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 Posté - 27 avr. 2011 : 00:53:55
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Nous avons une assemblée fin mai avec à l'ordre du jour l'élection du syndic.
Bien entendu, nous nous organisons pour avoir la présidence et le secrétariat.
Toutefois, notre copropriété comprend 400 lots répartis en 4 batiments et compte tenu de la date (elle est avancée cette année de près de 3 mois), de nombreux copropriétaires ne seront pas présents. La remontée des pouvoirs est en cours, car il est proposé une candidature concurrente à celle du syndic en place.
Pour une ouverture du bureau à 9 heures, à la dernière assemblée, la signature de la feuille de présence, l'enregistrement des informations sur son logiciel, puis ensuite le contrôle des pouvoirs par les scrutateurs, la réunion n'a débutée que vers 13 heures (4 heures d'attente).
Ensuite, s'est posée la question de l'enregistrement des votes qui n'a été faite que par le syndic (son logiciel), et pour laquelle ont été repérées de nombreux problèmes.
Cette année, compte tenu de la situation (élection du syndic), nous voudrions avoir notre propre outil de saisie.
Nous n'avons pas l'intention d'acheter un logiciel utilisé par les syndics ;
y-a-t-il un outil (excell, access,ou autre ) qui permettrait de saisir les copropriétaires présents avec les pouvoirs dont ils sont porteurs et qui ensuite permettrait de saisir les votes des personnes présentes et leurs pouvoirs associés (sauf indications contraires).
Parmi les habitués des AG, y-a-t-il l'un d'entre vous qui aurait ce type d'outil ?
Merci d'avance
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baptiste
Contributeur débutant
68 message(s)
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Posté - 27 avr. 2011 : 16:11:56
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Bonjour,
En réponse à votre demande, je pense qu'avec un logiciel du type EXEL
installé sur un PC Portable ferait l'affaire.
Il suffit de faire un peu d'apprentissage avant en enregistrant une feuille de calcul avec une dizaine de noms et le tour est joué.
Prévoir une rallonge électrique pour soulager la batterie.
Bon courage vous verrez il n'y a rien d'exceptionnel... |
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Posté - 27 avr. 2011 : 19:37:26
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Louise Bourles : un tableur excel peut être très efficace.
Nous avons préparé une telle AG, avec 55 résolutions à voter. Nous avons la chance d'avoir un ingénieur féminin qui trvaille dans le nucléaire qui nous avait concocté un programme très efficace, qui donnait les totaux immédiatement en tantièmesd es pour, des contre et des abstentions pour sur chaque résolutions.
MAIS, nous sommes que 33 copropriétaires; il est donc facile de mettre des croix pour le choix de chaque copro. et sur chaque résolutions. Les présents et représentés étant sélectionnés dès le début, nous appelions les copros pour qu'il donne leur vote.
Pour 400 lots, et certianements des charges spéciales par batiment cela est beaucoup plus compliqué.
SI vous avez un spécialiste d'excel, le programme demandera malgré tout des heures de boulot, et la saisie des 400 copros avec leur tantièmes également.
Le premier document à posséder c'est la liste des copros à jour pour saisir les données, et pour éditer la liste de présences à fiare signer en début d'AG.
Sans ce document essentiel à votre projet, je ne vois pas comment vous pourriez fabriquer ce programme car il vous faudra comparer en fin d'AG les votes relevés sur chaque résolution avec ceux du syndic !!!
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mmpp31
Contributeur actif
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 Posté - 27 avr. 2011 : 23:13:22
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pour l'avoir déjà fait, je suggère également Excel
Comme le dit Philippe388 il est impératif d'avoir la liste des copros à jour avec leurs tantièmes.
Dans les 3 premières colonnes, mettre noms, prénoms et tantième dans la 3°. Dans la 4°, "présent, représenté ou absent". Dans la 5° colonne, le vote, "Pour, Contre, Abstention".
Après 2 solutions, soit un fichier par résolution, soit tout sur le même.
Ensuite, il faut faire une petite fonction toute simple pour qu'en fonction du vote, on additionne ou non les tantièmes.
Je ne rentre pas dans les détails ici mais ce n'est pas compliqué. Le plus long est d'entrer tous les noms. Nous avons 140 lots principaux dans notre résidence. |
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Louis92
Contributeur vétéran
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4
Posté - 28 avr. 2011 : 09:58:27
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J'apporte ma pierre.
Une des rares prérogatives d'un président de CS est de convoquer une AG si le syndic ne le fait pas. Pour cela, le président doit avoir, préventivement, la liste des noms et adresses, numéros de lot de tous les copropriétaires. Cette liste est donc censée être déjà connue du président de CS. C'est un outil utile aussi pour savoir qui habite où : par exemple, quand l'aspect d'un balcon ne respecte pas le règlement de copropriété.
