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bastiancontrari04
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 Posté - 17 févr. 2009 : 15:58:26
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Bonjour à tous,
Nous devons changer très prochainement de syndic.
Nous avons demandé au syndic sortant de convoquer l'AG dans les + brefs délais avec comme ordre du jour : désignation du syndic avec contrat joint du prochain syndic (LRAR déjà envoyée et accusé de réception du syndic entre nos mains) et présentation du budget prévisionnel (non voté lors de la précédente AG très houleuse). Ce 2ème point (budget prévisionnel) n'a pas encore été adressé en RAR au syndic.
Nous avons décidé de tenir l'AG : le président de séance est pressenti, j'assurerai le secrétariat et deux copropriétaires seront scrutateurs.
1ère question : Comment comptabiliser les voix ?
J'avais lu sur UI il y a plusieurs semaines un modèle de calcul avec excel que je n'ai plus retrouvé.
L'un d'entre vous pourrait-il me communiquer le lien ? pour que nous préparions un tableau excel de comptabilisation des voix.
L'un d'entre nous aura un ordinateur portable avec logiciel Excel.
2ème question : A partir du 1er avril (non, non, ce n'est pas un poisson !), nous serons en difficulté car nous n'avons pas voté de budget prévisionnel pour l'année 2009 (1er avril)/2010 (31 mars); notre dernière AG s'est arrêtée en "eau de boudin" en plein milieu des débats et le syndic nous a informé que cette question serait à l'ordre du jour d'une prochaine AG.
Ma question est donc :
Dans l'ordre du jour de cette assemblée générale qui doit avoir lieu fin mars ou début avril, doit-on demander que soit inscrit le budget prévisionnel (par le syndic sortant)(une LRAR est en attente d'expédition selon vos réponses) ou pouvons-nous attendre la désignation du prochain syndic qui organisera rapidement une AG avec inscription du budget prévisionnel dans les questions ?
Merci beaucoup à tous ceux qui pourront m'aider et au plaisir de vous lire.
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 17 févr. 2009 : 16:49:39
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Vous avez deux AG successives en chantier.
En ne tenant compte que des seuls délais de convocation, vous avez 42 jours et dans la pratique cinquante.
Le CS a-t-il vérifié une fois les comptes de l'exercice se cloturant fin mars. Quand pensez-vous approuver, avec ou sans réserve le compte de 2008/2009 ? Pour faire un budget prévisionnel, il faut avoir les comptes de l'exercice échu.
Vous-même, faites vous partie du CS actuel ?
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bastiancontrari04
Contributeur actif
49 réponses |
Posté - 18 févr. 2009 : 19:51:09
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Bonjour JPM et merci pour vos annotations.
Je vais d'abord répondre à vos questions et j'espère qu'en étoffant mon texte vous pourrez satisfaire ma curiosité et répondre aux questions que j'avais posées au départ.
Oui, je fais partie du nouveau conseil syndical depuis la dernière AG (l'an dernier).
Oui, je sais que nous aurons 2 AG : la 1ère sera (normalement nous l'espérons) convoquée par le syndic actuel et la 2ème sera organisée dans la foulée par notre prochain syndic.
Non, le conseil syndical actuellement en place n'a pas vérifié les comptes de l'exercice en cours (2008/2009) ni ceux du précédent exercice (2007/2008) qui n'ont d'ailleurs pas été approuvés lors de la dernière A.G. (le conseil syndical précédent n'a vu que des factures et aucun compte) mais notre futur syndic est d'accord pour que nous approuvions les comptes 2007/2008 et 2008/2009 lors de l'AG qu'il organisera après sa nomination par la prochaine AG (il prendra "le bébé avec l'eau du bain")
Vous avez presque répondu à ma deuxième question qui était : doit-on demander que soit inscrit le budget prévisionnel à l'ordre du jour de la prochaine AG.
L'exercice doit s'arrêter le 31 mars et le mandat du syndic actuel aussi.
Nous souhaitons une AG avant cette date sans attendre la clôture de l'exercice (*).
