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goutelette
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 Posté - 29 janv. 2017 : 17:31:00
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Bonjour,
Contestant la présence de factures de 2014 refusées pour doublon, et portées sur les Cpts en 2016, la comptable m'a joint une copie des pages du GL de 2014.
J'avais conservé l'exemplaire de l' époque lors de la vérification des Cpts
A mon étonnement je me suis trouvée en présence d' écritures différentes. ?
les anciennes écritures sont disparu, et remplacées par celles qui ont été acceptées.
Pour d'autres, il faudrait reprendre la comptabilité de 2014 pour comprendre leurs présences.
Certains comptes sont épurés.
J'avais cru comprendre que les écritures du GL étaient figées.
Le document clôt en fin d' exercice et que toute modification pouvait se faire en écritures que sur l'exercice précédent.
Quant est il exactement ?
Cela concerne les Cpts 60 -61 n'ayant que ça.
Merci d'avance pour vos compétences éclairées
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 Posté - 29 janv. 2017 : 18:52:53
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Une fois les comptes approuvés, s'il y a des opérations de corrections demandées, elles sont faites, puis la comptabilité est définitivement figée.
Votre exposé n'est malheureusement pas assez clair pour vous répondre sur ce cas particulier (celles qui ont été acceptées, par qui, que veut dire accepté, est-ce que accepté = approuvé? En ce cas c'est normal que la compta reflète ce qui est approuvé, heureusement)
Logiquement, les opérations de corrections doivent apparaitre en sus (Autant de ligne additionnelles que d'opération a annuler, et autant d'autres pour les remplacer), et non en remplacement, il n'est normalement pas autorisé de modifier des opérations comptables deja écrites, du moins en compta générale; Pour la compta d'un syndicat, je ne sais pas, mais je ne serais pas surpris qu'on se permette de tout modifier tant qu'elle reste en mode brouillard.
C'est pourtant tout sauf conseillé, puisqu'en faisant ainsi on perd la lecture des corrections. |
Édité par - ribouldingue le 29 janv. 2017 18:54:00 |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 29 janv. 2017 : 20:18:40
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citation: Ribouldingue : Votre exposé n'est malheureusement pas assez clair pour vous répondre sur ce cas particulier (celles qui ont été acceptées, par qui, que veut dire accepté, est-ce que accepté = approuvé? En ce cas c'est normal que la compta reflète ce qui est approuvé, heureusement
Par exemple le Cpt 606 téléphone facile à vérifier à l'origine avait des factures doublons refusées .
Ce compte actuellement correspond aux factures et montant approuvés en AG.
Ce qui veut dire que le GL que nous recevons lors de la vérification des Cpts est un brouillard .
Cependant il est écrit
, Article 2 : Le syndic tient le livre journal selon les dispositions du décret n° 83-1020 du 29 novembre 1983, enregistre chronologiquement les opérations ayant une incidence financière
Le livre journal et le grand livre des Cpts sont cotés sans discontinuité.
Article 5 ; Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l' intangibilité des enregistrements est mise en œuvre à la date d' arrêt des Cpts .
Que faut-il penser ? Merci pour vos compétence sur ce point
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nefer
Modérateur
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Posté - 29 janv. 2017 : 20:40:02
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si des factures ont été enregistrées deux fois, il est normal que le syndic annule les doublons
ce qu'il faut vérifier c'est le compte 512 pour savoir si les factures ont été payées deux fois ET les relevés de banque pour s'assurer qu'elles n'ont été débitées qu'une fois: le syndic doit s'en apercevoir avec le rapprochement bancaire |
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Posté - 29 janv. 2017 : 20:46:14
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citation: Ce qui veut dire que le GL que nous recevons lors de la vérification des Cpts est un brouillard . De plus compétents que moi vont vos répondre, mais sans que ce soit forcément un brouillard, la version du GL que l'on vous communique et que l'on montre aux copropriétaires DOIT ETRE complétée s'il y a des erreurs.
