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 Sujet  |
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FBO
Contributeur senior
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21
 Posté - 24 févr. 2015 : 18:58:36
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citation: Initialement posté par Sunbird
[...] ensuite impossible de payer deux fois la même facture, car chaque facture étant associée à un ordre de service, si en face l'ordre il est indiqué facture payée, on ne peut pas associer une nouvelle facture.
Sauf que des fois on envoie des OS par mail, et non pas par le logiciel exclusivement. Donc pas d'OS en parallèle à rattacher.
C'est beau la théorie, mais il y a également la pratique...  |
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andre78fr
Pilier de forums
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3186 message(s)
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 22
 Posté - 24 févr. 2015 : 19:37:58
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J'ai vu passer des grands livres ICS et je peux vous assurer qu'il y a des choses Ă revoir dans ce produit...
Il faudrait quand mĂŞme savoir ce que vous savez et si vous savez de quoi vous parlez :
Le 22 février :
citation: Du coup on se retrouve à payer 2 factures identiques, car il est impossible de vérifier à chaque saisie si la facture qu'on traite serait déjà enregistrée et/ou payée !
Le 24 février :
citation: A vrai dire je ne connais pas les modules utilisés par la comptable pour saisir / payer les factures, ce n'est pas ma partie.
Comment savez-vous que c'est le logiciel le plus répandu ?
ICS fait environ 8 millions de CA pour 50 salariés et un éditeur comme SEIITRA fait 18 millions pour 145 personnes...
En tout cas vous avez bien réussi votre reconversion !!! |
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Sunbird
Pilier de forums
4994 message(s)
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23
Posté - 24 févr. 2015 : 21:00:24
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citation: Initialement posté par FBOcitation: Initialement posté par Sunbird
[...] ensuite impossible de payer deux fois la même facture, car chaque facture étant associée à un ordre de service, si en face l'ordre il est indiqué facture payée, on ne peut pas associer une nouvelle facture.
Sauf que des fois on envoie des OS par mail, et non pas par le logiciel exclusivement. Donc pas d'OS en parallèle à rattacher. C'est beau la théorie, mais il y a également la pratique...
car le logiciel est mal conçu, et lorsqu'un logiciel est mal conçu les gens le contournent.
Aujourd'hui l'ensemble des opérations devrait être centralisé dans le même outil, y compris les mails.
Dès qu'on commence à utiliser un outil pour les mails, un outil pour les devis, un outil pour la compta, un outil pour les AG on perd du temps, des informations, et de la fiabilité.
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andre78fr
Pilier de forums
France
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24
Posté - 24 févr. 2015 : 21:58:15
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Enfin, il faut être honnête, les systèmes d'information totalement et pleinement intégrés et adaptés à une entreprise et à son activité son rares...
Quelques grosses structures avec des produits type SAP et des services informatiques conséquents peuvent être très efficaces mais la réalité de la plupart des sociétés c'est du bricolage avec des outils souvent disparates et pas du tout centralisés. Il ne faut pas non plus négliger la subtile articulation entre les outils et la formation des utilisateurs ; à titre d'exemple, on trouve des entreprises où l'assistante va aller imprimer un PDF reçu par mail pour le passer ensuite dans la télécopieuse... |
Édité par - andre78fr le 24 févr. 2015 21:59:08 |
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ALH14U
Contributeur senior
571 message(s)
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25
Posté - 25 févr. 2015 : 01:00:39
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Dans les faits toute comptabilité d'un immeuble doit être rigoureuse
Une agence immobilière est une entreprise parfois un grosse entreprise et donc du personnel spécialisé,.. avec des méthodes d'archivages rigoureuses permettant l'accès facile aux documents !
le CS doit vérifier toutes les factures ou au moins les contrats, de l'immeuble
Après avoir reçu la convocation à l'AG annuelle vous pouvez demander rendez vous à votre gestionnaire de copropriété au Directeur de l'Agence ou au syndic, précisez alors de quelles factures (et justificatifs, lettres associées,.. !) dont vous désirez avoir connaissance,....
