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virginie
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 Posté - 02 déc. 2013 : 22:32:55
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Bonjour Ă tous,
Je dois vérifier les comptes.......vaste programme comme pour tous les non initiés.
Pouvez vous me dire quels documents me seront réellement utiles ......Me donner les bons termes pour que je les demande au syndic..........je peux par exemple les demander de 01/2013 a 11/2013.........pour m'avancer..............
Le liste des dépenses, ça c'est systématique
le grand livre,
le livre journal?
le journal de banque?
Les relevés bancaires des comptes de placement???????
Lors de l'ag comptes 2012, les montants des comptes de placement cecop et livret de caisse d'épargne étaient identiques à ceux de l'année 2011............Ca m'inquiete, ça veut qu'aucun fond n'ont été virés?????
Oui je sais, mais je ne suis pas comptable et les autres non plus...........Ils ont réclamés lors de l'ag une synthèse en word que le syndic n'a pas donné..........
Merci de votre aide.
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mfld
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 Posté - 03 déc. 2013 : 12:26:41
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Pour vérifier les comptes, il faut déjà connaître la comptabilité de la copropriété dans ses grandes lignes. Sinon, le contrôle des comptes se transforme en simple pointage des factures, comme cela se passe malheureusement dans la majorité des CS...
Un excellent ouvrage de l'UNARC pour la formation de base des conseillers qui se "spécialisent" dans les comptes:
http://www.unarc.asso.fr/librairie/...te-pour-tous
La synthèse Word que vous avez demandé à votre syndic n'est pas justifiée. En effet, celui-ci doit déjà fournir 5 annexes comptables pour l'approbation des comptes, ceci depuis 2007 (en gros).
Ces annexes sont une synthèse, et pour celui qui a compris en quoi elles consistent, c'est déjà une très bonne porte d'entrée dans la comptabilité:
http://www.unarc.asso.fr/sites/defa...ILN22011.pdf
Sinon, le conseiller "ultime" demande toujours les deux balances (initiale et finale) et le grand-livre comme documents de base. Mais cela suppose qu'il ait ingurgité auparavant les dispositions de la loi et du décret statutaires, le décret et l'arrêté comptables, et qu'il ait déjà pratiqué un peu par ailleurs (en essayant par exemple un logiciel de comptabilité pour syndic bénévole).
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Viviane
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Posté - 03 déc. 2013 : 12:34:36
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D'accord avec mfld, sauf sur un truc: On est quand même pas obligé de connaître par coeur le décret et l'arrêté comptable pour utiliser un minimum le grand livre.
Vous avez quelques notions pour le lire ou pas?
Vous avez un compte séparé on dirait ou je me trompe? |
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mfld
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Posté - 03 déc. 2013 : 13:00:05
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Oui, Viviane, c'est vrai : si on voulait aller au bout des choses, le rapport de contrôle deviendrait un roman, surtout quand on explore ce qui se cache dans le détail des 45...48. Et quand je dis "caché", c'est à prendre au premier degré ! 
Et comme les copropriétaires ne savent pas (ou ne veulent pas) lire... il vaut mieux éviter le roman et se concentrer sur l'essentiel : charges, déficit / excédent, impayés, et trésorerie. Le reste, c'est pour faire comprendre au comptable qu'il ne faut pas vous prendre pour un pigeon (ou un mouton). La crainte d'autrui est un des piliers du respect, avant celui de l'amitié.
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andre78fr
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Posté - 03 déc. 2013 : 13:31:38
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Un point important et qui est une source d'erreurs fréquentes c'est l'affectation d'une dépense à la bonne clé ; entre des membres du CS qui vivent dans la copropriété, qui connaissent le bâtiment Voltaire et le bâtiment Rousseau, qui voient et savent où tels ou tels travaux ou prestations ont été réalisés, etc. et un comptable qui travaille à 20 km de là à partir de factures et sur un portefeuille de 30 copropriétés différentes, on peut souvent détecter des corrections utiles (j'insiste sur le fait qu'une erreur n'est pas une fraude !!!).
Un simple grand livre ne fait pas forcément apparaître la clé de répartition de manière très lisible (genre un code dans une colonne...), un grand livre par clé ou un relevé de dépense par clé est donc bienvenu, si le syndic (ou plutôt son logiciel) est en mesure de le fournir...
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virginie
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Posté - 03 déc. 2013 : 19:39:16
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Merci de m'avoir répondu..........mais ça ne m'avance pas trop....
Si tous les conseilleurs syndicaux Ă©taient des experts comptables, des comptables, des commissaires aux comptes il n'y aurait pas tant de questions sur les comptes de copro..............
L'arc, c'est bien joli............chaque fois que j'ai eu besoin d'un renseignement, il m'a fallu relancer plusieurs fois..........Ils sont sans doute victimes de leur succès .........c'est bien joli les livres à acheter........mais bof.................
