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clearbus
Nouveau Membre
France
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 Posté - 31 déc. 2015 : 16:53:03
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Précision à FBO (syndic).
***Modération UI : indications à caractère publicitaire***
Nous avons analysé les coûts de la façon suivante :
- pour un lot qui se voit actuellement facturer 60 € de frais de documentation (reprographie, affranchissements...), le passage à la LRE distribuée électroniquement doit ramener ce poste à 20€
- le syndic peut bénéficier des effets positifs de la dématérialisation en améliorant ses processus de production documentaire (réduction des ETP, des coûts machine et consommables... ou bien coûts externes en sous-traitance)
Et de façon plus générale : il est absurde de préconiser l'impression par le destinataire de la totalité des feuillets reçus sous forme électronique !
1. favoriser la lecture à l'écran (avec des fonctions de recherche / navigation disponibles dans les applications comme Acrobat, c'est facile et efficace)
2. imprimer si nécessaire seulement les pages dont on a besoin (je parie sur un taux inférieur à 10% de l'ensemble) ; sinon venez à l'AG avec votre PAD
... si, malheureusement, on a à faire à des utilisateurs qui impriment tous les mails reçus, ces nouvelles habitudes vont avoir du mal à s'ancrer (j'en connais beaucoup)
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| La dématérialisation comme choix d'eco-contribution |
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 22
Posté - 31 déc. 2015 : 17:11:51
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MIBA : "J'avais imaginé que le dispositif envisagé permettrait d'éviter d'imprimer des montagnes de papier pour les copropriétaires volontaires qui recevraient alors le fichier par informatique et le basculeraient sur leur tablette, qu'il emmeneraient à l'AG."
Mais tout cela n'est que de la poudre aux yeux !!
Les copros ouvrent leur convocation pour juste lire la date, le lieu, et l'heure de l'AG. La TRES grande majorité ne lit pas l'OdJ? et encore les docs comptables joints. Ils viennet avec cette enveloppe en découvrant l'OdJ au cours de l'AG.
Ils ne viendront pas au AG avec un PAD, car ils n'auront même pas télécharger leur fichier AG.
Le moyen le plus sur de conserver les documents reste le papier ! qui n'a pas perdu ses contacts, ses mails, ses dossiers, ses devis, ...... à cause d'un problème informatique ?  
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clearbus
Nouveau Membre
France
26 message(s)
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23
 Posté - 31 déc. 2015 : 17:17:52
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L'acteur de référence, pour conserver les documents de l'AG, c'est le syndic !
Le copropriétaire y a accès par l'intranet. |
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| La dématérialisation comme choix d'eco-contribution |
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JPM
Modérateur
8599 message(s)
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24
Posté - 31 déc. 2015 : 18:48:15
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Vous oubliez, Messieurs, qui si dans une copropriété de 150 lots il n'y a que cinq copropriétaires qui lisent les convocations, rapports et devis, c'est en considération de ces copropriétaires là qu'il faut tout organiser
Veuillez consulter la jurisprudence ! Et je ne tiens pas compte des exacerbés mais de ceux qui gèrent correctement leurs affaires.
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Franck1966
Contributeur vétéran
France
2096 message(s)
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25
Posté - 02 janv. 2016 : 19:49:17
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Philippe388, il faut malheureusement vivre avec son temps.
Je ne pense pas que dans 20 ans il restera une trace papier d'AG (convoc, PV).
Il faut s'y habituer, faire des sauvegardes (DD externe, clé USB, Cloud) de tout, et pourquoi pas des convoc d'AG ? tout le monde ne va pas s'y mettre de suite, mais cela viendra (et sera certainement obligatoire un jour ...).
La question sera d'imprimer une partie ou tout pour les copro, et que le syndic mette bien tous les documents dans l'extranet de chaque copro ... (c'est un autre pb !) |
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JPM
Modérateur
8599 message(s)
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26
Posté - 02 janv. 2016 : 22:28:07
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L'erreur commune est de considérer que l'obligation de conservation des archives pèse sur le syndic.
C'est bien sur le syndicat qu'elle pèse au bénéfice des copropriétaires qui en sont les membres. L'obligation du syndic est, comme main du syndicat, de faire ce qu'il faut pour assurer cette conservation.
Présentement, s'agissant du droit de la copropriété, il n'existe aucune disposition imposant une normalisation de l'archivage électronique pour permettre la transmission des dossiers entre les syndics successifs.
Sur cette carence des pouvoirs publics, il ne suffit pas de déplorer d'avoir à vitre avec son temps. Il faut se remuer.
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clearbus
Nouveau Membre
France
26 message(s)
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27
Posté - 03 janv. 2016 : 11:17:29
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sonia75
Contributeur vétéran
1770 message(s)
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28
Posté - 08 janv. 2016 : 17:06:52
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Bonjour à tous,
merci de ces infos.
