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Martin09
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 Posté - 03 mars 2017 : 16:48:41
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Bonjour,
Comment rédiger une décision d'approbation des comptes qui comportent des factures rejetées par les copropriétaires ? Factures qui ont été faites par le syndic bénévole précédent.....donc copropriétaire.
Merci
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Posté - 03 mars 2017 : 17:01:46
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Bonjour citation: qui comportent des factures rejetées par les copropriétaires ? Tel que cela ne veut pas dire grand chose.
On porcède a un vote concernant l'approbation.
Le but est quand même d'obtenir l'approbation des écritures comptables de manière a pouvoir à la suite procéder aux appels de fonds nécessaires, ou l'inverse restituer l'argent en trop.
Donc soit on approuve tout, soit on approuve une partie et on (l'AG souveraine) indique le processus qui doit conduire à l'approbation totale (délégation au conseil syndical, délégation à monsieur X, délégation à deux personnes en précisant qui fait quoi, en donnant en général un délai.
Toute facture devant être payée, on se doute bien que les factures (ou les recettes) refusées par l'assemblée doivent être payées par qqn d'autre.
Certains sydnicats votent 'contre' sans plus et laisse la situation pourrir en pensant qu'en attendant longtemps cela se résoudra de soi-même, ce qui est impossible.
Si un changement de syndic se fait par la-dessus, les comptes non approuvés entrainement une situation de cafouillage qu'il revient rarement au syndic suivant de nettoyer, d'autant que ce n'est pas le syndic suivant qui va mettre la main a la poche pour payer les factures refusées; |
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Louis92
Contributeur vétéran
France
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Posté - 06 mars 2017 : 08:56:20
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Ce sujet revient souvent sur le forum : interroger le moteur de recherche avec : universimmo approbation comptes refus lignes dépenses. Différents fils sur ce sujet apparaîtront.
Cdlt. Louis92. |
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Gédehem
Pilier de forums
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Posté - 06 mars 2017 : 19:29:43
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Piqure de rappel ......
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Approbation des comptes par l’assemblée du syndicat des copropriétaires :
1/- Toutes les dépenses sont identifiées, justifiées, conformes au budget prévisionnel et aux avis du CS
= "approbation à l'unanimité."
2/- Toutes les dépenses (125.800 €) sont identifiées, dans le budget, mais il manque les pièces (factures) pour celle-ci de 125,38 € et celle-là pour 1.579,42 €.
= "Approbation des comptes pour 125.800 €, sous réserve de présentation sous 10 jours au CS des factures pour les 125,38 + 1.579,42.
Le CS devra rendre compte par écrit aux copropriétaires sous 15 jours de l'existence de factures conformes présentées dans ce délai.
A défaut de présentation des pièces dans le délai fixé, les comptes sont approuvés pour un montant de (préciser : 125.000 – dépenses sans justificatifs)….... €, montant qui sera à répartir comme il convient entre chacun des propriétaires de lots."
3/- Les dépenses (125.000 €) sont identifiées, justifiées, ...."sauf les factures suivantes : . Ste X pour 125,42 €, Ste Y pour 895,25 €, ste .....etc ... soit un montant global de 3.500 €, engagés sans justification et abusivement par le syndic, hors budget prévisionnel, sans avis du CS ou décision de l'AG. Ces dépenses sont rejetées.
Le syndic devra faire son affaire personnelle de ces factures abusives rejetées.
Les comptes de l'exercice ...... sont approuvés pour un montant de 121.500 € (125.000 - 3.500 .ndlr) qui seront répartis comme il convient entre chacun des propriétaires de lots."
Il peut également y avoir mixage entre les points 2 et 3, avec des réserves sur certaines dépenses et des rejets sur d'autres.
Voila ce que devrait être une véritable analyse des comptes par l'AG convoquée à cet effet, analyse qui est sollicitée par la question posée, ce qui doit ressortir du débat indispensable et de la décision définitive qui en résulte.
