je ne vois pas en quoi un contrôle peut être plus pointu avec le support informatique.
Ma réponse suppose néanmoins que les documents papier sont de bonne qualité et comportent les indications usuelles : numéro de pièce, contrepartie, date, etc...
Ceci étant, le syndic n'est tenu qu'à fournir les documents papier. Il ne peut pas donner accès direct à ses bases et traitements (interdiction légale notamment CNIL) mais, techniquement il peut établir une copie en lecture seule (disquette, CD ROM ou autre) des résultats de traitements appropriés.
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bendom59
Contributeur actif
27 réponses |
Posté - 29 avr. 2007 : 10:53:30
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Bonjour Henri2,
je suis ravie d'avoir l'avis d'un informaticien éclairé.
pouvez vous m'indiquer justement les bidouillages informatiques sur les soldes crediteurs qui sont mis en comptes d'attente puis soi-disant absorbés dans la trésorerie de la copropriété sans autorisation du CS nide l'AG et que l'on ne peut plus suivre depuis 10 ans.
d'avance merci pour tous vos conseils. |
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Henri2
Pilier de forums
223 réponses |
Posté - 29 avr. 2007 : 12:08:57
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Bendom
La seule chose que je puisse vous dire ici, c'est de poser la question à ceux qui disent que le papier seul suffit, comme :
<< ..la comptabilité "papier" c'est à dire: Journal, Grand Livre et Balance, vous avez tout pour contrôler les comptes..>> 
POURQUOI LES COMMISSAIRES AU COMPTES ET EXPERTS COMPTABLES ADRESSENT UN COURRIER AUX TIERS, TIRES AU HASARD OU PAS, EN FIN D'EXERCICE, POUR VALIDER LES COMPTES ET LES CLOTURER EN LEUR DEMANDANT DE CERTIFIER LE SOLDE DE LEUR COMPTE A LA DATE DE LA FIN DE L'EXERCICE A FIN ENTRE AUTRE DE LES RAPPROCHER EXACTEMENT AVEC LES "ETATS PAPIERS" ? 
Citation :
Initialement entré par bendom59
Bonjour Henri2,
je suis ravie d'avoir l'avis d'un informaticien éclairé.
pouvez vous m'indiquer justement les bidouillages informatiques sur les soldes crediteurs qui sont mis en comptes d'attente puis soi-disant absorbés dans la trésorerie de la copropriété sans autorisation du CS nide l'AG et que l'on ne peut plus suivre depuis 10 ans.
d'avance merci pour tous vos conseils.
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 29 avr. 2007 : 13:52:09
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Les observations de Henri2 sont exactes mais doivent être sorties du domaine informatique pour être recadrées dans le domaine comptable.
Il s'agit de la clôture des comptes.
Pour une comptabilité réglementée importante, la clôture doit être quotidienne et bien entendu mensuelle. Elle interdit la modification des écritures antérieurement passées et impose la rectification d'écritures antérieures erronées par contre-passation (passer la même écriture à l'envers) puis enregistrement correct de l'écriture exacte.
Dans ces conditions on trouve au 12 mars une écriture qui s'avèrera inexacte, puis au 21 mars, voire au 4 avril la contre-passation de cette écriture et l'enregistrement de l'écriture exacte.
Le bidouillage consiste à revenir au 12 mars, effacer l'écriture et la remplacer par une autre. Cette procédure est interdite et doit surtout être impossible techniquement.
Le bidouillage n'est pas forcément malhonnête ni frauduleux. Mais il peut l'être et le mieux est donc de le rendre impossible.
La plupart des logiciels professionnels prévoient la clôture quotidienne et la clôture mensuelle mais en fin d'exercice il y a une clôture provisoire car il est toujours nécessaire de passer des écritures de régularisation. Âvec les nouveaux textes relatifs à la copropriété, la clôture définitive ne peut intervenir qu'après approbation des comptes.
