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goutelette
Contributeur vétéran
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 Posté - 23 nov. 2016 : 16:05:24
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Nous avons fait la vérification des comptes et nous venons de recevoir la convocation pour l' AG avec l' Etat des charges.
A notre grand étonnement chaque montant assujetti à un contrat est augmenté de la valeur d' un mois supplémentaire.
Notre vérification est basée sur un exercice de 12 mois précis et non sur 13.
Nous nous étonnons que les montants se trouvent différents de ceux présentés ?
Y aurait-il une nouvelle réglementation ?
Avant d' en parler au Syndic, je désirais m'assurer que ma remarque va dans le bon sens .
Merci pour vos information sur ce sujet
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Louis92
Contributeur vétéran
France
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Posté - 23 nov. 2016 : 16:32:54
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Pas entendu parler d'une nouvelle réglementation à ce sujet ni d'un changement du nombre de mois dans une année civile  .
Que donnent les dates des 13èmes factures :
- dernier mois de l'exercice précédent ?
- premier mois de l'exercice suivant ?
- facture à cheval sur 2 mois (EDF par exemple) ?
Dans le premier cas, cela pourrait signifier 11 mois de charges dans l'exercice précédent.
Je suppose que vous savez qu'il ne s'agit pas de déplace les dates de début et de fin d'exercice.
Cdlt. Louis92. |
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Posté - 23 nov. 2016 : 16:38:04
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goutelette : vous venez de faire la vérification des comptes de votre dernier exercice. L'état des comptes lors de cette vérif est donc différent que celui présenté à l'OdJ ?
A notre grand étonnement chaque montant assujetti à un contrat est augmenté de la valeur d' un mois supplémentaire.
Cette valeur d'un mois est assez incompréhensible pour tous les contrats.
Si le SDC paie le syndic, un contrat annuel d'entretien prélevé au mois, cela pourrait signifier que le 1er mois de l'année suivante a été payé le dernier de votre exercice.
Il est aussi possible que le syndic n'ai pas reçu ou ou des factures lors de la vérif, mais cela figure en attente de facture. 
Le CS a du vérifier cela lors de sa vérif avec la lecture du GL. La lecture de la balance pouvait aussi montrer cela lors de cette vérif avec des comptes fournisseurs créditeurs !
Le syndic DOIT vous présenter les comptes lorsqu'il ne sont plus modifiables !
La seule façon de connaitre la raison de ces modifs est d'appeler le syndic. Il est impossible de répondre sans avoir les comptes en mains ! Pour quelle raison ne pas l'appeler le jour même de la réception des convocations ? Le syndic doit rendre des comptes au CS et à l'AG.
Attendez donc sa réponse avant de penser à une nouvelle réglementation.
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Posté - 23 nov. 2016 : 16:45:47
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Il n'y a rien de nouveau sous les cieux de la compta.
Supposons que la période de votre exercice soit du 01/09 au 31/08.
Est ce que votre première facture de l'exercice ne serait pas, en fait, une facture du dernier mois de l'exercice précédent (août 2015) arrivée trop tard et qui n'avait pas été comptabilisée lors de cet exercice précédent.
En même temps, est ce que votre comptable n'aurait pas mis la facture de août 2016, (non parvenue au 31/08/2016) sur un compte d'attente comme le 408 tout en la comptabilisant dans les charges.
Je prends l'exemple d'un contrat de nettoyage payé tous les mois et ce qui devrait être pratiqué : à la fin du mois d’août, le fournisseur n'a pas pu faire la facture. Le syndic en connait le montant ; alors au 31/08 (date du dernier jour de l'exercie), il met son montant sur le compte 408, tout en le comptabilisant sur le compte de charges 611, et cela aux mêmes dates : 31/08/2016.
Mais peut-être a-t-il oublié de le faire en 2015, ce qui fait que vous avez alors 13 mois en compte de charges .
PS : je ne sais si cela est très clair.... ? |
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Posté - 23 nov. 2016 : 16:51:45
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Une grosse et simple erreur apparemment
citation: Nous nous étonnons que les montants se trouvent différents de ceux présentés ? Pas compris.
Que voulez-vous exprimer? |
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Posté - 23 nov. 2016 : 16:56:45
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rambouillet : PS : je ne sais si cela est très clair.... ?