Elles doivent concernées l'année en cause, donc l'accès devrait être facile et rapide,
Mais effectivement, je vous conseille de cibler vos demandes, il faut limiter car aussitôt (à juste titre) la personne invoque le temps de travail nécessaire et le fait que les membres du conseil syndical ont déjà fait le travail,
Donc articulez vous avec les membres du conseil syndical d'abord pour connaître leurs façons de travailler et selon les résultats voyez ce que vous allez demander,
Si vous pensez pensez qu'il y a litige et préjudice, n'hésitez pas à informer de vos demandes ponctuelles les membres du conseil syndical ou bien d'autres copropriétaires, répartissez vous les demandes :
Toi tu vois le carnet d'entretien
Moi je vois la demande de d'ouverture du compte séparé,..
Toi là bas tu demandes la lettre de mission de cet avocat ayant indiqué des honoraires,..
On voit tout de suite la sincérité et l’honnêteté des interlocuteurs !
N'hésitez pas à vous proposer comme membre du CS !
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FBO
Contributeur senior
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632 message(s)
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26
Posté - 25 févr. 2015 : 10:36:49
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Pour répondre, tout le monde chez les syndics s'accorde à dire qu'ICS est le plus répandu, je ne l'invente pas.
Pour SEIITRA, peut-ĂŞtre qu'ils sont leaders dans un autre domaine que le syndic, je ne sais pas.
Ou ils vendent plus cher qu'ICS ? En sachant que FONCIA utilise ce logiciel.
Oui ICS n'est pas parfait, comme d'autres.
Dommage de ne pas avoir 1 logiciel qui fasse l'unanimité, et parfaitement adapté aux besoins et personnes.
Il est aisé de faire des remarques, après le coût entre en jeu.
Pardon 1000 fois de parler en fonction de ce que nous dit notre comptable qui a 20 ans de métier...
J'arrĂŞte lĂ en ce qui me concerne, le syndic qui vous dira qu'il n'y a AUCUN risque d'erreur est un menteur.
Dire qu'il faudrait tout centraliser dans 1 seul logiciel est logique, mais plutôt du domaine du "monde des bisounours" (idéal), car allez envoyer des photos en pièce jointe à un OS pour que le prestataire voit bien de quoi on parle, avec un logiciel pas parfaitement adapté...
Bref, il est aisé de critiquer quand on ne pratique pas précisément dans ce dont on se permet pourtant de juger... |
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andre78fr
Pilier de forums
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27
Posté - 25 févr. 2015 : 11:10:00
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Vous êtes rigolo, vous avez fait partie de l'ARC pendant des années dont la spécialité consiste justement à critiquer systématiquement tout ce que font les syndics ;-)
Par ailleurs, vous êtes intervenu dans cette discussion pour nous expliquer que vous étiez dans l'incapacité de gérer des factures numériques et que vous imposez à tous les fournisseurs un envoi papier... alors peut-être qu'entre le système d'information idéal (et sans doute utopique) et des solutions un peu plus modernes autour de la GED (Gestion Electronique des Documents) il y a des choses à faire ? C'est bien aussi d'entendre les avis et les conseils de personnes qui ont d'autres expériences et qui n'ont pas le nez dans le guidon.
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Sunbird
Pilier de forums
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28
Posté - 25 févr. 2015 : 13:00:31
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Le problème concernant les logiciels est que la profession n'a pas la volonté de s'organiser.
Un logiciel bien conçu permet de gagner en fiabilité, en qualité, et en temps de travail.
Lorsque je lis sur ce forum que la mise ne place d'un extranet sera coûteuse... Je comprends leur point de vue car vous ne maîtrisez pas ce domaine et que malheureusement vous êtes sur des systèmes qui ne répondent pas aux besoins.
Un DSI vous dira qu'on gagnera en productivité et en coût de fonctionnement, et cela de façon exponentielle pour des gros syndics.