S'il s'agit spécifiquement d'une contestation sur les honoraires du syndic, qui sont imputés dans les comptes, l'AG doit rejeter ces honoraires hors contrat ou pour des tâches de gestion courante qui sont abusivement imputés en sus des honoraires prévus pour la gestion courante. Là aussi, l'AG a pouvoir de corriger les comptes sur ce point, et donc le montant global des dépenses à répartir. (*)
En conclusion : les comptes du syndicat ne peuvent être globalement rejetés. L’AG doit préciser ce qui est refusé et les réserves. Le reste des comptes du syndicat, estimé conforme, doit être approuvé en rappelant préalablement à l’AG le montant soumis aux voix, montant qui devra être rapporté dans le PV.
Le vote du budget prévisionnel.
L’Assemblée ne peut refuser globalement le budget prévisionnel qui lui est proposé au risque de paralyser totalement le fonctionnement du Syndicat. (Impossibilité d’exiger le versement de provisions).
En cas de désaccord, l’Assemblée doit corriger, amender en séance le projet de budget qui lui est soumis, en rectifiant les lignes budgétaires qui ne lui conviennent pas. Le budget modifié sera alors soumis aux voix, le montant total approuvé étant préalablement rappelé, montant qui sera rapporté ensuite dans le PV.
NB : Toutes les questions ou résolutions inscrites à l’ordre du jour des assemblées de copropriétaires sont des propositions. Jurisprudence :
‘L’assemblée a tout pouvoir pour modifier, corriger, amender les questions ou résolutions qui lui sont soumises, sous réserve de ne Les amendements aux questions proposées ou les nouvelles questions complémentaires aux questions inscrites ne doivent pas dénaturer le sens général de la question initiale régulièrement inscritepas en modifier le sens général.
.’
(*) point à négocier avant la tenue de l'AG. |
Édité par - Gédehem le 06 mars 2017 22:21:42 |
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Martin09
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Posté - 06 mars 2017 : 20:52:08
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Merci Gédehem pour votre réponse.
Les factures que veulent rejetées les copropriétaires ont été engagées abusivement par l'ancien syndic bénévole (donc copropriétaire), nous sommes donc dans le cas N°3.
Doit-on écrire dans la résolution que ce syndic bénévole devra faire son affaire de ces factures rejetées et rembourser la somme au syndicat ?
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Gédehem
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Posté - 06 mars 2017 : 22:20:02
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Oui, c'est une très bonne précaution, que j'ajoute de ce pas dans la note proposée.
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andre78fr
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 Posté - 06 mars 2017 : 22:49:54
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Donc, le syndic (bénévole ou pas) c'est le gars qui tient les comptes et qui gère les comptes en banque, chéquiers et autres.
Si l'AG a envie de lister les factures qui ne lui conviennent pas, vous croyez vraiment qu'il va spontanément passer une écriture au débit de son propre compte et rembourser la copropriété ? Il y a là un peu de naïveté je crois et dans la pratique (souvent plus complexe que ces cas théoriques) on se retrouve juste avec des soldes qui trainent pendant des années avant qu'un (autre) syndic ne fasse le ménage en constatant une charge exceptionnelle... Si vraiment il y a un désaccord, il faut parfois aller en justice et ça prend des années et pendant ce temps ben l'approbation... Et puis le bénévole quand l'AG le désavoue et n'approuve pas ses comptes en général il ne reste pas longtemps et on retrouve avec des belles factures d'un syndic professionnel !
Il y a aussi des situations où les comptes ne peuvent tout simplement pas être approuvés parce qu'il y a des choses en attente, des contentieux, des relevés qui n'ont pas été faits ou pas communiqués, des factures non parvenues ou contestées, des entreprises en liquidation et des dettes incertaines, des tas de choses qui sont calculées dans une comptabilité générale mais pas toujours prévues pour la copropriété...
Et puis y aura toujours le gars qui vote contre parce que c'est trop cher ou que la tête du syndic ne lui revient pas alors l'unanimité... de toute façon on s'en fiche puisque la majorité 24 suffit. |
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nefer
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Posté - 07 mars 2017 : 00:02:41
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il faudrait aussi préciser une date pour le remboursement
avez vous maintenant un syndic professionnel ?
si oui , il aurait du vous expliquer comment faire.... |
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Martin09
Contributeur débutant
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Posté - 07 mars 2017 : 09:35:39
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Je suis le nouveau syndic bénévole....
