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fredumidi
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Posté - 20 oct. 2009 :  15:04:55  Lien direct vers ce sujet  Voir le profil
Bonjour,

La présidente du conseil syndical et moi-même, membre du CS, envisageons de nous rendre chez le syndic afin de contrôler sa gestion.

Devons nous demander un rdv par lettre recommandé avec AR indiquant que nous viendrons à deux ?

Par ailleurs, est-on en droit d'obtenir une copie de tous les contrats en cours et notamment celui qui nous lie avec le syndic ?

Enfin, le fait que les dates de début et de fin du contrat de syndic ne nous aient pas été données lors de la dernière AG constitue-t-il une faute ?

Merci pour vos contributions.

rambouillet
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 1 Posté - 20 oct. 2009 :  15:32:41  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
pour le controle de gestion, passez un coup de fil pour convenir d'un RDV en insistant qu'éventuellement vous souhaiterez des explications de la part du comptable, donc sa présence dans les bureaux au moins.

citation:
Article 26 du décret

Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'éxecution.


Il peut recevoir d'autres missions ou délégations de l'assemblée générale dans les conditions prévues à l'article 25 a de la loi du 10 juillet 1965 et à l'article 21 du présent décret.


Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de l'article 21, de la loi du 10 juillet 1965.


et

citation:
Article 21 de la Loi

Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion.

En outre, il donne son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. A la même majorité, elle arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire.

Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété.
Il reçoit, en outre sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat.

Les membres du conseil syndical sont désignés par l'assemblée générale parmi les copropriétaires, les associés dans le cas prévu par le premier alinéa de l'article 23 de la présente loi, les accédants ou les acquéreurs à terme, leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux, ou leurs usufruitiers. Lorsqu'une personne morale est nommée en qualité de membre du conseil syndical, elle peut s'y faire représenter, à défaut de son représentant légal ou statutaire, par un fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet.

Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, ses ascendants ou descendants, ses préposés, même s'ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme, ne peuvent être membres du conseil syndical. Les dispositions du présent alinéa ne sont pas applicables aux syndicats coopératifs.

Le conseil syndical élit son président parmi ses membres.

Lorsque l'assemblée générale ne parvient pas, faute de candidature ou faute pour les candidats d'obtenir la majorité requise, à la désignation des membres du conseil syndical, le procès-verbal, qui en fait explicitement mention, est notifié, dans un délai d'un mois, à tous les copropriétaires.

Sauf dans le cas des syndicats coopératifs, l'assemblée générale peut décider par une délibération spéciale, à la majorité prévue par l'article 26, de ne pas instituer de conseil syndical. La décision contraire est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires.

A défaut de désignation par l'assemblée générale à la majorité requise, et sous réserve des dispositions de l'alinéa précédent, le juge, saisi par un ou plusieurs copropriétaires ou par le syndic, peut, avec l'acceptation des intéressés, désigner les membres du conseil syndical ; il peut également constater l'impossibilité d'instituer un conseil syndical.



Si la question : "désignation du syndic" était à l'OdJ de l'AG, la date de début est le jour de l'AG, et plus précisément après le vote de cette résolution...
La date de fin doit être formulée sous une forme ou une autre, donc une date de fin précise (19 octobre 2011, au plus tard par ex) ou une durée (1 an par ex)
Qu'est il inscrit sur le PV de l'AG ou sur son contrat concernant la durée... ?

philippe388
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Revenir en haut de la page 2 Posté - 20 oct. 2009 :  15:38:04  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
fredumidi : la mission du CS est de vérifier les comptes et la gestion du syndic, vous devez simplement téléphoné à votre syndic pour vérifier les factures ( qui ne doivent pas sortir du cabinet), et le compte de dépenses. Tout le CS peut se déplacer pour vérifier les comptes, pas beoin de RAR, normalement !!!

Pour fiare un réel contrôle des comptes, vérifier les factures n'est que le haut de l'iceberg !!! Vous devez demander au syndic les copies du grand livre, des relevés du copte bancaire, afin de faire tous les rapprochements possibles.

Un " BON " CS doit avoir toutes les copies des contrats ( assurances, entretien,...), la copie du carnet d'entretien, la copie de la liste de présences de la dernière AG,....

Il est très étonnant et illégal que vous n'ayez pas une copie du contrat de syndic, car celui-ci doit être JOINT à la convocation de l'AG. Le président de scéance de cette AG signe le contrat après approbation par l'AG, et renouvellement du syndic. TOUS les copros ont copie de ce contrat.

