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La date de regularisation annuelle est fixée au 31 octobre.

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D'apres ce que j'ai pu trouver sur le net, j'ai cru comprendre que les charges sont arretée 1 mois avant la date de regularisation, et que pdt 1 mois les justificatifs sont à notre disposition...

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Article 23
Modifié par Loi n°2006-872 du 13 juillet 2006 art. 88 I (JORF 16 juillet 2006).


Les charges récupérables, sommes accessoires au loyer principal, sont exigibles sur justification en contrepartie :
1° Des services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée ;
2° Des dépenses d'entretien courant et des menues réparations sur les éléments d'usage commun de la chose louée. Sont notamment récupérables à ce titre les dépenses engagées par le bailleur dans le cadre d'un contrat d'entretien relatif aux ascenseurs et répondant aux conditions de l'article L. 125-2-2 du code de la construction et de l'habitation, qui concernent les opérations et les vérifications périodiques minimales et la réparation et le remplacement de petites pièces présentant des signes d'usure excessive ainsi que les interventions pour dégager les personnes bloquées en cabine et le dépannage et la remise en fonctionnement normal des appareils ;
3° Des impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement.
La liste de ces charges est fixée par décret en Conseil d'Etat. Il peut y être dérogé par accords collectifs locaux portant sur l'amélioration de la sécurité ou la prise en compte du développement durable, conclus conformément à l'article 42 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 précitée.
Les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l'objet d'une régularisation au moins annuelle. Les demandes de provisions sont justifiées par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l'immeuble est soumis au statut de la copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.
Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires. Durant un mois à compter de l'envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition des locataires.
Pour l'application du présent article, le coût des services assurés dans le cadre d'un contrat d'entreprise correspond à la dépense, toutes taxes comprises, acquittée par le bailleur.

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J'ai transmis à l'agence les textes de loi qe vous m'aviez indiqué ainsi que les arguments donné...
L'agence en a référé à son service juridique qui a reconnu que nous avions raison.
Il sont donc contacté la proprietaire pour l'informer.
...

... mais qu'ils smblent etre plus incompetents les uns que les autes (la personne de l'agence m'a demandé de lui fournir le texte de loi ainsi u'une lettre attestant que la loi est de notre coté...)

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Dans ce cas, le plus indolore serait de considérer ce trop perçu comme des provisions pour charges déjà payées. Donc, vous pourriez ne pas payer les provisions pour charges dans les prochains mois jusqu'à apurement de la somme (soit 1320/170= 7 mois + 130€ le 8ème mois), à partir du mois où vous avez reçu un nouveau décompte validé.

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ça totalement anormal qu'un locataire doivent rembourser immediatement un rappel de charge mais qu'un proprietaire puisse faire comme ça lui chante...

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