Je sais un peu comment fonctionne une copro, les tantiemes, les charges communes, spéciales, etc..........Les copros usines a gaz avec aful ou il faut sans cesse lire le rc..................
Les demandes en Word n'émanent pas de moi, mais de gens qui prétendent s'y connaître en compta...........oups.......
Je veux juste savoir si sur le grand livre je peux identifier facilement par compte leur situation............les soldes bancaires, les comptes de placement etc.........ou si c'est plus facile sur le livre journal........
Mais il me semble que le grand livre est le reflet des journaux banques, journal ................... |
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JB22
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Posté - 03 déc. 2013 : 20:31:26
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A virginie:
Le "journal" est l' enregistrement au jour le jour des opérations comptables du syndicat: Factures, règlements aux fournisseurs, appels de fonds aux copropriétaires, encaissements des règlements des copropriétaires.
Le "grand_livre" c'est les écritures du "journal" triées par numéros de comptes.
C'est le document essentiel pour effectuer un contrôle avec les pièces justificatives : Factures, relevés de banque, contrats d' entretien, Chauffage, ascenseur , assurance, etc...
Il faut commencer le contrôle en s' assurant de la bonne reprise des comptes en début d' exercice.
Vérifier particulièrement, en début et en fin d' exercice, les comptes 46 Débiteurs et créditeurs divers et les comptes 47 comptes d' attente et 48 comptes de régularisation.
La vérification de ces comptes permet de s' assurer que des charges imputées sur un exercice ne le sont pas sur le suivant.
Je ne vous cache pas que pour effectuer ce travail un minimum de connaissances comptables sont indispensables. |
Édité par - JB22 le 03 déc. 2013 20:32:37 |
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Viviane
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Posté - 03 déc. 2013 : 21:25:14
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Vous n'avez pas répondu à ma question, vous avez un compte séparé ou pas? Parce que ça change énormément la façon de contrôler les comptes...
A part ça, l'ARC a un service (payant) analyse du grand livre. Si vous êtes en région parisienne et que vous avez des doutes sur la gestion de votre syndic, c'est une très bonne prestation, faite par des comptables..
Ils ont aussi un service (payant) qui contrôle la gestion; adéquation facture et contrat, examen des dépenses.. Là c'est plus dans l'optique de repérer les dépenses soit inutiles soit trop chères, c'est pas fait par des comptables..
Ceux que vous avez dans les entretiens sont des juristes.Pas la peine de leur poser des questions de compta..
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virginie
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Posté - 03 déc. 2013 : 21:30:21
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Viviane, j'imagine que si je fais les chèques au nom du sdc c'est que le compte est séparé....... |
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mfld
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Posté - 03 déc. 2013 : 21:41:35
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citation: Initialement posté par virginie
L'arc, c'est bien joli............chaque fois que j'ai eu besoin d'un renseignement, il m'a fallu relancer plusieurs fois..........Ils sont sans doute victimes de leur succès .........c'est bien joli les livres à acheter........mais bof.................
...................
J'avais adhéré un temps en tant que copropriétaire individuel, mais j'avais été déçu suite à une consultation écrite et je n'avais pas renouvelé mon adhésion. Sur ce point, je vous rejoins : cette association semble plus indiquée pour les adhérents collectifs.
Par contre, les manuels de l'ARC sont toujours à portée de main, et je ne regrette pas de les avoir achetés. Ils sont même parfois amusants à lire.
Maintenant, si vous ne voulez pas investir un minimum dans une documentation de base (en plus remboursable au titre des frais du conseil syndical), et que vous vous imaginez pouvoir, du jour au lendemain, et sans formation initiale, savoir lire une balance, un journal ou un grand-livre, avec les règles spécifiques à la copropriété... hé bien... que voulez-vous que je vous dise ?
Avez-vous au moins suivi le lien sur les annexes comptables que je vous ai mis dans ma précédente réponse ?
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| Syndic coopératif d'un "machin" de 217 lots principaux qui ne sert à rien |
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Édité par - mfld le 03 déc. 2013 21:45:43 |
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virginie
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Posté - 03 déc. 2013 : 21:45:14
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JB 22
Merci de votre réponse concrète
Le grand journal reprend toutes les opérations et mouvements enregistrées dans tous les journaux....................compte par compte fournisseurs, propriétaires, banque.............
Voyez-vous je n'ai aucune connaissance comptable.....sinon je n'aurai pas posé de questions basiques aux spécialistes du contrôle des comptes...........
.....je sais ce qu'est un débit un crédit...........un taux de tva..........l'éclatement des factures, les tantièmes...........
je sais je vais ramer............
