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 Posté - 08 avr. 2011 : 17:43:37
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Depuis plus de 30 ans, l’AG de notre copropriété avait lieu en juillet, août ou quelquefois septembre pour permettre semble-t-il à un maximum de copropriétaires d’assister à la réunion (résidences secondaires).
Le règlement de copropriété stipule que « le syndic convoquera l’AG au moins une fois par an. Faute par lui d’avoir convoqué pour le 30 juin au plus tard l’AG annuelle, celle-ci pourra être valablement convoquée par l’un quelconque des co-copropriétaires. »
L’exercice comptable est du 1er avril au 31 mars.
Notre dernière AG a eu lieu le 30 août (exercice 1er avril 2009 au 30 mars 2010) et a fait l’objet d’une demande d’annulation auprès du TGI compte tenu d’un certain nombre d’irrégularités constatées et notamment, le nombre de copropriétaires de la feuille de présence présents ou représentés était inférieur au nombre de copropriétaires présents ou représentés du procès verbal, mais en revanche le nombre de tantièmes était supérieur.
Le jugement a eu lieu le 5 avril 2011 et a débouté les copropriétaires demandeurs, le TGI déduisant qu’il s’agissait d’une erreur matérielle. Nous ne savons pas quelle suite sera apportée par les demandeurs.
Devant cette situation, le syndic en accord avec le Conseil Syndical, je les cite : « dans un souci de bonne gestion et afin d’éviter les frais d’un mandataire judiciaire, a décidé de lancer les convocations de l’AG qui se tiendra cette année comme prévu au règlement de copropriété ».
Ils ont donc fixé la date de l’AG au 30 mai avec trois points principaux à l’ordre du jour
- Approbation des dépenses de l’exercice selon états comptables joints à la convocation.
- Quitus du syndic
- Election du syndic . « Il est précisé que le syndic X a été élu à la majorité de l’art 25-1 lors de l’AG du 30.8. Cette assemblée pouvant être annulée suite à la procédure lancée par quelques copropriétaires, il est important que ce point soit de nouveau voté afin que la copropriété ne soit pas dépourvue de syndic …ce qui est illégal ….et soit confiée à un administrateur judiciaire encore une fois.
o Candidature du syndic x suivant contrat en annexe
o Adoption du contrat de syndic suivant contrat et honoraires annuels de X €
o Durée du mandat.
La convocation et les documents comptables ont été postés le 31 mars, soit le dernier jour de l’exercice comptable.
Les pièces jointes sont d’ailleurs datées du 25 mars ou 29 mars.
Nous sommes donc dans une situation où les comptes sont envoyés avant la fin de l’exercice : certaines factures non parvenues ne sont donc pas intégrées dans les dépenses de l’exercice.
Le syndic annonce d’ailleurs qu’une réunion de clôture de compte a été organisée le 25 mars avec le CS afin de discuter des dépenses de l’année,…..
Première question : le changement de mois pour la fixation de la date de l’AG
Bien entendu, personne ne s’attendait à une AG aussi tôt dans l’année. Les convocations étant envoyées et l’ordre du jour fixé, cela ne permet pas d’envoyer des projets de résolution ou de proposer une autre candidature de syndic. Le syndic et le CS semble avoir confondu la convocation et la tenue de l'AG. Le règlement de copropriété ne dit pas explicitement que l'AG doit avoir lieu avant le 30 juin, et encore moins le 30 mai.
Question : Que peut-on faire légalement ? Avez-vous des suggestions ?
Deuxième question : les comptes à approuver
Question : J’ai lu beaucoup de choses sur la date limite de 6 mois après la fin de l’exercice, mais je n’ai rien trouvé sur une clôture avant la fin de l’exercice. Nous sommes dans une situation originale.
Qu’en pensez-vous ? Est-ce légal ? Que peut-on faire ?
Question : Les états comptables seront à la disposition des copropriétaires 5 jours ouvrés avant la date de l’AG. Des copropriétaires ne faisant pas partie du Conseil Syndical peuvent-ils avoir accès au Grand Livre, journaux, rapprochement bancaire…. ?