SI, SI !!! 13 factures sur le dernier exercice, et 11 sur l'année précédente ! Ce décalage arrive souvent.
Ce qui n'est pas clair, c'est que goutelette affirme que cela se passe sur TOUS les contrats , et que les comptes présentés au CS n'étaient pas les bons lors de la vérif, soit normalement quelques semaines après la cloture des comptes annuels.
Le CS a t'il vérifier les comptes sur seulement 11 mois ? 
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Posté - 23 nov. 2016 : 17:16:18
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Peut-être que le comptable a changé de méthode ou a lui-même changé, et le nouveau applique la méthode que j'ai citée et il y a donc une année de transition....? |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 23 nov. 2016 : 21:57:47
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Merci pour vos remarques. je vais essayer de répondre à chacun, mentionnant que j'ai participé à la vérification des comptes et que je le fait depuis environs 15ans.
Je suis toujours très attentive, à la présence des 12 mois d' exercice et leur période. citation: Louis 92 Que donnent les dates des 13èmes factures :
- dernier mois de l'exercice précédent ?
- premier mois de l'exercice suivant ?
- facture à cheval sur 2 mois (EDF par exemple) ?
Rien de tout cela . ( J ai bien mentionné contrat "comme contrat mensuel d' entretien."
" Le relevé des comptes envoyé au Syndicat mentionne qu' un montant global par fournisseur. ( le relevé pour la vérification des comptes est présenté par des factures mensuels. ) C' est en pointant les natures et les montants de ces deux documents que j'ai vu ces différences. ( la différence prenant en compte la valeur d' un 13ème mois)
citation: philippe 388 La seule façon de connaître la raison de ces modifs est d'appeler le syndic. Il est impossible de répondre sans avoir les comptes en mains ! Pour quelle raison ne pas l'appeler le jour même de la réception des convocations ? Le syndic doit rendre des comptes au CS et à l'AG.
Je n'ai pas appelé le Syndic, car après 20 ans de loyaux service au C.S , Il y a 2 ans j' ai jugé raisonnable de laisser ma place.
Il est anormale de faire carrière au C.S et cela ne veut pas dire ... Loin de la que vous ne suivez pas ce qui ce passe.
Cependant, le Président qui me remplace est seul pour vérifier les Cpts.
Aucun autre conseiller désire y participer. ( Quand j' étais présidente c' était idem) Ce travail est très lourd, et les Conseillers ( Conseillers malgré eux) refusent .De ce fait je participe.
J' ai demandé un RV et j'attend qu' il me réponde ...
citation: Ribouldingue : Nous nous étonnons que les montants se trouvent différents de ceux présentés ?
Pas compris.Que voulez-vous exprimer
Sur le relevé de "l' Etat des charges " Le résultat de chaque montant de contrat fournisseur est différent de celui noté sur le relevé des comptes détaillées donné aux contrôle à approuver.
citation: Philippe 388 : SI, SI !!! 13 factures sur le dernier exercice, et 11 sur l'année précédente ! Ce décalage arrive souvent.
NON, NON !!!! Ayez confiance de temps en temps à ce que disent les internautes quand ils exposent une situation qui paraît anormale.
Chaque année j' exige l' enregistrement de 12 factures. Si une est absente, je demande qu' on l' a provisionne et on r' équilibre, si nécessaire ... l'année suivante.
citation: Rambouillet : Il n'y a rien de nouveau sous les cieux de la compta.
Supposons que la période de votre exercice soit du 01/09 au 31/08.
Est ce que votre première facture de l'exercice ne serait pas, en fait, une facture du dernier mois de l'exercice précédent (août 2015) arrivée trop tard et qui n'avait pas été comptabilisée
Votre remarque aurait pu constituer le problème.. Mais non .
J' ai bien vu mes factures et elles étaient bien à dater du 1er octobre 2015 au 30.09 16.
Donc j' attend le RV du Syndic pour lui en parler.
Je vous tiendrais au courant de la suite, en vous remerciant chacun |
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Posté - 24 nov. 2016 : 06:36:38
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citation: J' ai bien vu mes factures et elles étaient bien à dater du 1er octobre 2015 au 30.09 16.
La première facture enregistrée doit être datée en octobre 2015, mais pour la prestation de septembre 205 , non ? et la dernière en septembre 20016 elle correspond à la prestation de ?
