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dr13
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 Posté - 19 déc. 2014 : 15:15:26
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Bonjour
notre syndic fait envoyer les convocation par une entreprise externe a la facturation de 1200.00€ l'envoi des convocation et des documents pour AG.
avait il besoin de l'accord de l'AG pour externaliser ces envois?
merci
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GĂ©dehem
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1
Posté - 19 déc. 2014 : 15:30:10
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Les frais des taches dévolues au syndic sont couvertes par les honoraires "gestion courante" prévus par son contrat.
S'il décide d'externaliser telle activité, l'archivage, l'envoi des courriers et notifications, il doit les supporter dans ce cadre de la "gestion courante", taches effectuées sous son contrôle et sa reponsabilité.
Il n'y a donc pas de facturation supplémentaire : c'est son choix, c'est son affaire.
Il faut toutefois vérifier si le contrat du syndic ne prévoit pas cette externalisation dans la "gestion courante" (ce n'est pas une tache "exceptionnelle".)
Il est un principe de fond : le syndic ne peut engager 1 centime d'€ qui n'ait été préalablement décidé par ue AG (L.art.14-1 et 14-2), sauf les cas d'urgnce, qui imposent alors la convocation d'une AG slon cette procédure exceptionelle, soit sans délai (2 jours).
Prevenez votre CS et les copropriétaires autour de vous. |
Édité par - Gédehem le 19 déc. 2014 15:31:46 |
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alan2
Contributeur actif
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Posté - 19 déc. 2014 : 15:32:01
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Ayant été victime d'un cas semblable, vérifier l'immatriculation de la sté ainsi que les statuts pour voir si le syndic ou membres de sa famille ne sont pas au capital de la Sté.
Si c'est le cas le syndic devait demander l'autorisation Ă l'AG |
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GĂ©dehem
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3
Posté - 19 déc. 2014 : 16:27:17
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Il doit la demander dans tous les cas, sauf si cette prestation supplémentaire est explicitement prévue par son contrat.
Cette tache incombe personnellement au syndic, c'est dans sa mission de mandataire. S'il sous traite, externalise, il en supporte tous les frais. |
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JPM
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4
Posté - 19 déc. 2014 : 17:07:11
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Gedehem affirme d'une manière surprenante : citation: Il est un principe de fond : le syndic ne peut engager 1 centime d'€ qui n'ait été préalablement décidé par une AG (L.art.14-1 et 14-2), sauf les cas d'urgence
Ce qui est inexact. Le budget prévisionnel lui même ne constitue pas un plafonnement infranchissable. Encore faut-il que les dépenses soient nécessaires et justifiées.
Pour autant l'expédition des convocations pour une assemblée ordinaire est une prestation entrant dans le champ des prestations courantes. Le syndic ne peut que récupérer les frais de poste qui sont un débours.
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GĂ©dehem
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Posté - 19 déc. 2014 : 19:16:53
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"Le budget prévisionnel lui même ne constitue pas un plafonnement infranchissable. Encore faut-il que les dépenses soient nécessaires et justifiées."
Pas du tout !
Qui décide que telle dépense hors budget serait "nécessaire" ????
Cette approche n'a plus du tout cours, encadrée qu'elle est maintenant par des règles très strictes, non seulement pour ce qui concerne le budget prévis, mais également pour ce qui concerne la passation des contrats et marchés, les clauses du contrat de syndic.
La première phrase de l'art.14-1 est sans ambiguité : les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration sont votées dans un budget prévisionnel, qui comme son nom l'indique, doit tout prévoir, même au besoin l'imprévu.
S'il est nécessaire de réviser à la hausse ce budget, il faut convoquer une AG supplémentaire qui le décidera. (*)
S'il y a 'urgence', autre AG selon cette procédure, sans délai.
En parallèle de l'encadrement du budget prévisionnel, dont on ne dit pas assez toute l'importance, il y a l'art.11 du décret, qui oblige pour tout contrat ou marché nouveau, ou ancien modifié substantiellement, d'en passer par l'AG.
