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Luc Standon
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 Posté - 31 janv. 2015 : 22:07:51
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citation: Initialement posté par Hugues
Est-ce trop demander que de pouvoir contrôler ses comptes? car après tout ce sont nos comptes et la moindre des choses serait qu'ils soient justes et nets.
Non ce n'est pas trop demandé, d'autant plus que c'est aussi pour cela que le la Loi et son décret d'application demande que le syndicat approuve (ou non) les comptes qui lui sont présentés par le syndic qui tient lui-même la gestion comptable et financière du syndicat.
Après si collectivement le syndicat confie volontairement et souverainement ses comptes à ... un Bernard MADOFF.... Et qu'en plus le syndicat approuve (à la majorité) les comptes en fin d'exercice les yeux fermés....
citation: Initialement posté par philippe388PS : peu de copropriétaires sont capables de lire un grand livre, une balance, les annexes, ... 
C'est bien pour cela que la Loi demande aux copropriétaires de voter leur approbation  malgré les garde-fous républicains 
citation: Initialement posté par Gédehem
"PS : peu de copropriétaires sont capables de lire un grand livre, une balance, les annexes, ... "
Quant on pense que c'est la comptabilité du syndicat, c'est à dire les comptes de l'ensemble des copropriétaires, on voit bien la joyeuse mayonnaise qui a été faite sous couvert de "transparence", personne parmi les copropriétaires, ou si peu, n'étant en mesure de vérifier quoi que ce soit !
Oui je suis bien d'accord avec cela. D'autant que cette sage réflexion s'applique aussi à de nombreux autres domaines républicains sous couvert de démocratie représentative, alors que la démocratie dans un syndicat de copropriétaire se voulait être directe (en théorie).
citation: Initialement posté par rambouilletcitation: PS : peu de copropriétaires sont capables de lire un grand livre, une balance, les annexes, ...
Pour ma part c'est un jugement de valeur que je ne partage pas d'abord parce que ces documents ne sont pas mis à disposition des copropriétaires pour certains et ensuite parce que les copropriétaires pensent faire confiance aux gens qu'ils ont mandatés. il n'est pas si difficile que cela d'éplucher grand livre, balance et annexes...
Sauf que parfois cela relève du parcours du combattant (en termes administratifs), alors que la règle devait être la simplification.
Il n'est pas normal ni même concevable qu'un syndic fasse de la résistance abusive et caractérisée concernant les comptes du/des syndicats dont il doit légalement assurer la gestion comptable et financière nonobstant l'ensemble des dispositions réglementaires actuellement en vigueur qui encadrent théoriquement toute cette mayonnaise.
Par contre rambouillet a raison sur un point : le CS peut se faire assister par une personne de son choix dans le cadre de ses missions, et l'une des missions du CS est bien de vérifier la bonne tenue comptable du syndicat par le syndic.
Dès lors, s'il y a des erruers qui doit on blamer ? le syndic qui invoquera son droit à l'erreur ? le syndicat qui aura approuvé les comptes (à la majorité) ? Le CS qui n'a pas su s'entourer des compétences d'un comptable professionnel pour vérifier la bonne tenue des comptes du syndicat par le syndic ? C'est le serpent qui se mord la queue en terme de responsabilité collective concernant l'approbation des comptes.
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Conformément à la Loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978 modifiée (cf. CNIL), je bénéficie et dispose d'un droit d'accès, de rectifications, de modifications et de suppression des données et des informations me concernant.
Ce droit s'appliquant aussi à l'ensemble de mes contributions, interventions et commentaires sur les forums d'UniversImmo.com dont la société AEDèv SAS ne peut se prévaloir automatiquement de l'exclusivité des droits d'édition.
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Luc Standon
Contributeur vétéran
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Posté - 31 janv. 2015 : 22:37:18
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citation: Initialement posté par philippe388rambouillet : ce pas un jugement de valeur, mais un constat! de plus avec le nouveau plan comptable en partie double, cela a compliqué la lecture. De plus, et c'est aussi un constat, combien de copropriétaires hors CS vont controler les comptes chez le syndic, et combien de CS demande le GL et les balances ET font un rapprochement bancaire sérieux. 1 ou 2 % ??? rambouillet : combien de copros demandent des explications sur les annexes ! la majorité ne lisant même pas l'OdJ ! Combien posent des questions sur la simple liste des comptes de fonctionnement courant ? Chez Lamy, notre gestionnaire a "avoué" que je fus le seul à demander ces docs en tant que CS et à vérifier les comptes du SDC en tant que copro. 70 copros gérées par ce gestionnaire.  Alors lire le GL et l'éplucher ligne par ligne!! Sans parler d'un SDC sans compte séparé ou il est impossible de faire un rapprochement bancaire.
C'est effectivement la réalité dans la majorité des syndicat de copropriétaires.
L'UNARC peut se targuer d'avoir une augmentation d'adhésion collective, mais les syndicat adhère à l'ARC semble majoritairement se contenter d'une adhésion clientéliste en attente de services proposer par l'ARC en complément de ceux du syndic pour avoir un simple levier de contre-pouvoir fictif.
citation: Initialement posté par Louis92
Réponse à quatrevents : scanner un document, faire tourner de la reconnaissance de caractères pour obtenir un fichier de logiciel de bureautique est possible. Cela vaut le coup pour un règlement de copropriété par exemple. A l'arrivée, il faut vérifier au moins à 2 qu'il n'y pas de B pris pour un 8, etc ...