On l’aura compris, cette manoeuvre est mise en place pour montrer que les dépenses de l’exercice sont en diminution en ne prenant pas en compte des factures non parvenues (FNP) …et ainsi favoriser l’élection du syndic. Ces dépenses seront reportées sur l’exercice prochain. Que peut-on faire pour limiter le transfert des dépenses ?
Troisième question : l’élection du syndic
L’ordre du jour prévoit de nouveau une élection du syndic avec la seule candidature du syndic en place dont l’élection lors de la dernière AG a été contestée.
Compte tenu du jugement rendu (les copropriétaires demandeurs sont déboutés), le syndic actuel peut-il de son propre chef, annuler ce point de l’ordre du jour où doit-il faire procéder à l’élection puisque c’est lui et le conseil syndical qui ont décidé de le porter de nouveau à l’ordre du jour ?
Avec mes remerciements pour vos avis éclairés.
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Posté - 08 avr. 2011 : 18:16:43
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sur votre première question : date de l'AG : rien d'illégal, même si cela tranche depuis 30 ans. L'AG est annuelle et les comptes doivent être approuvés dans les 6 mois. Donc à mon avis, vous ne pouvez rien faire sur cette date. Ce qui est surprenant c'est l'envoi 60 jours avant, mais rien d'illégal.
deuxième question : les 6 mois pour approuver les comptes. Là aussi rien d'illégal puisque cette AG a bien lieu dans les 6 mois. Le RDC ne fige pas une date, donc c'est bon.
deuxième question bis : les comptes présentés arrêtés au 31/3 date limite, rien d'illégal si syndic et CS ont travaillé toute la nuit.... et si le compte facture non parvenues est bien rempli....
deuxième question ter : les comptes consultables par le proprio quidam dans les 5 jours concernent uniquement factures et contrats, pas le grand livre, journeaux, rapprochement bancaire, etc....
PPar contre, il faut bien regarder si les comptes de charge 6 contiennent bien toutes les factures, même les non parvenues...
Rappel : une AG peut tout à fait, voter de nouveaux chiffres à approuver et qui soient différents de celui du syndic. Mais encore faut-il bien être au courant.
Quant à ce que procédé facilité la désignation du syndic sortant : avez vous le choix dans la mesure où seule sa candidature est présentée ; si vous votez contre, vous etes sans syndic et donc avec un administ judiciaire...
troisième question :élection du syndic. la résolution 2010 a été contestée, mais les demandeurs sont déboutés. Donc le syndic a bien été désigné en 2010, mais jusqu'à quand vous ne le dites pas !
Votre AG 2011, va désigner un syndic avec un seul candidat, ici rien d'anormal... Par contre, il ne doit pas être question de redire ce qui a été décidé l'année précédente, puisque la justice l'a décidé.
Donc cette résolution concerne la désignation du syndic pour une nouvelle période et rien d'autre.
Alors, le contrat actuel va jusqu'Ã quand ? |
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Posté - 08 avr. 2011 : 20:18:46
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Le contrat était pour 3 ans.
Il est étonnant que le syndic ait porté cette résolution à l'ODJ puisque si la demande des copropriétaires était déboutée (ce qui est le cas), le syndic reste en place.
Il pensait probablement perdre, c'est pourquoi il a fait ce coup de forcing en mettant en place cette assemblée générale si tôt, et en proposant sa candidature.
D'où ma question, maintenant qu'il a porté ce vote à l'ODJ, peut-il l'annuler ? |
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3
 Posté - 08 avr. 2011 : 20:54:53
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Je ne pense pas les copropriétaires si betes pour gober que un exercice partiel est présenté comme un exercice total avec moins de dépense.
Pour ce qui est de représenter sa candidature, je trouve que c'est plutot de bonne guerre, et soit vous votez pour lui, soit vosu etes en adminsitration judicaire puisque apparamment personne n'a été cherché un autre candaidat.
