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trendy31
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 Posté - 06 mars 2012 : 18:35:42
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Bonjour,
Notre précédent syndic ne nous donnant pas satisfaction sur de multiples points et n'ayant pas convoqué d'AG avant sa date de fin de contrat en 2011, nous avons tiré parti de cette négligence pour nous débarrasser de lui en demandant la mise sous administration provisoire de notre copropriété l'été dernier.
A l'issue de cette administration, un nouveau syndic a été désigné avec lequel le CS vient de procéder au contrôle des comptes des 2 derniers exercices puisqu'il n'y avait pas eu d'AG ni de contrôle l'an dernier. Dans la phase de reprise de la comptabilité par le nouveau syndic, puis au cours du contrôle des comptes, des anomalies ont été mises en évidence, qui viennent s'ajouter à un certain nombre d'avatars tels que factures impayées, mises en demeure...
Une AG est programmée prochainement, au cours de laquelle sera proposée l'approbation des comptes des 2 exercices que le CS va bien sûr proposer de refuser. Une résolution sera également mise à l'ordre du jour afin d'exercer un recours en justice contre l'ancien syndic au cas où des fautes ou des malversations pourraient lui être reprochées.
Ma question concerne la nature et le contenu de la procédure à engager. Tandis que notre nouveau syndic propose une procédure globale, je trouverai plus pertinent de dissocier en 2 parties :
- la première concernant ce que j'estime être une faute professionnelle avérée (la non convocation d'une AG dans les délais), qui a entraîné pour le SDC des frais imprévus (honoraires de l'administrateur, honoraires d'avocat, frais d'AG). Ce point me paraît assez facile à plaider. Il devrait déboucher en outre assez rapidement et à priori de façon positive, nous permettant d'être dédommagés pour les frais sans trop de délais, ce qui ne serait pas du luxe vu la situation financière actuelle du SDC.
- la seconde prenant en compte ce qui semblent être des négligences, des erreurs , voire des malversations (difficile à dire en l'état). Cette partie pourrait nécessiter un audit comptable externe, donc des dépenses complémentaires. Le résultat me paraît en plus moins assuré que pour la première partie et la procédure sera sans doute plus longue.
Ai-je raison de vouloir dissocier ces composantes ? Et avez-vous des exemples qui nous permettraient d'avoir une idée de la complexité, de la durée et du coût de ce type de procédure afin que le CS puisse convaindre le SDC de s'y engager ?
Merci d'avance.
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Trendy31
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Édité par - trendy31 le 06 mars 2012 18:36:10 |
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Posté - 06 mars 2012 : 20:41:14
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J'ai une expérience perso d'un regroupement de procédure sur le lequel je vous donnerai bien volontier des détails mais de façon très confidentielle, par exemple sur votre e_mail pour les raisons que vous pouvez comprendre puisque les procédures sont pendantes actuellement.
Ce regroupement concernait de ma part une contestation d'AG et de la part de certains copros soutenus par le syndicat des copros une contestation de révocation du syndic dont j'avais été l'initiateur en tant que Président du C.S. selon ART 8.
Ce regroupement de procédure a été effectué à l'initiative du TGI et contre mon gré; Je n'ai rien pu éviter et j'ai bien eu l'impression que la direction des opérations m'échappait complettement alors que dans la chronologie des assignations j'avais été le premier à contester selon ART 42 l'AG dont je parlais plus haut !!
Je reste à votre disposition. |
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| Signature de kikiladoucette |
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Gédehem
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Posté - 06 mars 2012 : 21:58:39
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L'affaire de Kiki est différente de celle de Trendy.
De plus, dans son cas, il n'y a rien de matériel !
Il me semble que le préalable est d'avoir entre les mains des éléments probants permettant de chiffrer un préjudice, d'où l'action en responsabilité qui suivrait afin d'obtenir réparation.
Concernant les comptes, on ne peut les rejeter grobalement. Il y a forcément des dépenses justifiées (c'est à dire répondant à un besoin effectif et prouvées par une factures), dépenses conformes au budget prévisionnel, et d'autres qui ne correspondent à aucuen perstation réelle, effective, ou de complaisance, qui plus est sans pièce justificative.
Dans les dépenses annuelles on trouve les "institutionnelles" (EDF, eau, énergie chaufferie collective, les divers contrats d'assurances, les salaires, cotisations sociales, etc etc .....
Et puis les "autres", cad les prestations au coup par coup, où l'on trouve parfois à boire et à manger (comme des prestations privatives de complaisance, des honoraires syndic pour des prestation fictives ou relevant de la gestion courante, etc etc .....)