Par conjonction de ces 2 dispositions, on a fermé la porte à toute dérive constatée dans le passé, avec des dépenses dépassant le budget voté pour des sommes importantes.
Il faut battre en brèche cette vraie fausse idée que le mandat de syndic vaut délégation générale, pour tout, en particulier pour contracter/engager des fonds qui n'auraient pas été décidés par une AG.
Quelques arrêts ont sanctionnés l'action intempestive de certains syndics. Allant même à la sanction des entreprises parties au contrat, qui n'avaient pas vérifié que la personne agissant au nom du syndicat avait bien reçu délégation de pouvoir pour passer contrat. (elles auraient du demander le PV d'AG décidant du contrat ...)
Que ce soit pour le budget prévisionnel ou pour la passation d'un contrat, la décision de l'AG vaut "délégation de pouvoir", pour contracter, pour engager les fonds votés.
Pas 1 centime de plus.
Les choses changent, et en la matière très rapidement. Comme le "petit syndic du coin que tout le monde connait", disparu dans les méandres du commerce...
(*) pratique classique : lors de l'AG de mai 2014 on révise le BP 2014 voté en mai 2013.
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Édité par - Gédehem le 19 déc. 2014 19:30:51 |
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JPM
Modérateur
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6
Posté - 19 déc. 2014 : 23:34:04
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Cher Gedehem, le budget prévisionnel n'a pour seule raison d'être que d'organiser le préfinancement des charges courantes. Il détermine le montant des provisions que le syndic est tenu d'appeler pour assurer la maintenance de la trésorerie.
L'existence d'un crédit ouvert ne permet pas au syndic de réaliser une dépense non nécessaire .
En revanche une dépense nécessaire doit être engagée même si elle génère un dépassement du budget prévisionnel soit au niveau de la catégorie de charge soit même au niveau global du BP
Qui juge qu'une dépense est nécessaire ? Dans la plupart des cas la nécessité est objectivement déterminable. On trouve un exemple éclatant dans l'engagement de procédures de recouvrement des charges alors que le budget prévisionnel ne comporte aucune ligne pour cette catégorie (ce qui est le cas dans 90 % des syndicats).
L'apparition soudaine de cafards ou de rats impose une intervention immédiate même elle doit également entraîner un dépassement du budget. Il est hors de question d'attendre la prochaine assemblée.
Dans la plupart des cas il y a concertation avec le conseil syndical mais le syndic peut décider contre l'avis du conseil syndical car sa carence peut générer une action en responsabilité quasi délictuelle contre lui de la part d'un copropriétaire voire d'un locataire. Jurisprudence formelle sur ce point.
Si l'assemblée rejette une dépense ainsi réalisée le syndic a la faculté de faire valider judiciairement son initiative et même d'obtenir des dommages et intérêts si l'affaire a provoqué le non renouvellement de son mandat. Le non renouvellement est certes libre, mais le syndic peut souvent démontrer le rattachement à un comportement incongru de l'assemblée.
C'est un des pans de la noblesse de la fonction de syndic de copropriété que de prendre ces décisions comme le capitaine d'un navire dans une tourmente venteuse.
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GĂ©dehem
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7
Posté - 20 déc. 2014 : 00:29:41
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Sauf que le coup de barre à gauche ou à droite ne génère pas de frais supplémentaire ... 
Pour le budget prévisionnel, il a comme objet principal de déterminer le montant de chaque provision et, par un vote, de les rendre exigibles selon les modalités fixées. C'est une enveloppe qui permet au syndic d'engager des fonds, dans la limite fixée..
(Sautons les engagements qui nécessitent l'avis du CS, ceux qui doivent être autorisés s'ils dépassent tel plafond)
" On trouve un exemple éclatant dans l'engagement de procédures de recouvrement des charges alors que le budget prévisionnel ne comporte aucune ligne pour cette catégorie..."
Prendre exemple sur un budget prévisionnel mal préparé, mal étudié, n'apporte aucune justification. Dans un syndicat n'ayant jamais de retard de paiement, ligne inutile. Dans tel autre où il faut relancer systématiquement 30% des copropriétaires avec en plus 1 ou 2 injonctions chaque année, il y a une ligne correspondante.