Doit-on faire voter dans une autre résolution que ces factures rejetées par les copropriétaires doivent être à la charge de l'ancien syndic ? |
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Posté - 07 mars 2017 : 10:17:28
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citation: Doit-on faire voter dans une autre résolution que ces factures rejetées par les copropriétaires doivent être à la charge de l'ancien syndic ?
OUI, bien sur et après.... si l'ancien syndic ne veut pas payer ?..... vous faites quoi ? |
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JPM
Modérateur
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10
Posté - 07 mars 2017 : 11:00:01
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Je partage entièrement l'avis d'André 78.
Entre deux syndics bénévoles une affaire de ce genre se règle autour d'une bonne bouteille.
A défaut elle ne se règle pas.
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Gédehem
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Posté - 08 mars 2017 : 21:11:46
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Pour la ou les bouteilles, on est d'accord. On peut même prévoir les petits fours ....
"Si l'AG a envie de lister les factures qui ne lui conviennent pas, ....."
Il ne s'agit pas du tout de cela.
Il s'agit ici, et uniquement, d'engagements de fonds (donc de contrats) qui auraient été effectués par le syndic hors des budgets prévus (prévis ou spécifiques), ou pour des besoins particuliers, sans rapport avec la collectivité des copropriétaires.
Il s'agit bien alors d'engagements abusifs, hors mandat du syndic, mandat encadré par les décisions d'AG qu'il doit mettre en œuvre.
Il ne peut en aucun cas outrepasser ce que décide l'AG pour son fonctionnement.
Sauf à estimer que les budgets décidés par les AG ne sont là que pour la forme, pour répondre (bêtement) à un texte. Ce qui n'est pas la position constante du juge.
Pour qui, même en cas d'urgence, le syndic doit être autorisé par une AG pour engager (ou ratifier) les fonds nécessaires.
Il est surprenant, incompréhensible, qu'en 2017 on en soit encore à considérer que le syndic pourrait de sa seule initiative engager des fonds ou contracter comme il l'entend sans vote préalable de l'AG.
Il est vrai que j'ai perdu mes bras depuis longtemps ....  |
Édité par - Gédehem le 08 mars 2017 21:17:39 |
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nefer
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Posté - 08 mars 2017 : 23:44:36
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un contrat de syndic avait il été proposé (donc joint à l'ODJ de l'AG) et voté par l'AG pour l'ancien syndic?
les factures contestées concernent elles des prestations listées sur le le contrat de l'ancien syndic?
ou s'agit il de factures "sorties du chapeau" ? OU de remboursement de frais sur justificatifs ? |
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Posté - 09 mars 2017 : 09:05:38
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citation: "Si l'AG a envie de lister les factures qui ne lui conviennent pas, ....."
Il ne s'agit pas du tout de cela. Il s'agit tout a fait de cela.
La première version est celle du précédent syndic bénévole, la seconde et celle du nouveau et de l'assemblée qui a refusé ces dépenses.
Ce sont précisément les deux 'modes' de présentation de l'affaire que peuvent présenter ces deux parties devant un juge, et si l'on en parvient pas à un accord amiable, vote ou pas, il faudra que ce soit le Juge qui 'dise le droit'.
L'assemblée à refusé certaines dépenses, elle est tout a fait dans son droit, et comme précisé, elle doit bien cerner ces dépenses refusées. Même si cela permet de clore les comptes le cas échéant pour l'exercice en question, cela ne clot évidemment pas le ou les litiges, et Andre78.fr indique qu'il faut évidement s'en préoccuper.
Si il n'y a pas d'accord, il faut donc que l'une ou l'autre partie aille voir le Juge, et en général le syndic, bénévole ou pas, a deja payé sur la caisse du syndicat les dépenses en question. De sorte que c'est le syndicat qui doit décider d'aller voir le Juge, et s'il n'y a pas de contrat d'assistance juridique, cela constitue un 'investissement' qui peut se révéler couteux.
Bien évidemment, comme il y a litige, les solutions 'gratuites' du genre requete en injonction de payer ne peuvent pas être utilisées. |
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Gédehem
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Posté - 09 mars 2017 : 11:23:46
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Comprenons nous !
"Si l'AG a envie de lister les factures qui ne lui conviennent pas, ....."
Il ne s'agit pas ici de "convenance" ou même de "bon plaisir".