L'effort à consacrer est assez considérable (j'ai fait). Pour un GL, il vaut mieux faire des efforts pour convaincre le syndic de produire le GL en pdf avec pdfcreator ou autre (pour pouvoir y rechercher les chaînes de caractères) et à défaut, consacrer l'effort à vérifier le GL papier.
Cdlt. Louis92.
Bien sur que de repasser fichier scanné/numérisé en .pdf d'un GLC de 100 pages est toujours possible avec un OCR puis de le retranscrire en .cvs ou excel ou peu importe...
Ca prends du temps.
Lors d'un changement de syndic avec reprise comptable des RAN, je suis même pas certain que le nouveau syndic fasse ce travail titanesque, surtout si les comptes de l'exercice antérieur ont été approuvé.
Le problème est comment un syndic avec un logiciel comptable de syndic (même basique et ancien) peut il faire croire qu'il ne peut éditer les comptes du syndicat en version numérique (que ce soit en .pdf ou autre type de format de fichier) alors qu'il est précisé dans l'article 2 de l'arrêté comptable de 2005 :
citation: - Un livre journal et un grand livre tenus sur supports informatiques numérotés et datés dès leur établissement, par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve, peuvent tenir lieu de livre journal et de grand livre des comptes.
Alors, le syndic va prétendre que son logiciel est tellement ancien qu'il ne connaît aucun format d'édition numérique informatisé ?
OK dans ce cas là , il faut demander au syndic comment son logiciel comptable à t'il pu éditer les 5 annexes comptables du syndicat ainsi que les autres documents comptables et financiers qui sont obligatoirement joints dans les convocations pour information aux copropriétaires, conformément à l'article 11 du Décret de 1967 ?
Et là les hémorroïdes de la comptable du syndic commence sérieusement à la déranger....
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Luc Standon
Contributeur vétéran
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Posté - 31 janv. 2015 : 22:59:15
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Luc Standon
Contributeur vétéran
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Posté - 02 févr. 2015 : 11:20:35
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Pour information complémentaire, je rajoute une vieille astuce de syndic....
Un copropriétaire vient faire la vérification comptable du syndicat....
Le syndic ne refuse pas le RDV et fixe une date.
Lors de la vérif' comptable, le copropriétaire s’aperçoit qu'il manque des pièces et justificatifs par rapport aux écritures comptables tant du GL que dans l'état des dépenses de l'année N-1 et que faute de ces justificatifs, les écritures comptables ne peuvent donc être validé en l'état par l'AG. Ce qui est logique.
Le syndic ne se défausse pas, et informe qu'il a bien les factures correspondantes aux écritures, mais qu'elles doivent être dans un autre dossier que la comptable a probablement rangé ailleurs ou que blablabla... bref toutes les excuses habituelles du syndic pour ne pas montrer les factures et pièces lors de ce RDV de vérif comptable.
Le syndic informe alors que ces factures seront bien présentés ultérieurement, quand bien même elles ne sont pas présentes pour le moment, et que justement l'objet de cette vérification étant de soulever les erreurs potentiels avant l'approbation des comptes par l'AG. Ce qui n'est pas faux non plus.
Le copropriétaire fini donc son RDV de vérif' comptable sans avoir pu vérifier la licité de certaines écritures comptables faute de factures correspondantes.
L'AG arrive et les comptes du syndicat sont évidement approuvés sans réserve à la majorité des copropriétaires présents/représentées (qui s'en foutent un peu aussi quand même puisqu'ils font aveuglément confiance au syndic plutôt qu'à un em*****ur de copropriétaire un peu trop procédurier).
Les comptes du SDC sont donc approuvés à la majorité et le syndic est soulagé (quitus ou pas).
Comme convenu, le copropriétaire reprends donc contact avec le syndic pour bien confirmer qu'à chaque écriture comptable douteuse (lors de la vérif) corresponds bien à présent (après approbation des comptes) une facture comme l'avait prétendu le syndic lors de la vérification comptable.
Là ... Revers de situation une fois les comptes approuvés par l'AG :
le syndic refuse un nouveau RDV au copropriétaire pointilleux, et refuse de communiquer les factures manquantes comme il s'y était engagé.
Le copropriétaire reste le bec dans l'eau jusqu'à l'année suivante puisque faute d'être au CS, il ne peut vérifier les comptes qu'entre la réception de la convocation et la date de l'AG statuant sur les comptes du SDC.
L'excuse invoqué du syndic : de toute manière cela n'a plus aucune importance, puisque les comptes ont été approuvé à la grande majorité par la dernière AG.
Et hop le syndic se cache derrière les dispositions de l'article 42 qui fait que le copropriétaire pointilleux sera donc dans l'obligation d'en passer par une procédure judiciaire contre.... le SDC (et oui regrettablement, ce sera plus simple).
Sur ce... Bonne vérif comptable à tous.
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andre78fr
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 Posté - 02 févr. 2015 : 12:24:30
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Malheureusement mon outil de développement (WinDev qui fait actuellement de la promotion sur TF1...) ne permet pas de faire des applications Linux avec les aperçus et la gestion des fichiers RTF dont j'use abondamment... en revanche, une version "cloud" est une piste possible. Mais que ceci ne vous empêche pas de militer avec moi pour la transmission obligatoire des données comptables du syndicat sous un format "tableur" (Excel, csv, Open Office ou xml, peu importe mais des données structurées et pas juste un PDF mis en page !!!).
