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goutelette
Contributeur vétéran
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 Posté - 29 nov. 2012 : 20:09:13
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Je me permet de reprendre ce sujet qui semble t- il ne fait pas d' émule.
En ce qui nous concerne '( nous Conseillers) nous apprécions la mise en place du Compte Rendu d' activité du C/S. Chacun conviendra que travailler et donner de son temps bénévolement dans la plus grande discrétion, est plutôt frustrant.
Par contre nous aimerions attirer l' attention sur le fait que de joindre ce document à la convocation d' AG est une véritable erreur.
Une majorité de personnes arrivent à l' Assmblée, sans avoir pris le temps de prendre connaissance des documents.
Il est mentionné sur l' article 11, " Le compte rendu de la mission du C/S ..;;" " Celle ci doit donc comprendre la vérification des comptes et prépa/ d' AG. Nous n' avons personne suffisamment disponible pour tout faire en même temps, et les convocations doivent partir.
Il arrive régulièrement des situations de dernières semaines qui demandent de profiter de l' AG.
Également, ils nous arrivent d' avoir des remarques à renouveller au Syndic. Nous ne voulons pas nous trouver comme des idiots ( ayant mis le texte à sa connaissance ) signalant un ou des problèmes pour lesquels nous ne sommes pas arrivées à avoir d' écoute depuis des mois. Le CR lut en AG est très utile quand le Syndic traîne les pieds. et cela doit arriver partout.
Notre CR fait 2 pages:
Texte classés dans l' ordre chronologique et par sujet. La Présidente en fait la lecture après la nomination des scrutateurs. Cela permet aux copropriétaires de prendre connaissances des différents postes ou problèmes qui ont demandés notre présence, et qui ne sont pas résolu.
Les copropriétaires peuvent intervenir à tout moment et demander des compléments d' informations
Cela donne une AG ou les gens sont informés . Aucun ne peut pas dire, je ne savait pas, ou je n' ais pas eu le temps...
Nous en profitons pour remercier les personnes, qui dans le cours de l' exercice ont donnés de leurs temps et compétences
Le CR est joint au PV afin que les absents toujours trop nombreux soient informé
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BIBI
Contributeur vétéran
France
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1
Posté - 01 déc. 2012 : 14:28:35
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Je me permets de faire une remarque :
* vous ne pouvez invoquer que vous n'êtes pas partisan de respecter les préconisations de l'article 22 etc .. en prenant en considération , et fait et cause en faveur :
- des copropriétaires qui ne prennent pas le temps de lire la convocation d'ag ( qui n'a lieu qu'une fois /an ..) qui ne se sentent donc pas réellement concernés , ni motivés pour aborder les résolutions en connaissance de cause , après avoir pris le temps de préparer d'éventuelles questions ..remarques et analyser les comptes !!
Il me semble plus judicieux que les copropriétaires soient informés, avant l'approbation des comptes :
- des remarques , conclusions , explications du C.S.sur des opérations comptables ..
Tout le monde n'est pas capable de lire un bilan ..de décrypter les annexes ..
Il est donc préférable de donner des infos et explications à ceux qui s'interessent au travail des C.S. et qui attendent d'eux l'accomplissement de leur mission , et donc leur compte rendu .
Nous ne devons nous soustraire aux exigences des décret et des lois (même si le sujet en question ne revêt pas un caractère obligatoire ..)
De plus , il est simplement normal que l'information soit diffusée bien avant l'AG.. une fois les comptes approuvés et le quitus votés : * la belle affaire que de lire le compte rendu du vérificateur à postériori !!
La lecture en A.G. apportera plus de précisions et permettra de répondre aux questions etc ..
la diffusion du compte rendu du C.S joint au PV. ne sera pas plus lu par ceux qui n'ouvrent pas leur convocation ..
