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shaun
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 Posté - 07 nov. 2013 : 23:29:57
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Bonsoir,
Dans notre copropriété un gros programme de travaux a été voté fin 2010. Ces travaux ont été votés en partie grâce à la promesse d'une subvention importante.
Tous les appels de fonds ont eu lieu (le dernier en mars 2013).
Certains des travaux sont arrivés à leur terme. Ils n'ont toutefois pas pu être approuvés et régularisés car la subvention correspondante n'avait pas été touchée.
Je prends un exemple : les travaux de plomberie sont terminés depuis septembre 2011 ; la dernière facture, suite à réception sans réserve, a été réglée en décembre 2011.
Nous allons très prochainement pouvoir toucher un premier acompte sur subvention, car le montant des travaux réalisés et réglés est (enfin) suffisant.
Admettons que cet acompte sur subvention va être perçu au 1er décembre 2013.
Notre exercice comptable commence le 1er octobre.
Une AG est prévue mi-janvier.
Cette AG a-t'elle possibilité de prendre une décision permettant de reventiler (=rembourser pour tous ceux à jour de leurs appels) tout/partie de cet acompte sur subvention sans attendre la fin de l'exercice comptable en cours (= 30 septembre 2014) ? Les sommes en jeu sont importantes...
En vous remerciant
Shaun
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mfld
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Posté - 08 nov. 2013 : 13:16:19
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Bonjour shaun,
Quelques questions pour finir de brosser le tableau et s'assurer qu'il n'y a pas anguille sous roche, avant de vous répondre : un emprunt a-t-il été souscrit pour préfinancer la subvention (je suppose que non) ? La personne subventionnée est-elle bien le syndicat et non une partie des copropriétaires (je suppose que c'est le syndicat) ? La subvention est bien versée en plusieurs parties (je suppose que oui vu que vous citez un accompte) ?
Enfin, pour le contradictoire : quelle est la position argumentée de votre syndic ?
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Posté - 08 nov. 2013 : 14:00:57
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shaun : cette subvention sert à rembourser les avances du SDC, donc des copropriétaires. Le syndic doit rembourser dès réception des acomptes les copros concernés.
La fin de l'excercice n'a rien Ă voir avec la gestion de ces fonds!
le CS devra vérifier si cette somme a été correctement ventilée lors de la récpetion de l'acompte et du solde. |
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JPM
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Posté - 08 nov. 2013 : 15:43:43
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La première question est celle de l'approbation du compte des travaux, ou du moins d'une tranche déterminée de ces travaux.
Quand les dates le permettent, il est possible d'approuver le compte des travaux effectués en 2013 lors d'une assemblée tenue en 2013 et portant sur l'approbation des comptes de l'exercice 2012.
Exemple :
Travaux décidés en 2012 ; provisions appelées en 2012 ;
Exécution en janvier / février 2013
Paiement complet fin février 2013
L'assemblée est réunie en avril 2013.
Il est possible d'inscrire à l'ordre du jour de cette assemblée, distinctement de l'approbation des comptes 2012, l'approbation du compte de ces travaux sans attendre l'assemblée à tenir en avril 2014.
Il faut prendre la précaution d'établir le compte de ces travaux en extracomptable. C'est à dire manuellement et sans demander à l'ordinateur de l'établir. Je sais qu'il y a des logiciels permettant ce genre d'opérations, mais je sais aussi qu'on a plus de chance de se planter que de bien faire. Et si on se plante, on fait apparaître des écritures de 2013 dans des comptes arrêtés au 31/12/2012 
Mais il faut tout faire apparaître sur le compte extracomptable : les appels effectués, les paiements effectués à l'entrepreneur, le solde final et les modalités de sa répartition.
Si ce compte est approuvé, et s'il n'y a pas de contestation de l'assemblée, le syndic peut passer toutes les écritures de cloture de ce compte y compris la répartition de l'insuffisance ou du trop perçu.
ATTENTION : Ce mécanisme ne doit rien modifier à l'établissement de l'annexe 5 pour 2012.
Observation personnelle : un compte de travaux correct et informant complètement les copropriétaires ne peut être établi que sous la forme extracomptable, en veillant à la cohérence avec l'annexe 4.