Je ne suis pas tout à fait d'accord avec vous sur la reprise, on peut bien sûr repartir des Reports A Nouveaux mais c'est une perte d'information importante qui empêchera même l'année suivante d'éditer des annexes complètes (les annexes 1, 2 et 3 proposent toutes la colonne du N-1 ou N-2, c'est à dire précédant l'année pour laquelle les comptes sont approuvés). De plus, perdre le détail et l'historique des copropriétaires (de la banque... des fournisseurs...) ça complique sérieusement la gestion ainsi qu'une éventuelle procédure... et puis sur le principe ce n'est pas normal qu'un syndicat perde son histoire comptable à chaque fois qu'il change de syndic !
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JPM
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46
Posté - 02 févr. 2015 : 12:54:34
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La comptabilité du syndicat n'est que détenue et maniée par le syndic.
Lors d'un changement de syndic l'intégralité des livres, états et pièces comptables doit être transférée au nouveau syndic pour au moins les dix dernières années, avec en sus, s'il y a lieu les pièces antérieures qui auraient été transmises.
Le nouveau syndic ne doit pas se contenter de recevoir ce qu'on lui donne. Il doit demander tout ce que je viens d'indiquer et sa responsabilité est engagée s'il ne le fait pas.
Il doit informer le CS en cas de difficulté et les deux entités , syndic et CS sont tenus d'agir en justice pour faire valoir les droits du syndicat.
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andre78fr
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47
Posté - 02 févr. 2015 : 15:07:05
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Oui, nous parlons bien de la transmission de la comptabilité à l'occasion du changement de syndic mais nous parlons de la comptabilité informatisée ; les fichiers... c'est bien beau d'avoir des archives papiers mais de nos jours une grosse partie du travail se fait sur l'ordinateur... |
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JPM
Modérateur
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48
Posté - 02 févr. 2015 : 17:04:03
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Si déjà toutes les copropriétés détenaient les dix dernières exercices sur papier , ce serait bien joli !
Personnellement, bien qu'ayant une forte sympathie pour l'informatique, et après avoir connu la compta par décalque, les fiches perforées, les microfiches, les AS 400, je maintiens que les archives du syndic doivent être des archives papier.
Très rapidement les microfiches se sont révélées inexploitables; idem pour les plus anciennes photocopies. Dans un secteur voisin, les diapositives photos doivent être numérisées et, souvent, remaniées ensuite.
Pour les comptabilités syndicales, il n'y a jamais eu de normes. Ce qui est scandaleux. Les associations de consommateurs auraient dû s'occuper de ces questions importantes plutôt qu'à ferrailler sur la mise en concurrence des banques pour les comptes séparés.
On constate partout une totale impréparation au niveau législatif et réglementaire. Ce qui explique les difficultés actuelles et les retards prévisibles pour l'ouverture des comptes séparés. Il fallait songer au SEPA.
Il est vrai qu'avec la numérisation OCR on peut faire des choses épatantes. Mais l'OCR disparait des imprimantes classiques. Il faut travailler avec un prestataire de service.
De toute manière, s'il y a un contentieux, il faudra du papier.
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Gédehem
Pilier de forums
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49
Posté - 02 févr. 2015 : 18:17:19
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"... puisque faute d'être au CS, il ne peut vérifier les comptes qu'entre la réception de la convocation et la date de l'AG statuant sur les comptes du SDC.
Rien ne lui interdit de se joindre au CS lors de son contrôle;
A moins que le CS ne contrôle rien ou qu'il cache la date ou période de ce contrôle ...
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Luc Standon
Contributeur vétéran
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50
Posté - 03 févr. 2015 : 15:09:13
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citation: Initialement posté par andre78fr
En revanche, une version "cloud" est une piste possible.
Ce serait effectivement une option judicieuse, y compris pour les syndics non pro qui se passent la compta de la main à la main entre copropriétaires bénévoles.
Je te conseil vivement d'aller à un salon Linux pour prendre des contacts et exposer ton projet. Je reste certains que tu trouveras preneurs pour un tel projet.
citation: Initialement posté par andre78fr
Je ne suis pas tout à fait d'accord avec vous sur la reprise, on peut bien sûr repartir des Reports A Nouveaux mais c'est une perte d'information importante qui empêchera même l'année suivante d'éditer des annexes complètes [.../...] et puis sur le principe ce n'est pas normal qu'un syndicat perde son histoire comptable à chaque fois qu'il change de syndic !
Nous sommes d'accord en théorie sans aucun problème.
Mais la réalité est regrettablement moins belle et beaucoup moins idéaliste.
citation: Initialement posté par JPM
La comptabilité du syndicat n'est que détenue et maniée par le syndic.
Oui JPM bien sure.... Tout comme le syndic n'est que le détenteur des archives du syndicat (cf. art. 33 / 33.1 / 33.2 et 34 du D.1967 ainsi que l'art.18.2 de la L.1965).
Mais tout le monde sait en réalité que les syndics ne gardent pas les archives papiers du syndicat dans leur locaux, mais font appels à des sociétés d'archivages tiers (Loc-Archives / Pro-Archives, etc...).
A la limite, les syndics gardent les éléments importants (RdC / PV d'AG sur 10 ans, etc.) mais concernant les comptes papiers ils ne gardent les pièces rétrospectivement que pour 2 ans maximum.