En produisant systématiquement le rapport du C.S en même temps que la convocation , pour info des résidents :
- vous touchez au moins ceux qui se préoccupent de la gestion de leur bien immobilier , tout au long de l'année ..et qui seront peut être tentés , une fois alerté par le compte rendu .. de se rendre aux mêmes chez le syndic et pointer les comptes ..avant l'A.G.
Sans évoquer le fait qu'en cas de remise en cause du mandat du syndic , ce formalisme s'impose : l'information est capitale ..
** par ailleurs , goutelette :
ce sujet est repris et traité dans la même rubrique .. et je terminerai en prétendant que justement le compte rendu sur l'execution de la mission du C.S. est aussi un moyen de valoriser le travail effectué : bénévolement et qui attire bien souvent plus de critiques que de félicitations . Bon courage , et bravo pour votre implication .
Bon Week end .
Bibi
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Gédehem
Pilier de forums
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Posté - 01 déc. 2012 : 14:48:13
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Sur ce sujet 2 points semblent échapper à beaucoup :
L.art.21 :
Sur toute question (qu'il soit sollicité ou qu'il se saisisse lui-même) le CS peut donner "avis" aux copropriétaire.
Cet "avis" sur tels points concerne la vie et le fonctionnement du syndicat, la gestion du syndic, avis lié aux activités du CS.
Autrement dit pas besoin d'attendre l'AG pour communiquer avec les copropriétaires.
Pondre une note d'info périodiquement devrait être une préoccupation du CS.
D.art.11 :
Les documents dont il est question doivent être notifiés "au plus tard avec la convocation"..
AU PLUS TARD.
Ce qui veut dire, si l'on ne veut pas noyer le CR du CS dans les pièces jointes à la convocation, que ce CR, comme les avis ou notes du CS indiqués plus haut, peut-être envoyé (mis dans les bal) quelques jours ou quelques semaines avant la convocation.
Certes, on peut objecter que de ce fait ce CR n'aura pas été "notifié". Mais comme cette notification ne produit pas d'effet, ce CR étant "pour information", peu importe sur le fond.
On peut mettre en avant l'obligation faite au CS de rédiger ce CR annuel, sans doute pour ces CS passifs à la remorque du syndic (CS qui ne se réunissent pas, qui ne "travaillent" pas, qui ne sont que caution pour gober ce que l'on veut, en particulier par leur syndic.
Mais cette 'obligation' n'étant assortie d'aucune 'sanction' .....
Il faut le marteler : on n'attend pas le dernier moment pour communiquer, qui plus est si c'est une fois par an. |
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goutelette
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Posté - 01 déc. 2012 : 19:55:11
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Bonjour et merci pour vos remarques
Je ne désespère pas de trouver un jour des personnes attentives, qui étudierons ma remarque et seront d' accord pour faire modifier cette disposition.
Je maintiens que l' obligation CR d' activité du C/S est une très bonne chose. Cela permet aux copropriétaires d' êtres informés. Non seulement sur le suivi des dépenses engagées mais aussi sur les qualités de leurs Conseillers.
Par BIBI
citation: des remarques , conclusions , explications du C.S.sur des opérations comptables ..
Tout le monde n'est pas capable de lire un bilan ..de décrypter les annexes ..
Vous soulevez vous même le problème que j' ai exposé.
Il serait intéressant que certains d' entre vous expliquent leur organisation avec leur Syndic.
Nous pouvons dire qu' après avoir vérifié les factures, que les remarques apportées par le Conseillers ,au Syndic ('erreur de répartition ou absence de facture) ainsi que la préparation d' AG s' effectuent dans une réunion maximum de 2H.
Lors de la vérification des comptes nous n' avons ni annexe, ni bilan
Noter que nos remarques n' ont aucun intérêt à être mentionnées si en bonne collaboration elles ont été rectifiées.
Dit par Gedehem
citation: Autrement dit pas besoin d'attendre l'AG pour communiquer avec les copropriétaires.