Même chose s'agissant de dégradations et autres frais nécessaires.
Il ne faut pas confondre ce qui serait "nécessaire", donc prévisible, avec de l'imprévu, qui ne se rencontre généralement que lors de travaux.
D'autant qu'il est possible, pour le "nécessaire" comme pour l'imprévu, et une saine gestion, de basculer une fraction de telle ligne sur une autre d'un budget en réalité global, et de revoir la copie lors de l'AG suivante qui se tient dans les 6 mois du début d'exercice.
Et si l'imprévu relève de l'urgence, de convoquer une AG en urgence.
Les nouvelles dispositions (14 ans tout de même) ont été justement introduites pour mettre fin aux dérives passées, facilitées par l'absence d'obligation d'un budget prévisionnel avant le début de l'exercice. Budget prévisionnel dans la pratique quasiment toujours voté en cours d'exercice, lequel avait débuté 5 ou 6 mois plus tôt.
De fait, l'AG ratifiait des dépenses déjà engagées par le syndic, y compris ses honoraires, sans prévisionnel, sans maitrise et contrôle sur elles.
Sautons les charges payées à termes échus, là aussi sans budget, les copropriétaires étant mis devant le fait accompli.....
Il faut ouvrir les yeux sur cette réalité : cette liberté alors offerte au syndic (au syndicat) n'existe plus. Maintenant tout est encadré, figé, sans liberté de manoeuvre hors décision d'AG, pour tout.
Sans vous offenser, autre exemple de pratiques passées qui n'a plus cours : "Il détermine le montant des provisions que le syndic est tenu d'appeler pour assurer la maintenance de la trésorerie."
Les provisions étant maintenant rendues exigibles par la loi ou décision d'AG, depuis une décennie le syndic n'appelle plus rien.
Si ce n'est peut être le gardien au téléphone pour lui donner des directives
Il ne faut pas confondre la survivance de certaines pratiques, certaines utiles comme la diffusion du PV d'AG à tous, comme étant une règle impérative. Si le syndic procède à des appels, c'est très bien. A la différence notable que ceux-ci ne génèrent aucun effet puisqu'il n'existent plus, maintenant remplacés par un simple "avis" d'information..
"la noblesse de la fonction de syndic de copropriété "....
Il y a 30 ou 40 ans, encore, peut ĂŞtre.
Tout change, maintenant n'est plus ce que c'était ..... : on a des commerçants qui vendent des services, gestion, assurances et autres ....
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Édité par - Gédehem le 20 déc. 2014 01:15:36 |
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JPM
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Posté - 20 déc. 2014 : 11:54:19
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Mille pardons, Gedehem, mais vous racontez l'histoire Ă la mode ARC.
Vous écrivez : citation: Les nouvelles dispositions (14 ans tout de même) ont été justement introduites pour mettre fin aux dérives passées, facilitées par l'absence d'obligation d'un budget prévisionnel avant le début de l'exercice.
Vous faites donc référence à la loi SRU (décembre 2000) qui aurait mis en place le budget prévisionnel comme outils d'encadrement de la gestion financière.
C'est totalement inexact
Dans la pratique moderne (disons à partir de 1920 époque d'apparition d'un assez grand nombre de copropriétés) le budget provisionnel a toujours existé, même avant la loi du 28 juin 1938. On en trouve la trace dans tous les ouvrages et une récapitulation tout a fait remarquable dans " Traité formulaire de la profession de syndic " de Cabanac (magistrat = Capoulade de l'époque) Bouvet, Administrateur d'immeubles et Paya, Expert comptable dans les Cahiers de la copropriété Lyon 1960.
Beaucoup d'indications comptables à propos de la mise en place du système des cartes perforées. Ces indications demeurent d'actualité, mutatis mutandis
Arrivent la loi de 1965 et son décret.
L'article 34 du décret de 1967 précise que le syndic " prépare le budget prévisionnel qui est voté par l'assemblée générale ".
