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gustav
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 Posté - 24 mai 2010 : 09:27:14
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Bonjour.
J'ai compris qu'il fallait que le secrétariat d'une AG prévoyant un changement de syndic soit repris par le syndicat, en principe qqUN du CS qui s"y colle. je l'ai déjà fait, avec succès dans une petite copro,25 connus- mais comment faire dans une grosse structure de 125 copros?
mon pb est surtout le suivant, comment insérer sous les résolutions les noms des opposants et abstentionnistes.. c'st un travail de frappe énorme, qui prend du temps !!
et compter et enregister les tantièmes?? je fais un truc sous excel, çà marche, mais c'est lourd..
qui a de l'expérience et des conseils?
Merci
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nefer
Modérateur
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 Posté - 24 mai 2010 : 09:35:19
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pourquoi parlez vous de "frappe"???
il suffit de faire manuellement le PV, c'est plus simple!
le président appelle les votes "contre" qui sont notés par le secrétaire (et les scrutateurs) |
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gustav
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 2
Posté - 24 mai 2010 : 10:05:48
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effectivement, c'est + simle, mais il faut tt de même écrire les 80 à 100 noms à chaque résolution ou il y a refus.;
un traitement de txt, c'est tt de même super !! |
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3
Posté - 24 mai 2010 : 10:10:21
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et si les votes CONTRE sont majoritaires, on ne note que les OUI...
Faites un tableau excel, comme vous le dites avec sur la gauche les noms des proprios, puis leurs tantièmes sur la seconde colonne et ensuite chaque colonne répertorie les n° de questions.
Le président appelle les votes des présents, puis des représentés, pendant ce temps les scrutateurs (ls sont là pour la véracité des votes et non vous en tant que secréatire) cochent chacun sur leurs tableaux. A la fin de chaque vote, les tableaux sont confrontés...
Le PV vous le ferait avec les noms après une bonne nuit... et ne venez pas nous dire que le PV est signé en fin de séance, greuuuuuuuu !!!!! |
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gustav
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4
Posté - 24 mai 2010 : 12:39:59
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BONjour
!! ah bon, le PV ne doit pas etre établi en fin de séance?? |
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Posté - 24 mai 2010 : 13:53:41
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si, si, si, si mais moi je trouve qu'aprè une séance d'AG, après les discussions entre amis, voire l'apéro, il est plus difficile d'être clair pour "corriger" et signer un PV. Donc, si on peut le faire le lendemain ou sur lendemain, ce n'est pas plus mal.....
mais la loi : en fin de séance....  |
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JB22
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6
Posté - 24 mai 2010 : 19:31:09
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"je fais un truc sous excel, çà marche, mais c'est lourd.. "
Il faut surtout un bon président de scéance et de bons scrutateurs et procéder méthodiquement.
A partir d'une feuille "mère" EXCEL, à mettre à jour en début de scéance en enregistrant les présents et représentés à partir de la feuiille de présence.
Pour la première question faire une copie de la feuille "mère" et enregistrer les votes POUR, CONTRE et ABSTENTIONS.
Mettre en en-tête le N° de question et l'objet.
Pour la deuxième question, mettre à jour la feuille "mère", si de nouveaux arrivants, faire une copie de la feuille et enregistrer les votes pour la question deux.
Description de la feuille EXCEL: Titre ligne 5.
Colonne Désignation Formules
A N°
B Nom
C Tantièmes
D Présents ou représentés (mettre 1 si présents)
E Tantièmes représentés = C6*(D6=1)
F Votes "POUR" (mettre 1)
G Votes "CONTRE" (mettre 1)
H "ABSTENTIONS" (mettre 1)
I VERIF. = SI(F6+G6+H6)=D6;"";"FAUX")
J Voix "POUR" = E6*(F6=1)
K Voix "CONTRE" = E6*(G6=1)
L "ABSTENTIONS" = E6*(H6=1)
Les colonnes C,D,E,F,G,H,J,K,L sont totalisées.
Ligne totaux, colonne "I", formule = SI(Fxx+Gxx+Hxx-Dxx=0;"";"FAUX")
xx égal le numéro de ligne.
Ligne totaux, colonne "M", formule = SI(Jxx+Kxx+Lxx-Exx=0;"";"FAUX")
Vous pouvez figer les volets entre la colonne B et C. |
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Gédehem
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Posté - 25 mai 2010 : 11:17:51
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Pardon mais ... je ne suis pas très fort en math, c'est pour cela que je n'ai pas compris ..... 