Pondre une note d'info périodiquement devrait être une préoccupation du CS. L' idée et interressante, mais nous sommes une copro/ ou nous communiquons beaucoup. Nous faisons un CR mensuel et ceux qui le désirent le reçoivent. mais cela n' a rien à voir avec les comptes qui nous arrivent 21 jours avant l' AG et les problèmes isolés pour certains, dont le Syndic a retardé de s' en occuper. Car jusq' avant l' AG il peut dire je m' en suis occupé.
Pour que le CR soit joint aux convocation il aurait fallu venir avec. Donc impossible.
D' autre part, à réception des convocations, nous découvrons des erreurs. Soit le Syndic n' a pas jugé bon modifier, soit oublié, soit la facture absente, n' est pas enregistrée sur la bonne masse ou autre.
citation: De plus , il est simplement normal que l'information soit diffusée bien avant l'AG.. une fois les comptes approuvés et le quitus votés : * la belle affaire que de lire le compte rendu du vérificateur à postériori !!
C' est ce qui explique l' utilité que le CR soit lu avant l' acceptation des comptes, et qui permet aux Conseillers de poser une réserve avec rectification sur les erreurs mentionnée
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Posté - 01 déc. 2012 : 20:35:52
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citation: Je maintiens que l' obligation CR d' activité du C/S est une très bonne chose. Cela permet aux copropriétaires d' êtres informés. Non seulement sur le suivi des dépenses engagées mais aussi sur les qualités de leurs Conseillers
ce dispositif a un effet pervers (ce qui n'empeche pas qu'il faut le faire) : certains copros peuvent se dire, c'est bien le CS nous informe de la vie du syndicat, donc pas besoin d'être présent à l'AG et de perdre mon temps...  |
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 01 déc. 2012 : 21:05:59
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goutelette semble se plaindre de la grosse charge de travail pour vérifier les comptes juste avant l'envoi de la convocation à l'AG.
Un syndic qui ne veut pas passer trop de temps avec les vérificateurs aura tendance à attendre le dernier moment. C'est toujours paradoxalement plus confortable d'être très contraint par le temps : l'excuse est toute trouvée en cas d'erreur ...
Il faut répartir la charge de vérification sur l'année. Commencez par convaincre votre syndic :
- d'accepter une vérif 1 fois en cours d'exercice : à 6 ou 9 mois,
- de préparer son dossier pour une vérif finale 1,5 mois avant l'envoi de la convocation,
- de vous envoyer le dossier résultant de vos remarques 15 jours avant l'envoi de la convocation si vous tenez à assurer la prise en compte de ces remarques.
Cdlt. Louis92.
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 01 déc. 2012 : 23:36:53
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citation: goutelette semble se plaindre de la grosse charge de travail pour vérifier les comptes juste avant l'envoi de la convocation à l'AG Il est important de ne pas interpréter nos remarques.
je ne fais qu'attirer l' attention sur une réglementation qui est intéressante mais qui est difficilement applicable dans les conditions mentionnés.
Il serait intéressant d' avoir des échos. d' autres personnes qui joignent ce CR.
citation: Je ne pense pas qu' il y ais beaucoup de conseillers, qui vont vérifier tous les 3 ou 6 mois les comptes de l' exercices aux Cabinet .
Commencez par convaincre votre syndic :
- d'accepter une vérif 1 fois en cours d'exercice : à 6 ou 9 mois,
- de préparer son dossier pour une vérif finale 1,5 mois avant l'envoi de la convocation,
- de vous envoyer le dossier résultant de vos remarques 15 jours avant l'envoi de la convocation
je ne pense pas que beaucoup de syndics acceptent que les Conseillers exigent de venir faire le suivi du travail du comptable.
Nous faisons un suivi des factures ce qui est déjà beaucoup. Mais rien n' empêche que certaines ne sont pas dans le dossier;...
Le Syndic ne prépare pas l' enregistrement comptable et les répartitions de ses lots dans le cours de l' année, je ne pense pas que cela existe..