Les montants des comptes de placement sur les annexes des comptes 2012 étaient identiques aux annexes de 2011...........alors que les copro provisionnent 25000€ chaque année..............pas de fonds enregistrés, pas d'intérêts portés................c'est le souk........ |
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virginie
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Posté - 03 déc. 2013 : 22:01:17
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Je ne savais pas que l'on pouvait modifier les messages que l'on avait publié.....................
J'ai lu "hé bien débrouillez-vous"..............et la je ne vois plus cette phrase un peu lourde.........
Si certains ont la science infuse, moi, je ne fais pas partie de ces gens lĂ et je l'avoue sans honte.
Si mes questions agacent certains, il ne faut pas y répondre et je ne suis pas là pour me faire remonter les bretelles (en plus je n'en porte pas )...............certains ici comme sur d'autres blogs se comportent comme les syndics qui prennent les copro pour des bœufs ou des moutons. Enfin passons............je ne suis pas là pour semer la zizanie et envoyer promener les gens. |
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Viviane
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Posté - 03 déc. 2013 : 22:16:07
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citation: Viviane, j'imagine que si je fais les chèques au nom du sdc c'est que le compte est séparé..... .
Dans ce cas, LE document qu'il vous faut, et que ne citez pas (sauf pour le compte épargne), c'est le relevé de BANQUE pour chacun des comptes. Les 12 mouis, voire avant si vous l'avez pas.
Vous dites, post 1
citation: Lors de l'ag comptes 2012, les montants des comptes de placement cecop et livret de caisse d'épargne étaient identiques à ceux de l'année 2011............Ca m'inquiete, ça veut qu'aucun fond n'ont été virés?????
Le relevé de banque du SDC, c'est la même chose que vôtre. Pas besoin d'être comptable pour le comprendre. Si il y a 3000 euros sur tel compte, c'est pas 3500, et peu importe le grand livre ou ce que dit le syndic.
Donc vous demandez
1) Journal de Banque + relevés bancaires et vous croisez les infos.
Vous devez retrouver sur le journal de banque chacune des sorties sur vos relevés. Il peut y avoir un peu de décalage (exemple, le syndic rédige un chèque, il le rentre en compta le jour même, mais le fournisseur l'encaisse plus tard).
Demandez aussi
- le grand livre après répartitions.
- balance avant répartitions
- balance après.
- annexes après répartitions
Si vous arrivez pas à croiser relevés et Journal de banque, ça peut aussi se faire avec le grand livre.
Que le syndic vous donne pas un récap en word, c'est normal, il va pas passer des heures à re-rentrer des opérations q'il a déjà rentrées sur son logiciel de compta.
Mais s'il vous donne pas les relevés de banque, grands livres et journaux, annexes (il lui faut 3mn pour les éditer), n'attendez pas, soyez totalement sourde aux raisons invoquées et faites faire un contrôle par un pro.
Revenez quand vous aurez rapproché relevé et journal de banque (ou si vous y arrivez pas) . Mais honnêtement, achetez les livres de l'ARC, au moins celui sur comment lire les annexes.
LA base d'un grand livre (en langage aussi profane que possible)
Je reçois une facture de 500 euros:
1)J'écris dans le compte du fournisseur (qui commence toujours par 401) que je l'ai reçue et que je la lui dois; donc je la mets à son crédit.
2) Je prépare le relevé de dépenses pour l'AG donc j'écris dans le bon compte de dépenses (qui commence toujours par 6) que le syndicat a dépensé 500 euros: Donc je la mets au débit de ce compte.
Plusieurs jours plus tard, le patron est là pour signer les chèques:Il paie donc la facture.
3) J'écris dans le compte du fournisseur (qui commence toujours par 401) que je l'ai payée et que je la lui dois plus; donc je la mets à son débit. Le compte fournisseur est à zéro
4) J'écris dans le compte banque (qui commence toujours par 512) que je prends 500 euros sur le compte. Et LA c'est le truc qu'il faut pas chercher à comprendre; je le mets au crédit du compte banque. Sur le compte banque, crédit= l'argent qui sort du compte, débit= l'argent qui rentre.
VoilĂ , vous savez le principal.
-Donc si un fournisseur est créditeur au 31 décembre,c'est pas un syndic économe, c'est un syndic qui paye en retard..
- Donc une même dépense est rentrée 4 fois à 4 endroits différents. Ca veut pas dire comptée 4 fois (comme je croyais au départ...) Ce n'est que l'écriture dans le 512 qui veut dire: argent qui rentre ou sort.
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Édité par - Viviane le 03 déc. 2013 22:21:41 |
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virginie
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Posté - 03 déc. 2013 : 22:44:29
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Viviane merci..............juste une dernière question
Je vais relire demain matin et je vais passer ma commande au syndic............de janvier 13 fin novenbre ou j'attends la fin décembre???????????? |
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JB22
Pilier de forums
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Posté - 03 déc. 2013 : 23:38:51
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" j'imagine que si je fais les chèques au nom du sdc c'est que le compte est séparé......."