Pour ma part, j'ai un truc tout simple pour des gens comme moi qui ne veulent pas se casser la tête ... : les "FEUILLES DE VOTE" ...
Il s'agit d'une copie dans l'ordre Alpha de la "feuille de présence" simplifiée, avec 4 colonnes principales :
Nom - n°lot - prés/représ (P/Rep) - tantièmes,
.... et autant de petites colonnes qu'il y a de questions inscrites à l'ODJ.
Après avoir renseigné la colonne "P/Rep" d'après la feuille de présence (et rayé les absents non Rep), les scrutateurs enregistrent l'expression des voix lors des votes :
A = abstention
C = contre ... les autres étant "pour" la proposition.
(On comprend que ces colonnes ne sont pas bien larges, uniquement pour mettre un A ou un C ...)
Il suffit de faire les totaux des tantièmes A et C (*) que les scrutateurs confronterons (id scrutins nationaux) avant de le donner au pdt de séance.
Le secrétaire de séance ??? Ici aussi, cela demande un minimum de préparation, outre les "feuilles de votes" .
Il faut avoir un projert de PV d'AG (reprendre le texte de présentation de celui de l'année passée), qui précise les les questions inscrites à l'ODJ telles que mentionnées dans la convoc.
On laisse du blanc en dessous pour completer en cours de séance.
Toutefois, comme cela a déja été dit ici, la signature du PV dès la fin de la séance alors qu'il est souvent très tard, que tous sont fatigués, qu'il faut faire vite, et qu'il n'y a pas moyens d'avoir de copies d'un document propre (d'où un micro et une imprimante), est à proscrire !!!
La technique qui veut qu'on signe à la va-vite un brouillon sans pouvoir disposer ni du temps nécessaire à une bonne relecture ET d'une copie de ce qui est validé a sans doute été imposé par des professionnels peu scrupuleux ... porte ouverte à toutes les magouilles, on le sait !
On peut donc se retrouver le lendemain pour tout mettre au propre.
Il faut rappeler ici une constante : la validation du PV d'AG n'est indispensable QUE lors d'un recours au juge !!
Pas d'action en contestation de décision, pas d'opposition à une créance : on se moque que le PV soit signé ou non ... qui plus est lorsqu'il n'y a aucune opposition !!!
(*) le nombre de scrutateurs est fonction du nombre de copropritéiares. Pour plus de 100, 4 scrutateurs est une nécessité !
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Édité par - Gédehem le 25 mai 2010 11:20:03 |
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gustav
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8
Posté - 25 mai 2010 : 12:05:40
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Merci à vous pour les éléments de réponse..
je vais explorer les 2 méthodes et choisir en conséquence.;
L'idéal serait que le tableau excel permette , avec un copié collé? de lister les oppsants automatiquement et les retranscrire sous word, qui contient le txt des résolutions, déjà etabli à l'avance.;
je crains aussi l'idée de GDM de repousser au lendemain la signature.. sur 100 copros, il y aura qqun qui aura un motif à contestation.
Merci |
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Posté - 25 mai 2010 : 12:11:00
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et comment va t il faire la contestation ? dès la sortie de l'AG ? ; il n'est pas prévu dans les textes que soit remis à chacun un exemplaire du PV à la sortie de l'AG... "Le PV est envoyé dans les 2 mois par le syndic aux opposants..."
Donc ce contestataire fait une demande par LRAR au syndic et basta... |
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JB22
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10
Posté - 25 mai 2010 : 12:13:32
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"Pardon mais ... je ne suis pas très fort en math, c'est pour cela que je n'ai pas compris"
Mon "truc" n'est pas "très" simple sans être compliqué, il ne fait appel qu'à l'addition, et à la soustraction pour les contrôles.
Je précise que les formules des cellules de la première ligne de détail sont à recopier vers le bas jusqu'à la dernière ligne avant totaux.
Dans mon "truc" il est possible, comme il n'y a rien de rayé, de traiter les "arrivées" et les "départs" en cours d'A.G.
D'autre part il est obligatoire d'enregistrer un vote pour les présents ou représentés, mais on ne peut enregistrer deux votes pour le même copropriétaire. Il n'est pas possible d'enregistrer un vote pour un copropriétaire non présent ou représenté. (Alerte du programme :"FAUX".