Le Syndic ne propose pas de simulation des documents comptable aux Conseillers 15 jours avant l' envoie aux copropriétaires., je n' ais jamais entendu parler de cela.
Le syndic ne met jamais en doute son travail
D' autre part, nous trouvons anormal que le Syndic se trouve informé de nos remarques avant les copropriétaires.
Nous avons eu des soucis avec un Syndic il y a quelques années ( Félix 1930 s' en rappelle peut- être) et cette façon de faire nous a permis en présence de l' AG de mettre cette personne en face de ses responsabilités.
Prévenu, il se faisait remplacé, et nous n' aurions pas résolu nos différents.
Les Copropriétaires aiment bien la lecture de nos CR. Cela leurs permet d' interrompre la lecture pour demander un compléments d' informations.
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Posté - 02 déc. 2012 : 08:43:53
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citation: Le Syndic ne propose pas de simulation des documents comptable aux Conseillers 15 jours avant l' envoie aux copropriétaires., je n' ais jamais entendu parler de cela.
Le syndic ne met jamais en doute son travail
pour ma part, avec les syndics avec qui je travaille, il y a un suivi des factures et du grand livre tous les trimestres. Ceci permet de lever les incomprehensions ou incohérences tout au long de l'année.
La convocation n'est pas envoyée tant que CS et syndic ne sont pas d'accord sur les annexes. Jusqu'à présent, cela se passe sans problême. Le syndic sait qu'il y trouve un interet, car si le CS valide les documents ce sont des soucis en moins lors de l'AG...  |
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 02 déc. 2012 : 10:25:17
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goutelette, je ne veux rien insinuer mais je pense qu'un syndic doit se sentir en confiance avec le CS : j'insiste sur UI, dès que je peux, sur la mission "assistance au syndic" : un syndic qui se sent assisté dans un esprit de résolution des problèmes est enclin à communiquer les documents comptables.
Vous souhaitez des retours d'expérience :
- syndic d'un grand groupe (copropriété dont je préside le CS) : devis et factures travaux courants et 14.2 transmis par courriel au fur et à mesure, grand-livre en pdf communiqué 1 fois en cours d'exercice (à mi-exercice),
- petit syndic indépendant (copropriété dont je préside le CS) : idem,
- 2 syndics de grands groupes différents (syndics consécutifs d'une copropriété de 400 appartements dont je suis d'assez près le fonctionnement) : devis et factures travaux courants et 14.2 visés en réunion hebdomadaire avec le gestionnaire (documents papier), comptes de charge (25 pages), impayés et compte bancaire transmis chaque trimestre sous forme papier (après vérif, réunion de 2 à 3 heures avec la comptabilité).
J'ajoute un petit syndic (copropriété que je suis de près mais sans être au CS, j'assure la vérif en fin d'exercice) : pas de vérif des comptes en cours d'exercice (manque de forcing du CS, bonne relation pourtant).
Avec la vérif à mi-exercice, le syndic peut corriger aussi les 6 mois à venir et, au pire, il a plus de 6 mois pour effectuer les corrections du 1er semestre.
Dans aucun des cas, les annexes 4 et 5 ne sont produites en cours d'exercice. Examinées en fin d'exercice seulement. Pas de cadavre dans le placard pour autant puisque les lignes travaux ont été vérifiées dans le Grand-Livre avant la fin de l'exercice.
Ainsi que le mentionne rambouillet :
- les annexes rectifiées sont vues par le CS avant l'envoi de la convocation,
- les syndics apprécient grandement la sérénité en AG qui résulte de comptes au carré (les copropriétaires ne connaissent pas toutes les remarques prises en compte, seulement les significatives).
J'y ajoute que la visibilité qu'à le CS sur les comptes inhibe même les copropriétaires de mauvaise foi envers le syndic. La transparence est bon argument commercial pour un syndic. Le CS doit cependant donner confiance aux copropriétaires : bien communiquer vers eux en cours d'exercice est important.