C'est d'ailleurs ce qui a été de nombreuses sources de débats concernant les archives "dormantes" et "vivantes" puis après l'arrêté NOVELLI de 2010 la polémiques entre les archives "utiles" et celles "non-utiles".
La Loi ALUR n'a rien clarifié si ce n'est qu'à présent le syndicat paye lui même au syndic l'archiveur sélectionné par le syndic (la bonne blague). Et dans cette même mesure, le syndic tient le sabre et le goupillon concernant les archives du syndicat.
C'est un véritable chantage à l'accès des archives du syndicat qui est ainsi organisé. Et ce n'est pas un syndic du même ordre qui ira taper sur le dos d'un confrère fut-il concurrent, alors que lui-même n'est pas infaillible et exempt de procédure.
La théorie est une chose, mais dans la pratique les syndics et membres du CS ne s'embarrasse pas de textes pieux et/ou vertueux mais ils vont au plus simple par souci de pragmatisme, et même si parfois, cela mène à contourner la Loi et son Décret d'application.
Il y a litige dans cette mesure, seulement lorsqu'un copropriétaire demande que les procédures soient respectée et la Loi appliquée de bon droit de manière juste et équitable. Dans ces cas, le syndic ne transmettra pas toutes les archives du syndicat surtout si c'est pour donner le bâton pour se faire battre, cela est une réalité concrète.
Et devant les coûts et les temps de procédures judiciaires, beaucoup de syndicat jettent l'éponge et se contente des miettes qui leurs sont généreusement données par l'ancien syndic.
citation: Initialement posté par JPM
Si déjà toutes les copropriétés détenaient les dix dernières exercices sur papier , ce serait bien joli !
Oui si les membres du syndicat (cà d les copropriétaires) ont un accès directe aux archives sans spécialement passer par le syndic.
C'est là tout l’intérêt d'avoir des numérisations PDF de toutes les pièces concernant le syndicat.
citation: Initialement posté par JPM
Pour les comptabilités syndicales, il n'y a jamais eu de normes. Ce qui est scandaleux.
La norme permettrait elle une harmonisation ? Sinon cette norme n'a aucun intérêt.
Si oui c'est simple : les documents du SDC au format pdf. La compta du syndicat dans un format exploitable avec d'autres logiciels, ce qui pose le problème de l'interopérabilité des sociétés éditrice de logiciels de compta... Dont les syndics (pros et/ou non-pros) sont les clients... Et ne dit-on pas que le client est roi
citation: Initialement posté par JPM
Les associations de consommateurs auraient dû s'occuper de ces questions importantes plutôt qu'à ferrailler sur la mise en concurrence des banques pour les comptes séparés.
Les assos de cons auraient pu faire les deux à la fois, si elles s'en étaient donné la peine.
citation: Initialement posté par JPM
Il est vrai qu'avec la numérisation OCR on peut faire des choses épatantes. Mais l'OCR disparait des imprimantes classiques. Il faut travailler avec un prestataire de service.
L'OCR est une alternative (de moyens) pas une solution durable.
citation: Initialement posté par JPM
De toute manière, s'il y a un contentieux, il faudra du papier.
juridiquement oui, bien que même la magistrature permet actuellement les échanges de données dématérialisées aux formats numériques (dont le PDF) par les plateformes adéquates :
- https://proceduresdematerialisees.w...ons-civiles/
Quoiqu'il en soit, la normalisation et l'harmonisation des archives du syndicat se posera tôt ou tard.
En attendant, c'est bien le syndic qui a le contrôle des archives du syndicat, même s'il n'en est que le simple détenteur.
Ainsi il paraîtra bien difficile à la justice d'ordonner la transmission d'archives du syndicat que le syndic (sortant) prétendra avoir perdu dans le processus d'archivage avec l'archiveur dont il faudra alors aussi mettre en cause pour définir la responsabilité de la perte des archives du syndicat entre le syndic (sortant ou pas peu importe) et la société d'archivage.
citation: Initialement posté par Gédehem
[/blue]Rien ne lui interdit de se joindre au CS lors de son contrôle;
Sauf si le copropriétaire s'est lui-même porté candidat pour être bénévolement membre du CS mais que l'AG a refusé sa candidature pour justement l'empêcher d'avoir accès à des informations risquant d'alimenter une potentiel procédure en cours 
Le syndic dira toujours d'un copropriétaire pointilleux qu'il est procédurier et traînera forcément le syndicat devant la justice.
Le syndic dira toujours d'un copropriétaire qui pose trop de question qu'il freine le bon déroulement des affaires du syndicat.
Le syndic dira toujours d'un copropriétaire trop curieux qu'il empêche le syndic de faire son travail pour le bien commun du SDC, alors qu'il est simplement pugnace.
etc...
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JPM
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Posté - 03 févr. 2015 : 16:10:43
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Au sujet des archives et surtout de leur transmission entre les syndics sortant et entrant, il existe une abondante et excellente jurisprudence, très protectrice des intérêts du syndicat.
En particulier le nouveau syndic ne doit pas se contenter de prendre ce qu'on lui donne. Il est présumé savoir ce qui, de toute manière, doit lui être remis. Il a l'obligation de se démener activement pour obtenir ce qui manque.
La recherche ne se limite pas au précédent syndic. Il faut aller chercher ce qui manque manifestement jusque chez l'avant dernier syndic, s'il y a lieu, et plus loin encore.(Arrêt de la Cour de cassation la dessus)
Les irrégularités et malveillances sont sévèrement sanctionnées.
