La convocation électronique des copropriétaires : de qui se moque-t-on ?

Le gouvernement affiche son intention de libérer l’économie. Ne ménage-t-il pas ses déclarations d’amour à l’entreprise et à son esprit d’initiative ? Belles intentions ! Mais la réalité peut être différente. Je prendrai comme exemple celui des notifications électroniques dans le domaine de la copropriété.

C’est à un véritable feuilleton à épisodes auquel nous assistons. De quoi s’agit-il ?

Dans les années 2005, alors que l’informatique envahissait et prenait possession de l’économie et également du Code Civil par une ordonnance du 16 juin 2005, feu la Commission relative à la copropriété, qui siégeait auprès de la Chancellerie jusqu’à sa suppression en 2014, demandait l’introduction de l’informatique dans toutes les notifications imposées par la loi de 1965 au premier chef desquelles l’envoi des convocations des AG et des procès-verbaux de celles-ci.

La réponse a été une réponse au rabais, un décret du 10 mars 2007 intervenait, disposant que « la télécopie avec récépissé » pouvait être utilisée au même titre que la lettre recommandée avec demande de réception. La télécopie était non seulement un moyen dont la sécurité était incertaine mais déjà obsolète, de sorte que la pratique a superbement ignoré ce procédé plus source de complication que de simplification.

La Chancellerie a relancé le problème en étudiant l’utilisation de l’envoi informatique et différents projets de décret créant autant d’usines à gaz ont été soumis à la Commission relative à la copropriété qui les a retoqués pour arriver à une proposition acceptable sous forme d’un décret suivi d’un arrêté, mais qui n’ont jamais vu le jour.

Différentes moutures se sont succédé pour se finaliser par le décret du 21 octobre 2015 malgré un avis défavorable qui, semble-t-il, aurait été donné par le CNTGI (Conseil National de la Transaction et de la Gestion Immobilières).

Quelle est l’économie du système mis en place ?

La notification électronique exige au préalable l’accord express du copropriétaire, accord enregistré sur le registre des PV de la copropriété, et qu’il peut dénoncer à tout moment.

Tout le dispositif tient ensuite dans cette stipulation « le délai que font courir les notifications électroniques a pour point de départ le lendemain de l’envoi au destinataire par le tiers chargé de son acheminement du courrier électronique relatif à l’envoi d’une lettre recommandée électronique ».

Cette disposition devrait se suffire à elle-même alors que le texte permet au copropriétaire qui a donné un accord préalable formel et général, la possibilité, à réception de l’avis l’informant qu’il va recevoir une lettre recommandée informatique, d’accepter ou de refuser celle-ci pendant 15 jours. S’il demande au tiers expéditeur l’envoi de la convocation par papier, le délai ne commencera alors à courir que le lendemain de la 1ère présentation de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec AR au domicile du copropriétaire.

La résultante : il suffira d’un copropriétaire mal intentionné (et ça existe) pour que le délai de convocation soit porté au minimum à 36 jours, ce qui est irréaliste. A défaut, la sanction ne peut être que la nullité de l’assemblée indépendamment de la mise en jeu de la responsabilité professionnelle du syndic.

Le législateur a voulu adopter la lettre recommandée électronique telle que prévue par le Code Civil dans la généralité des situations, alors que le copropriétaire qui a donné son accord formel et spécifique au syndic ne devrait plus avoir la possibilité de refuser l’envoi électronique en demandant l’envoi sur papier sans qu’il ait dénoncé cet accord. En un mot, la lettre recommandée syndic/copropriétaires devrait faire l’objet de dispositions spécifiques comme cela avait été envisagé initialement.

Conclusion

La lettre recommandée électronique pour les convocations et PV d’assemblées attendra encore alors que l’économie réalisée par les copropriétaires peut être de l’ordre des 5/6èmes des frais d’affranchissement actuels.

La Poste qui voit passer quelque 11 millions d’envois recommandés uniquement dans ce domaine chaque année ne peut être qu’un spectateur réjoui de cette situation ubuesque.


