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Martin09
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 Posté - 27 nov. 2013 : 10:49:07
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Bonjour,
Je viens de devenir syndic bénévole d'une petite copropriété et en épluchant la comptabilité je viens de m'apercevoir que les comptes d'une année ( en l'occurrence l'année 2009) n'ont pas été approuvés.
Les charges de cette année avaient été appelées mais la régularisation des comptes n'avait pas eu lieu.
Merci de m'éclairer sur la démarche à employer pour mettre la comptabilité en ordre.
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mfld
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 Posté - 27 nov. 2013 : 11:30:15
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Bonjour,
Il vous appartient de régulariser cet exercice. L'excédent ou l'insuffisance de cet exercice 2009 est exigible auprès des copropriétaires qu'après l'approbation des comptes par l'AG. Vous devez prévoir au prochain ODJ l'approbation de ces comptes, et le solde concernera les copropriétaires qui le sont au moment de cette approbation, pas ceux de 2009.
Par contre, si l'exercice n'a pas été clôturé, cela veut dire que les comptes de classe 6 et 7 n'ont pas été soldés en fin d'exercice, et vous allez devoir tracer ces soldes qui ont persistés entre fin 2009 et aujourdhui. Bon courage !
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| Syndic coopératif d'un "machin" de 217 lots principaux qui ne sert à rien |
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Posté - 27 nov. 2013 : 11:49:07
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si ces comptes n'ont pas été approuvés, deux choses :
* si le solde est positif le surplus est en caisse sur le compte chèque
* si le solde est négatif le manque fait défaut depuis 2010...
il vous faut faire cette approbation lors de la prochaine AG pour régulariser la situation. Le plus dur est peut-être de savoir pourquoi cela n'a pas été approuvé à cette époque... et comme le dit mfld, bénéficierons ou paierons les copros à la date de l'AG qui approuve ces comptes. |
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andre78fr
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Posté - 27 nov. 2013 : 11:51:19
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Le problème "moral" dans ce genre de situation c'est que le bénéfice ou l'insuffisance de l'exercice 2009 profitera ou sera supporté par les copropriétaires à la date de l'AG qui approuve, probablement en 2014...
Dans certains cas avec des régularisations sur l'eau ça peut donner des écarts importants et des explications difficiles.
Pour ce qui est des soldes des comptes 6 et 7 ça dépend sans doute du logiciel que vous utilisez, de même pour sa capacité technique à traiter la clôture des comptes 2009 avec une répartition comptable à la date de l'AG et sur les nouveaux copropriétaires... |
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mfld
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Posté - 27 nov. 2013 : 12:30:55
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Tiens, d'ailleurs, c'est une bonne question pour vous, André : il me semble que ValCompta traite de façon groupée le report à nouveau sur l'exercice suivant et la régularisation de l'exercice courant. Donc il serait difficile d'oublier la régularisation (ne pas voir l'absence d'à nouveau, ce serait énorme !).
Mais maintenant, pouvoir traiter les 2 opérations indépendamment aurait-il un sens, par exemple dans le cas de Martin ?
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andre78fr
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Posté - 27 nov. 2013 : 14:08:04
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Ca me gène un peu de parler de Val Compta en dehors du forum "Promotion de produits et services" mais il y a une vraie question technique et comptable en effet...
Val Compta propose un système de clôture en deux temps : génération des soldes et de la répartition au 31/12 pour éditer l'annexe 1 après répartition puis, à la date de l'AG, suppression de cette clôture dite "provisoire" ; on garde les soldes des comptes 6 et 7 au 31/12 mais la répartition (remboursement provisions / quote-part dépenses réelles) est alors générée à la date de l'AG et de l'exigibilité.
Comme il faut bien mettre ce solde quelque part entre le 31/12 et la date de l'AG je l'ai finalement mis dans le compte générique 450000 qui m'a semblé plus adapté que le 470 ; c'est un choix assumé.
Il est également possible de faire un autre type de clôture dite "affectation" ; dans ce cas on choisit le compte où mettre le résultat (103100 en général). Ce qui revient à séparer les A Nouveaux et la répartition.
Avant que les puristes ne hurlent je précise que ce fonctionnement est destiné aux ASL qui n'ont pas les mêmes contraintes !!!
Val Compta peut clôturer et approuver 2011 à l'AG de 2013 par exemple, dans le cas de Martin09 une petite manipulation de type export Excel / modification de la date / importation serait nécessaire mais c'est gérable...