En ce qui concerne l'externalisation : Depuis des années, elle est indispensable dès que le syndicat présente une certaine importance. La seule vraie solution depuis 40 ans est que le syndicat choisisse son archiveur et souscrive un contrat avec lui. Le syndic paie la société et se conforme aux modalités de consultation. Cette indication doit être donnée quand on recherche un nouveau syndic.
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Luc Standon
Contributeur vétéran
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Posté - 04 févr. 2015 : 22:14:57
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Quoiqu'il en soit, l'article 2 de l'Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires précise bien que le syndic doit tenir la comptabilité du syndicat sur un support informatique - Donc dématérialisé  .
Et depuis la Loi ALUR/DUFLOT (bien que les Décrets d'application se font attendre), l'art. 42-1 de la L.1965 précise aussi :
- "Les notifications et mises en demeure, sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique."
En d'autres termes, la numérisation et la dématérialisation des documents du syndicat est belle et bien une évidence dont l'application se fera tôt ou tard... Mais en tout cas très prochainement.
Indéniablement la technologie est là , et ce n'est pas simplement de la science-fiction. Où alors on se remet à vivre comme si les ordinateurs n'existaient pas, comme si internet n'existait pas, comme si le "cloud" n'existait pas, comme si les gens n'avaient pas de téléphone portable 3° ou 4° génération ou pas de tablette numérique (peu importe)...
Bref, l'article 42-1 est une bonne disposition dans le principe, mais il est à craindre que le décret correspondant à son application promet d'être une autre belle usine à gaz.
En effet, reste à savoir si par réciprocité juridique, le syndic (représentant légal du syndicat) acceptera lui-même les notifications et les mises en demeure des copropriétaires par simple courrier électronique ? Ou est-ce que les copropriétaires seront toujours obligés d'utiliser la procédure classique de l'envoi postal en LR/AR ?
De plus, à la lecture de l'article 42-1, il ne faut pas sauter la virgule, et il faut bien comprendre que cette disposition portant sur les notifications et mises en demeure par voie électronique (sans aucune modalité précisant son application), doit être faite "sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires" concernés lorsqu'ils en font la demande ou que le syndic leur en fait la demande individuellement.
En ce sens, les dispositions de l'article 42-1 reposent donc sur un choix personnel et individuel de chacun des copropriétaires, et non pas sur une décision collective du syndicat. Gageons qu'il en soit aussi de même concernant la dématérialisation du Grand Livre Comptable du syndicat
Ce qui est d'autant plus clair dans la mesure où cette même Loi ALUR a aussi modifié l'article 18 de la Loi de 1965 en y insérant une nouvelle obligation pour le syndic qui se doit :
« - de proposer, à compter du 1er janvier 2015, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25 de la présente loi... »
Et là … Il est bien rédigé dans l'article 18 "sauf décision contraire de l'assemblée générale", c'est là où le bas blesse car sans nul doute que le syndic proposera alors devant l'assemblée générale du syndicat un accès en ligne qui soit payant, ou s'il ne l'est pas, son coût sera inclus dans le prix du forfait de base.
Quoiqu'il en soit, s'il y a un accès en ligne obligatoire depuis le 01 janvier 2015, concernant les documents du syndicat, il est évident que la convocation et le PV d'AG doivent intégrer les documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, dans la mesure où les décisions de l'assemblée générale reflètent l'accord financier du syndicat à l'égard de chacun des copropriétaires portant sur chacune des résolutions.
De fait, outre les annexes comptables de 1 à 5 obligatoire dans les convocations d'AG, il serait fort possible d'inclure aussi la dématérialisation du GCL puisque l'arrêté comptable précise que ce GLC doit être tenu sur un support informatique (sic + CQFD ).
Il est aussi regrettable de lire dans le texte de Loi : "... sauf décision contraire de l'AG prise à la majorité de l'article 25 de la présente loi..."
En gros Mme DUFLOT nous a fait le même coup de la dérogation concernant le compte séparé du syndicat. Et dans ce cas, je demanderais simplement à quoi peu bien servir une obligation légale, si dès le départ, cette même obligation est assortie d'une condition suspensive dérogatoire ?
Il est aussi regrettable dans cet article 18 de noter une différentiation d'accès aux documents du syndicat entre les copropriétaires et les membres du conseil syndical (qui sont eux aussi des copropriétaires) :
« - .../... Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical. »
Créant de fait deux nouvelles catégories de copropriétaires, ceux ayant un plein accès aux informations numérisées du syndicat et les autres n'ayant qu'un accès partiel et limité ; de sorte que les copropriétaires non membres du conseil syndical seront eux-mêmes toujours moins bien informés sur la copropriété.
En d'autres termes, du fait de leur position "d'élu bénévole" au conseil syndical, certains copropriétaires auront un avantage indéniable concernant les informations relatives à l'immeuble et à la copropriété.
Cette disposition de l'article 18 de la Loi permet ainsi au syndic et au conseil syndical, de faire, si nécessaire et/ou le cas échéant, une sélection des informations à communiquer selon la nature des documents à mettre à disposition et le tri parmi des copropriétaires à qui les communiquer…
Or quel copropriétaire pourrait se plaindre d'être non informé de la non communication d'un document du syndicat s'il n'a pas préalablement connaissance de l'existence même des documents relatifs au syndicat qu'il serait lui-même désireux de pouvoir consulter ? Alors que si ce copropriétaire aurait été membre du conseil syndical, il y aurait eut accès.