D'autre part toutes les totalisations sont automatiques et contrôlées et apparaissent sur la feuille de votes.
Et comme mon "truc" s'adresse à une copropriété de 125 lots principaux il est intéressant, à mon avis, d'avoir le moins de travail matériel à réaliser.
Qu'en pense gustav premier concerné ? |
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Gédehem
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11
Posté - 25 mai 2010 : 14:43:00
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JB a raison : j'en étais au papier, stylo et calculette, ceci pour 2 ou 4 personnes ..... 
Son système est rès bien, avec la difficulté qu'il faut un PC pour le tableur, et qu'à priori un seul peut pianoter sur le clavier !
Quid de la confrontation de 2 enregistrements et du controle des résultats ???
J'ai participé, il y a longemps, à ue tentative d'élaboration par un informaticien d'un système complet, depuis l'émargement des feuilles de présence (et renseignement du double sur PC) jusqu'à la sortie du PV d'AG pré-rédigé ....
Outre que qqueq cas ne pouvaient être traités, c'est surtout l'impossibilité d'un véritable controle par les 2 (ici 4) scrutateurs élus qui posait problème : copropriétés de 180 lots avec 4 scrutateurs ... en fait sur la touche puisque seul le spécialiste PC avait accès aux tableaux sans pouvoirs faire de confrontation d'enregistrements (parfois 130 pres/rep sur les 180 !!) ...
Le système "papier" que je préconise, qui ne s'oppose pas du tout à celui présenté par JB, est sans doute moins "moderne", ...bien qu'il soit identique à celui qui est quasi généralisé pour les scrutins nationaux.
Il est surtout souple, un copro arrivant en cours d'AG pouvant facilement être "repris en compte" après son émargement.
Ce qui me semble important c'est d'avoir un système simple, à la portée de tous, fiable, vérifiable (double enregistrement par 2 personnes distinctes) ce qui évite les contestations immédiates. |
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JB22
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12
Posté - 25 mai 2010 : 18:20:52
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"Quid de la confrontation de 2 enregistrements et du controle des résultats ???"
Nous abordons ici les procédures.
Je ne supprime pas le rôle et la fonction de scrutateurs, ceux-ci continuent d'enregistrer les votes "papier, stylo" mais sans "calculette", ils peuvent faire les enregistrements selon la méthode "Gédehem".
Les votent ayant été enregistrés par " le spécialiste PC " celui-ci annonce les résultats du vote: Les "contres" et les "abstentions", les scrutateurs contrôlent ce qui est annoncé et les copropriétaires leur propre vote ce qui évite des contestations ultérieures.
" le spécialiste PC " peut aussi confier le portable à un scrutateur pour faire l'annonce des votes .
"J'ai participé, il y a longemps, à ue tentative d'élaboration par un informaticien d'un système complet, depuis l'émargement des feuilles de présence (et renseignement du double sur PC) jusqu'à la sortie du PV d'AG pré-rédigé ...."
J'avais élaboré un programme qui donnait le résultat du vote, adopté ou refusé, suivant qu'il s'agissait de l'article, 24, 25 ou 26, je n'ai pas retrouvé cette application plus complexe.
Personnellement je préfère les applications spécialisées aux "intégrés à tout faire".
J'ai par exemple trois applications : Comptabilité, Gestion et répartition des charges, annexes.
Cela me facilite le passage à l'exercice suivant pour un programme indépendamment des autres. |
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Gédehem
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Posté - 25 mai 2010 : 18:55:20
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OK, je comprends que le système que vous préconisez ressemble un peu au système auque j'ai apporté ma modeste contribution (je ne sais ce qu'il est devenu .... )
N'étant pas "spécialiste PC"  , je n'entrerais pas dans les détails ...
Il y avait la base de données à remplir (Dbase, cela je m'en souviens pour l'avoir utilisé par ailleurs...) couplée avec tableur (..s ?) et traitement de textes .....
Il restait tout de même le controle par la confrontation des résultats, rendant incontournable un enregistrement papier contradictoire .. y compris la calculette, histoire de controle le total Excel ..... 
Mais bon .... : le principal est, je crois, de bien faire prendre consciense du rôle des scrutateurs, trop souvent considérés comme "potiches justifiant les manœuvres", scrutateurs qui ne savent pas à quoi ils servent exactement, et qui n'ont bien souvent ni un crayon ni un papier brouillon .... en dehors de la convocation et son ODJ .....