Cette annexe fournit sans nul doute les éléments comptables, mais ne fait pas apparaître les renseignements concernant les entreprises, qui sont indispensables souent pour le fisc.
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shaun
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Posté - 08 nov. 2013 : 18:27:25
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Bonsoir,
Merci pour vos réponses.
Je vais commencer par répondre aux questions de mfld :
citation: un emprunt a-t-il été souscrit pour préfinancer la subvention (je suppose que non) ? Quelques copros ont souscrit un emprunt type Copro 100, mais c'est loin d'être la majorité (5 sur 40)
citation: La personne subventionnée est-elle bien le syndicat et non une partie des copropriétaires (je suppose que c'est le syndicat) ? oui
citation: La subvention est bien versée en plusieurs parties (je suppose que oui vu que vous citez un accompte) ? oui
citation: Enfin, pour le contradictoire : quelle est la position argumentée de votre syndic ? Position : "ouh là là ma brave dame, on est forcément obligés d'attendre la fin de l'exercice comptable pour faire quoi que ce soit ! Et puis il nous faudra une décision d'AG pour rembourser un kopeck"
Comme ça m'avait un poil énervée au vu des sommes en jeu, et que je leur avais expliqué que non, si l'acompte était touché en octobre 2013, on n'allait pas attendre décembre 2014 pour le rembourser aux copros, le syndic avait demandé lors de la dernière AG d'inscrire un point "Autorisation à donner au syndic xxx pour convoquer une assemblée générale spéciale à l'issue du versement de l'acompte sur la subvention à percevoir dans le cadre des travaux votés".
Je pense bien que, comme dirait Gédehem, c'est du roulage dans la farine, mais comme personne n'y panne quoi que ce soit (tout particulièrement en compta et tout ce qui s'y apparente), c'est le far west. Et pourtant, c'est le nerf de la guerre !
Pour vous donner un autre exemple : les copros qui avaient pris, à titre individuel, l'emprunt Copro100, l'avaient surdimensionné par rapport au montant total de leurs appels. Mettons 100€ alors que le montant total de leurs appels n'a été que de 90€.
Dès que l'emprunt a été souscrit, le SDC a touché, sur son compte séparé, 100€.
A l'issue des appels, les copros en question avaient donc versé 10€ de trop... Il a fallu que je pique une grosse colère en AG pour que le syndic change sa position de "je ne peux rien faire tant que les travaux ne sont pas approuvés" à "oui OK, je comprends, je rembourse très vite aux copros concernés ce trop-perçu".
Et finalement, malgré X relances du CS après l'AG, il ne s'est rien passé avant qu'une des copros concernées ne se pointe dans les bureaux du syndic et leur dise : "je ne partirai pas tant que je n'aurai pas mon chèque..."
Donc autant vous dire que si pour des trop-perçus il faut le lance-roquettes*, je ne sais pas ce qu'il va falloir sortir pour l'acompte sur subvention.
Enfin si, j'ai une idée : le changement de syndic.
Ca tombe bien, il est Ă l'ordre du jour de la prochaine AG.
En tout cas, merci de vos réponses. Me voilà mieux armée pour la suite.
Shaun
* le chat préfèrerait "lance-croquettes", d'autant plus que c'est presque l'heure du repas félin. Oui ça n'a rien à voir avec la choucroute.
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andre78fr
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 Posté - 08 nov. 2013 : 19:33:02
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Je me demande sur quelle base juridique se fonde la proposition de JPM de séparer ainsi l'approbation de comptes travaux non terminés dans l'exercice de l'approbation normale des comptes d'après l'ensemble des annexes...
On peut toujours mettre à l'ordre du jour une opération de répartition exceptionnelle (avec des documents justificatifs qui rejoignent ce "compte extra-comptable") mais on ne doit pas appeler ça une "approbation de compte travaux" au risque d'entretenir une confusion et une ambiguïté certaines... |
Édité par - andre78fr le 08 nov. 2013 19:33:34 |
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mfld
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Posté - 08 nov. 2013 : 20:14:05
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Bonsoir shaun,
Merci pour vos précisions. Concernant l'emprunt type Copro100, ce serait plutôt pour financer les provisions des copros que pour pré-financer la subvention, mais, bon, c'est un détail, passons.