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FBO
Contributeur senior
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632 message(s)
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29
Posté - 25 févr. 2015 : 13:16:18
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citation: Initialement posté par andre78fr
Vous êtes rigolo, vous avez fait partie de l'ARC pendant des années dont la spécialité consiste justement à critiquer systématiquement tout ce que font les syndics ;-)
Par ailleurs, vous êtes intervenu dans cette discussion pour nous expliquer que vous étiez dans l'incapacité de gérer des factures numériques et que vous imposez à tous les fournisseurs un envoi papier... alors peut-être qu'entre le système d'information idéal (et sans doute utopique) et des solutions un peu plus modernes autour de la GED (Gestion Electronique des Documents) il y a des choses à faire ? C'est bien aussi d'entendre les avis et les conseils de personnes qui ont d'autres expériences et qui n'ont pas le nez dans le guidon.
Le sujet est intéressant bien sûr. Mais ça ne l'est pas de faire un "retour d'expérience du terrain" et de recevoir uniquement des critiques, de personnes qui n'y sont pas, et qui n'ont que des "théories" à dicter.
Comme si ça ne nous plairait pas d'avoir un logiciel parfait, qui permettre le ZERO erreur, qui ait des outils de contrôles à tous niveaux...
Sinon pour info, le fait que j'aie été à l'ARC ne veut pas dire que je suivais tout ce qui sortait de leur part. Sur de nombreux points je trouvais déjà qu'il y avait excès, et ça n'a pas changé de ce niveau-là .
Vous savez, il ne suffit pas de travailler quelque part pour qu'on puisse dire d'office qu'on est Ă 100% en accord avec ce qu'il s'y dit... |
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ALH14U
Contributeur senior
571 message(s)
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30
Posté - 25 févr. 2015 : 23:00:45
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Pour revenir sur le souhait initial de notre amie de Loire Atlantique (44 ?)
Sur ce sujet vous avez le droit Kergu56 de communication sans être membre du conseil syndical à tout moment de l’année :
1 / PV d’AG signés avec les feuilles de présence
2 / Liste des copropriétaires
3 / Carnet d’entretien
Le carnet d'entretien vous donne des informations sur la qualité de votre gestionnaire,... et parfois également sur la qualité des membres du conseil syndical !
Pour le reste il a été prévu que les missions de contrôles ou de suivis des décisions du syndicat par les membres des conseils syndicaux puissent ne pas été avoir exécutées. Ce qui est bien souvent le cas plus ou moins partiellement.
Page 30 60 millions de consommateurs hors-série N° 160 avril mai 2012
Le syndic détient les archives du syndicat, et le contrat de syndic prévoit ou doit prévoir qu’il est tenu de délivrer une copie de « tous » les documents de la copropriété à tout copropriétaire, qui le demande sans en juger la légitimité, moyennant éventuellement frais de photocopié
Si les membres du conseil syndical n’ont pas répondu au copropriétaire et non pas contrôler correctement l’activité du gestionnaire d’immeuble (voir rapport annuel du Président de copropriété aujourd’hui obligatoire)
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Le copropriétaire non membre du conseil syndical peut donc demander directement :
Les pièces justificatives?: toute écriture doit être justifiée, c’est-à -dire appuyée sur un document probant. Ce sont des factures, des contrats ou des documents établissant le comptage d’une opération autorisée. Les justificatifs émanant de tiers doivent être des originaux conformes à la loi (date, nom, adresse et coordonnées commerciales, montants hors taxe, de la TVA…).
Voyez si les contrôles sont bien faits par les membres du conseil syndical au cours de l’année et avant l’AG et dans ce cas vous avez le droit de leur proposer de vous joindre à eux pour le contrôle.
Si vous maintenez votre envie d’avoir accès seuls à certains documents concernant les annexes comptables qui vous sont donnés lors de l’envoi de la convocation à l’AG ordinaire annuelle, il faut les cibler en expliquant les raisons et l’idéal est de proposer lors du RDV avec votre gestionnaire de copropriété le paiement des photocopies délivrées par l’agence ou un forfait s’il s’agit d’envoi de pièces scannées
En effet d'après une réponse ministérielle publiée au JO de l'Assemblée nationale (Question 43758 de M. Piron Michel député UMP du Maine et Loire posée le 10/03/2009 avec réponse le 09/06/2009),
http://questions.assemblee-national...-43758QE.htm
Pour l'information des copropriétaires, la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis prévoit qu'entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître les comptes et la tenue de celle-ci, le syndic tient à la disposition des copropriétaires, au moins un jour ouvré, les pièces justificatives de charges et, notamment, les factures.