Notre préoccupation actuelle est d'abord de nous "débarrasser" de ce syndic qui n'a pas rempli sa mission (aucune collaboration avec le CS, non réponses à nos courriels, ni à nos appels téléphoniques (absent, en RV, en communication...) ni à nos LRAR, silence complet, non-réactivité aux problèmes, aucune mise en concurrence des contrats d'entretien, dépenses sans aviser le CS et j'en passe.. En plus il a été absent pendant plus de trois mois (et non remplacé par un autre syndic de sa société) et nous n'avons pas été avertis (c'est par pur hasard que nous l'avons appris).
Donc s'il faut avoir les comptes de l'exercice échu pour établir un BP, c'est râpé pour nous... Pourtant bien que nous n'ayons pas approuvé les comptes 2007/2008, cela n'a pas empêché notre syndic actuel de faire approuver le budget prévisionnel de l'exercice en cours (celui qui prendra fin le 31 mars) lors de la dernière AG
(*) Notre souci est que le BP est insuffisant pour couvrir l'exercice en cours. Nous avons une trésorerie presque à zéro. Or le nouvel exercice débute le 1er avril 2009 avec ... rien en caisse. Nous souhaitons donc par un BP ou un appel de fonds exceptionnel pouvoir renflouer notre trésorerie et faire face aux inévitables factures qui vont se présenter à partir du 31 mars.
Est-ce que le syndic actuel (qui sera vraisemblablement viré) prendra la responsabilité de préparer un BP ou même convoquer l'AG qui le virera?
Voilà, j'espère que vous comprendrez nos inquiétudes et que vous pourrez répondre aux deux questions que je posais initialement :
-comment calculer les voix lors de l'AG, si le syndic actuel se défile ? et que le CS est obligé de préparer et convoquer l'AG ?
-comment renflouer notre trésorerie pour ne pas se retrouver en rouge fin mars à la fin du mandat du syndic sortant et de l'exercice en cours ?
Merci à tous ceux qui pourront nous aider et bonne soirée.
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 18 févr. 2009 : 22:47:20
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Il faut d'abord savoir
qu'il y a des règles et que tout spécialiste ou intervenant doit recommander de les respecter.
que s'il n'y a pas d'empecheur de tourner en rond dans votre syndicat, vous pouvez tenter de retomber sur vos pieds
et que dans le cas contraire, le récalcitrant peut tout vous chambouler dans quelques mois en faisant annuler une ou deux assemblées. Vous vous retrouvez alors avec un administrateur judiciaire, beaucoup d'ennuis et beaucoup de frais. 
Les comptes 2007/2008 n'ont pas été approuvés. Mauvaise solution. Dès lors que les factures ont été vérifiées, il faut approuver les comptes en faisant éventuellement des réserves sur tel ou tel point. Si les comptes ne sont pas approuvés le syndic ne pas répartir les soldes de fin d'exercice. S'il le fait, il ne peut pas recouvrer les impayés. Au demeurant, si l'assemblée n'approuve pas les comptes, elle doit dire pourquoi.
Il faut donc en vitesse tenter de redresser la barre et faire une vérification des comptes arrêtés au 31/12/2008, quitte à parachever l'opération ensuite.
Le conseil syndical ne peut pas d'emblée convoquer une assemblée. Il peut exiger la convocation d'une AG mais, à quelques semaines de la clôture de l'exercice, le syndic peut sans nul doute s'en tenir à la convocation de l'assemblée annuelle après clôture. Vous serez au mieux en mai.
Théoriquement, le Président du conseil syndical pourrait convoquer l'assemblée après constatation de la carence du syndic en place. Mais il vous faudra alors avoir l'assistance officieuse du futur syndic pour faire les choses régulièrement et éviter des cas de nullité.
Pendant tout ce temps : pas d'appel de fonds régulier.
Dans la mesure du possible, il faudrait régler gentiment tout celà avec le syndic actuel, faire le point sur d'éventuels problèmes importants et laisser tomber les babioles, repartir ensuite du bon pied.
N'oubliez pas qu'en principe le budget 2009/2010 aurait dû être adopté lors de l'assemblée tenue en mai/juillet 2008.