Il s'agit de savoir si telle dépense, tel contrat qui lui est lié, a été autorisée par une AG, dépense (contrat) s'inscrivant dans les budgets fixés (prévis ou hors prévis)
D'une part : dans le cadre de son mandat, le syndic ne peut engager d'autres fonds (et contracter) que ce qu'en a décidé une AG.
Même en cas d'urgence, le syndic est dans l'obligation de convoquer une AG pour engager (généralement ratifier) l'engagement de fonds.
D'autre part, les dépenses dont il s'agit répondent elles à la satisfaction d'un besoin collectif, "pour le service de la collectivité syndicale".
Repeindre la porte palière de l'apparte du pdt du CS ne répond pas à cette exigence. Même chose pour la peinture du plafond de la cuisine du syndic copropriétaire, ou le plombier pour réparer la chasse de ses wc.
On n'est donc pas dans le cadre du rejet de factures "qui ne conviennent pas", mais dans le rejet de factures abusives, sans objet pour la collectivité, ou hors de la compétence du syndic, compétence limitée (encadrée) ici par les budgets (les contrats) qui ont été votés par une AG, y compris en cas d'urgence. |
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JPM
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Posté - 10 mars 2017 : 01:50:51
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En ce qui concerne les dépenses ordinaires, dites de l'article 14-1 ou du budget prévisionnel, celui-ci n'a par l'effet juridique que propose Gedehem.
D'un côté une dépense peut être abusive alors qu'elle est dans le cadre du budget prévisionnel
D'un autre côté une dépense peut être parfaitement justifiée alors qu'elle entraîne un dépassement du budget prévisionnel.
Il n'existe aucun texte plafonnant les dépenses comme cela est le cas en droit public.
En conséquence ces indications :
citation: Il s'agit de savoir si telle dépense, tel contrat qui lui est lié, a été autorisée par une AG, dépense (contrat) s'inscrivant dans les budgets fixés (prévis ou hors prévis)
D'une part : dans le cadre de son mandat, le syndic ne peut engager d'autres fonds (et contracter) que ce qu'en a décidé une AG.
Même en cas d'urgence, le syndic est dans l'obligation de convoquer une AG pour engager (généralement ratifier) l'engagement de fonds.
sont inexactes.
Si un travail d'entretien urgent est nécessaire le syndic peut et plus clairement doit le faire exécuter sans avoir à convoquer une assemblée générale ! Outre le droit, le bon sens le commande.
S'il ne s'agit pas d'entretien courant, on passe au régime spécifique des travaux urgents (art 37 du décret)
Il en va différemment pour les dépenses prévues par l'article 14-2 c'est à dire les gros travaux. Dns ce cas le syndic ne peut engager de dépenses que dans le cadre du crédit ouvert par l'assemblée générale.
Une pratique courante est de prévoir dans la prévision un montant pour les " imprévus ". Il doit être utilisé avec prudence.
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Gédehem
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Posté - 10 mars 2017 : 09:42:48
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JPM véhicule ici les vieilles pratiques bien connues de certains syndics, pratiques détestables qui n'ont plus leur place depuis longtemps.
Rappel L.art.18, fixant le cadre du mandat du syndic :
" I.- Indépendamment des pouvoirs qui lui sont conférés par d’autres dispositions de la présente loi ou par une délibération spéciale de l’assemblée générale, le syndic est chargé, dans les conditions qui seront éventuellement définies par le décret prévu à l’article 47 ci-dessous :
- d’assurer l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l’assemblée générale ;
- d’administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d’urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l’exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci ; -
(....)
Concernant les fonds qu'il peut exiger des copropriétaires, voir D.art.35, très précis.
Ne pouvant avancer de fonds personnels, il ne peut engager que ces fonds exigibles décidés par une AG. Pas 1 € de plus.
Il ressort expressément de ces dispositions que le syndic, dans le cadre de son mandat, ne peut en aucun cas engager d'autres fonds que ce qu'en a décidé une AG, que ce soit pour les fonds relevant de l'art.14-1 ou ceux décidés dans le cadre de l'art.14-2.
Y compris en cas d'urgence, auquel cas il doit convoquer sans délai une AG.
De la même façon il ne peut contracter sans vote de l'assemblée.