ON ajoute pour chaque erreur une ligne contrepassant l'écriture fausse
Le cas échéant on ajoute une ligne inscrivant l'écriture juste.
citation: Article 5 ; Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l' intangibilité des enregistrements est mise en œuvre à la date d' arrêt des Cpts . La procédure en question n'est mise en oeuvre que lorsque les comptes prennent leur version finale, incluant les corrections. |
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Posté - 29 janv. 2017 : 21:10:18
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goutelette : si un compte fournisseur contient des erreurs -ce qui reste à démontrer car sans détail il est impossible de vous répondre correctement - ces erreurs ne disparaissent jamais !
Elles sont rectifiées par des OD - opérations diverses . Pour faire simple; on annule par des écritures comptables au débit et au crédit les montants erronés, ce qui annule ces montants et on porte au compte les bons montants.
Il est donc facile d'annuler un doublon de facture - en conservant cette ligne - par une écriture contraire du même montant.
le B.A.BA !!
citation: Certains comptes sont épurés.
??? qu'est ce que c'est ? 
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 29 janv. 2017 : 23:46:57
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citation: Nefer : si des factures ont été enregistrées deux fois, il est normal que le syndic annule les doublons .
Pour faire simple : Lors de la vérification des Cpts nous avons
1 : Un relevé des dépenses détaillées
2 : le GL
a : Nous mentionnons des erreurs,
b : Le comptable, nous représente un "nouveau relevé des dépenses détaillées" avec les modifications.
Relevé,: Qui une fois accepté permet d' établir le document " Etat des charges " diffusé aux copropriétaire.
Mais jamais il nous a été mentionné que le GL soit dans le suivi également modifié ..?
citation: ce qu'il faut vérifier c'est le compte 512 pour savoir si les factures ont été payées deux fois ET les relevés de banque pour s'assurer qu'elles n'ont été débitées qu'une fois:
En effet,! Ce qui confirme mon incompréhension.
C'est que les factures erronées ( erreur de syndicat ou portées en doublons) sont bien enregistrées au compte banque 512 et factures 401.de l'exercice.
Sachant que suite à notre intervention, elles nous serons re-créditées mais que sur l'exercice suivant.
EXP : Téléphone : Sur le compte 512 nous avons 10 factures de payées dans l' exercice 2014.
Le compte 606/ 2014 avait bien 10 factures de mentionnées.
Nous refusons 4 factures ( doublons ou autres)
De ce fait le CPT 606 du GL sera rectifié faisant mention de 6 factures portées sur les Cpts du syndicat , exercice 2014
Et le compte banque sera re-crédité par le fournisseur, x temps après, porté sur le cpt banque 512 de l' exercice 2015
Conclusion : Aucune écriture est figée. Le GL est un brouillard |
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JPM
Modérateur
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Posté - 29 janv. 2017 : 23:47:11
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Vous évoquez la question de la clôture des comptes et de la disposition de l'article 5 de l'arrêté du 14 mars 2005 : " Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en œuvre à la date d'arrêté des comptes "
Nombreux sont les syndics qui ne clôturent pas les exercices. c 'est une faute extrêmement grave qui justifie la révocation du syndic puisqu'elle permet les irrégularités que vous signalez.
Les écritures peuvent être rectifiées jusqu'à la date d'approbation des comptes. En effet l'assemblée peut avoir décidé des rectifications et il faut pouvoir les passer. Après la régularisation la clôture est activée. Il n'est plus possible d'accéder aux comptes.
Il est interdit de biffer une écriture. Elle doit être annulée par une écriture inverse. L e biffage est une infraction distincte.
Tout cela peut relever d'une procédure pénale quand le mécanisme est réellement frauduleux.
A noter que le défaut de clôture des comptes rend très difficile l'utilisation du grand livre car les sous totaux reprennent les à nouveaux de tous les exercices précédents. On y trouve de multiples comptes n'ayant pas été mouvementés depuis des années.
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Les écritures du GL sont elles rectifiables ? 