Sur " comment calculer les voix lors de l'AG, si le syndic actuel se défile ? " Je ne vois pas pas le sens de votre question. Voulez vous dire que vous n'auriez pas de feuille de présence avec les tantièmes ? C'est un problème pratique important, certes.
C'est une des raisons pour lesquelles je vous suggère attiser les braises.
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bastiancontrari04
Contributeur actif
49 réponses |
Posté - 19 févr. 2009 : 09:50:49
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Bonjour JPM,
Nous savons (hélas) que n'avoir pas approuvé les comptes 2007/2008 a été la mauvaise solution mais, le syndic a essayé de nous faire avaler une facture de 6000 € qui n'avait pas été soumise au CS en place et qui était hors exercice. A partir de là l'AG a tout refusé. Nous le regrettons mais l'AG est souveraine n'est-ce-pas ?..l'AG a dit pourquoi elle n'approuvait pas les comptes, cette facture n'était pas la seule entorse... mais cela n'a pas été écrit dans le PV du syndic (qui était secrétaire de séance).
Dès l'élection du nouveau CS, nous avons voulu re-vérifier les comptes, et pas seulement voir les factures qui avaient été proposées au précedent CS, afin de débloquer la situation et approuver les comptes éventuellement avec des réserves. Le syndic a refusé net sous prétexte que le précédent conseil l'avait fait et qu'il était inutile d'y revenir.
Avant d'en arriver à une convocation d'AG par le Président du CS, nous avons adressé plusieurs courriers (dont un en RAR) à notre syndic pour qu'il le fasse : sans réponse de sa part, nous lui avons adressé alors une MED sans résultat c'est pourquoi nous lui avons enfin envoyé un courrier RAR de demande de convocation d'AG avec pour OJ la désignation du syndic et que nous avons joint le contrat du futur syndic pressenti.(Le prochain syndic a été choisi par le syndicat qui a reçu en son temps un tableau récapitulatif des prestations de deux syndics locaux : nous avons procédé par vote et celui qui a eu le plus de voix a été proposé contre le syndic sortant) ; c'est donc ce dernier qui sera en face de notre syndic actuel lors de la prochaine AG.
Vous me dites que le syndic peut s'en tenir à la convocation de l'AG annuelle après clôture...le problème est que l'an dernier, il a attendu le dernier jour du sixième mois après la fin de l'exercie pour tenir l'AG.. ce qui lui a permis d'être payé encore pendant les six mois qui venaient de s'écouler, alors que l'AG voulait déjà s'en débarrasser. Nous ne voulons donc pas renouveller l'expérience car nous l'avons (bien obligés !) reconduit alors pour les 6 mois à venir (octobre à mars inclus) + les 6 mois qu'il venait de s'octroyer (avril à septembre).. pour rien puisque à partir de là, il a joué aux abonnés absents et n'a rien géré dans notre résidence. De plus comme notre futur syndic accepte de reprendre la résidence avec son passif, nous préférons changer de syndic sans clôturer l'exercice ; nous approuverons avec réserve les deux exercices précédents et notre nouveau syndic sera toujours à même de se retourner contre le précédent.
Donc pour résumer à nouveau ma 1ère question, le nouveau syndic accepte de reprendre notre résidence avec ses grosses imperfections mais le problème de l'appel de fonds demeure surtout à partir du 1er avril puis le budget 2009/2010 n'a pas été adopté.
2ème question : le calcul des voix lors de l'AG.
Nous avons obtenu après plusieurs mois et des menaces, la feuille de présence avec les tantièmes.
Ce qui ne résoud pas tout : aucun des membres du CS n'a de compétences comptables et l'appel que nous avons adressé à notre syndicat pour l'aide d'un copropriétaire comptable n'a pas abouti. Comment compter les voix pendant l'AG sans perdre trop de temps (calculette ? ordinateur portable avec excel mais dans ce dernier cas comment procéder ?).
Je n'ai pas compris votre dernière phrase : merci de m'éclairer.
Bonne journée.
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 19 févr. 2009 : 10:15:40
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Si j'ai bien compris, le mandat du syndic en place expire le 31 mars.