Si les comptes 6 et 7 ont été soldés fin 2009, il faut rechercher ce solde global dans le grand livre puis déterminer les résultats clé par clé pour les répartir à la date d'approbation... |
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Martin09
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Posté - 28 nov. 2013 : 18:38:56
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Est ce que je devrais mettre à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale une résolution pour les comptes 2009 totalement indépendante de celle pour voter les comptes de l'exercice échu 2013 ? |
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Posté - 28 nov. 2013 : 19:04:08
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elle DOIT être indépendante et renseignez vous avant pour savoir pourquoi ils n'ont pas été approuvés la première fois... |
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andre78fr
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Posté - 28 nov. 2013 : 19:34:21
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Il faut bien identifier la nature du problème, vous dites que c'est "en épluchant la comptabilité" mais avez-vous le procès-verbal de l'assemblée ???
Il est possible que les comptes aient été approuvés (vote par l'AG) mais que la répartition n'a pas été faite ensuite dans les comptes... ce cas est un peu différent d'une absence d'approbation pour laquelle il faudrait en toute rigueur fournir tous les documents (annexes, relevé des dépenses...). En fonction des sommes en jeu, une résolution du type "Point sur les comptes 2009 / proposition d'affecter le résultat non réparti à l'avance de trésorerie" n'est sans doute pas la plus orthodoxe mais pourrait simplifier les choses. Une autre option si vous vous inquiétez pour quelques euros serait également de "laisser couler" ; encore moins orthodoxe mais pragmatique !
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Martin09
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Posté - 29 nov. 2013 : 17:23:21
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J'ai le procès-verbal d'assemblée, les comptes n'ont pas été approuvés : il faut que je fasse voter à la prochaine AG une résolution pour les comptes 2009 en fournissant toutes les annexes ?
Pour les comptes de l'année échue, en l'occurrence 2013, les annexes que je devrais fournir doivent tenir compte de ces modifications de 2009.
Que se passe t-il pour les comptes 2013 si l'assemblée ne vote toujours pas les comptes 2009 ?
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Posté - 29 nov. 2013 : 18:43:21
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Martin09 : ne pas voter des comptes entraine beaucoup de choses : aucun apurement possible, aucune remance possible contre les débiteurs de 2009, en cas de vente impossibilité de donner un état daté juste à ce jour sans un apurement, .......
Vous devez donc expliquer que sans cette adoption, le SDC continue dans un grand " b.....l " !!
Une AG ne doit jamais rejetté la totalité des comptes. La majorite des la comptabilité est juste. L'AG ne doit rejetter que les factures ou lignes contestables.
L'AG adopte els comptes à hauterude xx xxx €, et rejette y yyy euros ( ave la liste des écritures contèstées) |
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Posté - 29 nov. 2013 : 18:46:58
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les exercices sont indépendants les uns des autres. ce qui a une influence c'est la trésorerie. |
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Martin09
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Posté - 29 nov. 2013 : 19:31:59
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"Que se passe t-il pour les comptes 2013 si l'assemblée ne vote toujours pas les comptes 2009 ? "
Je voulais demander : que se passe t-il pour les annexes fournies pour l'approbation de l'exercice 2013 préparées en tenant compte de l'année 2009 (annexe n°6 par exemple), si les comptes 2009 n'arrivent pas à être approuvés ? je modifie après l'assemblée ces annexes ? |
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Viviane
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Posté - 29 nov. 2013 : 19:47:45
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Si 2009 n'a pas été approuvé mais que 2010,2011 et 2012 l'ont été, c'est un peu la mouise. Vous risquez d'avoir un problème avec les soldes
il faudrait vérifier dans ses grands livres de quels soldes est reparti votre ancien syndic au 1er janvier 2010:
- les soldes au 31/12/2009 avant répartitions?
- ou les soldes au 31/12/2009 après répartitions?
S'il est parti des soldes avant répartitions, il vous faut passer ces répartitions . Mais à quelle date? Si vous les passez au 31 dec 2009, tous les soldes au 1er janvier 2010 sont modifiés. Donc les documents comptables qui ont déjà servi à approuver les années suivantes sont obsolètes. Si vous les passez en 2013, soit aujourd'hui, c'est vos annexes 2009 qui sont fausses
s'il est parti au 1er janvier 2010 des soldes après répartitions, c'est aussi la mouise, mais au fond, peut être un peu moins.. Ca veut dire qu'il a peut-être déjà imputé les répartitions à tous, donc l'argent est peut-être déjà rentré.