C'est dire l'effort qu'il y a à faire ici, toute aide matérielle, telle celle que vous proposez, étant sans aucun doute précieuse dans l'intéret des copropriétaires. |
Édité par - Gédehem le 25 mai 2010 18:57:10 |
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JB22
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Posté - 25 mai 2010 : 19:31:59
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Encore une précision:
Si dans l'ordre du jour de l'A.G. il y a une question ou seuls certains copropriétaires sont appléles à voter (Copros avec plusieurs bâtiments ou ascenceurs par exemple) on prendra soin de préparer une feuille de vote spécifique.
Autre recommandation: "Enregistrer" le dossier EXCEL après chaque vote, une fausse manoeuvre est vite arrivée...( Excel "travaille" en mémoire vive). |
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MUSTANG
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Posté - 02 juin 2010 : 18:59:00
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Je ne comprends pas bien pourquoi le secrétariat devrait être assuré par une autre Personne que le Syndic.Il peut,tout autant qu'un autre acté la résiliation de son contrat!
Par ailleurs pourquoi noter ceux qui votent oui à la résolution?Seuls les NON et Abstentions sont à noter,non?
En +,le pv doit être signé en fin de Séance par le Président et les Scrutateurs... |
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Posté - 02 juin 2010 : 19:40:27
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ah ! cher mustang, au risque de se répéter :
1- s'il ya changement de syndic, et que le précédent est démis, il risque de partir avec tous les documents de l'AG et bonjour le travail pour recommencer .... Donc une chose est sure, dès qu'il y a mise en concurrence du syndic, le sortant ne doit pas être secrétaire ou alors il faut au préalable que le président de séance ait récupéré tous les documents et se soit assis dessus jusque mort s'en suive....
De plus il n'a jamais été dit que le secrétaire devait faire le PV 
2- les votes OUI sont à relever lorsque les OUI sont minoritaires...
3- PV (ou compte rendu... ) signé en fin de séance, OUI si président et scrutateurs ont toute leur tête pour relire, faire corriger éventuellement, recompter les voix, etc... Tiens question subsidiaire puisque dans un autre post on en est au français : en fin de séance, signifie t il "la séance n'est pas close" ou "après la cloture"....
En toute logique, en fin de séance c'est avant la fin, pas après la fin.. mais si avant la fin on signe c'est que la séance est encore encours donc on n'est pas à la fin (vite un alka setzer !!!!)  
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JB22
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Posté - 02 juin 2010 : 20:33:17
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" en fin de séance" signifie que toutes les questions à l'ordre du jour ont fait l'objet d'un vote et que l'ordre du jour est épuisé, qu'on est en fin de scéance et que l'on peut passer à la rédaction du P.V. d' A.G. |
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Posté - 02 juin 2010 : 20:36:38
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oui mais même si l'ordre du jour est épuisé, il peut y avoir encore discussions donc ce n'est pas la fin de séance.... je plaisantais et on ne va pas y passer la nuit ...  |
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MUSTANG
Contributeur débutant
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Posté - 04 juin 2010 : 15:33:09
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Si l'on ne veut pas de contestation,le PV doit être signé en FIN DE SEANCE!(soit aprés la fin des votes relatifs aux résolutions à l'ordre du jour.)
Tiens au fait GUSTAV,pourquoi voulez-vous changer de Syndic?Avez-vous des motifs sérieux?Arrive-t-il en fin de mandat?
Sinon,celà peut coûter cher à la Copro! |
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Gédehem
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Posté - 04 juin 2010 : 15:41:41
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Ce qui coûte "cher" à la copropriété c'est de se trainer un syndic "incompétent-charlatan-passif-autoritaire-j'm'enfoutiste-silencieux- j'en passe et des meilleurs ..(ou plus terribles..) ."
Vous séparer de Pierre qui arrive en fin de mandat et dont vous n'êtes plus satidfait pour travailler avec Paul qui va commencer et qui vous semble bien ou mieux, cela coûte quoi de "cher" selon vous ???
(Cela ne m'étonnerait pas que ce soit le genre de sornette que vous oppose votre syndic pour que vous le gardiez !!")
PS : en quoi la signature du PV aussirot la fin de l'AG évite les 'contestations ' ????  |
Édité par - Gédehem le 04 juin 2010 15:47:07 |
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