Pour les syndicats ayant opté pour la répartition annuelle des charges, l'article 35 du décret 1965 met en place le mécanisme actuellement en vigueur que le législateur SRU s'est borné à reprendre. Le syndic peut exiger le règlement :
En début d'exercice d'une provision qui ne peut excéder soit le quart du budget prévisionnel s'il existe une avance permanente de trésorerie soit la moitié du budget prévisionnel dans le cas contraire
En cours d'exercice des provisions trimestrielles qui ne peuvent chacune excéder le quart du budget prévisionnel pour l'exercice considéré.
La rédaction du texte laisse apparaître qu'il s'agit d'un budget prévisionnel adopté par l'assemblée avant le premier jour de l'exercice concerné, avec possibilité d'accommodement lors de l'assemblée tenue en cours de cet exercice.
La seule différence avec le régime actuel est la possibilité d'appeler une provision représentant la moitié du budget prévisionnel en cas d'absence de fonds de roulement. Elle a eu l'avantage de généraliser la pratique des fonds de roulement qui n'étaient pas plafonnés à l'époque mais dans la pratique, égaux au plafonnement actuel.
Il est donc clair que le régime actuel n'a pas été mis en place légalement par la loi SRU de 2000 mais bien par la loi de 1965 et son décret du 1967. Il est clair aussi que ce régime existait avant 1965 et même avant 1938 puisqu'on en trouve la trace dans les ouvrages spécialisés.
Par ailleurs vous écrivez citation: Sautons les charges payées à termes échus, là aussi sans budget, les copropriétaires étant mis devant le fait accompli.....
Il s'agissait de l'excellent régime de la répartition trimestrielle des charges, choisi généralement par les petits et moyens immeubles et qui avait la faveur des bailleurs. Ils pouvaient régulariser à chaque fin de trimestre les charges locatives récupérables.
Dans ce cas l'absence de fonds de roulement était très rare.
Le syndic pouvait pareillement appeler en début d'exercice une provision égale à un quart du budget prévisionnel (ou la moitié en cas d'absence de fonds de roulement). Voir néanmoins les précisions qui suivent.
Et en cours d'exercice une somme correspondant au montant des dépenses régulièrement engagées et effectivement acquittées
Pour un syndicat ayant exercice du 01/01/nn au 31/12/nn ayant un budget de 80 000 francs et un fonds de roulement de 15 000 francs il y avait donc
au 01/01 une provision de 20 000 francs
au 01/04 un relevé détaillé des dépenses régulièrement engagées et effectivement payées pendant le 1er trimestre
au 01/07 un relevé détaillé des dépenses régulièrement engagées et effectivement payées pendant le 2e trimestre
au 01/10 un relevé détaillé des dépenses régulièrement engagées et effectivement payées pendant le 3e trimestre
Quid au 31/12/nn et au 01/01/nn + 1 ?
Un des multiples avantages du système était de pouvoir sortir les comptes de l'exercice entier très rapidement. Les comptes des trois premiers trimestres avaient déjà été communiqués à tous les copropriétaires et bien sur au conseil syndical. Les contestations éventuelles avaient été traitées d'une manière ou d'une autre;
Il ne restait plus qu'à passer toutes les dépenses régulièrement engagées du 4e trimestre, qu'elles aient été payées ou non pour ce dernier trimestre.
Dans la pratique les syndics adressaient les relevés de charges du 4 e trimestre et en demandaient le paiement sans exiger le versement de la provision de début de premier trimestre prévue par l'article 35.
Pour les assemblées générales les syndics établissaient sans aucune difficulté un relevé général des dépenses de l'exercice, une situation de trésorerie établie conformément au modèle normalisé par la Commission relative à la copropriété et un nouveau budget prévisionnel
Autant dire qu'on peut écarter sans remords : citation: De fait, l'AG ratifiait des dépenses déjà engagées par le syndic, y compris ses honoraires, sans prévisionnel, sans maitrise et contrôle sur elles.
Sautons les charges payées à termes échus, là aussi sans budget, les copropriétaires étant mis devant le fait accompli.....