Il est exact que la tenue de la comptabilité sur Excel ne permet pas une clôture mensuelle très efficace puisque le syndic, peut toujours modifier l'enregistrement effectué en lecture seule. C'est donc dans ce cas une affaire de rigueur personnelle.
Le problème de la communication des documents comptables sur un support informatique est totalement détaché de la règle de la clôture. Si vous avez eu communication d'un grand livre intermédiaire arrêté au 30 juin et si un bidouillage a été fait en juillet sur une écriture de mai, le document papier et le document informatique se présenteront de la même manière : avec ou sans le bidouillage selon la date du tirage.
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 29 avr. 2007 : 14:17:42
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Pour Henri 2 (suite)
La version papier des documents comptables n'est que le tirage imprimé des données informatisés selon un modèle déterminé, au moyen d'un traitement approprié.
La consultation des tiers vise tout à la fois la sécurité comptable et la sécurité juridique. Si la Sté Dupont, dont les comptes sont examinés, fait apparaître que Durand lui doit 7000 € il faut vérifier :
1) que cette créance n'est pas judiciairement contestée pour une raison ou une autre (inexécution de prestation par exemple)
2) qu'elle n'a pas fait l'objet d'un paiement total ou partiel recélé (défaut d'enregistrement volontaire), omis (défaut d'enregistrement d'une compensation par exemple) ou détourné (encaissé par un tiers d'une manière ou d'une autre).
Pour les syndics de copropriété, le point important à vérifier est le paiement ponctuel des fournisseurs, le délai moyen d'encaissement des chèques tirés, et la cohérence des paiements effectués par virement.
Le pointage de l'état de rapprochement bancaire est important mais ce document est extracomptable.
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Henri2
Pilier de forums
223 réponses |
Posté - 29 avr. 2007 : 15:14:52
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Vous m'avez doublé dans votre 2ème réponse JPM j'étais en train de frapper celle-ci et elle la rejoint parfaitement.
L'objet de la comptabilité est de faciliter la mémoire des actes de gestion, d'en exprimer les résultats et d'en permettre le contrôle. L'informatique en est aujourd'hui son outil.
La gravure sur un CD non réinscriptible des écritures comptables de l'exercice en clôture provisoire et définitive est un justificatif juridique imparable pour un contrôle si besoin en partant d'un instant "T" même s'il y a eu clôture.
Le fait de passer des opérations diverses pour redresser telles ou telles anomalies de saisie ou autres est courant et heureusement que cela existe. Mais comme vous le dites l'on doit trouver OBLIGATOIREMENT cette écriture et l'enregistrement de l'écriture de compensation. CA C'EST COMPTABLE.
Un bilan ne se limite pas à un exercice. Idem pour un contrôle si nécessaire.
Je vous ai donné le renseignement informatique dans un cycle de sauvegardes des différentes clôtures pour apporter une preuve juridique en cas de malversation et ou de plusieurs comptabilité  mais si mais si ça existe !!
Vous dites << la clôture définitive ne peut intervenir qu'après approbation des comptes.>> tout à fait d'accord, mais pour approuver les comptes et contrôler les mouvements comptables la sauvegarde sur un support informatique non réinscriptible est très efficace et est un outil pour remonter la chaîne, comme celui que j'ai indiqué du contrôle des factures fournisseurs et allons jusque là de l'existence même de certains fournisseurs ou clients et pourquoi pas dans le cas qui nous intéresse de copropriétaires..
Donc je pense que tout le monde l'a très bien compris la fourniture d'une compta papier (journaux, grand-livres, balance..) n'est pas suffisante et nécessaire pour l'approbation des comptes mais n'est qu'un outil parmi d'autres mis à la disposition des copropriétaires réunis en AG et du Conseil Syndical pour surveiller la bonne gestion. |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 29 avr. 2007 : 16:26:17
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Désolé de n'avoir pas klaxonné
Nous sommes effectivement d'accord sur l'essentiel mais il faut rester dans le cadre de la copropriété et de ses règles, auxquels il faut ajouté à la rigueur celles du régime Hoguet qui encadre les professionnels immobiliers.