Sans confondre la nature d'un document du syndicat avec son degré de supposé confidentialité auprès des copropriétaires non membres du conseil syndical.
Il est très facile de comprendre les effets pervers de cette différentiation d'accès aux documents du syndicat selon leur nature, alors que faute de décret d'application, rien d'autre n'est précisé quant à la nature des documents à séparer entre les copropriétaires et ceux qui seraient bénévolement membre du CS.
Il faut d'ailleurs se demander : qui fixe les critères de la nature des documents numérisés du syndicat dont l'accès dématérialisé sera forcément limité à une pseudo "discrétion" décidé par le syndic et une "confidentialité injuste" en fonction du statut du copropriétaires (membre du CS ou pas).
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Conformément à la Loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978 modifiée (cf. CNIL), je bénéficie et dispose d'un droit d'accès, de rectifications, de modifications et de suppression des données et des informations me concernant.
Ce droit s'appliquant aussi à l'ensemble de mes contributions, interventions et commentaires sur les forums d'UniversImmo.com dont la société AEDèv SAS ne peut se prévaloir automatiquement de l'exclusivité des droits d'édition.
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andre78fr
Pilier de forums
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53
Posté - 04 févr. 2015 : 23:19:27
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L'article 2 du décret dit :
citation: Un livre journal et un grand livre tenus sur supports informatiques numérotés et datés dès leur établissement, par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve, peuvent tenir lieu de livre journal et de grand livre des comptes.
Vous semblez confondre une possibilité avec une obligation mais on a encore le droit de tenir une comptabilité sur des cahiers...
Pour l'extranet il n'est obligatoire que pour les syndics professionnels et la différenciation entre copropriétaire et conseil syndical ne fait que reprendre le fonctionnement actuel (et presque ancien) : le premier a un accès limité dans le temps aux pièces justificatives des charges, le second a un accès permanent à tous les documents. Ce système est assez logique et équilibré ; la contrepartie de l'information totale c'est un minimum d'engagement dans la vie de la copropriété...
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JPM
Modérateur
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54
Posté - 04 févr. 2015 : 23:38:14
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citation: Quoiqu'il en soit, l'article 2 de l'Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires précise bien que le syndic doit tenir la comptabilité du syndicat sur un support informatique - Donc dématérialisé
C'est inexact.
Il indique qu'un livre journal et un grand livre tenus sur supports informatiques numérotés et datés dès leur établissement, par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve peuvent tenir lieu de livre journal et de grand livre des comptes.
Le décret du 29 novembre 1983 comportait des indications identiques.
En l'état actuel les systèmes informatiques sont des outils puissants et quasiment indispensables mais les documents comptables doivent faire l'objet d'une édition papier.
La tenue des comptes et la présentation des synthèses laissent beaucoup à désirer. Les efforts doivent porter la dessus plus qu'au développement d'une dématérialisation qui ne présente aucune urgence pour la gestion des copropriétés.
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Luc Standon
Contributeur vétéran
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55
Posté - 05 févr. 2015 : 09:40:58
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citation: Initialement posté par andre78fr
Vous semblez confondre une possibilité avec une obligation mais on a encore le droit de tenir une comptabilité sur des cahiers...
Oui on peut continuer longtemps à jouer sur l'interprétation du sens et de l'esprit de la Loi. Donc retour aux cahiers.... Et aux stylos BIC.
Kant à moi et n'étant pas philosophe je maintien ma lecture de l'art.2 de l'Arrêté comptable de 2005.
citation: Initialement posté par andre78fr
Pour l'extranet il n'est obligatoire que pour les syndics professionnels...
Certes... Et je pense sans trop me tromper que c'est aussi la majorité des cas, y compris pour HUGUES (initiateur de ce topic).
Les syndics bénévoles ont fait depuis bien longtemps leur propre "extranet" depuis des lustres, rien qu'en se créant une petite mailing-liste pour s'échanger les documents et dialoguer les uns avec les autres.
citation: Initialement posté par andre78fr
la différenciation entre copropriétaire et conseil syndical ne fait que reprendre le fonctionnement actuel (et presque ancien) : le premier a un accès limité dans le temps aux pièces justificatives des charges, le second a un accès permanent à tous les documents. Ce système est assez logique et équilibré ; la contrepartie de l'information totale c'est un minimum d'engagement dans la vie de la copropriété....
Sauf que là il n'est plus uniquement question d'une différenciation d'accès dans le temps (entre le moment de la réception de la convocation et la date d'AG), mais bien d'une différenciation d'accès en fonction du statu du copropriétaire et en fonction de s'il est membre ou non du CS.
Il y a en effet très peu de chance que techniquement le syndic fasse un open-bar virtuel des documents dématérialisés du syndicat à l'ensemble des copropriétaires entre le jour où il recevront la convocation (par la poste en LRAR ?) et la date de la convocation (qui elle sera fixe).
Et dans cette mesure, il conviendra alors au syndic d'attendre le retour de l'avis de réception de la convocation envoyée pour autorisé l'accès illimité aux documents numérisés du syndicat à chaque copropriétaire correspondant et ce jusqu'à la date de l'AG ?!
De toute manière le Décret sur l'extranet n'est toujours pas publié, alors....
D'ici là ... On fait comme d'habitude chacun se dé*****.