Les modalités de consultation de ces pièces sont déterminées par l'assemblée générale et rappelées dans la convocation de l'assemblée générale. La consultation des pièces peut avoir lieu le jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour l'examen de ces pièces.
Dans ce cas, le copropriétaire intéressé se joint au conseil syndical. Lorsqu'un copropriétaire intéressé s'est opposé à cette procédure en assemblée générale de copropriété, il peut consulter individuellement les pièces le même jour.
Si tout copropriétaire peut demander copie des factures au syndic, aucun texte ne prévoit en revanche d'obligation pour le syndic de délivrer ces copies au copropriétaire demandeur, même aux frais de ce dernier. Néanmoins, le conseil syndical qui assiste et contrôle le syndic dans sa gestion, peut, après avis donné au syndic, obtenir copie de tout document relatif à la gestion du syndic et à l'administration de la copropriété et, notamment, des factures.
L'idéal est malgré tout d'être membre du conseil syndical car on voit que tout peut rapidement se lier contre la demande d'un copropriétaire si celui ci dérange !
En cas de non accès aux documents, naturellement refusez de voter quitus et approbation des comptes lors de l'AG.
Dernière info :
Les documents dématérialisés sont également des documents probants.
Bonne AG 2015
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Luc Standon
Contributeur vétéran
2549 message(s)
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Posté - 26 févr. 2015 : 18:15:31
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citation: Initialement posté par ALH14U
L'idéal est malgré tout d'être membre du conseil syndical car on voit que tout peut rapidement se lier contre la demande d'un copropriétaire si celui ci dérange !
En cas de non accès aux documents, naturellement refusez de voter quitus et approbation des comptes lors de l'AG.
Dernière info : Les documents dématérialisés sont également des documents probants.
Oui il est devenu d'autant plus important/essentiel de devenir membre du CS pour avoir accès aux information de gestion du syndicat par le syndic, vue qu'il apparaît clairement qu'il y a une distinction faite entre le simple copropriétaire et le membre bénévole du CS quant à l'accès des informations dématérialisées en ligne (cf. art.18 de la L.1965) :
citation: - de proposer, à compter du 1er janvier 2015, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25 de la présente loi. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical.
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Conformément à la Loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978 modifiée (cf. CNIL), je bénéficie et dispose d'un droit d'accès, de rectifications, de modifications et de suppression des données et des informations me concernant.
Ce droit s'appliquant aussi à l'ensemble de mes contributions, interventions et commentaires sur les forums d'UniversImmo.com dont la société AEDèv SAS ne peut se prévaloir automatiquement de l'exclusivité des droits d'édition.
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Cop in
Nouveau Membre
France
3 message(s)
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32
Posté - 26 févr. 2015 : 18:52:15
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Ouuuh là ICS attention aux détournements... Peut de sécurité et contrôle sur ce logiciel.
Par contre ce logiciel permet de reconnaitre la double saisie de facture par la reconnaissance Fournisseur/montant et par le numéro de facture encore faut-il le saisir lors de l'enregistrement de la facture...
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ALH14U
Contributeur senior
571 message(s)
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Posté - 26 févr. 2015 : 23:58:37
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Très simple Cop in
Tous les éditeurs de logiciels sont capables d'affecter les droits selon les personnes, il faut naturellement un administrateur qui gère les droits, il peut par ailleurs être un salarié de l'agence ou un membre du syndicat, celà est prévu dans la convention de compte.
de lecture
de gestion de fichier
de validation
Chaque personne a un ou plusieurs droits selon sa fonction !
c'est le B A BA de l'accès à une base de données !
Il s'agit effectivement ici d'un logiciel de gestion d'agence et non d'une application bancaire, et celà prouve bien que vous n'êtes pas en compte séparé de votre agence !!!
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