Il faut cesser de laisser croire aux copropriétaire ignorants que le syndic pourrait outrepasser le cadre strict de son mandat, encadré par les dispositions du RDC et les décisions d'AG.
Par exemple, qu'un budget prévisionnel n'est qu'un indicateur, le syndic pouvant le dépasser de sa seule initiative.
Si le budget décidé par une AG est de 90.000 €, son mandat (*) n'autorise que 90.000 € d'engagements.
Pas 95.000.
Il n'est pas question ici de "bon sens" mais de règles de droit.
Vieilles pratiques détestables.
(*) mandat = délégation de pouvoirs. |
Édité par - Gédehem le 10 mars 2017 09:58:52 |
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JPM
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Posté - 10 mars 2017 : 13:42:22
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Gedehem : citation: Il ressort expressément de ces dispositions que le syndic, dans le cadre de son mandat, ne peut en aucun cas engager d'autres fonds que ce qu'en a décidé une AG, que ce soit pour les fonds relevant de l'art.14-1 ou ceux décidés dans le cadre de l'art.14-2.
Y compris en cas d'urgence, auquel cas il doit convoquer sans délai une AG.
De la même façon il ne peut contracter sans vote de l'assemblée.
Aucun texte ne dit tout cela.
Preuve en est que les textes comptables admettent en fin d'exercice aussi bien les trop-appelés que les insuffisances. Il y a insuffisance quand pour l'art 14-1 les dépenses ont excédé les provisions appelées.
Comme je l'ai indiqué plus haut la dépense constituant un dépassement du budget prévisionnel ne doit pas être farfelue.
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Gédehem
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Posté - 10 mars 2017 : 15:29:50
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On se moque ici du décret comptable, qui n'édicte pas de règle sur les pouvoirs d'un syndic. !
On parle ici de ce qui entre dans le pouvoir du syndic au regard de son mandat reçu d'un syndicat !
Dans le cadre de son mandat, peut-il de sa propre initiative contracter, engager des fonds au nom du syndicat sans que celui-ci ne l'ai décidé ?
La réponse est clairement NON.
Y compris en cas d'urgence, le syndic devant convoquer une AG sans délai.
Tous les textes cités plus haut (art.18, 14-1, 14-2, D.35 et autres), sont explicitement dans ce sens.
D'autant que parler "dépassement", "insuffisance", à combien pourrait-on le chiffrer ???
A suivre cette démarche, il n'y a pas de limite, de frein, .... exception faite du "bon sens", ...... difficilement quantifiable.
Il s'agit là d'une vieille pratique, détestable, dont il ne faut parler que pour la dénoncer.
Accessoirement : "Il y a insuffisance quand pour l'art 14-1 les dépenses ont excédé les provisions appelées."
Qui montre que le syndic a engagé des dépenses sans disposer des fonds nécessaires pour payer.
Cela porte un nom : grivèlerie.
A moins que, à cheval sur les principes, il ne fasse de la cavalerie ......
On en a mis à la porte pour moins que cela .....
On le sait pour des travaux : pas de passation du marché sans disposer des fonds.
Même chose pour le courant.
D'autant que si en cours de route le prévisionnel s'avérait trop court, il est toujours possible en cours d'exercice de voter un prévisionnel rectificatif. (qui montre le danger de ces prévisionnels votés quasi 1 an à l'avance.)
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Édité par - Gédehem le 10 mars 2017 15:44:51 |
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Martin09
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Posté - 10 mars 2017 : 20:09:24
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Si on doit faire voter une autre résolution pour les charges abusives rejetées,
que faut-il mettre dans le projet de résolution pour être en règle ? |
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JPM
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Posté - 11 mars 2017 : 00:51:54
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Il faut préciser pour chaque facture le motif précis du rejet, exprimer une demande de prise en charge de chaque facture par le syndic ancien et autoriser le syndic nouveau à agir en justice contre le syndic ancien pour qu'il soit condamné au remboursement à défaut de restitution amiable des fonds.
Le cas échéant il fut faire mention dans le procès verbal des observations qui ont été présentées par le syndic ancien pour sa défense.
Bien entendu il faut s'assurer du bien fondé des critiques formulées car un jugement de débouté peut s'accompagner d'une responsabilité personnelle des initiateurs de l'opération.
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