Concernant la durée, vous avez élu ce syndic lors de l'AG pou un an, 2 ans ou 3 ans ???? le début du cintrat commence dès l'AG ou ce syndic a été élu, la fin dépendant du nombre d'année que l'AG a voté!!!

fredumidi : une petite lecture de la loi de 1965, et de votre RDC ne peut pas faire de mal!!! n'est ce pas nefer !!!

rambouillet
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Revenir en haut de la page 3 Posté - 20 oct. 2009 :  15:58:25  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
philippe : faut pas réveiller nefer .....

Gédehem
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Revenir en haut de la page 4 Posté - 20 oct. 2009 :  17:06:53  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Trop tard, Philippe lui a chiper le pain de la bouche .....
Merci pour elle !

Fred, il faut bien entendu prendre RDV, celui-ci risquant de prendre du temps .... éventuellement quelques jours !

Sur le reste, où vous semblez avoir quelques hésitations, une petite fiche :

Les documents qu'un CS doit détenir pour exercer sa mission prévue par les textes :

Copies à demander au syndic (L.art.21)

- RDC et plans annexés (VRD, etc ....)
- contrat de mandat du syndic.
- attestation RCP syndic + coordonnées et montants couverts par garant financier.
- liste des copropriétaires à jour (et à tenir à jour !) Liste selon CNIL norme n°21-2003
- contrat de travail des employés.
- contrat(s) d'assurance(s) du syndicat.
- contrats des différents prestataires permanents du syndicat (chaufferie, ascenseurs, espaces verts, entretien ...etc )
- Carnet d’entretien de l’immeuble.
- DTA : Document technique amiante
- éventuellement, si le syndicat a des employés, DUERSST : Document Unique d'Evaluation des Risques pour la Santé et la Sécurité des Travailleurs. (DUER dans le langage courant)
- (liste non exhaustive)..

A prévoir :
- loi de 1965 et décret de 1967 (à jour)
- code de la copropriété (Litec, dalloz …..
- Le manuel du CS (ARC..)
- autres docs juridique ou technique (selon besoins)
- les PV des AG
- .. le RFCS !

- - - - - -

Peut être qu'il n'y a pas qu'un RDV à lui demander, le CS ayant nécessairement étudié ces documents préalablement à la visite de controle ....
Encore faut-il les avoir en main .....


nefer
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Revenir en haut de la page 5 Posté - 20 oct. 2009 :  17:23:41  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par philippe388



fredumidi : une petite lecture de la loi de 1965, et de votre RDC ne peut pas faire de mal!!! n'est ce pas nefer !!!




P.S. Vous avez oublié le décret de 67...



nefer
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Revenir en haut de la page 6 Posté - 20 oct. 2009 :  17:27:20  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Ne faudrait il pas se poser la question sur l'activité d'un CS qui ne sait pas comment prendre rendez vous avec le syndic?????????


Cela supposerait il que le CS ou des membres du CS n'ont jamais rencontré le syndic tout au long de l'exercice??????

philippe388
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Revenir en haut de la page 7 Posté - 20 oct. 2009 :  18:41:38  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
nefer
citation:
Ne faudrait il pas se poser la question sur l'activité d'un CS qui ne sait pas comment prendre rendez vous avec le syndic?????????


Cela supposerait il que le CS ou des membres du CS n'ont jamais rencontré le syndic tout au long de l'exercice??????


D'ou ma petite remarque "signée nefer" sur les textes de loi et le RDC.

fredumidi
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Revenir en haut de la page 8 Posté - 21 oct. 2009 :  14:33:18  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Merci à tous pour votre aide, même si je regrette un peu de me faire allumer par nefer que j'ai connue meilleure dans ses interventions.
C'est justement parce que les textes (que j'ai lus ainsi que les fiches) ne précisent pas les modalités de prise de rdv avec le syndic que je suis venu sur ce forum.

Vos réponses sont d'une grande aide notamment concernant la date de début du contrat de syndic (encore un truc qui n'est pas dit dans la loi).

Dans l'optique d'un non renouvellement du contrat de syndic lors de la prochaine AG annuelle et sachant que le contrat en cours est d'une durée de 18 mois, confirmez vous que le syndic en place devra assurer sa prestation pendant les 6 mois postérieurs à l'AG et que ce n'est qu'à ce moment là que le nouveau syndic (choisi au cours de l'AG) prendra ses fonctions ?