Pour ce qui est de la saisie, celle-ci peut être évitée. En effet, il faut demander cette liste au syndic sous forme de pdf dans lequel on peut faire des recherches de texte (donc pas un pdf résultant de la numérisation d'un document papier comme la feuille d'émargement). A partir d'un tel pdf, on peut éviter d'avoir à resaisir les données. Méthode :
- ouvrir le pdf,
- sélectionner la zone de texte de la 1ère page et la (Edition-)copier,
- ouvrir une appli de traitement de texte et (Edition-)coller (on obtient autant de lignes que dans le pdf), puis saisir un point de virgule pour séparer nom, n°lot, tantièmes, etc ..., enregistrer en texte brut avec extension .csv,
- refaire la même chose pour les autres pages et coller à la suite dans le .csv,
- ouvrir un tableur, ouvrir le fichier.csv, dire au tableur de prendre le ; pour séparateur de colonne : on obtient un tableau avec nb de lignes = nb de lots, nb de colonnes = nb de points de virgule +1, enregistrer en xls.
Cdlt. Louis92.
PS : si les adresses génèrent des lignes supplémentaires et le souhait est de les conserver, il faut reprendre le .csv sous le traitement de texte pour n'avoir qu'une ligne par lot. |
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Posté - 28 avr. 2011 : 10:09:24
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Louise Bourles : Une page Excel avec les 400 lots et leur tantièmes et cela pour chaque résolution, avec 3 colonnes pour les votes Pour, contre et Abs sera peut-être une bonne solution.
Une première page également pour les totaux des présents, des absents, et des présentés.
Cela demandera du temps, même pour un spécialiste d'Excel. |
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Posté - 28 avr. 2011 : 16:21:30
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Louise Bourles : allez voir sur le site de l'ARC ( UNARC ), rubrique Abus en date du 28 avril, un adhérent propose de communiquer un programme qui répondra à votre souhait de comptabilisé les votes. |
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mmpp31
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Posté - 30 avr. 2011 : 17:23:19
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Voici en pièce jointe un exemple de fichier excel tout simple pour comptabiliser les votes.
Pour les présents, on ne peut entrer que P,R ou A.
Pour les votes, on ne peut entrer que P, C ou A.
Le reste se fait tout seul. Il suffit en bas de choisir quelle majorité on veut.
Après le plus long est de remplir les cellules nom, prénom, tantièmes et d'adapter les formules au nombre de lignes.
On crée une page par résolution, et les autres pages se remplissent seules en fonction de la 1°.
 Document: secrétariat AG.xls ( 20480 octets ) |
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 30 avr. 2011 : 18:33:43
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Je pense que mmpp31 va faire beaucoup d'heureux. Merci à lui. Il a écrit : citation: Après le plus long est de remplir les cellules nom, prénom, tantièmes Je rappelle la méthode que j'ai proposée le 28/4/11 : elle évite d'avoir à re-saisir les cellules nom, prénom, tantièmes.
Cdlt. Louis92. |
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mmpp31
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Posté - 30 avr. 2011 : 18:45:59
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c'est effectivement, le plus long, même avec votre méthode.
Le fichier est très simple, on peut le rendre plus complet en ajoutant le nom du mandataire ce qui facilite la recherche pour les votes et permet également de vérifier automatiquement que le nombre de tantièmes ne dépasse pas 5% du nombre de tantièmes totaux. |
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mmpp31
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Posté - 30 avr. 2011 : 21:43:50
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je me suis amusé à arrangé le fichier.
Par défaut, les copro sont marqués absents, le vote est contre et passe automatiquement en pour si le copro est présent ou représenté.
Lors de la signature de la feuille de présence, il suffit de basculer le copro en présent ou représenté et d'inscrire le mandataire.
Les feuilles des autres résolutions se rempliront automatiquement d'après la feuille précédente. Ainsi des arrivées en cours d'AG, pourront être modifiées uniquement sur la résolution en cours et se répercuteront sur les résolutions suivantes.
Lors du décompte des votes, il suffit ainsi de ne comptabiliser que les contres et absentions.
Les calculs se feront tout seul.
Il faut tout de même penser à enregistrer et à insérer une feuille si la résolution doit être votée à l'article 25-1.
Document: secretariat AG.xls ( 27648 octets ) |
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snp
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Posté - 01 mai 2011 : 08:17:57
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mmpp31:
Mon système est similaire au vôtre. J'ai des tableaux croisés, un classeur pour les présences avec les différentes grilles de répartition, qui reste ouvert pendant toute l'AG et un classeur par résolution, refermé dés le résultat du vote connu. Au début j'avais un classeur avec autant de feuilles que de résolutions, mais je me suis aperçu que Exel recalcule tout à chaque fois que l'on introduit un signe. Cela ralentissait, de plus en plus. Est-ce le cas avec votre système? (pour 50 lots principaux)
Egalement, je n'utilise que le signe "1". Pour "Présent", "Représenté", "Contre", "Abstention", et pour certaines résolutions, "Pour".