Vous avez constaté la présence de combien de factures réelles enregistrées dans cet exercice, et combien sur le compte du fournisseur ?
pouvez vous nous dire la différence, chez vous entre "état des charges" et "relevé des comptes" et lequel est le plus élevé, puisque vous dites qu'il y a une différence d'un mois. |
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 Posté - 24 nov. 2016 : 07:39:52
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Me trompes (en complément de la réponse de Rambouillet) si vous nous relatez depuis un document reçu à la maison, et en en déduisant 13 mois au lieu de 12, sans vérification réelle des justificatifs?
En ce cas, il faut aller vérifier sur place. |
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Posté - 24 nov. 2016 : 08:34:55
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goutelette : Chaque année j' exige l' enregistrement de 12 factures. Si une est absente, je demande qu' on l' a provisionne et on r' équilibre, si nécessaire ... l'année suivante.
??
Mais a quel titre exigez vous cela ? etes vous certaine que les factures arrivent quand on les exige ?
Ce sont les fournissuers qui envoient leurs factures, et non une copro qui exige cela du syndic.
Le relevé des comptes envoyé au Syndicat mentionne qu' un montant global par fournisseur. ( le relevé pour la vérification des comptes est présenté par des factures mensuels. ) C' est en pointant les natures et les montants de ces deux documents que j'ai vu ces différences. ( la différence prenant en compte la valeur d' un 13ème mois)
Des relevés ! mais quid du GL. C'est LE document qui vous permettra ce genre de rapprochement, pas de simple relevé, surtout si vous ne vérifiez pas les factures.
Seul le syndic pourra vous répondre la dessus. Que fait donc le CS ? Il devait le faire dès la réception de cette convocation. |
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Posté - 24 nov. 2016 : 09:55:05
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citation: Mais a quel titre exigez vous cela ? etes vous certaine que les factures arrivent quand on les exige ?
Ce sont les fournissuers qui envoient leurs factures, et non une copro qui exige cela du syndic.
Philippe, cela n’empêche pas de provisionner au compte 408 et 611, lorsque le travail a été fait (nettoyage du dernier mois de l'exercice) et que la facture arrive dans le mois suivant (premier mois de l'exercice suivant), c'est la marche comptable normale.... |
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Posté - 24 nov. 2016 : 11:22:21
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rambouillet :" c'est la marche comptable normale...."
C'est ce que j'ai indiqué en début de fil : "Il est aussi possible que le syndic n'ai pas reçu des factures lors de la vérif, mais cela figure en attente de facture."
Mais pour cela il faut lire le GL |
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Franck1966
Contributeur vétéran
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Posté - 24 nov. 2016 : 14:20:11
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Pour éclaircir :
Goutelette, votre exercice va du 1/09/N au 31/08/N+1, ok
quelle est la période de la 13ème facture ?
du 01/09/N+1 au 30/09/N+1
ou bien l'année d'avant soit du 01/07/N au 31/07/N ??? |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 24 nov. 2016 : 14:29:44
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citation: Rambouillet : pouvez vous nous dire la différence, chez vous entre "état des charges" et "relevé des comptes" et lequel est le plus élevé, puisque vous dites qu'il y a une différence d'un mois.
Votre interrogation me surprend .
Lors de la vérification des factures le syndic joint un journal tenu par le comptable, appelé " Liste des dépenses détaillées" dessus apparaît l'enregistrement de chaque facture de l' exercice et répartitions ( brouillon refait en cas d' annulation ou d' ajout d'une facture.
Les personnes chargées de la vérification des Cpts mentionnent si nécessaire les erreurs, et en clôture donnent leur aval sur le contenu . Ce document validé d' une vingtaine de page constitue ce qui va être porté , mais groupé par fournisseur sur le document officiel de " l' Etat des charges" envoyé à tous les copropriétaires.
A réception de l' Etat des charges, un peu scrupuleuse, j'ai eu l'idée de vérifier... et je me suis aperçu que les montants étaient supérieur à ceux mentionnés.
citation: Philippe : Des relevés ! mais quid du GL. C'est LE document qui vous permettra ce genre de rapprochement, pas de simple relevé, surtout si vous ne vérifiez pas les factures.
Votre théorie de s' accrocher au GL est dépassée depuis longtemps.