Une fois que le Décret sera publié, ce sera aussi comme d'habitude, il faudra attendre les procédures pour obtenir des cas de jurisprudence, voir que la Cour de Cass se prononce enfin sur telle ou telle interprétation.
Moralité : mieux vaut être avocat-comptable dans une société de droit et de finance, surtout lorsqu'il y a des relation tiers mandants/mandataires.
citation: Initialement posté par JPMcitation: Quoiqu'il en soit, l'article 2 de l'Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires précise bien que le syndic doit tenir la comptabilité du syndicat sur un support informatique - Donc dématérialisé C'est inexact. Il indique qu'un livre journal et un grand livre tenus sur supports informatiques numérotés et datés dès leur établissement, par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve peuvent tenir lieu de livre journal et de grand livre des comptes.
Bon bien puisque chacun déplace la virgule en fonction de son interprétation de la lecture de l'arrêté et en oubliant le sens et l'esprit de la Loi.....
Pourtant en 2005, il n'y avait déjà plus beaucoup de syndics professionnels qui tenaient la comptabilité du syndicat sur des cahiers avec des stylos bic 4 couleurs.
citation: Initialement posté par JPM
Le décret du 29 novembre 1983 comportait des indications identiques.
Ne me faite pas dire ce que je n'ai pas dit : Je ne remet pas ici en cause le décret du 29/11/1983 relatif aux obligations comptables des commerçants et qui instaure les règles comptables (que ce soit en version papier ou en version numérique).
Je dit simplement que depuis l'arrêté comptable de 2005, conformément à l'article 2, les syndics ont l'obligation d'avoir pour chaque syndicat "Un livre journal et un grand livre tenus sur supports informatiques numérotés et datés dès leur établissement"
La suite...
"par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve, peuvent tenir lieu de livre journal et de grand livre des comptes."
Signifie pour moi que l'édition de la tenue des comptes du SDC sur support informatisé peut être sur une clé usb, le cloud, un fichier (cvs/pdf/excel/compatble tableur/etc.) offrant toute garantie en matière de preuve, c'est à dire avec la garantie du syndic que la comptabilité ainsi présenté est certifié conforme par le syndic lui-même.
Ce qui est logique, dans la mesure où un copropriétaire ne peu se barrer avec le PC du syndic pour vérifier la compta du syndicat depuis chez lui.
C'est le même principe de la feuille de présence et les votes en AG qui peuvent être informatisé, mais il faut que le syndic certifie conforme la validité du processus, au cas où justement il y aurait une contestation et au cas où des copropriétaires souhaiterais avoir une copie desdits documents qu'elle qu'en soit le support informatisé utilise pour exportation.
Et c'est tout, il n'y a ni plus ni moins.
citation: Initialement posté par JPM
En l'état actuel les systèmes informatiques sont des outils puissants et quasiment indispensables mais les documents comptables doivent faire l'objet d'une édition papier.
L'objet n'est pas d'opposer la technologie avec l’archaïsme, mais de faire en sorte que s'il y a une évolution, alors elle doit être faite correctement pour ne pas retomber dans les mêmes pièges du passé.
citation: Initialement posté par JPM
La tenue des comptes et la présentation des synthèses laissent beaucoup à désirer. Les efforts doivent porter la dessus plus qu'au développement d'une dématérialisation qui ne présente aucune urgence pour la gestion des copropriétés.
Et qu'est-ce qui empêche de faire l'un et l'autre à la fois ?
En plus on ferra d'une pierre deux coups .
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andre78fr
Pilier de forums
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56
Posté - 05 févr. 2015 : 10:06:19
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Vous écrivez beaucoup mais vous ne savez pas lire. |
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JB22
Pilier de forums
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4457 message(s)
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Posté - 05 févr. 2015 : 12:44:22
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De André 78
"Vous écrivez beaucoup mais vous ne savez pas lire."
Entièrement d' accord, ce n' est pas parce que l' électricité existe que l' on est obligé de s' éclairer à l' électricité, mais se serait dommage de s' en passer. Il en est de même pour l' informatique.
L' article 2 du décret n' a fait que prendre en compte l' évolution de la technologie. |
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JPM
Modérateur
8599 message(s)
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58
Posté - 05 févr. 2015 : 14:14:44
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citation: L'article 2 de l'arrêté permet la tenue de la comptabilité sur des supports informatiques mais ne l'impose pas
Le texte est clair.
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Luc Standon
Contributeur vétéran
2549 message(s)
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59
Posté - 05 févr. 2015 : 19:12:16
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citation: Initialement posté par JB22
Entièrement d' accord, ce n' est pas parce que l' électricité existe que l' on est obligé de s' éclairer à l' électricité, mais se serait dommage de s' en passer. Il en est de même pour l' informatique.
Du coup, cela me rappel la fée électricité
Bref...
citation: Initialement posté par JPMcitation: L'article 2 de l'arrêté permet la tenue de la comptabilité sur des supports informatiques mais ne l'impose pas Le texte est clair.
Oui mais pas exactement ou alors c'est vraiment tirer par les cheveux, mais l'idée est louable  "Dura lex sed lex" ou autrement dit en French style DSK : "Durex te le mettra aussi par derrière" 
Je dirais qu'il y a une ambiguïté juridique techniquement accommodante pour celui qui sait l'utiliser et manier la langue de bois que je dénonce librement car je n'ai aucune contrainte ni aucune obligation.
