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yomme
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 Posté - 19 mai 2014 : 11:06:51
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Bonjour,
Tout d'abord je me présente, j'ai été élu prédisent d'une copro de 24 lots récemment, un peu malgré moi car je n'ai jamais eu d’expérience en conseil syndical, mais je suis bien motivé pour faire bouger les choses.
Les anciens membres du CS on tous démissionné peu à peu car le dialogue avec le syndic est très compliqué. Il ne reste plus que moi et un autre copro qui comme moi semble motivé.
Notre principal souci c'est que le syndic ne répond pas aux mails.
Comment bien aider un syndic dans la gestion si celui-ci ne communique pas?
Y a t il des solutions?
En vous remerciant par avance
yome
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Louis92
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Posté - 19 mai 2014 : 11:32:48
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Y a t il des solutions ?
Voici que je vous propose :
- vous êtes 2 motivés au CS : c'est la condition sine qua non,
- vous prenez rendez-vous tous les 2 avec le patron de l'agence et le gestionnaire : s'il ne vous connaissent pas, c'est très bien de vous présenter,
- vous dîtes que vous avez compris qu'une des missions du CS est d'assister le syndic : le syndic devrait être intéressé par votre coup de main,
- en fonction de ce que vous acceptez de faire, vous voyez avec lui comment il serait possible de fonctionner et notamment communiquer avec le président du CS que vous êtes.
Cdlt. Louis92. |
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andre78fr
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 2
 Posté - 19 mai 2014 : 11:41:27
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L'autre mission est de contrôler le syndic ; il y a une relation d'autorité entre un CS, constitué par les représentants élus du syndicat, et un syndic qu'il ne faut pas oublier. Un syndic ne peut pas répondre ou pas comme bon lui semble, la loi prévoit de nombreux droits pour les membres du CS (accès aux documents, aux comptes, consultation pour devis et appels d'offre...) et ça passe évidemment par la communication.
L'option plus autoritaire est donc d'envoyer un recommandé à ce syndic pour lui rappeler le cadre légal, la place et le rôle du CS et que vous n'acceptez pas de ne pas avoir de réponses à vos mails, pas forcément sous 4h mais qu'il précise les modalités et le temps de traitement qu'il est en mesure d'assurer...
Une association comme l'ARC (ou autre) pourra vous être utile.
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Posté - 19 mai 2014 : 11:41:27
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et on vérifie au préalable dans le RdC de combien de personnes doit être constitué le CS .... 
car il est possible que le CS ne soit pas constitué si le RdC parle de 3 membres minimum par exemple .... |
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andre78fr
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4
Posté - 19 mai 2014 : 11:44:32
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11:41:27
C'est assez rare de poster pile poil dans la même seconde !!! Salutations rambouillet ;-) |
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 19 mai 2014 : 11:56:33
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yomme, j'ai orienté ma proposition sur le côté "assistance" pour avoir des chances de démarrer la relation avec votre syndic en douceur. andre78fr a raison de rappeler le côté "contrôle" mais je trouve dangereux de démarrer votre relation en temps que président de CS par une LRAR.
C'est vous qui voyez.
Cdlt. Louis92. |
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andre78fr
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6
Posté - 19 mai 2014 : 12:00:45
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On est toujours influencé par quelques mots et c'est délicat de connaître une ambiance, un historique... mais vous avez raison, il vaut toujours mieux privilégier une relation plus directe, le coup de téléphone ou la visite au formalisme de la LRAR.
Quand c'est possible car il nous est quand même dit que : citation:
Les anciens membres du CS on tous démissionné peu à peu car le dialogue avec le syndic est très compliqué.
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yomme
Nouveau Membre
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7
Posté - 19 mai 2014 : 12:21:48
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Merci pour vos réponses!
J'ai bien vérifié dans le Rdc, 2 personnes minimum pour constituer le CS, donc pour l'instant on est dans les clous :)
En fait on connait plutôt bien les personnes du syndic, ils sont en place depuis longtemps avec des proprios qui laissent faire, alors la routine s'installe et les factures s’envolent.
Quand je suis arrivé au CS, j'ai demandé rendez vous pour consulter les docs de l'immeuble et surtout vérifier certaines factures (problème de relevé de compteur avec un fournisseur d'eau...).
J'ai reçu un appel dans l'heure me demandant pourquoi je voulais voir tout ça. J'ai même eu droit au "vous savez les factures sont très compliquées et c'est difficile de les comprendre ça va servir a rien que vous veniez..."
Je me suis pas démonté et j'ai insisté. Résultat, je me suis aperçu que les relevés étaient faux avec plus de 3000m3 de différence entre leur relevés et ceux que nous faisons de notre coté (certifiés par nos yeux).
Le fournisseur lui-même a admis qu'il y avait un souci et va venir changer le module de télé-relevé).
J’étais effectivement partagé entre y aller en douceur et envoyer un AR.
Comme le dit Louis, je ne veux pas rentrer en conflit dès le départ.
Je pense attendre encore un peu en gardant la solution d'André sous le coude.
Pour l'ARC, j'ai bien envisagé la solution mais avons nous le droit en tant que CS de s'y inscrire sans l'avis des autres proprios? Je pensais le proposer en AG.
Merci encore
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Posté - 19 mai 2014 : 13:15:25
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citation: Comme le dit Louis, je ne veux pas rentrer en conflit dès le départ. Pourtant il va falloir.
Tel que vous exposez, vous avez que deux choix, négocier ou forcer en sachant que vous devrez vous séparer de ce sydnic.
Si vous négociez, vous risquez de vous retrouver avec la défaveur du précedent conseil syndical, et aussi un syndic qui va faire la loi.