Si de plus tout a été fait en bonne entente avec le conseil sydnical, que reprocher?
citation: d’un certain nombre d’irrégularités constatées et notamment, le nombre de copropriétaires de la feuille de présence présents ou représentés était inférieur au nombre de copropriétaires présents ou représentés du procès verbal, mais en revanche le nombre de tantièmes était supérieur Vous parlez de plsuierus, mais y'en a t'il d'autres?
Le président de séance avait refusé de corriger le PV? |
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Gédehem
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Posté - 08 avr. 2011 : 21:00:49
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"Faute par lui d’avoir convoqué pour le 30 juin au plus tard l’AG annuelle, celle-ci pourra être valablement  convoquée par l’un quelconque des co-copropriétaires. »"
Clause datant manifestement du statut de 1938, clause maintenant illicite, réputée non écrite !
Concernant cette question de la désignation du syndic, l'AG peut constater qu'elle est sans objet, le syndicat étant pourvu d'un syndic désigné pour 3 ans en 2010. Au CS, au pdt de séance, à des copropriétaires de le proposer, c'est très classique lorsqu'une question est (devenue) sans objet.
Concernant la contestation de l'AG, il est dommageable, on le voit, que les avocats ne soient pas plus attentifs à cette question des "erreurs matérielles" de transcription, qui ne sont en rien un "vice de forme".
En pareil cas (décompte des copropriétaires et des voix), le juge va se référer en premier lieu au SEUL document qui authentifie le nombre de copropriétaires effectivements présents ou représentés, et donc le total des tantièmes sont ils sont porteurs : la feuille de présence, dont on ne dit pas assez toute l'importance pour la validité des AG.
Sans avoir les éléments, on peut avancer que des erreurs relevées dans le PV tant sur le nombre des copropriétaires que sur les voix dont ils étaient porteurs pouvait très facilement être "spontanément" rectifiées par le "bureau" de l'AG (*), sans se lancer dans l'aventure de la contestation promise en pareil cas à l'échec.
Hélas pour eux, l'avocat des contestataires n'a pas relevé ce point, qui est pourtant un classique !
(*) Le syndicat étant assigné sur ces éléments, il suffisait au "bureau" de rectifier le PV dans les jours qui suivaient avec des données chiffrées conformes à la feuille de présence et l'action tombait à l'eau avant même d'arriver sous les yeux du juge.
"Demande de rectification.
Il appartient au bureau de l’assemblée de rectifier un procès-verbal dès lors qu’il a été informé d’une erreur, dans l’affaire dont il s’agit dans le décompte de voix ayant pour effet de modifier le sens du résultat du vote (CA Paris 23° Ch.B 3.07.2003)
La Cour confirme ainsi sa jurisprudence (CA Paris ,23° Ch.B .10.01.2002), en précisant que la rectification d’une erreur matérielle doit être effectuée spontanément par le bureau de l’assemblée.
Dans cet arrêt du 10.01.2002, la Cour avait décidé qu’en cas de refus du bureau, cette demande pouvait être formée devant le TGI.
En cas d’erreur matérielle dans la rédaction du procès-verbal, la demande en rectification devant le TGI doit être formée dans le délai de 10 ans prévu par l’art.42, 1er alinéa." |
Édité par - Gédehem le 08 avr. 2011 21:09:33 |
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Posté - 09 avr. 2011 : 04:23:05
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Ribouldingue
D'autres anomalies ont été constatées : mauvaise affectation de votes du fait de l'absence de prénoms et de plusieurs cas d'homonymie, de pouvoirs non correctement reportés dans le décompte des votes des résolutions, de votes enregistrés contre alors que la personne a voté pour. L'ensemble des anomalies a fait l'objet d'une annexe au PV signée par le Président de séance et le scrutateur. Le soir même le Président avait demandé au syndic de revoir les calculs, et le PV a été renvoyé 48 heures après avec toutes les erreurs constatées, ce qui a fait l'objet de cette annexe. Pour exemple, à l'élection du syndic la totalisation des Pour, Contre et Abstention ne faisait pas le total des tantièmes de la feuille de présence, ni celui annoncé en début de PV.