Par contre effectivement, il faut considérer que l'Arrêté et le Décret comptable de 2005 reposent tous 2 sur le socle commun dont les fondement de base sont ceux des dispositions de la Loi de 1965 et son Décret d'application de 1967. Ni le Décret ni l'Arrêté du 14 mars 2005 ne peuvent donc être pris indépendamment de la Loi et du Décret auxquels ils se rapportent et font référence.
Et en vertu de la Loi Engagement National pour le Logement (ENL de 2006 approx), il y a effectivement la réintroduction de Âla dispense de tenue d’une comptabilité en partie double (enregistrant deux fois chaque entrée) pour les syndicats de copropriétaires comportant moins de dix lots et dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15000 €.
Démonstration ???..... Ni contrainte ni obligation, juste pour la beauté de la démonstration (libre débat).
Avocat du diable....
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Luc Standon
Contributeur vétéran
2549 message(s)
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60
Posté - 09 févr. 2015 : 21:15:58
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Un peu de musique pour adoucir les comptes...
En espérant que vous aimerez l'intensité...
Et hop j’emboîte la cadence... avec le rythme...
citation: Initialement posté par JPMcitation: L'article 2 de l'arrêté permet la tenue de la comptabilité sur des supports informatiques mais ne l'impose pas Le texte est clair.
C'est limpide comme de l'eau de roche
D'autant que le 1° alinéa de l'article 5 du même Arrêté de 2005 précise en d'autres termes que la comptabilité du syndicat doit être tenue par le syndic sans rature et sans tipp-Ex :
citation: Article 5 :
Les documents comptables sont tenus sans altération et sans blanc. Une écriture erronée est annulée par une écriture contraire.
Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en œuvre à la date d'arrêté des comptes.
Reste plus qu'à demander au syndic quelle est la "procédure de clôture" qui est instituée après le vote de l'AG concernant l'approbation des comptes du SDC et la reprise des RAN en cas de comptabilité papier lorsque les comptes au 31/12 de l'année N-1 sont approuvé 6 mois plus tard en juin de l'année N et que la comptabilité de l'année N en cours a déjà commencée depuis le 01/01
Et si en plus les copropriétaires décident de tenir une comptabilité analytique pour le SDC.... toujours en version papier  C'est faisable...
Après tout, il y a bien des experts en SUDOKU
J'imagine déjà un syndic pro qui à 3 gestionnaires s'occupant chacun de 50 copropriétés (soit un syndic de 150 copropriétés) avec 2 comptables, pas d'ordinateur ni aucun logiciel comptable... Tout ce fait à la main, au stylo BIC 4 couleurs et sur les cahiers EXACOMPTA A l'ancienne quoi  Je vous raconte pas lorsque la comptable se barre en congé ou en arrêt maladie, et si en plus c'est un congé de maternité.... Là c'est "hot" pour les gestionnaires du syndic  .
citation: Initialement posté par andre78fr
La loi devrait rendre obligatoire le transfert et la transmission des données comptables informatiques sous la forme de fichiers !!!
Nous sommes donc d'accord sur ce point. Et, le fichier ne pouvant exclusivement être du PDF.
Bien que le GLC peut éventuellement être édité sous forme d'un document PDF mais il doit aussi être exploitable et transférable d'un logiciel comptable à un autre : on en revient au débat sur l'interopérabilité des fichiers entre différents éditeurs de logiciels compta.
Donc l'article 2 de l'Arrêté comptable de 2005 précise que "le syndic tient le livre journal et le grand livre des comptes du syndicat... sur supports informatiques numérotés et datés dès leur établissement...", mais en fait selon certains ce n'est pas une obligation non plus.
Or comme je l'ai précisé, on ne peut pas considérer l'Arrêté et le Décret comptable de 2005 indépendamment de la L.1965 et de son D.1967. Et à ce titre l'article 18.II de la L.1965 précise que : "Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat"
Dans cette optique, la loi DUFLOT/ALUR exige que depuis le 1er janvier 2015 chaque propriétaire d'un bien en copropriété et géré par un syndic professionnel ait accès à un espace privé et sécurisé sur internet pour y consulter les documents liés à la gestion de la copropriété (et principalement lié à la gestion de son compte copropriétaire individuel). Cette nouvelle obligation est aussi précisé dans l'article 18.I de la L.1965 :
citation: - de proposer, à compter du 1er janvier 2015, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25 de la présente loi. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical.
Donc si le syndic pro' tient la compta du SDC en version papier, il sera pourtant bien dans l'obligation de la numériser (au moins les annexes comptables obligatoirement à joindre aux convocations ?)
Et donc si les annexes comptables 1 à 5 ne font pas partie des documents importants dématérialisés consultables en ligne, si le GLC des comptes du SDC n'en fait pas parti non plus, si les livres-journaux ne sont pas non plus intégrés dans les documents dématérialisés accessibles en ligne par chaque copropriétaire, alors dans ce cas : Quel est le sens de tous ces textes juridiques concernant la comptabilité du SDC sur support informatisé (cf. art. 2 de l'Arrêté de 2005) et la dématérialisation des documents du SDC sur un extranet obligatoire depuis le 1 janv 2015.
Certes, un décret est à cet effet toujours en attente de parution, et ce Décret devrait préciser les pièces accessibles en ligne et par qui. Mais la réflexion est belle et bien là 
Il serait dommage d'avoir un pseudo extranet obligatoire qui serait vide d'informations stratégiques (numérisées et dématérialisées) concernant la gestion (financière et comptable) du syndicat par le syndic.
Non ?....
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