Si je peux me permettre, dans vos formules d'adoption en fonction de la majorité requise, il faudrait enlever le signe "="; il faut 50% + 1. Et pour l'article 26, rajouter, comme condition, la majorité absolue des copropriétaires.
Merci mmpp31, je vais mixer votre système avec le mien.
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SCROX
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Posté - 01 mai 2011 : 08:55:50
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merci mmpp31, je suis en train de préparer un tableau pour compter les votes lors de notre AG et je vais m'aider du votre
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Posté - 01 mai 2011 : 10:53:45
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mmpp31 : citation: le vote est contre et passe automatiquement en pour si le copro est présent ou représenté.
et les abstentions qui sont nombreuses en copropriété (les timides) ???? Si des copros ne sont pas contre, ils peuvent être Pour OU abstentionniste.
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mmpp31
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Posté - 01 mai 2011 : 10:57:33
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citation: Initialement posté par snp
Si je peux me permettre, dans vos formules d'adoption en fonction de la majorité requise, il faudrait enlever le signe "="; il faut 50% + 1. Et pour l'article 26, rajouter, comme condition, la majorité absolue des copropriétaires.
c'est exact, j'ai fait un rapide copier/coller et oublié de modifier ces 2 points. Je corrigerai ce point.
Je m'en étais servi pour 150 lots et pas eu de soucis.
Par contre, afin de rendre le fichier plus lisible j'ai préféré garder les lettres plutôt que passer en binaire. |
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Posté - 01 mai 2011 : 19:07:16
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Merci de vos réponses. Je vais tester avec la liste des copropriétaires que j'ai déjà . Elle demandera une petite mise à jour avec les dernières ventes, mais rien de très important.
J'ai déjà enregistré tous les noms et adresses dans un fichier excel donc pas de gros problèmes.
Merci beaucoup |
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snp
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Posté - 01 mai 2011 : 19:31:57
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Il faut aussi bloquer les case de la colonne G ("vote") quand le copropriétaire et absent et non représenté. Il y a risque d'erreur et de mettre un "P" dans la case du copropriétaire absent et non représenté, ce qui fausse le total des "Contre" et celui des "Pour".
Sinon, c'est impec, mmpp31. Si vous passez dans la région parisienne, faîtes un signe, nous irons vider quelques godets. |
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JB22
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Posté - 01 mai 2011 : 23:26:59
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J'ai suivi avec intérêt le sujet.
J'ai réalisé une application sur EXCEL et je suis entièrement d' accord sur le fait que le plus long du travail est la saisie de la liste des copropriétaires et des tantièmes par clé de répartition susceptibles d'un vote en A.G. (Par Bâtiment, Ascenseur...) cela fait l'objet d'une "feuille MERE" dans laquelle il suffit de saisir dans une colonne les présents (j'ai adopté le 1 pour les présents) et dans une autre colonne pour les représentés le numéro d'ordre du représentant, il est alors automatiquement mis en "présent". Cette feuille est mise à jour des départs en cours d' AG.
A partir de la "feuille MERE" il est créé une feuille de vote (Une par question).
Il faut renseigner le numéro de la question ou une référence qui serviront de nom pour la feuille de vote.
Saisir le type de résolution: article 24, 25, 25.1, 26, 26.1 travaux d'amélioration.
Saisir l'objet de la résolution (facultatif)
Saisir la clé applicable: 1 par défaut Tantièmes généraux,
Il y a trois colonne pour les votes: (Lisibilité)
"POUR" 1 par défaut,"CONTRE" et "ABSTENTION"
Il suffit donc de saisir un "1" dans la colonne "CONTRE" ou ABSTENTION". (Le "1" "POUR" disparait).
Par défaut les votes des représentés sont ceux de leur représentant, sauf indication contraire, la liberté de vote et ainsi respecté.
Il y a des contrôles, on ne peut voter à la fois "CONTRE"et "ABSTENTION"
Un ABSENT ne peut pas voter... (Avertissement logiciel)
Tous les calculs de voix sont automatiques ainsi que les résultats du vote.
A la clôture du vote, la feuille et triée automatiquement par votes "POUR", "CONTRE" et "ABSTENTION" ce qui permet un copier-coller dans le P.V.
L'application s'adapte facilement au nombre de copropriétaires.
Comme pour toute application il faut disposer avant l' A.G. d'une liste, des copropriétaires et des tantièmes, à jour. |
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Posté - 02 mai 2011 : 06:38:38
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jb22 ce serait interessant de nous mettre ce fichier ....  merci d'avance |
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jeapy06
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Posté - 16 déc. 2011 : 01:34:31
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Merci pour ces outils, je ne sais pas si je pourrai les utiliser, nous avons un syndic qui ne semble pas tres informatisé... mais en tous cas chapeau pour le travail et grand merci pour le partage !
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