Philippe a déjà répondu en synthèse, JPM nous a gratifié d'une explication détaillée sur la manière de clôturer et faire approuver les comptes travaux dès qu'ils sont achevées (et réceptionnés !) à la prochaine AG, sans attendre la répartition de clôture de l'exercice (= la régularisation), je complèterais donc en détaillant le mécanisme comptable concernant la subvention, afin que vous ayez des "billes" pour montrer au syndic qu'il ne faut pas vous prendre pour une...
Pour faire simple, dès que la subvention est confirmée, le syndic enregistre son montant total dans un compte 131xxx. Comme vos travaux sont déjà payés (et donc les charges correspondantes déjà réalisées), le syndic va enregistrer sans délais les versements dans le compte 713xxx. Et c'est là que commence la négociation...
Si c'est un partisan de l'effort minimum l'optimisation, il va attendre la régularisation pour solder ce compte 713xxx par répartition sur les comptes 450yyy des copros. Ça tombe bien, le capital va travailler sur son compte unique pendant ce temps là , dis donc, quel hasard !
S'il est soucieux de la trésorerie de ses clients (= les copros), il procèdera dès que son montant est significatif, au solde du 713xxx par une répartition intermédiaire, sans attendre celle de la régularisation, et avec la bonne clé de préférence..
Je nuancerais alors le propos de Philippe en faisant remarquer que c'est une opération supplémentaire pour le comptable qui n'est pas automatique. Ho, allez, maximum une petite heure sur le logiciel. Vous pouvez donc retourner voir votre syndic, et lui offrir une heure de vacation pour le décider à sortir de ses petites habitudes...
Et après on dira que je ne suis pas compréhensif avec les syndics pro !
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Édité par - mfld le 08 nov. 2013 20:30:56 |
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mfld
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Posté - 08 nov. 2013 : 20:37:05
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@André : je pense qu'il ne parle pas de travaux non terminés, mais au contraire terminés, en se basant sur le dernier alinéa de l'article DC.8 :
Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges.
Il est précisé que pour les charges et produits pour travaux de l'article 14-2 et opérations exceptionnelles, la répartition est opérée selon les mêmes modalités et ne peut intervenir qu'à la clôture définitive de chacune des opérations concernées.
En d'autres termes, avant la fin des travaux, c'est pas possible, après, c'est possible.
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Édité par - mfld le 08 nov. 2013 20:54:04 |
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andre78fr
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Posté - 08 nov. 2013 : 20:57:33
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Je suis désolé mais je ne vois pas comment des travaux conformes à l'exemple de JPM :
citation: Exemple :
Travaux décidés en 2012 ; provisions appelées en 2012 ;
Exécution en janvier / février 2013
Paiement complet fin février 2013
L'assemblée est réunie en avril 2013.
peuvent apparaître dans le bas de l'annexe 2 ou dans l'annexe 4 dont la date d'arrêté est le 31/12/2012... et je vous renvoie au début de l'article DC.8.
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mfld
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Posté - 08 nov. 2013 : 21:23:26
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Ben ?!? Sauf à me mettre le doigt dans l’œil, au 31/12/2012, dans l'annexe 2, on aurait un 702 vide, et dans l'annexe 1, un 102 avec toutes les provisions de 2012, et dans l'annexe 4, colonne dépenses : zéro, et colonne provisions : pleines.
L'approbation de l'exercice 2012 étant passée (comme une lettre à la poste ?), on ranges les annexes de 2012, et on présente en extra-comptable la situation à la fin des travaux (donc fin 02/2013) : le 102 est vide, le 702 plein, le 671 tout aussi plein (on espère pas plus), et on approuve pour pouvoir répartir l'excédent ou l'insuffisance, non ?
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andre78fr
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Posté - 08 nov. 2013 : 21:35:29
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Ben non... je ne pense pas ; on approuve pas des morceaux extra-comptables, on approuve d'après les documents de synthèse officiel, à savoir les annexes !!!
citation: Article 10 [...]
Pour l’approbation des comptes, le total des charges pour opérations courantes de l’annexe n o 3 doit être égal au total des charges de l’annexe n o 2 et le total des charges pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles de l’annexe n o 4 doit être égal au total des charges de l’annexe n o 2.