Un petit inconvénient pour le CS à la vérif très en amont : le jour de l'AG, les détails d'une vieille opération sont un peu loin dans la mémoire  .
Cdlt. Louis92. |
Édité par - Louis92 le 02 déc. 2012 10:55:34 |
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goutelette
Contributeur vétéran
1901 message(s)
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Posté - 02 déc. 2012 : 21:37:41
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Par Rambouillet
citation: pour ma part, avec les syndics avec qui je travaille, il y a un suivi des factures et du grand livre tous les trimestres. Ceci permet de lever les incomprehensions ou incohérences tout au long de l'année.
Merci à chacun de vos remarques, malgré que celles ci entraînent la discutions vers un sujet différent.
" Organisation et disposition concernant la vérification des comptes avant l' AG"
Il semblerait que pour chacun de vous, que ces connaissances sont des compétences professionnelles. Ce qui n' est pas le profil de tout le monde.
Dans un milieu que vous ne connaissez pas, la meilleurs façon de vous en sortir c' est d' y aller pas à pas. Ce qui est notre cas.
D' autre part, il ne faut pas occulter, que ce sont des relations "Bénévoles avec Professionnel"
Je partage votre avis sur le fait que nos échanges de bonnes relations, sont la base d' AG tranquille. Et pourtant nous ne comprenons pas qu' il arrive que le Syndic se mette en situation incompréhensible, comme cherchant le baton pour se faire battre. Alors que nous faisons tout pour la tranquillité de tous
citation: Ecrit par Louis 92
Ainsi que le mentionne rambouillet :
- les annexes rectifiées sont vues par le CS avant l'envoi de la convocation,
Je serais tentée de mettre une réserve sur le fait que les Syndic donnent aux conseillers une présentation complète des comptes de l' exercice "avec Annexes avant envoie aux copropriétaires"
Nous sommes limité dans le temps car nous voulons éviter que l' AG soit plus de trois mois après l' exercice .
Nous devons prévoir la réservation de salle presque 1 an à l' avance. Celle ci réservée pour le 15 décembre au plus tard;
Les salles à des prix raisonnables sont très demandées.
Le comptable nous met les comptes à disposition pas avant le 30 octobre, n' ayant pas reçu les factures de septembre. Pour une AG au 10-12 nous avons une semaine,pour la vérification et préparer l' AG. (par des échanges par mails pour êtres d' accord, surtout pour l' enregistrement factures.)
Le Syndic en effet nous demende de confirmer notre accord. Ce qui laisse à penser qu' en cas d' erreur, nous sommes également responsables.
Les exigences des Conseillers ne sont pas toujours les bien venues. Aussi, il est important de connaître les limites
Pour permettre un terrain de confiance, comme chacun de vous le note à juste titre, il n' est pas toujours facile d' exiger des documents
Le Syndic, avec bonne fois promet de nous les faire parvenir. Ce qui après X relances peut mettre 6 .mois ou plus
Alors que nous avons préparée l' O J de l' AG nous avons reçu une copie de contrat ( placement financier), réclamée depuis février, non conforme à la décision d' AG. Nous avons demandé par mail de mettre en décision l' annulation de ce contrat avant que les convocations soient parties.
Dans notre CR nous allons pouvoir aborder ce problème afin que l' assemblée puisse voter en comprenant la situation.