Pour ce qui est de représenter sa candidature, je trouve que c'est plutot de bonne guerre, et soit vous votez pour lui, soit vosu etes en adminsitration judicaire puisque apparamment personne n'a été cherché un autre candaidat
Il y avait un autre candidat pour l'AG contestée, mais comme je l'ai indiqué dans mon post du 8 avril - 17 h 43, le syndic a convoqué une AG au 30 mai, en accord avec le Conseil Syndical, à la surprise des copropriétaires. Beaucoup d'ailleurs risquent d'être absents à cette date.
Gedehem
Clause datant manifestement du statut de 1938, clause maintenant illicite, réputée non écrite !
Pourquoi cette clause est maintenant illicite ; cela revient-il à dire que la date du 30.6. n'a pu lieu d'être ? et que l'on doit prendre en compte la notion de 6 mois après la clôture des comptes.
Sans avoir les éléments, on peut avancer que des erreurs relevées dans le PV tant sur le nombre des copropriétaires que sur les voix dont ils étaient porteurs pouvait très facilement être "spontanément" rectifiées par le "bureau" de l'AG
Comme je l'ai indiqué ci-dessus à Ribouldingue, le soir même, un des scrutateurs a noté qu'il y avait une erreur dans le décompte des voix pour un vote... mais le syndic utilisant un portable pour l'enregistrement des votes, il n'a pu ou voulu retrouver l'erreur. Un accord a été pris pour qu'il fasse les recherches dans la nuit et repropose un PV corrigé.
A la relecture du PV renvoyé, il a été constaté d'autres erreurs (homonymes, pouvoirs non comptabilisés, élection d'un locataire au CS....)
Voilà pourquoi le dossier est arrivé au TGI.
Les autres anomalies que je cite et qui sont mentionnées dans l'annexe du PV n'ont pas été utilisées par l'avocat dans ses conclusions.
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Posté - 09 avr. 2011 : 06:35:54
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Manifestement le président de séance a accepté les corrections d'erreur, dont le PV diffusé est contesté. Personne n'a fait le pas de rerédiger le PV. Ca montre d'autant plus que l'ag n'a pas a etre annulée.
Ca montre aussi que la phrase de Gedehem: Manifestement on put avancer... que les erreurs... pouvaient etre tres facilement rectifiées...est pertinente, et aussi que votre président du conseil syndical manque un peu de peps.
Il semble qu'il ait signé un PV dont il savait qu'il était manifestement plein de coquilles.
Sinon comment un PV erroné a t'il pu etre diffusé?
Apparamment aussi vous avez élu le syndic comme secrétaire, mais vous lui demandez aussi de faire scrutateur. N'élisez vous pas de scrutateur?
Il y avait un autre candidat? OUi, mais si persone n'a demandé par courrier RAR de mentioner son nom et de joindre sa proposition a une future AG, c'est dommage.
citation: Beaucoup d'ailleurs risquent d'être absents à cette date Quand même en s'y prenant presque un mois a l'avance il est difficile d'arguer que la date rend la participation difficile. |
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felix1930
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Posté - 09 avr. 2011 : 07:22:46
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citation: L'AG est annuelle et les comptes doivent être approuvés dans les 6 mois .
j'en suis resté à :l'AG appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de 6 mois à acompter du dernier jour de l'exercice comptable précedent |
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Posté - 09 avr. 2011 : 07:58:34
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Ribouldingue
Non, le président de séance n'a pas accepté le PV car il a constaté que le PV refait par le secrétaire (le syndic) avait de nombreuses erreurs.
Compte tenu de la situation de blocage constatée, et l'impossibilité des rectifier les erreurs constatées, le Président de séance et un des scrutateurs (ce n'était pas le syndic), ont rédigés une annexe listant les erreurs constatées et non rectifiées avec demande de bien vouloir diffuser le PV et l'annexe.