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mfld
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Posté - 08 nov. 2013 : 21:57:48
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Ha ça y est, je viens de comprendre votre raisonnement : si pas d'annexes qui sont forcément établies en fin d'exercice, pas d'approbation de l'exercice / des comptes, et donc pas de répartition possible, surtout opposable, c'est bien cela ? |
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Édité par - mfld le 08 nov. 2013 22:00:07 |
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andre78fr
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Posté - 08 nov. 2013 : 22:59:32
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Oui c'est bien celà et il me semble que ce raisonnement c'est l'esprit des textes et notamment de l'arrêté et du décret du 14 mars 2005.
L'approbation doit suivre un formalisme et reposer sur ces fameuses annexes.
C'est uniquement avant l'AG et pour les comptes de l'exercice clos que les copropriétaires peuvent venir consulter et vérifier les comptes... qu'on leur demande d'approuver.
Approuver une partie des comptes par rapport à une date de réalisation antérieure à l'AG mais sans le moindre document officiel et comptable ni procédure de contrôle me semble une pure folie :-)
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JPM
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13
Posté - 08 nov. 2013 : 23:49:07
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Il me semble que j'ai Ă©crit clairement qu'il fallait Ă©tablir ce compte en extracomptable pour Ă©viter de voir passer au 31/12/2012 des Ă©critures de 2013 !
Sur le principe de l'opération : rien ne peut interdire de boucler une opération de l'article 14-2 en cours d'exercice si l'occasion se présente.
A l'extrême rigueur il ne serait pas interdit de convoquer une assemblée spécialement pour ce faire mais, dans la pratique, il est difficile de le concevoir. Dans l'exemple que j'ai donné, l'assemblée ordinaire a été tenue après l'achèvement du chantier et sa facturation. Ce sont les deux conditions impératives. En l'espèce le règlement total a ét effectué. C'est mieux encore mais pas indispensable.
Dès lors que toutes ces opérations sont passées en comptabilité et apparaissent dans l'annexe 4 au 31/12/2013 tout est parfaitement régulier. Il suffit de rappeler dans le rapport du CS ou autrement que les comptes du chantier ont été approuvés par l'assemblée tenue le nn/nn/nnnn.
D'une autre manière je pense qu'il serait souhaitable d'admettre pour des opérations simples, - même si elles portent sur un montant important -, de les solder pareillement en cours d'exercice, au moins lorsqu'elles présentent trop-appelé ( et non pas trop-perçu comme dit dans le texte ).
La même solution devrait être étendu aux opérations dont le coût final est inférieur ou égal au crédit ouvert par l'assemblée générale.
Il est bien entendu que l'approbation de ces comptes devrait être maintenue à l'ordre du jour de l'assemblée annuelle ultérieure.
On ne peut continuer à traîner systématiquement des comptes de travaux sur près de deux années. J'ajoute qu'il faut prévoir dans ces hypothèses un avis conforme du conseil syndical.
Mme Duflot aurait du prévoir quelques améliorations aux dispositions comptables plutot que de cogiter la notification d'une sanction au syndic avant même de l'avoir entendu 
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mfld
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Posté - 09 nov. 2013 : 11:01:40
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Aie... nous entrons ici dans la zone grise entre le bon sens d'un coté et l'obstacle posé par la lettre des textes. D'autres contributeurs au fait de l'esprit de ces textes pour nous aider à en sortir ?
@JPM
Par pitié, arrêtez de vous attaquer personnellement à Mme la ministre, le projet de loi est certes à retravailler, mais la chancellerie n'est pas son premier rédacteur, et ce qu'on lui demande, c'est d'abord du courage politique pour faire respecter le pot de terre par le pot de fer (suivez mon regard).
Je n'ai aucune compétence pour me faire une opinion fondée sur les volets concernant la location ou l'urbanisme, mais sur le volet copropriété, les principes me paraissent bons. Plutôt que d'épancher sur ce forum votre frustration d'un manque de rigueur juridique sur les projets de dispositions, envoyez plutôt vos observations directement aux rapporteurs des commissions du parlement pour la seconde lecture, si ce n'est pas déjà fait.
J'ai un exemple pour le sénat : le rapporteur de la commission des lois a tout de suite compris une remarque sur l'inadaptation aux syndicats principaux / secondaires de son amendement sur le fichier des copropriétés, et promets de revoir ce point. Je peux vous envoyer le mél si vous voulez les détails.