C'est une mauvaise solution que de lier la fin du mandat à celle de l'exercice, puisque l'assemblée ordinaire annuelle doit avoir lieu dans les six mois qui suivent. Il faut désigner le syndic pour une durée correspondant à ce qui reste de l'exercice en cours + 6 mois.
Quoiqu'il en soit, à la date du 1er avril 2009 vous n'aurez plus de syndic ?
J'ignorais que vous aviez déjà déjà fait délivrer la mise en demeure. Le président du CS peut alors convoquer régulièrement. Il faut que l'assemblée se tienne avant le 31 mars.
Il faut limiter l'ordre du jour au strict nécessaire
- désignation du syndic
- désignation des membres du CS s'il y a lieu
- budget prévisionnel 2009-2010 avec mention qu'il pourra être modifié par l'assemblée suivante.
Pour le décompte des voix : il faut avant tout enregistrer correctement les votes : Dupont OUI, Durand NON, etc. Il faut établir un tableau des copropriétaires, indépendant de la feuille de présence, avec les n° des lots et les tantièmes et des cases OUI NON ABST. Pour le surplus : la calculette ou l'ordinateur portable.
Vous pouvez aussi établir des bulletins de vote prétraités (n° lot Nom Tantièmes Cases à cocher).
Vous pouvez aussi préparer le procès verbal à l'avance, en laissant des blancs.
Combien êtes-vous ?
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bastiancontrari04
Contributeur actif
49 réponses |
Posté - 19 févr. 2009 : 13:18:30
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Bonjour JPM,
Nous n'avons pas choisi de lier la fin du mandat du syndic à celui de l'exercice ; cela s'est fait avec la création de la résidence et je crains que cela ne se répète avec notre nouveau syndic mais, comment faire pour y échapper ? peut-on élire un syndic pour 15 mois ou 18 mois ? il y aurait dans ce cas trois mois ou 6 mois d'écart ... Notre exercice commençant le 1er avril et prenant fin le 31 mars, pourrions-nous désigner le syndic du 1er avril de l'année au 30 juin (ou 30 septembre) de l'année suivante (au moins la première année de son mandat) ? et ensuite le désigner (les années suivantes) pour un an soit du 1er juillet au 30 juin de chaque année ou du 1er octobre au 30 septembre ?
Si nous tenons effectivement à ce que l'AG ait lieu avant le 31 mars, c'est bien parce qu'à partir du 1er avril débute un nouvel exercice et que nous n'aurons aucune trésorerie pour honorer les factures qui arriveront.
Vous avez répondu à ma question concernant le budget prévisionnel 2009/2010.
Nous craignons effectivement que le syndic sortant ne fasse rien, donc nous allons de ce pas lui adresser une LRAR avec comme question supplémentaire à mettre à l'OJ : BP avec mention qu'il pourra être modifié par l'AG suivante.
Pour le décompte des voix, nous allons également préparer un tableau comme vous nous l'indiquez.
Pour info, nous sommes 45 copropriétaires.
Une dernière question pour vous : est-ce que le nouveau syndic, dès sa désignation (le lendemain par exemple), peut lancer un appel de fonds exceptionnel d'un trimestre d'appel de charges pour renflouer la caisse et faire face aux factures qui vont arriver ou seront en attente de règlement ? (dans le cas où le syndic actuel ne le ferait pas ou ne l'inscrirait pas dans l'OJ de la convocation ?).
Mais, pour rester optimiste, nous espérons quand même que le syndic actuel convoquera l'AG avec tout ce que cela entraîne (envoi des convocations) ; cela nous faciliterait beaucoup les choses.
P.S : le syndic par l'intermédiaire de son comptable nous propose un CS début mars. Qu'en pensez-vous ? |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 19 févr. 2009 : 14:44:27
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Vous pouvez désigner un syndic pour 15 ou 18 mois.
Il faut simplement que la durée du mandat aille au moins jusqu'à la prochaine date de cloture de l'exercice. Ajoutez 6 mois. C'est une pratique courane de nos jours.
En fait le mandat cesse à la date de tenue de l'assemblée tenue pendant le semestre suivant la clôture des comptes. Lors de cette assemblée, le mandat est renouvelé dans les mêmes conditions.