Il faut faire le tri dans tout cela.
De de fait l'AG DOIT approuver ce qui est considéré comme 'juste" (les 'instititionnelles" incontournables), c'est à dire justifié pour les besoins du syndicat avec la facture correspondante.
Elle doit rejeter ce qu'elle estime abusif, injustifié, de complaisance, hors budget, dépenses sans autorisation, hors budget...sans facture.
C'est à la suite du constat qui est fait par l'AG que le syndic pourra demandant à l'ex le reliquat des fonds qui auraient du être disponible lors de sa restitution (voir L.art.18-2).
Et dans ce cas, s'agissant du recouvrement d'une créance, il n'a pas besoin d'être autorisé par l'AG pour engager l'action nécessaire à la restitution des fonds ...
Toutefois il serait nécessaire qu'il soit autorisé, l'ex-syndic contestant certainement les sommes réclamées.
L'autre affaire concerne le préjudice subit par le syndicat en raison de la carence ou la faute du syndic (au trbunal d'apprécier) ayant porté préjudice au syndicat.
Il s'agit là d'une action en responsabilité classique destinée à être indemnisé ..... d'une somme à chiffer.
Il faut ici prendre la calculette : requête AP (1000 €) + honoraires AP xxxx € - honoraires d'un syndic pour la même période YYYY € + assignation ex syndic (avocat 1er instance) = montant total de l'indemnisation.
Il y a ici 2 litiges distincts, nécessitant 2 actions distinctes |
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trendy31
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Posté - 07 mars 2012 : 12:24:40
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Effectivement Kiki, Gedehem a raison, notre préjudice n'est pas matériel mais uniquement financier.
Pour en revenir à votre réponse Gedehem, nous avons bien fait le tri entre factures justifiées et injustifiées, mais pour moi le contrôle des comptes ne s'arrête pas là . Faute d'avoir pu encore récupérer les fonds de notre ancien compte de copropriété toujours détenus par la banque où il était domicilié et de connaître la trésorerie exacte, une partie des annexes comptables n'a pas pu être éditée correctement. Le nouveau syndic a également mis en lumière des anomalies dans le règlement d'un ravalement terminé pourtant depuis 3 ans et détecter des écritures comptables visiblement pas très catholiques. Tout ceci le pousse donc à nous demander de ne pas approuver les comptes des exercices concernés et à réclamer l'intervention d'un auditeur externe. Dans ces conditions, comment pourrions-nous procéder à une approbation partielle ?
Quant à la question de la double procédure, pouvons-nous l'imposer au syndic qui, je suppose, ne veut pas trop se compliquer la vie ? L'OdJ de la prochaine AG qu'il a rédigé ne prévoit qu'une procédure globale, mais j'ai lu il y a quelque temps que le SDC réuni en AG pouvait modifier une résolution dans la mesure où on conserve son esprit, ce qui serait le cas ici.
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Trendy31
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Gédehem
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Posté - 07 mars 2012 : 12:55:32
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Il y a donc litige sur les comptes et donc sur la trésorerie, des fonds étant toujours détenues par l'ex-syndic ? la position de votre syndic atuelle semble pertinente : faire désigner un expert à même de débrousailler les choses.
Le problème de l'absence d'approbation : les fonds ne sont pas exigibles des copropriétaires qui n'ont pas payé.
On peut poursuivre pour défaut de paiement des provisions, pas des fonds dépensés.
La dissociation des actions est impératives, ne portant pas du tout sur le même sujet. L'AG peut les dissocier en séance.
Voir si le jeu en vaut la chandelle : chiffrer votre préjudice réel, chiffrer les sommes à avancer : le résutat guidera votre conduite ! pour 2 ou 300 €, vous (le syndicat) irez au "combat" ...?
PS : les garant financier et assureur RCP ont-ils été informés du litige, de l'absence de restitution des fonds, des doutes pesant sur sa gestion passée (refus d'approbation des comptes) avec l'engagement prochain d'une action destinée à désigner un expert judiciaire à même de relever les malversations et/ou détournements ?
Il ne faut pas hésiter, en faisant copie à son organisation professionnelle. |
Édité par - Gédehem le 07 mars 2012 13:01:09 |
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JPM
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Posté - 07 mars 2012 : 14:38:12
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Trendy 31 écrit citation: Faute d'avoir pu encore récupérer les fonds de notre ancien compte de copropriété toujours détenus par la banque où il était domicilié et de connaître la trésorerie exacte
Il y avait donc un compte bancaire séparé ?