Je me posais une question relative au sujet :
- en vue de faire baisser les coûts d'envois des convocations d'AG, est-il légal de demander au syndic de transmettre par e-mail ou en téléchargement sur leur intranet les documentations annexes (ex:devis, brochures diverses hors docs comptables), avec un renvoi vers l'intranet sur l'OJ quand nécessaire.
Ce qui fait que l'on pourrait envoyer un courrier moins pesant et donc moins onéreux ?
merci à vous ! |
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Franck1966
Contributeur vétéran
France
2096 message(s)
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29
Posté - 08 janv. 2016 : 18:21:15
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je pense Sonia que ce sera tout ou rien, mais pas l'OJ sans les annexes.
Sur le fond, ce serait bien (surtout pour les arbres), car comme le dit souvent Philippe 90% des copro ne les lisent même pas !! je confirme. |
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Posté - 08 janv. 2016 : 19:43:46
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franck1966, sonia75 : petit rappel de la loi sur la convocation et les documents joints : ARTICLE 11 DU DECRET DE 1967
Article 11
Modifié par Décret n°2012-475 du 12 avril 2012 - art. 1
Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour :
I.-Pour la validité de la décision :
1° L'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé ;
2° Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l'assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ;
La présentation des documents énumérés au 1° et au 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes ;
3° Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d'appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ;
4° Le ou les projets de contrat du syndic, lorsque l'assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat ;
5° Le projet de convention, ou la convention, mentionné à l'article 39 outre les projets mentionnés au 4° ci-dessus ;
6° Le projet de règlement de copropriété, de l'état descriptif de division, de l'état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l'assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à modifier ces actes ;
7° Le projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur l'une des questions mentionnées aux articles 14-1 (2e et 3e alinéa), 14-2 (2e alinéa), 18 (7e alinéa), 24 (alinéas 2 et 3), 25,26, 30 (alinéas 1er, 2 et 3), 35,37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965 ;
8° Le projet de résolution tendant à autoriser, s'il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ;
9° Les conclusions du rapport de l'administrateur provisoire lorsqu'il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en application des dispositions de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur une question dont la mention à l'ordre du jour résulte de ces conclusions ;
10° Les conclusions du rapport du mandataire ad hoc lorsqu'il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en vertu de l'article 29-1B de la loi du 10 juillet 1965 et que l'assemblée générale est appelée à statuer sur les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre de ce rapport ;
11° Les projets de résolution mentionnant, d'une part, la saisie immobilière d'un lot, d'autre part, le montant de la mise à prix, ainsi que le montant des sommes estimées définitivement perdues, lorsque l'assemblée générale est appelée à autoriser le syndic à poursuivre la saisie immobilière d'un lot ;
12° Le projet de convention et l'avis du conseil syndical mentionnés au second alinéa de l'article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965 ou la teneur de la délégation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de ce même article ;
13° La situation financière du ou des services dont la suppression est envisagée en application de l'article 41-4 de la loi du 10 juillet 1965.
II.-Pour l'information des copropriétaires :
1° Les annexes au budget prévisionnel ;
2° L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ;
3° L'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ;
4° Le compte rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical prévu au deuxième alinéa de l'article 22 du présent décret et le bilan établi par le conseil syndical en application du second alinéa de l'article 41-2 de la loi du 10 juillet 1965 ;
5° En vue de l'approbation des comptes par l'assemblée générale, le projet d'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire ;
6° L'état actualisé des lots délaissés prévu au second alinéa de l'article 24-6 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis.
Le contenu de ces documents ne fait pas l'objet d'un vote par l'assemblée des copropriétaires.
Une convocation à une AG, c'est un Odj avec les résolutions obligatoires et les projets, ET la totalité des docs prévus à l'article 11.
Ce n'est pas les annexes jointes à la convocations et les autres sur un extranet ou envoyé par mail.
La phrase importante : Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour -Pour la validité de la décision
Si il manque un devis travaux, la résolution de travaux est contestable.
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Franck1966
Contributeur vétéran
France
2096 message(s)
Statut:
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31
Posté - 09 janv. 2016 : 09:16:42
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Heureusement que tous les copro ne vous lisent pas Philippe car demain je fais voter (pardon, j'ai fait mettre à l'ODJ la rénovation de la cage d'escalier, parties électriques et courants faibles), mais les devis ne sont arrivés à temps pour les inclure ... et avec l'aide d'un expert (non mandaté par le syndic) ... Désolé |
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Posté - 09 janv. 2016 : 12:23:17
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franck1966 : pas de devis=pas de vote, l'AG DOIT rejeter cette résolution. Le syndic comme le CS connaissent cet article, passez en force est assez consternant mais courant, car peu de copros vont contester.
franck1966 :" et avec l'aide d'un expert (non mandaté par le syndic)"
CS et syndic totalement à coté de la plaque, tout ceal n'est pas sérieux. Un syndic ne peut pas mandaté un expert sans un accord de l'AG !
franck1966 : il va falloir lire les textes sur la copro, loi de 1965 et son décret de 1967.
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