Jacques LAPORTE
Conseiller du Président de FONCIA

Dématérialisation des notifications en copropriété
La lettre recommandée AR électronique est admise comme mode de notification et de mise en demeure à l'égard des copropriétaires qui auront accepté le système. La simplification annoncée suscite toutefois des interrogations.

Depuis plus de 15 ans, internet est devenu un instrument familier à la plupart des français et donc des copropriétaires. Rares sont ceux aujourd'hui, professionnels ou particuliers, qui n'ont pas d'adresse mail. De nombreux syndics, avant même que la loi ALUR ne consacre cette possibilité, ont mis en place un système extranet permettant un accès sécurisé des copropriétaires aux documents relatifs à la gestion de l'immeuble, voire offrant le moyen de payer les charges en ligne (L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 18, I, al. 11, créé par L. n° 2014-366, 24 mars 2014, art. 55, I, 3°, d). La même loi ALUR a consacré la faculté de recourir à la voie électronique pour effectuer certaines mises en demeure et notifications (L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 42-1, créé par L. n° 2014-366, 24 mars 2014, art. 55, I, 13°).

Ce fut le premier aboutissement indirect de la concertation menée en 2010 et 2011 par un groupe de travail composé de professionnels de l'immobilier, d'associations de consommateurs, d'entreprises spécialistes de l'envoi de document et de représentants de la Chancellerie et du ministère du logement. Le décret relatif à la dématérialisation des notifications et mises en demeure concernant les immeubles en copropriété est finalement paru le 23 octobre dernier (D. n° 2015-1325, 21 oct. 2015 : JO, 23 oct.). Il prend notamment appui sur le décret du 2 février 2011 relatif à l'envoi d'une lettre recommandée par voie électronique (D. n° 2011-144, 2 févr. 2011) lui-même pris pour l'application de l'article 1369-8 du code civil.

Le décret supprime la télécopie de la liste des procédés admis car il ne permettait pas de façon certaine de prouver la réception du document (TGI Paris, 8e ch., sect. 2, 19 nov. 2009, n° 08/14283).

Outre une simplification du travail, la modernisation du système devrait avoir pour avantage majeur la réalisation d'économies substantielles. Chaque syndic devra étudier les propositions des différents prestataires en fonction de leur coût mais également de la nature des services proposés (par exemple en fonction du temps de conservation des données). Et puisque la dépense finale incombera finalement au syndicat, ne serait-il pas bon de faire approuver le choix de l'entreprise par l'assemblée lorsque le logiciel du syndic sera compatible avec celui des prestataires proposés ?
L'accord du copropriétaire à la voie électronique

Seuls les copropriétaires volontaires pourront recevoir leurs notifications et mises en demeure électroniquement. Le recours au mail est en effet subordonné à l'accord exprès du copropriétaire (L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 42-1, créé par L. n° 2014-366, 24 mars 2014, art. 55, I, 13°). L'exposé des motifs de l'amendement précisait que l'accord exprès des copropriétaires doit être préalable (Amendement AN, 2e lect., n° CE552), mais ceite condition n'a pas été reprise dans le texte.

Le groupe de travail ayant oeuvré sur le sujet avait proposé un modèle d'accord (v. modèle joint).

L'accord exprès peut être formulé à tout moment ou au cours d'une assemblée générale. La seconde méthode, qui peut prendre la forme d'une remise de lettre par chacun au cours de la réunion, est indéniablement préférable dans la mesure où l'acceptation sera consignée dans le PV d'assemblée. Autrement, l'accord doit être communiqué par lettre recommandée AR postale ou électronique adressée au syndic qui l'enregistrera à la date de réception de la lettre sur le registre des PV (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 64-1, créé par D. n° 2015-1325, 21 oct. 2015, art. 4).

Le feu vert donné suppose bien sûr la communication de l'adresse mail. Celle-ci figurera sur la liste des copropriétaires à côté de l'indication des lots leur appartenant et de leur domicile (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 32, al. 1er, mod. par D. n° 2015-1325, 21 oct. 2015, art. 2).

L'accord donné peut être révoqué à tout moment par le copropriétaire par lettre recommandée AR expédiée par voie postale ou par voie électronique. La nouvelle décision prendra effet le lendemain du jour de la réception de la lettre par le syndic. Elle sera également mentionnée sur le registre des PV (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 64-2, créé par D. n° 2015-1325, 21 oct. 2015, art. 4).