Et vous n'avez pas pu récupérer les fonds ?
Pourquoi donc ?
Que faisait donc le conseil syndical pendant tout ce temps ?
Il est difficile de contrôler les comptes ? Alors sur ce point je peux maintenant donner une indication. Une expérience de formation à distance Paris province avec le président du CS d'une copropriété de 60 lots et le gestionnaire (salarié d'une agence immobilière qui gère 15 copropriétés dans le coin).
Président du CS 40 ans cadre commercial bac + 4 avec une petite formation juridique
Le gestionnaire 26 ans ICH avec une très bonne connaissance du statut mais pas d'expérience de la comptabilité copro. Dans cette agence il y a une comptable qui s'en sortait bien avec l'ancienne pratique mais qui a patiné depuis le décret et l'arrêté.
Documentation dans le bouquin de Philippe SCHNEPF dont les schémas sont excellents et dans mon site.
On a repris à zéro les comptes d'une copropriété de 20 lots principaux avac chauffage, ascenseur, gardienne et tutti quanti pour les années 2008, 2009 et 2010 à partir d'une balance au 31/12/2007 très bien établie par l'ancien syndic bénévole.
Début de la "formation" en septembre 2011. Pour 2008 tout a été fait en Excel sans aucun automatisme sauf quelques formules élémentaires. Pour le surplus tout en manuel.
Le 15 décembre tous les documents arrêtés au 31/12/2008 étaient impeccables y compris les annexes 1 à 4 faites à la main.
Pendant cette période il y a au 8 échanges par e-mail des documents établis puis corrigés.
Le 15 janvier 2012 les deux autres exercices étaient faits toujours en Excel avec trois échanges seulement.
Aujourd'hui le président du CS pourrait certainement aller assister d'autres CS pour vérifier des comptes n'importe où.
Le gestionnaire et sa comptable ont depuis lors redressé sur le logiciel dédié les comptes de 8 syndicats dont les exercices se terminaient au 31 décembre 2011 (les autres sont au 30 juin).
Il faut un peu de bonne volonté et surtout s'y mettre, c'est la plus difficile.
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trendy31
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Posté - 07 mars 2012 : 15:39:16
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Oui JPM, il y avait un compte séparé, mais nous ne savons pas (encore) pourquoi la banque fait obstruction à la remise des fonds et la clôture de ce compte.
Quant à votre expérience, je ne la conteste pas. A titre de comparaison, nous sommes dans une copropriété de 76 lots principaux avec gardien, ascenseurs et ECS collective, donc pas très différente de celle que vous citez, mais aucun des membres du CS n'a vraiment de notions de comptabilité très poussées.
De plus, avant même la nomination de l'administrateur, l'ancien syndic laissait les choses à l'abandon depuis quelques mois, trop occupé qu'il était à négocier la vente de ses actifs à une autre société. Puis, quand l'administrateur a été nommé (en plein été), il a utilisé l'argument des congés pour retarder la transmission des documents et archives, ce qui a occasionné plusieurs problèmes graves d'impayés que le nouveau syndic a dû ensuite traiter en urgence. Il en a visiblement bavé pour repointer toutes les écritures sur les 2 derniers exercices, mettant en évidence des erreurs de comptabilité basiques.
Vous comprendrez donc que dans ces conditions le contrôle des comptes ne soit pas une sinécure, surtout quand vous retrouvez dans un exercice des dépenses liées au règlement de sinistres vieux de 6 ou 7 ans ou à des travaux qui ont aussi quelques années...
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Posté - 07 mars 2012 : 16:16:39
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Pour répondre au dernier commentaire de Gedehem que j'avais zappé (désolé !!), il y aurait toujours des fonds sur le compte bancaire ouvert au nom de la copropriété. Ce compte aurait été bloqué par la banque où il est ouvert au moment où celle-ci a appris que l'ancien syndic cessait son activité et vendait ses actifs "par appartements".
Quant à la question de l'absence d'approbation et de sa répercussion sur les fonds exigibles, la balance établie par le nouveau syndic montre qu'à quelques exceptions près, les copropriétaires ont majoritairement "joué le jeu" et réglé ce qu'ils devaient dès qu'ils ont reçu un état actualisé de leur compte (l'ancien syndic nous a laissé 6 mois sans appel de fonds). Quelques uns contestent cet état en arguant d'erreurs imputables à l'ancien syndic, ce qui n'a pas encore été analysé en détail.