En tant que conseil syndical, vous n'êtes pas la pour aider le sydnic y compris contre son gré, vous êtes la pour le controler et l'assister.
Le contrôle ne supporte pas de conditions.
une réponse comme les factures sont complexes est hors sujet. Il faut le lui faire comprendre fermement.
citation: je me suis aperçu que les relevés étaient faux avec plus de 3000m3 de différence entre leur relevés et ceux que nous faisons de notre coté (certifiés par nos yeux) Ca sent le coup-fourré.
le bon côté est qu'il a du comprendre que ce n'était pas difficile que ca de comprendre une facture pour vous 
Qu'en est-il des frais de photocopie, des frais d'entretiens, des diagnostics inutiles que les syndic border-line aiment faire refaire tous les ans, des dératisations préventives la ou il n'y a jamais eu un seul rat....
je serais vous je listerais assez rapidement le plus possible de problèmes de ce genre quitte a ne pas les relever immédiatement de facon a se prméunir, car une fois la bombe déclanchée vous risquez de ne plus avoir accès a rien
prenez des photos avec votre téléphone.... |
Édité par - ribouldingue le 19 mai 2014 13:19:40 |
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Posté - 19 mai 2014 : 14:23:13
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il faut d'abord y aller pour discuter et mettre vos "exigences" sur la table. Si vous avez été reçu et écouté, faites un CR de cet entretien et envoyez lui...
si le dialogue ne se fait pas bien sur il faudra passer au stade de la LRAR.
je vous conseille de faire avec lui et votre collègue des réunions trimestrielles en deux temps avec un OdJ envoyé préalablement (vérifier le contrat s'il y a un cout ?..) :
* première partie : suivi des factures, de relevé général des dépenses et du grand livre ; parlez pas de vérification, mais expliquez qu'il vaut mieux faire les corrections éventuelles au fur et à mesure plutôt qu'une fois par an.
* seconde partie : réunion du conseil syndical : vous débutez par les chiffres et ensuite les questions en cours
De retour chez vous, faites un CR (avec qui fait quoi et avec quel délai) et envoyez lui ; c'est plus facile ainsi de suivre les sujets , et puis vous pourrez toujours faire référence à ce document |
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yomme
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Posté - 19 mai 2014 : 15:02:22
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citation:
Qu'en est-il des frais de photocopie, des frais d'entretiens, des diagnostics inutiles que les syndic border-line aiment faire refaire tous les ans, des dératisations préventives la ou il n'y a jamais eu un seul rat....
Tout ça c'est dans un coin pour l'instant, je sais que si on en demande trop d'un coup on va finir par avoir un mur en face.
Et pour l'instant tout les problèmes urgents sont à peu prêt correctement gérés.
Je ne veux pas être mauvaise langue, le syndic gère convenablement l'immeuble et les comptes sont justes (à première vue). Je crois juste qu'ils font juste le strict minimum "syndical" légal et qu'ils aiment pas trop qu'on mette le nez dans leur affaires.
Aux dires des anciens de l'immeuble, ce syndic était très bien les premières années.
De toute façon, à moins que l'on sente une amélioration, ça va aller au clash. On a déjà un syndic prêt à prendre le relais (que j'avais dans mon ancien immeuble et qui était vraiment bien). Une grande majorité des copropriétaires est d’accord là dessus. Le tout étant de tenir encore 15 mois...
citation: je vous conseille de faire avec lui et votre collègue des réunions trimestrielles en deux temps avec un OdJ envoyé préalablement (vérifier le contrat s'il y a un cout ?..) :
* première partie : suivi des factures, de relevé général des dépenses et du grand livre ; parlez pas de vérification, mais expliquez qu'il vaut mieux faire les corrections éventuelles au fur et à mesure plutôt qu'une fois par an.
* seconde partie : réunion du conseil syndical : vous débutez par les chiffres et ensuite les questions en cours
De retour chez vous, faites un CR (avec qui fait quoi et avec quel délai) et envoyez lui ; c'est plus facile ainsi de suivre les sujets , et puis vous pourrez toujours faire référence à ce document
Merci, ca va nous aider à nous organiser :)
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Édité par - yomme le 19 mai 2014 15:04:44 |
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Gédehem
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Posté - 19 mai 2014 : 16:37:21
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Et pour vous 'organiser' il faut un certain nombre de "billes".
Fiche :
Les documents qu'un CS doit détenir pour exercer la mission
prévue par les textes :
Copies à demander au syndic (L.art.21)
- RDC et plans annexés (VRD, etc ....)
- contrat de mandat (de rémunarations) du syndic.
- attestation RCP syndic + coordonnées et montants couverts par garant
financier.
- liste des copropriétaires à jour (et à tenir à jour !) Liste selon CNIL norme n°21-2003
- contrat de travail des employés.
- contrat(s) d'assurance(s) du syndicat.
- contrats des différents prestataires permanents du syndicat (chaufferie, ascenseurs, espaces verts, entretien ...etc )
- Carnet d’entretien de l’immeuble.
- DTA : Document technique amiante
- éventuellement, si le syndicat a des employés, DUERSST : Document Unique d'Evaluation des Risques pour la Santé et la Sécurité des Travailleurs. (DUER dans le langage courant)
- (liste non exhaustive)..
A prévoir :
- loi de 1965 et décret de 1967 (à jour)
- code de la copropriété (Litec, dalloz …..)
- Le manuel du CS (ARC..)
- autres docs juridique ou technique (selon besoins)
- les PV des AG
- le RFCS ! (Règlement d’organisation et de fonctionnement du CS).
- le régistre des PV de réunions du CS.
- ….. |
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