La comptabilité d'une syndicat est une comptabilité papier. Les textes énoncent les " livres " à tenir et fournissent les modèles des annexes à établir pour la synthèse de fin d'exercice. Elles sont critiquées à juste titre car le contrôle d'une balance détaillée est beaucoup plus facile à effectuer. Il est facile d'aller fouiller dans le grand-livre pour vérifier un solde paraissant anormal.
Il est donc bien certain n'est tenu qu'à la présentation d'une comptabilité papier conforme aux prescriptions légales et réglementaires.
Votre remarque sur les copropriétaires ou entrepreneurs fictifs n'est pas vaine. Pour les copropriétaires la disparition des comptes prorata temporis en cas de vente du lot a été un bienfait puisque le compte du lot est purement et simplement coupé à réception de la notification de transfert de propriété. Les soldes de vendeurs doivent sortir des comptes 450. La situation est plus claire.
Pour les fournisseurs fictifs, la vérification soigneuse des factures doit permettre de déceler les anomalies.
L'actualité montre périodiquement que des sociétés parviennent à faire passer des sommes énormes au nez et à la barbe des experts comptables et commissaires aux comptes de haut niveau. Les irrégularités comptables en copropriété sont à un moindre niveau.
Certaines lacunes de la nouvelle réglementation comptable des syndicats ne faciliteront pas les travail des conseils syndicaux.
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Henri2
Pilier de forums
223 réponses |
Posté - 29 avr. 2007 : 19:26:11
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Citation :
Initialement entré par JPM
..
<< Pour les copropriétaires la disparition des comptes prorata temporis en cas de vente du lot a été un bienfait puisque le compte du lot est purement et simplement coupé à réception de la notification de transfert de propriété. Les soldes de vendeurs doivent sortir des comptes 450. La situation est plus claire. >>
JPM
Pouvez-vous SVP, me donner plus de détails sur << le compte du lot est purement et simplement coupé à réception de la notification de transfert de propriété >> bien que cela ne soit pas le sujet du message, ou me donner le lien si celui-ci a déjà été traîté.
Ceux-ci m'intéressent car notre ancien syndic bénévole (révoqué) a purement et simplement fait disparaître des comptes les provisions qui étaient appelées et versées pour le prochain exercice par tous les anciens copropriétaires lors de la vente des lots de l'ancien syndic copropriétaire et décédée depuis.
Stipulant qu'il avait réglé le problème avec le notaire  et les nouveaux copropriétaires et l'ancienne. Mais QUID de nos provisions versées ? D'où sa révocation en AG et mise en demeure en ce moment par huissier,( en respectant scrupuleusement les délais), pour nous transmettre les archives qu'il s'obstine à garder sous le coude. 
Merci d'avance pour votre réponse.
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 29 avr. 2007 : 23:04:12
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Le lien pour les opérations comptables en cas de vente du lot :
Dans :
http://jpm-copro.com/IndComptaFin.htm
Voyez 7 /6.2
Vous pouvez aussi bien cliquer au dessus de ce message sur le bouton " petite maison " et dans jpm-copro vous choisissez " Gestion financière et comptable " puis le même choix.
La révocation a peut-être été un peu rapide ?
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Edité par - JPM le 29 avr. 2007 23:05:53 |
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Henri2
Pilier de forums
223 réponses |
Posté - 30 avr. 2007 : 21:38:48
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Formidable !
J'espère que vous allez l'éditer en livre et être récompensé de votre travail.
Avec tous mes remerciements.
Citation :
Initialement entré par JPM
Le lien pour les opérations comptables en cas de vente du lot :
Dans :
http://jpm-copro.com/IndComptaFin.htm
Voyez 7 /6.2
Vous pouvez aussi bien cliquer au dessus de ce message sur le bouton " petite maison " et dans jpm-copro vous choisissez " Gestion financière et comptable " puis le même choix.
La révocation a peut-être été un peu rapide ?
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