Le syndic entrant en fonction peut effectuer d'emblée un appel de fonds. Il faut y joindre une note attirant l'attention des copropriétaires sur la nécessité de renflouer la trésorerie. La note peut être contresignée par le président du CS. Si 60 % des copropriétaires paient rapidement, cela ira mieux.
Mais le syndic ne pourra pas engager des poursuites contre ceux qui s'abstiendraient de payer.
Le RV avec le syndic serait une bonne chose. Un peu plus tôt serait mieux encore.
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lnsacorh
Pilier de forums
4541 réponses |
Posté - 23 févr. 2009 : 16:50:50
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Citation :
Il faut simplement que la durée du mandat aille au moins jusqu'à la prochaine date de cloture de l'exercice. Ajoutez 6 mois. C'est une pratique courane de nos jours.
En fait le mandat cesse à la date de tenue de l'assemblée tenue pendant le semestre suivant la clôture des comptes.
je voudrais souligner qu'il est très très habituel que le syndic fasse sa réunion les derniers jours de ces 6 mois après clotûre des comptes  si ce n'est encore après... Cela lui fait toujours 6 mois de gérance gagnée et empochée . De plus c'est à l'AG que vous le réélisez - donc vous commencez à comprendre le pourquoi, ceux-ci s' élisent donc pour 18 mois minimum . J'ai eu le cas , de plus nos réunions ont lieu 7 à 8 mois après la clôture des comptes.(j'ai plusieurs AG dans ce cas). J'ai beau relevé ces AG "hors-la-Loi" , tous les autres copropriétaires s'en fichent du moment qu'ils sont là et ne veulent pas remettre la réunion. Alors que faire ? mon vote contre beaucoup d'autres
Citation :
nous approuverons avec réserve les deux exercices précédents et notre nouveau syndic sera toujours à même de se retourner contre le précédent.
avec de sacrées réserves car approuvé, c'est approuvé en copropriété !
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bastiancontrari04
Contributeur actif
49 réponses |
Posté - 23 févr. 2009 : 17:56:50
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Bonjour insacorh,
Je n'ai pas très bien compris votre dernière annotation concernant ma citation sur l'approbation avec réserves des comptes annuels. Auriez-vous l'amabilité d'expliciter ?
Merci à l'avance. |
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lnsacorh
Pilier de forums
4541 réponses |
Posté - 24 févr. 2009 : 11:29:50
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lister bien les principaux points de votre réserve sans en fermer la liste, de quoi mettre les points sur les i.
Ne jamais donner le quitus bien évidemment. Gédehem vous expliquera mieux que moi ( voir toutes ses archives si besoin est). Je sais que JPM (fameux contributeur et syndic) n'est pas d'accord...
allez bonne AG (aujourd'hui, j'en ai 2 et houleuses..) |
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JPM
Pilier de forums
13591 réponses |
Posté - 24 févr. 2009 : 11:46:01
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Insacorh, votre diatribe est à côté du problème posé.
Avec le meilleur syndic de France, le désignation pour une durée fixe d'un an s'achevant à la date de clôture de l'exercice est absurde.
Depuis que la Cour de cassation assène le couperet au 366e (ou 367eme) jour et rejette la désignation pour une durée de un an courant jusqu'à la date de l'assemblée qui sera appelée à approuver les comptes (sic !!!  ), le solution de la désignation pour 18 mois est la seule valable dans l'intérêt du syndicat lui-même.
Quand le CS et le syndic font ensemble du bon travail, le syndic ne fait jamais les 18 mois. L'assemblée annuelle a lieu début avril et il est renouvelé dans les mêmes conditions. Il est même possible d'adapter la durée : le principal est que le mandat nouveau voté en avril 2009 aille jusqu'à juillet 2010. Quinze mois suffisent alors
L'histoire des honoraires n'a rien à voir la dedans. Il s'agit de la sécurié du syndicat pour le cas où l'assemblée serait retardée pour une raison ou une autre, qui peut tenir au syndic comme au président du conseil syndical, comme aussi à la mise au point dune étude de travaux plus longue que prévu.
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