C' est le point désastreux des Syndicats, depuis le Cpt séparé, et chacun de vous semblent vivre ailleurs qu'en copro/ .
Ce Gl est rempli de montant de facturation groupées sans précision du contenu des natures...
Impossible de vérifier quoi que ce soit sur le Cpt 401 ou 512 etc..
Nous avons 1: Des dates, 2: Opérations divers " 3 : Prélevé 4 Annulation . Le compte séparé a été à l'avantage des Syndics qui ont augmenté leurs tarifs et responsabilisé les Syndicats sur une comptabilité qui leur échappe.
Les syndics ont leur groupement représentatifs qui protègent leurs intérêts.
Pour conclure, après avoir envoyé un mail au Syndic et comptable ... En effet, la comptable s'est aperçu de son erreur .
Dans le suivi d' un souci avec un autre syndicat, absence de facture de fin d' exercice la comptable a appliqué sur nos comptes une facturation d' un mois supplémentaire., Sans vérifier que nous avions déjà 12 mois de facturé.
Il est possible que cela serait apparu sur le compte du Syndicat plus tard. ? Mais j'émet des doutes car régulièrement nous devons faire vigilance ( un travail de fou) aux prélèvements effectuées sur notre
compte banque ne nous concernant pas.
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Louis92
Contributeur vétéran
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Posté - 24 nov. 2016 : 15:34:06
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goutelette, il semble qu'il y ait malentendu sur le terme de "grand-livre". Pour les intervenants ci-dessus ;
- le grand-livre regroupe dans l'ordre numérique des comptes toutes les écritures entre 2 dates c'est pourquoi on doit y trouver les réponses aux questions posées : pour chaque contrat, vous y trouverez notamment les écritures du compte 401 du fournisseur et celles du compte 6 correspondant (611 ou 615),
- le grand-livre est le même que le compte soit séparé ou pas..
Dans un journal, les écritures sont habituellement dans l'ordre chronologique : les recherches y sont moins faciles.
Cdlt. Louis92. |
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Posté - 24 nov. 2016 : 15:46:50
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goutelette : Votre théorie de s' accrocher au GL est dépassée depuis longtemps.
C' est le point désastreux des Syndicats, depuis le Cpt séparé, et chacun de vous semblent vivre ailleurs qu'en copro/
Impossible de vérifier quoi que ce soit sur le Cpt 401 ou 512 etc..
?? savez vous ce que c'est un GL ? c'est LE document comptable central d'une comptabilité. Il regrouper TOUS les mouvements.
Vous confondez avec la balance !
Il n'existe aucun comptable qui affirmerait que le GL ne sert à rien.
goutelette "Ce Gl est rempli de montant de facturation groupées sans précision du contenu des natures... "
NON, chaque ligne concerne UN seul mouvement, aucun mouvement groupés. Avez vous eu en main un tel document ? Il est nécessaire à TOUTE vérification comptable.
Un grand livre contient généralement les mentions suivantes :
Numéro de compte (exemple : « 101 »),
Intitulé du compte (exemple : « Capital »),
Date de l’opération,
Libellé de l’opération,
Référence de l’opération (numéro de pièce),
Journal de comptabilisation de l’opération (banque, achats, ventes, opérations diverses),
Montant et sens de l’imputation (débit ou crédit),
Code du lettrage.
Contrairement à votre affirmation le compte séparé permet une véritable vérification, contrairement au compte individualisé.
Le rapprochement bancaire est beaucoup plus facile à réaliser, car les mouvements sont facilement repérables dans le GL, contrairement au compte individualisé ou il faut recherché les écritures comptables des mouvements groupés.
"Pour conclure, après avoir envoyé un mail au Syndic et comptable ... En effet, la comptable s'est aperçu de son erreur .
Dans le suivi d' un souci avec un autre syndicat, absence de facture de fin d' exercice la comptable a appliqué sur nos comptes une facturation d' un mois supplémentaire., Sans vérifier que nous avions déjà 12 mois de facturé."