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JB22
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Posté - 09 nov. 2013 : 19:53:25
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De JPM:
"Sur le principe de l'opération : rien ne peut interdire de boucler une opération de l'article 14-2 en cours d'exercice si l'occasion se présente."
Je ne suis pas d' accord, c' est contraire aux dispositions des articles 4 et 5 du décret, et de l' article 2: "Le syndicat des copropriétaires approuvent les comptes de l' exercice clos..."
"On ne peut continuer à traîner systématiquement des comptes de travaux sur près de deux "
Sur le plan comptable il est prévu des comptes 120 pour les opérations s' étendant sur plusieurs exercices et une annexe 5 pour les travaux en cours.
"Si ce compte est approuvé, et s'il n'y a pas de contestation de l'assemblée, le syndic peut passer toutes les écritures de clôture de ce compte y compris la répartition de l'insuffisance ou du trop perçu."
C'est faire fi des dates d' exigibilité.
Vieux réflexe de syndic: la législation on s' en moque, pas de contestation alors tout va bien." |
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JPM
Modérateur
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Posté - 11 nov. 2013 : 23:54:56
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L'article 8 du décret comptable dispose que pour les charges et produits pour travaux de l'article 14-2 la répartition ne peut intervenir qu'à la clôture définitive de chacune des opérations concernées.
De cette rédaction mal venue il résulte qu'elle peut être effectuée à la date de clôture 
Certains modes de financement externes subordonnent à l'approbation des comptes le versement de la somme prévue ou plus fréquemment de son solde. Il y a donc intérêt à approuver les comptes aussi rapidement que possible.
De toute manière rien ne peut interdire à l'assemblée d'approuver un compte de travaux en cours d'exercice. Mais les éléments approuvés doivent être maintenus et apparaître en fin d'exercice dans l'annexe 4.
Aucun doute sur ce point.
Sur l'exigibilité d'une insuffisance éventuelle ? On peut certes discuter.
L'article 45-1 du décret indique que les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires. Il faut bien lire entre les lignes et même entre les mots pour affirmer ensuite que les soldes ne sont exigibles qu'après approbation des comptes par l'assemblée.
On peut faire valoir qu'à la suite de l'approbation d'un compte de travaux en cours d'exercice, les dépenses deviennent des charges. Les avantages pratiques sont tellement évidents que c'est tout à fait plaidable.
Il est peut être encore temps de présenter un amendement à ALUR. Ce serait plus utile que bien d'autres dispositions
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andre78fr
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Posté - 12 nov. 2013 : 00:05:11
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citation: Art. 2. - En application des articles 14-1 et 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, le syndicat des
copropriétaires approuve les comptes de l’exercice clos et vote, d’une part, le budget prévisionnel concernant
les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et
équipements communs de l’immeuble, d’autre part les dépenses pour travaux prévus par l’article 14-2 et les
opérations exceptionnelles selon les règles et les modalités de présentation précisées ci-après, pour
l’information des copropriétaires et des tiers. Les comptes de l’exercice comprennent les charges et produits
pour les opérations courantes, et les charges et produits pour les travaux mentionnés ci-dessus et les opérations
exceptionnelles.
On ne peut être plus clair ; pas de rédaction mal venue, pas besoin de lire entre les mots ou entre les lignes, il suffit de comprendre le français !
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JB22
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Posté - 12 nov. 2013 : 11:33:04
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"De cette rédaction mal venue il résulte qu'elle peut être effectuée à la date de clôture "
Appréciation personnelle, à la conclusion délirante, les désirs de Mr JPM ne font pas la loi.
"Certains modes de financement externes subordonnent à l'approbation des comptes le versement de la somme prévue ou plus fréquemment de son solde"
Là encore ce ne sont pas les " exigences supposées " des financeurs qui font la loi.
Les conventions sont libres, mais elles doivent respecter la loi.
Dans le cas de financement de type "Copro100" le financeur demande:
-Copie du P.V. d' AG concernant le vote des travaux,
-Copie du P.V. d' AG autorisant la souscription d' un emprunt et l' engagement individuel des copropriétaires désirant participer à l' emprunt.
Il n' y a pas d' exigence de l' approbation des comptes. |
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Sujet |
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Travaux - attente fin exercice obligatoire ? 