Rappelons que le registre des PV peut être tenu sous forme électronique (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 17, al. 1er, in fine).
Notifications et mises en demeure visées

Alors que l'article 42-1 vise de façon générale les notifications et mises en demeure, le dispositif est en réalité cantonné, ainsi que l'indiquait l'exposé des motifs de l'amendement à l'origine du texte (Amendement AN, 2e lect., n° CE552), au champ d'application fixé par l'article 64 du décret de 1967.

Il concerne donc l'ensemble des notifications et mises en demeure prévu par la loi de 1965 et le décret de 1967, à l'exception de la mise en demeure préalable à l'inscription de l'hypothèque légale du syndicat (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 64, mod. par D. n° 2015-1325, 21 oct. 2015, art. 2). Il n'est pas non plus applicable aux oppositions qui doivent être obligatoirement faites par exploit d'huissier (L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 20).

La part la plus importante des notifications effectuées par les syndics concerne les assemblées (convocation, notification des décisions, etc.), pour lesquelles la manoeuvre est lourde tant physiquement, par la quantité de documents à expédier, que financièrement en raison du montant des frais d'envoi (fortement impacté par le poids des documents). Un coût que supportent en réalité les copropriétaires eux-mêmes puisque les frais d'affranchissement donnent lieu à remboursement du syndic (D. n° 2015-342, 26 mars 2015, ann.).

Les articles 64-1 à 64-3 sont applicables lorsqu'un administrateur provisoire est désigné en application de l'article 29-1 de la loi de 1965 (syndicat en difficulté) ou lorsque l'assemblée est convoquée par le conseil syndical ou un copropriétaire (convocation après mise en demeure infructueuse du syndic, convocation autorisée judiciairement) (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 64-4, créé par D. n° 2015-1325, 21 oct. 2015, art. 4).
Lettre recommandée AR électronique

Le nouveau dispositif renvoie à l'article 1369-8 du code civil et au décret du 2 février 2011 consacrés à la lettre recommandée électronique. Il est donc exigé que le tiers chargé de la prestation réponde à certaines conditions garantissant la fiabilité et la sécurité du processus.

Un nouvel article 64-3 du décret indique les règles de computation des délais applicables dans ce cadre. Le délai que la lettre fait courir a pour point de départ le lendemain de l'envoi au destinataire, par le tiers chargé de l'acheminement, du mail indiquant l'envoi de la lettre recommandée électronique (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 64-3, al. 1er, créé par D. n° 2015-1325, 21 oct. 2015, art. 4).

La solution est différente lorsque l'impression sur papier de la lettre a été demandée. Le délai court alors du lendemain de la première présentation de la lettre électronique AR imprimée sur papier (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 64-3, al. 2, créé par D. n° 2015-1325, 21 oct. 2015, art. 4).

L'expéditeur de la lettre électronique ou son destinataire non professionnel peuvent en principe demander une impression papier et ainsi le retour à la voie postale classique (D. n° 2011-144, 2 févr. 2011, art. 4 et 5). Agir ainsi reviendrait toutefois à ruiner l'intérêt de la nouvelle méthode. Il semble que l'accord donné par le copropriétaire à la voie électronique puisse s'analyser en une renonciation à la faculté de recourir à l'impression papier. Cette renonciation peut tout à fait être mentionnée dans l'accord mais se posera alors la question de savoir quelle est sa valeur juridique.

Par ailleurs, le seul dispositif d'identification fiable du destinataire, à défaut de recours à l'impression papier qui implique la production d'une pièce d'identité, est la signature électronique. Certains systèmes prévoient le déclenchement d'une signature électronique dans le cadre de la prestation. A défaut, il faudrait que le copropriétaire lui-même souscrive un tel service payant, ce qui ne sera certainement pas très vendeur.
Conservation des données
Le tiers chargé de l'acheminement de la lettre recommandée électronique doit conserver pendant un an, à compter de la date de son envoi, une preuve de cet envoi comportant certaines informations (numéro d'identification de l'envoi, nom et prénom ou raison sociale du destinataire, ainsi que son adresse de courrier électronique, date et l'heure d'envoi de la lettre recommandée électronique). L'expéditeur peut en obtenir copie pendant un an (D. n° 2011-144, 2 févr. 2011, art. 3).