Moi j'irais faire un petit tour chez un comptable, avec les grands livres et les appels (va falloir voir si ça coïncide..chez nous non, il a imputé les répartitions sur les grands livres mais pas sur les appels) que les éventuels problèmes vous retombent pas dessus...
Et bien évidemment chercher pourquoi les comptes n'ont pas été approuvés, histoire de pas avoir un nouveau refus.
Et envisager une petite bafouille à la caisse de garantie du syndic pro. Quand des comptes ne sont pas approuvés, on les représente l'année suivante (AhAhAh dirait notre ancien syndic qui s'en est bien gardé, même après demande en RAR d'inscription à l'ODJ)
PS je précise que nous on avait refusé d'approuver les comptes tant que l'année précédente ne l'était pas c'est donc un peu moins galère à dépatouiller
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Édité par - Viviane le 29 nov. 2013 19:57:04 |
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andre78fr
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Posté - 29 nov. 2013 : 19:59:31
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Si les comptes ne sont pas approuvés, d'un point de vue comptable le résultat va traîner dans un compte d'attente et quoiqu'en dise philippe388 ça ne vas pas changer grand chose...
Non, vous ne modifiez pas des annexes après l'assemblée !!!
Vous présentez et approuvez 2013 "tel quel", c'est à dire avec le résultat 2009 dans son compte d'attente et non réparti...
Vous présentez en revanche 2009 après répartition... mais la date réelle des écritures et les copropriétaires concernés ça sera à la date de l'AG...
Quel est le montant en jeu et combien êtes-vous exactement ???
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Viviane
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Posté - 29 nov. 2013 : 20:04:44
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La question d'andré est effectivement importante, si vous êtes 2 ou 3copros, c'est pas pareil que 20.
Juste André: si le syndic fait bien son boulot, le résultat d'un exercice non approuvé traine en compte d'attente jusqu'à approbation. SI il fait bien son boulot |
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Posté - 29 nov. 2013 : 20:29:08
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viviane : "Et envisager une petite bafouille à la caisse de garantie du syndic pro. Quand des comptes ne sont pas approuvés, on les représente l'année suivante (AhAhAh dirait notre ancien syndic qui s'en est bien gardé, même après demande en RAR d'inscription à l'ODJ)"
Que vient faire la caisse de garantie du syndic dans l'approbation des comptes réjettée par l'AG ??
viviane : PS je précise que nous on avait refusé d'approuver les comptes tant que l'année précédente ne l'était pas c'est donc un peu moins galère à dépatouiller
OUh la !!! refuser les comptes de l'année en cours parce que ceux de l'année précédente ne le furent pas !! drole de conception de la gestion et de l'adoption des comptes du SDC.
Que fait votre CS ?? il ne fait pas de rapport d'acitiviét et de son controle des comptes ?? Il n'informe pas l'AG des écritures à rectifier ou à rejetter ?? Il est totalement idiot de rejetter en bloc les comptes du SDC !!!
andre78fr : pas de comptes approuvés par de répartition possible, pas de remboursement de soldes créditeurs, pas d'appel supplémentaires en cas de soldes débiteurs, pas de poursuites possibles pour les débiteurs, ... on met tout cela dans un compte d'attente, et basta !  |
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andre78fr
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Posté - 29 nov. 2013 : 20:33:45
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Mais de facto c'est comme ça depuis 2009 et a priori personne ne s'est rendu compte de rien... ni en 2010, ni en 2011, ni en 2012 ni en 2013...
Donc on peut imaginer que les sommes dont il est question sont modestes mais sur le principe nous sommes d'accord, il faut approuver, avec réserves le cas échéant, mais le rejet n'apporte rien à personne.