Votre syndic DOIT virer cette comptable, si ce que vous écrivez est vrai, car sa réponse est totalement absurde. |
Édité par - philippe388 le 24 nov. 2016 15:50:52 |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 24 nov. 2016 : 18:13:36
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citation: louis 92 goutelette, il semble qu'il y ait malentendu sur le terme de "grand-livre". Pour les intervenants ci-dessus ;
- le grand-livre regroupe dans l'ordre numérique des comptes toutes les écritures entre 2 dates c'est pourquoi on doit y trouver les réponses aux questions posées :
J' utilise le GL qui se compose de 60 pages. Mais c' est le parcours du combattant pour retrouvé nos petits . Les Cpts sont enregistrés a la date d' écriture et pas de noms. Que ce soit le 40100-51200- 60600 614.. ou 615. Nous avons demandé au syndic de leurs donné des numéros différents. Suivant lui pas de clés suffisantes dans son logiciel et perte de temps. Et suivant lui partout pareil.
.
Lors de la vérification des comptes, factures en mains, il est plus logique, d' utiliser " la liste des dépenses détaillées" la, les montants sont attribuées à de fournisseurs.
Heureusement, car pour une majorité le total des facturations sont éclatées. ( Par masse).
citation: Philippe 388.
[quote]Votre syndic DOIT virer cette comptable, si ce que vous écrivez est vrai, car sa réponse est totalement absurde/quote]
Pour ma part j'ai trouvé cette réponse étonnante. Et me laisse une mauvaise impression ... Car si je ne m'en était pas aperçu, personne n'aurait pensé l'année prochaine à faire un comparatif. |
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Posté - 24 nov. 2016 : 18:30:15
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citation: Suivant lui pas de clés suffisantes dans son logiciel et perte de temps. Et suivant lui partout pareil.
Le syndic se moque de vous. Soit il utilise un seul compte 401 pour tous les fournisseurs et il doit détailler l'écriture et indiquer au minimum le fournisseur et la référence de la facture.
Mais il devrait ouvrir un sous-compte par fournisseur. Ou alors, il faut qu'il vous explique s'il y a un compte 450 pour tous si le logiciel ne peut pas faire de sous-compte....
Quant au partout pareil .... c'est sans commentaires, perso je n'ai jamais vu un syndic ne pas faire de sous compte. Et si le logiciel ne le peut pas comment fait il pour vous finir un relevé détaillé par fournisseur....
NON, c'est un charlatan, bonimenteur et heureusement que vous ne vous laissez pas faire....
IL faudra penser à inscrire tout cela dans son prochain contrat .
Mais au vu de nos questions et de vos réponses, il est difficile de répondre à votre question initiale ; toutefois retenons qu'un exercice avec des contrats mensuels, en général, ne compte que 12 factures par fournisseur, sauf prestations particulières.. |
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Posté - 24 nov. 2016 : 18:54:24
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Ca ne se nomme pas une comptabilité, ca, ca ne vaut pas de payer pour ce genre de bidouille.... |
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JB22
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Posté - 25 nov. 2016 : 00:30:43
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"J' utilise le GL qui se compose de 60 pages. Mais c' est le parcours du combattant pour retrouvé nos petits ."
Vous ne devriez pas avoir de problème si la comptabilité comporte des sous comptes par copropriétaires et fournisseurs.
La comptabilité comporte un "livre journal" qui enregistre par ordre chronologique toutes les opérations," les écritures au journal".
Le grand-Livre c' est les écritures au journal classées par compte et qui fait ressortir le solde de chaque compte. Les totaux du Grand-Livre doivent correspondre à ceux du Journal.
La balance générale c' est la liste des comptes du Grand-Livre avec les totaux des mouvements débit et crédit et les soldes. Là encore les totaux doivent être égaux avec ceux- du grand-Livre et du journal.
Le "relevé des charges" est un extrait du grand-livre limité aux comptes de la classe 6, les charges.
La vérification de la comptabilité doit se faire à partir du Grand-Livre. La balance est utile pour avoir une synthèse des comptes en particulier quand elle comporte des sous-totaux par classe, copropriétaires et Fournisseurs. Elle permet par exemple de repérer les soldes anormaux, ce qui n' est pas toujours facile dans un grand-livre de "60 pages" ou plus.
Pour compléter la vérification il faut demander l' état de rapprochement bancaire. Justification de l' écart entre le solde en banque et solde en comptabilité; (Chèques émis non encore payés, virement reçus de dernière minute non encore comptabilisée ). |
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Il y aurait-il une nouvelle réglementation ? 