Ce délai d'un an est bien entendu trop court à l'échelle des archives du syndicat. Le syndic peut procéder lui-même à l'enregistrement et à la conservation des données mais peut également choisir un prestataire pour l'envoi des documents qui propose en outre un service de conservation « longue durée ».

Puisque le délai que la lettre fait courir débute (hors le cas de l'impression papier) le lendemain de l'envoi du courriel informant le destinataire de l'émission de la lettre, il est indispensable que le tiers chargé de l'acheminement du courrier informe l'expéditeur de cet envoi.

Le décret de 2011 énonce que si l'expéditeur a choisi l'option avec avis de réception, le tiers chargé de l'acheminement du courrier adresse à l'expéditeur, au plus tard le lendemain de l'expiration des 15 jours pour accepter ou refuser la lettre, un mail indiquant notamment la date et l'heure à laquelle le destinataire a accepté ou refusé de recevoir la lettre recommandée électronique ou l'absence de prise de connaissance de celle-ci (D. n° 2011-144, 2 févr. 2011, art. 3, in fine). Or, dans le cadre des notifications de la copropriété ce mail est trop tardif au regard du point de départ des délais.


Olivier Safar
Syndic de copropriété, Membre de la chambre nationale des experts en copropriété (CNEC)

UI - Actus - 1/12/2015 - L’envoi des convocations aux assemblées de copropriété et autres notifications par voie électronique

Depuis la publication du décret du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis, les convocations aux assemblées, la "notification" des procès-verbaux aux copropriétaires "opposants ou défaillants", et les mises en demeure peuvent désormais être adressées par "voie électronique". Le décret fait application de l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, créé par la loi "ALUR" du 24 mars 2014, qui dispose que "les notifications et mises en demeure, sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique". Il complète l’article 32 du décret du 17 mars 1967, qui confère au syndic la responsabilité d’établir et tenir à jour la liste des copropriétaires avec l'indication des lots qui leur appartiennent, afin que le syndic dispose d'une adresse électronique actualisée des copropriétaires qui souhaitent bénéficier de la dématérialisation des envois, et modifie l’article 64 du même décret afin de préciser que les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique ; il supprime par la même occasion la référence à la télécopie. Il crée quatre articles, 64-1 à 64-4, afin de préciser les conditions et les modalités de mise en œuvre de la dématérialisation, et modifie aussi l’article 65 afin que les copropriétaires, ayant au préalable manifesté leur accord pour recevoir des notifications et mises en demeure par voie dématérialisée, notifient au syndic leur adresse électronique.

Principales dispositions du décret du 21 octobre 2015
L’article 32 du décret du 17 mars 1967 confère au syndic la responsabilité d’établir et tenir à jour la "liste de tous les copropriétaires avec l'indication des lots qui leur appartiennent, ainsi que de tous les titulaires des droits mentionnés à l'article 6" ; ce fichier doit mentionner "leur état civil ainsi que leur domicile réel ou élu, et, s'il s'agit d'une personne morale, sa forme, sa dénomination, son siège social et l'organe qui la représente légalement ou statutairement". Il est désormais ajouté qu’il "fait aussi mention de leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord".

Rappelons à toutes fins utiles, car il n’est pas certain que les logiciels informatiques le prévoient systématiquement, que ce fichier doit aussi mentionner, "lorsqu'un copropriétaire fait l'objet d'une mesure de protection en application des articles 447, 437, 477 ou 485 du Code civil, le tuteur ou, selon le cas, le curateur, le mandataire spécial, le mandataire de protection future, lorsque son mandat prend effet, ou le mandataire ad hoc [qui a notifié] son mandat au syndic", de même que "l'administrateur légal d'un mineur copropriétaire", le mandataire commun désigné en application de l'article 23 de la loi du 10 juillet 1965 en cas d'indivision ou d'usufruit d'un lot de copropriété", et le "mandataire qui a reçu mission d'administrer ou de gérer à effet posthume un lot de copropriété en application de l'article 812 du Code civil".