C' est un indice, mais ce n' est pas une certitude, les banques passent facilement des chèques au nom des syndicats sur le compte unique du syndic.
"Lors de l'ag comptes 2012, les montants des comptes de placement cecop et livret de caisse d'épargne étaient identiques à ceux de l'année 2011............Ca m'inquiète, ça veut qu'aucun fond n'ont été virés?????"
Demandez les relevés bancaires.
Vérifiez les appels de fonds concernant la constitution de réserves ou avances, les rentrées d' argent et leur affectation.
VĂ©rifiez les comptes 103 Avances.
Vous devriez également trouver sur ces comptes les intérêts produits.
Nous sommes en fin d' année, je pense que vous devez attendre le début de l' année prochaine pour demander au syndic une copie du grand livre et de la balance générale. (Document en PDF).
Après examen de ces documents vous pourrez prendre rendez-vous chez le syndic pour vérification des pièces comptables justificatives.
Si vous me transmettiez copies du Grand-Livre"" et de la "balance" je pourrais vous faire un examen (gratuit) de ces documents, avant votre visite chez le syndic... |
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JPM
Modérateur
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Posté - 04 déc. 2013 : 09:07:14
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Vous pouvez voir aussi la partie comptable de
http://www.jpm-copro.com
il y a une mise Ă jour en cours. Si vous avez des suggestions, elles seront les bienvenues.
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Louis92
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Posté - 04 déc. 2013 : 09:32:59
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virginie, vous débutez, bienvenue. Je me suis mis aussi à la compta, petit à petit, pour vérifier les comptes de la copro. J'ai produit ce dessin http://www.universimmo-pro.com/foru...&whichpage=3 (sujet : Dessin synthétisant principes comptabilité copro ). Vous êtes débutante, il devrait vous aider à exploiter le grand-livre.
Pour mieux exploiter le grand-livre encore, demandez-le en version pdf avec recherche possible des caractères : vous pourrez rechercher toutes les occurrences d'un certain montant ou d'un certain nom. Plus fort : depuis la version X d'Acrobat Reader, vous pourrez y mettre vos remarques à l'intention du comptable (outil "note"). C'est une méthode que je trouve beaucoup plus efficace que l'examen du papier et la saisie de toutes les remarques dans un document à part.
A votre place, je le demanderai tout de suite pour vous donner plus de temps de vérification quitte à accepter des imperfections (le grand-livre ne va pas vous servir à fusiller le syndic : notion de confiance entre lui et vous). Produire le pdf ne demande aucun travail au syndic. Un syndic honnête apprécie un CS qui vérifie par le menu : l'AG se passe dans la sérénité sans découverte de cadavres.
Cdlt. Louis92.
PS : l'année prochaine vous demanderez les éléments en juin pour vérifier la première moitié de l'exercice. |
Édité par - Louis92 le 04 déc. 2013 09:45:18 |
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mespres
Contributeur vétéran
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Posté - 04 déc. 2013 : 15:42:59
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La comptabilité de copropriété nécessite un investissement personnel assez conséquent. Impossible de maitriser par la lecture de quelques posts sur ce forum. La librairie Eyrolles 61 Bd saint germain dispose d'un rayon d'ouvrages très bien faits : je vous conseille d'en acheter un, et d'y consacrer plusieurs heures. Le livre de l'ARC est pas mal pour un début, il faut à mon avis avoir un autre ouvrage plus complet. Le forum pourra ensuite répondre à des questions ciblées.
Enfin, il est quasi indispensable que vous ayez des compétences de base en tableur (excel, ...), l'idéal étant de fabriquer un fichier excel à partir du GL en pdf. Au minimum, le tableur vous permet de vérifier rapidement des virements, comprendre comment se sont compensés des comptes ...
de par mon expérience, il vous faudra plusieurs exercices comptables pour être rodée sur la question. |
Édité par - mespres le 04 déc. 2013 15:52:58 |
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JB22
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Posté - 06 déc. 2013 : 11:31:02
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virginie est aux abonnés absents...
Je renouvelle ma proposition: si vous me faites parvenir copie des annexes des deux derniers exercices je pourrais vous faire une première analyse préparatoire à votre contrôle. |
Édité par - JB22 le 06 déc. 2013 11:36:36 |
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sparte
Contributeur senior
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Posté - 06 déc. 2013 : 21:35:03
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citation: Initialement posté par JB22
virginie est aux abonnés absents...
Mais non JB22, elle........ tape...... ses.......... points...... de suspension........ |
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virginie
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Posté - 07 déc. 2013 : 00:35:42
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Non je ne me suis pas aux abonnés absents..........je vous réponds demain.
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CONTROLE DES COMPTES 