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Louis92
Contributeur vétéran
France
2795 message(s)
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Posté - 03 déc. 2012 : 09:47:04
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goutelette a écrit : citation: Il semblerait que pour chacun de vous, que ces connaissances sont des compétences professionnelles. Je ne suis pas de la profession de l'immobilier et n'ai pas pratiqué de comptabilité, même de loin, dans ma profession. De 2004 à 2005, je me suis fait enfumer par mon "premier" syndic faute de connaissances. J'ai fait des bêtises. Le site d'UI plus l'expérience m'ont armé. C'est seulement depuis 5 ans qu'un CS a eu accès au Grand-Livre et que j'ai appris à l'exploiter (mes sujets dans la rubrique Compta intitulés "Dessin ..." montrent ma vision de la compta). Il y avait d'autres priorités pour les CS avant.
goutelette a écrit :citation: Nous sommes limité dans le temps car nous voulons éviter que l' AG soit plus de trois mois après l' exercice . Il faut peut-être ré-examiner cette exigence. Toutes les copropriétés que j'ai citées plus haut tiennent leur AG, 4 ou 5 mois après la fin de l'exercice. C'est plus confortable et ça garde 1 à 2 mois de marge par rapport à l'exigence légale.
Cdlt. Louis92 |
Édité par - Louis92 le 03 déc. 2012 11:48:50 |
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challand
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11
Posté - 03 déc. 2012 : 12:18:59
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citation: Initialement posté par goutelette
Une majorité de personnes arrivent à l' Assmblée, sans avoir pris le temps de prendre connaissance des documents.
Il faudrait donc s'aligner sur la majorité ? Et il doit bien exister des copropriétés dont les membres lisent tous le CR avec attention ! |
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Posté - 03 déc. 2012 : 16:46:10
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Joindre le simple compte rendu d'activité du CS à l'ODJ est une obligation, mais l'essentiel est de le LIRE à l'AG en préambule des résolutions à voter.
Cela permet à TOUS les copros de connaitre et de comprendre les comptes du SDC suite à la vérif. du CS, de connaitre les avis émis par ce CS avec des explications, .......
Il est évident que la grand majorité des copros arrivent à l'AG sans rien avoir lu de l'ODJ, des devis et du CR d'activité du CS.
l'AG est le lieu des débats, il faut donc débattre !!!! et ne pas se contenter de joindre de CR à l'ODJ. 
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Gédehem
Pilier de forums
15985 message(s)
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Posté - 03 déc. 2012 : 17:36:45
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L'obligation de joindre un CR d'activité à la convocation de l'AG annuelle s'adresse aux CS, à ces CS.potiches, ceux qui ne font rien ou pas grand chose, ceux qui sont à la remorque du syndic, etc, etc .....
Savoir si les copropriétaires vont le lire est une autre affaire : il n'existe pas de disposition obligeant à lire les pièces jointes à la convocation.
En revanche, dans la mesure où il est joint, les copropriétaires ne peuvent mettre en avant un défaut d'information, sauf à mettre en cause le CR lui même qui serait tronqué ou silencieux sur certains points,.
Pour ce qui concerne la vérification des comptes et le CR que peut en faire le CS, certains mettent en avant l'impossibilité de le joindre à la convocation.
Peu importe ici !
Car il ne fait pas oublier L.art.21, qui précise que le CS peut donner AVIS aux copropriétaires, et ce à tout moment,sur tous les sujets qui concernent le syndicat.
Que la distribution en début de séance, lors de l'émargement, du CR d'activité du CS ou d'un complément "vérification des comptes" est de pratique courante.
Qui plus est lorsque la question "approbation des comptes" est abordée par l'assemblée, le CS doit donner son avis sur son controle.
Il devrait en être ainsi pour toutes les questions importantes abordées par l'AG : le CS doit préalablement donner son "avis". |
Édité par - Gédehem le 03 déc. 2012 17:43:34 |
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Posté - 03 déc. 2012 : 19:49:55
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gedehem :" Il devrait en être ainsi pour toutes les questions importantes abordées par l'AG : le CS doit préalablement donner son "avis"."
ET OUI !!! mais de nombreux CS sont plus préoccupés de changer eux-mêmes les ampoules, les noms sur les BAL, de surveiller le gardien, ...... que de faire un rapport comptable sérieux, et d'informer l'AG des avis qu'il a émis ( si des avis ont réellement été émis !!!), et des dossiers et contentieux en cours !
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