Le décret modifie ensuite l’article 64 du décret du 17 mars 1967 pour supprimer la télécopie en tant que support des notifications visées par cet article.

Ensuite, il crée quatre nouveaux articles 64-1 à 64-4 fixant les modalités de l’envoi par voie électronique :

- l’article 64-1 prévoit que les copropriétaires puissent formuler leur accord exprès de recevoir les notifications par voie électronique lors de l'assemblée générale ; cet accord doit alors être consigné sur le procès-verbal de l'assemblée ; autrement, les copropriétaires peuvent aussi le communiquer par lettre recommandée AR classique ou par lettre recommandée électronique au syndic, qui l'enregistre à la date de réception de la lettre et l'inscrit sur le registre des procès-verbaux ;

- l’article 64-2 prévoit symétriquement que les copropriétaires peuvent révoquer cet accord, mais seulement par lettre recommandée AR ou par lettre recommandée électronique ; cette décision prend effet le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic, qui doit en faire mention sur le registre des procès-verbaux

- l’article 64-3 soumet l’envoi des notifications et mises en demeure par voie électronique aux conditions définies à l'article 1369-8 du Code civil, et par voie de conséquences au modalités du décret du 2 février 2011 qui en fixe l’application :

.l’article 1369-8 prévoit qu’une "lettre recommandée relative à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat peut être envoyée par courrier électronique à condition que ce courrier soit acheminé par un tiers selon un procédé permettant d'identifier le tiers, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si la lettre a été remise ou non au destinataire" ; il prévoit aussi que "le contenu de cette lettre, au choix de l'expéditeur, peut être imprimé par le tiers sur papier pour être distribué au destinataire ou peut être adressé à celui-ci par voie électronique", mais que "dans ce dernier cas, si le destinataire n'est pas un professionnel, il doit avoir demandé l'envoi par ce moyen ou en avoir accepté l'usage au cours d'échanges antérieurs", ce que confirment les dispositions des articles 64-1 et 64-2 mentionnés ci-dessus ; il résulte de ces dispositions que le syndic a trois possibilités : l’envoi de la notification en recommandé par la voie postale classique, l’envoi par voie électronique d’un contenu qui sera imprimé par le tiers prestataire et distribué comme un recommandé classique, et enfin l’envoi et la réception par voie électronique aux destinataires qui ont donné leur accord exprès pour ce mode ;

.le même article 1369-8 ajoute que lorsque l'apposition de la date d'expédition ou de réception résulte d'un procédé électronique, la fiabilité de celui-ci est présumée, jusqu'à preuve contraire, s'il satisfait aux exigences du décret du décret du 2 février 2011 mentionnées ci-après ; enfin, il précise qu’ "un avis de réception peut être adressé à l'expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver" ;

.le décret du 2 février 2011 définit les conditions à respecter pour être tiers prestataire de l’envoi ; par ailleurs, il liste les informations que l’expéditeur doit communiquer au tiers prestataire lors du dépôt d'une lettre recommandée électronique : adresse physique et électronique de l’expéditeur et du destinataire, le statut professionnel ou non du destinataire et, si le destinataire n'est pas un professionnel, son accord préalable à recevoir une lettre recommandée électronique, le choix d'une lettre recommandée avec ou sans avis de réception, le choix d'une lettre recommandée électronique dont le contenu est imprimé sur papier ou non, et le choix du niveau de garantie contre les risques de perte, vol ou détérioration ; le tiers chargé de l'acheminement de la lettre recommandée électronique renvoie par courrier électronique à l'expéditeur une preuve horodatée de son dépôt avec, le cas échéant, l'identification du prestataire de services postaux chargé de la remise de la lettre recommandée imprimée sur papier ; ce tiers doit conserver pendant un an ces informations, ainsi que le document original électronique et son empreinte informatique, et l’expéditeur a accès, sur demande, à ces informations ainsi qu'à la lettre recommandée électronique et à son empreinte informatique ; il peut en obtenir une copie pendant un délai d'un an ;