Pourquoi dites vous que le syndic était scrutateur ? Il était le secrétaire et enregistrait les votes sur son portable. Ce qui pose d'ailleurs problème, car personne en dehors de celui qui manipule l'ordinateur ne voit ce qui est entré dans la machine. Résultat ce qui en ressort lors de la lecture du PV, fait apparaître des pouvoirs non comptabilisés, des votes attribués à des homonymes, des départs en cours de séance non enregistrés bien qu'elles soient annoncées par le syndic.....
Le Président de séance n'était pas le Président du Conseil Syndical.
Pourquoi vouliez-vous que quelqu'un propose la candidature d'un autre syndic puisque l'élection qui a eu lieu avait été faite pour 3 ans.
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JB22
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Posté - 09 avr. 2011 : 09:49:38
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"Pourquoi dites vous que le syndic était scrutateur ? Il était le secrétaire et enregistrait les votes sur son portable. Ce qui pose d'ailleurs problème, car personne en dehors de celui qui manipule l'ordinateur ne voit ce qui est entré dans la machine."
Effectivement c'est le syndic qui "manipule" le portable pour l'enregistrement des votes.
Cela n'empêche pas le ou les scrutateurs de remplir leur rôle.Ils doivent au minimum enregistrer les noms des votants "pour "et les "abstentions".
Le président de séance doit demander au syndic d'annoncer les résultats du vote: noms des copropriétaires ayant voté "pour" représentant "x" voix et des abstentionnistes représentant "y" voix, les autres copropriétaires ayant votés" pour" représentant "z" voix, le total des voix devant être celui des présents et représentés figurant sur la feuille de présence, compte tenue des départs en cours de séance, régulièrement enregistrés.
Les scrutateurs vérifiant les résultats annoncés par le syndic.
Le président de séance annonce le résultat du vote: Résolution adoptée ou refusée.
En procédant méthodiquement, si cela demande un peu plus de temps, cela évite des contestations et des pertes de temps ultérieures. |
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Posté - 09 avr. 2011 : 12:10:48
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Si le PV a été diffisé avec la signature du préident de séance, c'est la responsabilité du président de séance d'avair signé.
Si il n'y a pas sa signature, je ne voit pasque cela soit un PV. Y'a t'il sa signature ou pas?
citation: Pourquoi vouliez-vous que quelqu'un propose la candidature d'un autre syndic puisque l'élection qui a eu lieu avait été faite pour 3 ans.
En effet. Ca m'avait échappé.
Il appartient donc au président de séance de constater que le syndic actuel étant élu, et n'ayant pas démissionné, il y a pas lieu de procéder a une nouvelle élection.
Le président constate également que le syndic a certainement 'prévu' de démissioinner en cours d'assemblée générale, mais que -ce faisant'- il ne garantie pas la tranquillité du syndicat qui n'a pas matériellement le temps (quelques minutes) pour préparer sereinement l'élection d'un nouveau syndic, fut-il l'ancien, et qu'il doit donc suite à cette démission prévoir une nouvelle AG a ses frais, laquelle sera consacrée uniquement à sa succession.
Cela demande au minimum un peu de concertation, que le rpésident de séacne ne soit pas de mèche, et que une majorité des propriétaires soient prets a jouer le jeu, y compris ne pas voter pour le syndic actuel.
Est-ce que cela vaut le coup, vu qu'il s'agit d'erreurs facilement corrigeables au PV de l'an dernier?
Mais rendonc à Gédéhem ce qui lui apprtient, il l'avait deja dit plus haut: citation: Concernant cette question de la désignation du syndic, l'AG peut constater qu'elle est sans objet, le syndicat étant pourvu d'un syndic désigné pour 3 ans en 2010. Au CS, au pdt de séance, à des copropriétaires de le proposer, c'est très classique lorsqu'une question est (devenue) sans objet.
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