En même temps si Martin09 pouvait préciser pourquoi ces comptes n'ont pas été approuvés, est-ce un oubli, une contestation, pourquoi dans ce cas n'ont-ils pas été présentés l'année suivante ? nouvel oubli, nouvelle contestation ??? |
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Viviane
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Posté - 29 nov. 2013 : 21:47:25
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Philippe, le sujet sur les comptes de notre copro fait je ne sais combien de pages, dont un certain nombre de réponses de votre part. Je vous invite à les relire, (ou les lire?) bon courage
http://www.universimmo.com/forum_un...PIC_ID=15483
Oui, il vaut beaucoup mieux approuver les comptes. Mais pas si l'année précédente ne l'est pas. Ayant changé d'ordi je retrouve plus le blog d'un avocat qui a pondu un excellent article sur le sujet. Selon lui, se contenter de faire des réserves, même avec la liste des dépenses refusées est très très largement insuffisant si on espère récupérer l'argent . Il faut
1) motiver le refus
2) voter séparément sur chaque dépense refusée
Ce que nous avons fait jusqu'à 2010. (vu le nombre de dépenses refusées, je vous dis pas la longueur du PV...);
On en est encore à dépatouiller 2011...avec l'aide d'un expert comptable qui n'en croit pas ses yeux et songe à mettre en place des procédures pour repérer facilement sur des grosses copros le genre de traficotage qu'ils ont fait... (et qu'il n'avait pas vu au départ). Ce qui fait que malgré tout, dans notre cas précis, heureusement qu'on a pas approuvé vu que la réalité des dépenses est à des milliers d'euros de ce qu'on nous a présenté en AG.C'est d'ailleurs ce qui m'a mis la puce à l'oreille au départ: trop PEU de dépenses sur le relevé.
Pour la caisse de garantie, relisez, je suis sure que vous trouverez le rapport.
Que fait votre CS ?? Vous devriez mettre ça en signature,Philippe, ça vous éviterait de le répéter quasi à chaque post... Et puis faites un effort, rappellez vous que je suis membre du CS. Alors dites plutôt: que faites vous? |
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Édité par - Viviane le 29 nov. 2013 21:57:39 |
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Viviane
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Posté - 30 nov. 2013 : 13:36:23
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J'ai peut-être une solution pour vous, Martin09 (à faire vérifier absolument par un comptable)
1) Si le syndic ne l'a pas fait, vous passez vos répartitions au 31/12/2009. Ca vous permet d'éditer des annexes correctes pour 2009
2) Vous faites voter par l'AG le transfert du montant de ces répartitions à une date ultérieure(par exemple une semaine après l'AG).
-Ca vous permet de garder au 1er janvier 2010 les mêmes soldes que ceux qui ont servi à approuver les comptes.
Vous précisez dans la résolution que conformément à l'article 6-2 du décret de 1967 (voir lien ci-dessous) ces répartitions sont exigibles auprès des copropriétaires au moment de l'approbation des comptes,
vous aurez donc (exemple)
avant l'AG
31/12/2009 :eau individuelle lot 25: 200 euros débit 45/crédit 70+débit 605/crédit 601
après l'AG
31/12/2009 : eau individuelle lot 25 transfert 200euros crédit 45/débit 70+crédit 605:débit 601
clôture de l'exercice
25/12/2013: eau individuelle 2009 lot 25 200 euros débit 45/crédit 70;débit 605/crédit 601
Si le syndic a passé ces répartitions en 2009, et qu'il est reparti au 1er janvier 2010 des soldes après répartitions, il vous faut d'abord vérifier si elles ont été imputées sur les appels des copropriétaires. Si elles l'ont été, et qu'il n'y a pas eu de vente depuis, vous vous contentez d'approuver les comptes.
Si elles l'ont été et qu'il y a eu des ventes, faut voir si elles ont été réglées....
Bien évidemment tout ça est dans le cas où l'AG est prête à approuver les comptes tels que faits par l'ancien syndic. S'il y a de bonnes raisons de continuer de refuser certaines dépenses (c'est à dire des sommes suffisantes pour que ça vaille la peine de faire un procès..) , il faut d'abord traiter ce problème |
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Édité par - Viviane le 30 nov. 2013 13:46:55 |
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JPM
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Posté - 30 nov. 2013 : 14:18:42
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Martin !
Vous venez de reprendre la gestion de ce syndicat.
Vous avez donc reçu une situation comptable de votre prédecesseur et les fonds correspondant à la trésorerie indiquée sur cette situation.
Cette situation est-elle correcte ? Vous pose-t-elle des problèmes ?
Si oui ? il faut mettre en cause votre prédecesseur.
Si non ? Tout va bien. Vous pouvez faire approuver les comptes de 2009. Personne ne pourra les contester utilement. Mais il est vrai qu'il serait intéressant de savoir pourquoi ils n'ont pas été approuvés.
Peut être un bouton de sonnette remplacé sans mise en concurrence  comme je viens de le voir (37, 45 € !!!!!!). C'est vrai qu'il y avait le même à 28 € chez Darty.
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Comptes non approuvés 