.dans le cas de la distribution par voie électronique, le tiers prestataire "informe le destinataire, par courrier électronique, qu'une lettre recommandée électronique va lui être envoyée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, de l'accepter ou de la refuser" ; le décret de 2011 précise que "le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur de la lettre recommandée électronique" ; dès acceptation par le destinataire de recevoir la lettre recommandée électronique, le tiers chargé de son acheminement envoie la lettre recommandée électronique à destination de l'adresse électronique qui lui a été transmise par l'expéditeur ; le tiers chargé de l'acheminement de la lettre recommandée électronique doit conserver pendant un an à compter de la date de son envoi une preuve horodatée de cet envoi ; l'expéditeur a accès, sur demande à ces informations, et peut en obtenir une copie pendant un délai d'un an ; si l'expéditeur a choisi l'option avec avis de réception, le tiers adresse à l'expéditeur, au plus tard le lendemain de l'expiration du délai de 15 jours imparti au destinataire pour l’acceptation ou le refus de l’expédition, un courrier électronique reprenant les informations relatives au dépôt de l’envoi, complétées par la date et l'heure à laquelle le destinataire a accepté ou refusé de recevoir la lettre recommandée électronique ou l'absence de prise de connaissance de celle-ci ;

.dans le cas de la distribution sur papier d’un envoi déposé par voie électronique, le tiers chargé de l'acheminement procède à l'impression sur papier de la lettre recommandée électronique et à sa mise sous enveloppe. Sa distribution est assurée par un prestataire de services postaux autorisé au titre de l’article L3 du Code des postes et des communications électroniques ; au moment de la remise à son destinataire de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier, le prestataire de services postaux consigne les informations relatives à l’envoi sur la preuve de distribution et renvoie à l'expéditeur et le cas échéant au tiers prestataire un avis de réception reprenant ces informations ; en cas d'absence du destinataire, la mise en instance s’effectue comme pour la lettre recommandée classique ; .

- l’article 64-3 précise que dans le cas de la distribution par voie électronique, le délai que font courir les notifications a pour point de départ le lendemain de l'envoi au destinataire, par le tiers chargé de son acheminement, du courrier électronique l’informant qu'une lettre recommandée électronique va lui être envoyée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, de l'accepter ou de la refuser" (envoi prévu au premier alinéa de l'article 3 du décret du 2 février 2011) ; par contre, dans le cas de la distribution sur papier d’un envoi déposé par voie électronique, le délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec demande d'avis de réception au domicile du destinataire, comme pour l’envoi de la lettre recommandée classique ;

- l’article 64-4 précise que l’ensemble de ces dispositions sont applicables lorsqu'un administrateur provisoire est désigné en application de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ou lorsque l'assemblée générale est convoquée par le président du conseil syndical ou par un copropriétaire dans les conditions définies aux articles 8 et 50 du décret du 17 mars 1967.



Application pratique pour les syndics
Pour inclure dans leur offre de services à leurs copropriétés l’envoi des convocations aux assemblées et autres notifications par voie électronique les syndics doivent procéder comme suit :

- choisir un tiers prestataire pour les envois avec distribution par voie électronique et le cas échéant pour distribution sur papier d’envois déposés par voie électronique ; ce choix impliquant une tarification, il doit être présenté à l’assemblée générale ;

- recueillir lors des assemblées ou par lettre recommandée les accords exprès des copropriétaires de recevoir les notifications par voie électronique ; les mentionner au registre des procès-verbaux de chaque copropriété et les saisir sur le fichier des copropriétaires du logiciel de gestion ou un fichier annexe ;

- lors de chaque envoi, déposer par voie électronique chez le tiers prestataire les contenus à envoyer à la fois en distribution par voie électronique et en distribution sur papier, avec la liste des destinataires en indiquant pour chacun le mode de distribution, ou déposer seulement les premiers et envoyer les autres par lettre recommandée classique.

Dans tous les cas, les délais courront à compter du lendemain de l’envoi du courrier électronique d’information par le tiers prestataire ou de la première présentation de la lettre recommandée sur papier par le prestataire de services postaux charge de la distribution.