Par contre, le préjudice réel n'a pas encore été estimé (mis à part les frais entraînés par l'administration, facilement calculables). Le nouveau syndic a en effet déterré des bizarreries concernant un prêt collectif sollicité pour un ravalement il y a quelques années... et visiblement sans trace de remboursement de la part des copropriétaires qui l'avaient demandé !!! De là à imaginer qu'il n'y a pas vraiment eu de prêt et que la part de ravalement de ces personnes a été réglée avec les fonds de gestion courante, il n'y a qu'un pas (que nous n'avons pas encore franchi).
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Posté - 07 mars 2012 : 16:21:42
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Si c'est un vrai compte bancaire séparé, la banque ne peut rien bloquer du tout.
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trendy31
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Posté - 07 mars 2012 : 16:47:53
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Même en cas de découvert ou d'opérations anormales ?
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Posté - 07 mars 2012 : 18:14:40
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En cas de découvert ? Comment voulez vous récupérer des fonds sur un compte à découvert 
Des opérations anormales ? A cet égard aucune importance.
S'il y a 2200 € sur le compte séparé du syndicat ouvert chez banque X, le nouveau syndic justifie de sa qualité et peut manier ce compte. Il peut ouvrir un autre compte chez sa banque Y et virer les 2200 € de X vers Y et clôturer le compte chez X.
Votre ancien syndic a peut être commis des erreurs mais mon sentiment est que vous envisagez de remettre en service le marteau pilon du Creusot pour écraser une mouche.
De toute manière, tout doit figurer dans une seule et même procédure qui, déjà vous coûtera fort cher pour un profit qui reste aléatoire.
Deux actions successives ? Un avocat honnête n'accepterait pas celà .
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Posté - 07 mars 2012 : 18:26:33
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JPM,
Il ne me semble pas anormal de vouloir clôturer proprement un compte fut-il à découvert (auquel cas il y aurait une régularisation à faire) et pour le moment, je ne vois pas vraiment d'autre raison pour laquelle la banque où notre ancien compte est domicilié fait la sourde oreille face à la demande du nouveau syndic comme elle l'a fait à celle de l'administrateur quelques mois plus tôt.
Effectivement, en théorie citation: S'il y a 2200 € sur le compte séparé du syndicat ouvert chez banque X, le nouveau syndic justifie de sa qualité et peut manier ce compte. Il peut ouvrir un autre compte chez sa banque Y et virer les 2200 € de X vers Y et clôturer le compte chez X. mais dans notre cas, çà ne marche pas sans que nous sachions pourquoi.
Quant à votre vision de la chose, qui se traduit par l'image du marteau pilon, je crois que si on vous apprenait que lors de la reprise de votre comptabilité, le SDC accusait un trou de 90 000 €, vous ne parleriez plus de mouche mais plutôt de baleine ou d'éléphant
Enfin, il semble que sur la question de la double procédure, Gedehem ait une approche complètement opposée à la vôtre et qui m'a l'air aussi pertinente que justifiée. Il ne s'agit pas d'actions successives mais parallèles.
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Posté - 07 mars 2012 : 18:41:31
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... et même dans des sens qui sont divergents !
- D'un coté il y a ce litige financier (fausses factures, doubles réglement dont 1 détourné, etc ..) à hauteur d'environ 90.000, qu'il faut préalablement identifier (2 ou 3 annaées de rétroactivité).
- De l'autre un préjudice ttout récent consécutif à un défaut de convocation d'une AG laissant le syndicat dépourvu de syndic, d'où la désignation d'un AP, lui portant un préjudice certain identifié.
Je ne vois pas trop comment on pourrait joindre ces 2 actions qui ne relèvent pas des même motifs, qui n'ont pas le même objet.
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Posté - 07 mars 2012 : 18:48:49
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Merci Gédehem pour cette exposition du problème très claire que je vais m'empresser de relayer vers notre syndic actuel.
Puisque que vous avez bien compris la situation, auriez-vous quelques indications à me fournir sur l'échelle de temps de chacune des 2 procédures ?
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JPM
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Posté - 07 mars 2012 : 22:51:10
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S'il y a identité de demandeur et de défendeur dans deux instances parallèles, elles seront fatalement jointes.
Il importe peu que les demandes soient différentes, dès lors qu'il y a quand même un cadre unique : le mandat du syndic.
Il se peut que le Tribunal rende un jugement sur certaines des demandes et ordonne une mesure d'instruction pour les autres.
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Gédehem
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Posté - 08 mars 2012 : 10:33:20
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Il se peut ! ........
Car c'est là la difficulté ...... |
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trendy31
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Posté - 08 mars 2012 : 17:36:38
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