Merci encore



Gédehem
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Revenir en haut de la page 9 Posté - 21 oct. 2009 :  15:14:58  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Sauf précision décidée par l'AG, mais surtout l'accord exprès des interessés, le mandat du syndic prend effet à l'instant même de la prise de décision !

Le principe est le suivant, découlant de D.art.46 : lorsqu'une AG convoquée pour désigner le syndic ne le désigne pas, le syndicat se trouve dépourvu de syndic.

Peu importe ici l'échéance du mandant du syndic sortant.
Le fait de convoquer une AG pour désigner le syndic entraine la fin du mandat du sortant à la date de cette AG.
Il faut comprendre que la date échéance du mandat du syndic est généralement calculée pour lui permetttre de convoquer une AG avant son terme. Je veux dire par là que c'est une période "de confort", tant pour lui que pour le syndicat.
Mais une fois qu'il aura convoqué l'AG prévoyant à l'ODJ la question "Désignation du syndic", cela à pour conséquence la fin du mandat du sortant à la date de cette AG (sauf accord de l'entrant et du sortant ..et du syndicat : voir plus bas)

Il est constant que le syndic désigné par l'AG le (mettons) 21.03.2009 pour un mandat d'UN an sans autre précision, voit son mandat échu le 20.03.2010 à minuit !
S'il y a un problème ne permettant pas de notifier la convocation de l'AG 2010 au plus trad ce 20.03.2010, le syndicat sera sans syndic à partir du 21.03.2010 : pas de convocation d'AG possible.
D'où ces périodes d'UN an à rallonge, ou de 18 mois, qui ne veulent pas dire que l'AG annuelle obligatoire sera convoquée de 18 mois en 18 mois ....
Ni même que le sortant qui n'est pas désigné 'à nouveau' pour un autre mandat devra assurer les quelques jours, semaines, mois qui restent !
Cette échéance, c'est uniquement pour ne pas se retrouver coincé par un délai trop restrictif (*).

Quant à votre solution, elle voudrait que les 2 (sortant et nouveau) en soient d'accord :
- le sortant continue sa mission 6 mois alors qu'il sait qu'il est mis à la porte,
- le nouveau étant contraint d'attendre ces 6 mois se privant de 6 mois d'honoraires !
Inutile de vous faire un dessin pour vous expliquer que cela relève du rêve le plus délirant !!!!

(*) Partant du principe qu'il faut en gros 1 mois pour arréter les comptes, 1 mois pour les controler (CS, copro) et établir l'ODJ AG en concertation avec le CS et 1 mois pour convoquer l'AG, l'AG annuelle appelée à approuver les comptes devrait se tenir 3 mois, 4 au plus, après cet arrêt des comptes.
Convoquer l'AG pour approuver les comptes 6 mois après leur cloture est anormal.

Calcul pour durée mandat du syndic :
Date AG + 30 jours fin de mois.
Ce qui donnerait pour reprendre l'exemple plus haut :
AG 20.03.2009, mandat d'UN an jusqu'au 30.04.2010.

Entre un 20.03.X et le 30.04.Y, le syndic a tout le temps nécessaire pour convoquer l'AG annuelle, même s'il y a un retard imprévu pour la convoquer avant fin 03.Y ....

Petit ajout : "C'est justement parce que les textes (que j'ai lus ainsi que les fiches) ne précisent pas les modalités de prise de rdv avec le syndic que je suis venu sur ce forum. "
Pour la prise de RDV avec le syndic, c'est tout simple :
" Driinng, Driiing ... Allo, M. le syndic ? Bonjour, nous voudrions un RDV pour notre controle trimestriel/annuel des comptes ...."

Édité par - Gédehem le 21 oct. 2009 15:35:44

philippe388
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Revenir en haut de la page 10 Posté - 21 oct. 2009 :  15:27:59  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
fredumidi : le contrat du syndic commence et se termine à l'AG. cela est très simple.

fredumidi
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Revenir en haut de la page 11 Posté - 21 oct. 2009 :  16:06:01  Lien direct vers cette réponse  Voir le profil
Merci c'est super clair vos explications.
Nos interrogations portaient sur cette durée de 18 mois et de ce qu'il allait advenir une fois que nous aurions donné congé au syndic en place.

Merci encore, je reviendrai..........................après avoir pris soin d'avoir épluché les textes et les fiches bien sûr
 
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