Il faut ouvrir les yeux sur cette réalité : cette liberté alors offerte au syndic (au syndicat) n'existe plus. Maintenant tout est encadré, figé, sans liberté de manoeuvre hors décision d'AG, pour tout.
Ces comptes présentés trimestriellement étaient bien plus facilement épluchés par les CS et autres copropriétaires. De plus il était facile de rectifier une erreur relevée dans les comptes du second trimestre par une écriture passée dans le trimestre suivant.
Une précision importante : le syndic pouvait recouvrer judiciairement la provision du premier trimestre (s'il y avait lieu), et les remboursements des 1e 2e et 3e trimestres en prouvant que les dépenses avaient bien été payées. Mais il ne pouvait recouvrer judiciairement les remboursements du 4e trimestre qu'après approbation des comptes de l'exercice.
Conclusion : la seule véritable modification apportée au régime de la copropriété par la loi SRU a été la suppression du système de la répartition trimestrielle des charges.
Elle a également démantibulé les excellents plans comptables fonctionnant à cette époque alors qu'il convenait seulement d'en harmoniser la numérotation.
Quant à citation: depuis une décennie le syndic n'appelle plus rien.
La controverse terminologique est sans intérêt. Il reste dans la pratique que pour présenter correctement un dossier de recouvrement il faut produire les appels de fonds périodiques comportant l'historique du compte individuel dans un cadre dédié.
Quand un juge sait qu'il va trouver cela dans le dossier parce que c'est le syndic X avec l'avocat Y qui présentent la demande, il est prêt à doubler l'indemnité de l'article 700
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Édité par - JPM le 20 déc. 2014 12:26:58 |
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GĂ©dehem
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9
Posté - 20 déc. 2014 : 16:40:05
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 ...."parce que c'est le syndic X avec l'avocat Y qui présentent la demande, il est prêt à doubler l'indemnité de l'article 700 "
Autrement dit "Ă la tĂŞte du "client" ...
Sur le reste, pour reprendre le capitaine du bateau, ne dérivons pas !
Les aspects comptables sont Ă©trangers Ă notre 'affaire' .
Quant aux art.14-1 et 2 dont nous parlons, je fais bien référence à la loi de 1965, la seule qui nous concerne ici.
Historique intéressant, qui montre bien qu'avant l'introduction de ces 2 articles, chacun faisait comme il voulait, sans cadre précis, sans obligation, ce que je mentionnais plus haut.
Bien des syndics préparaient un budget prévisionnel, souvent adoptés en cours d'exercice, commencé depuis 6 mois, l'AG se tenant les derniers jours de juin.
Les pratiques étaient très diverses, y compris avec des appels de fonds pour régler des factures à terme échu.
Les modifications introduites par nos 2 articles ont cadré les choses, sans révolition : budget prévisionnel impératif avant le début de l'exercice décidé par l'AG, les provisions rendues exigibles selon la loi ou les modalités décidées par l'assemblée.
C'est l'AG qui décide par son vote de l'exigibilté des provisions, et elle seule.
Il n'y a aucune confusion possible entre l'exigibilité des fonds qui procède de cette décision avec les fonds que le syndic peut exiger.
D.art.35 est détaillé, précis, le mécanisme très clair : le syndic ne peut maintenant (10 ans !) "exiger" que les fonds péalablement "rendus exigibles" par une AG. Et pas autre chose.
Cela peut heurter les pratiques anciennes, point relevé lors des travaux préparatoires de la rédaction des art.14-1 et 2, mais il faut s'y faire.
Le syndic n'a plus la liberté d'appeler des fonds comme il l'entend.
Il n'y a pas là fondamentalement une nouveauté.
Il y a sans doute des gardes-fous mis en place pour unifier les pratiques et mettre fin à certaines dérives, principalement dues (opinion personnelle) à l'arrivée d'entreprises commerciales, de la banque, de l'assurance, etc, dans 'notre' monde où jusque là officiaient majoritairement de "petits" syndics très au fait de la gestion, soucieux de "leurs" copriopriétaires et des intérets de "leurs" syndicats.
Ce temps n'est plus ..... |
Édité par - Gédehem le 20 déc. 2014 16:42:55 |
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