|
|
| Auteur |
 Sujet  |
|
|
bastiancontrari04
Contributeur actif
49 réponses |
 Posté - 27 mars 2009 : 16:11:45
|
Bonjour à tous,
Nous sommes en fin sur le point de changer de syndic.
Nous avions (d'après UI) la plus mauvaise configuration de la date d'AGO par rapport au mandat du syndic c'est-à-dire :
exercice : 1er avril/31 mars
mandat de syndic : 1er avril/31 mars.
Nous avons la possibilité de modifier la durée du premier mandat de syndic pour que cela "colle" au mieux avec l'exercice.
Pourriez-vous nous conseiller ? 15 mois, 18 mois...?
Personnellement, je pencherais pour 18 mois, soit
exercice : 1er avril 2009/31 mars 2010
1er mandat : 1er avril 2009/30 septembre 2010 + max 3 mois pour préparer et tenir l'AGO avant le 31.12.2010.
2ème mandat et suivants pour 1 an : 1er octobre 2010/30 septembre 2011 + max 3 mois pour préparer et tenir l'AGO avant le 31.12.2011.
Cela permettrait d'éviter la période des vacances d'été pour limiter l'absentéisme des copropriétaires à l'AG.
Est-ce que mon montage semble cohérent ?
Merci à tous et particulièrement à ceux qui me répondront, évidemment.
Bonne journée et à bientôt sur le net.
|
|
Signaler un abus
|
|
|
chenkak
Pilier de forums
620 réponses |
Posté - 27 mars 2009 : 16:34:02
|
| Votre exercice commençant au 1er avril me paraît "invivable". |
Signaler un abus  |
|
|
bastiancontrari04
Contributeur actif
49 réponses |
Posté - 27 mars 2009 : 17:00:45
|
Bonjour Chenkak,
Pouvez-vous me dire pourquoi ?
Nous n'avons pas choisi la date de départ de l'exercice. La résidence était neuve et la livraison des lots a été faite. De ce fait, l'exercice a commencé un 1er avril. Serait-il donc possible de modifier les dates d'un exercice ?
Nous avons pensé que la seule possibilité était de modifier les dates du contrat de syndic..
Merci de vos réponses. |
| Signaler un abus |
|
|
gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 27 mars 2009 : 18:18:12
|
Il vous faut décider d'un exercice 1.01-31.12, en fractionant celui actuel (1.04/31.12).
L'exercice suivant partira du 1.01.
Pour le mandat du syndic d'UN an :
Date AG habituelle + 1 mois fin de mois.
Cela donne pour une AG (mettons) le 20.04 :
"Le syndic est élu pour UN an à compter de ce jour 20.04.2009 et jusqu'au 31.05.2010."
La date AG annuelle étant toujours entre le 15 et le 30.04, cela donne une marge pour éventuellement convoquer une autre AG avant la fin du mandat au 31.05 !
Ces mandats de 18 mois sont totalement inutiles !
|
| Signaler un abus |
|
|
chenkak
Pilier de forums
620 réponses |
Posté - 27 mars 2009 : 19:08:47
|
Pourquoi "invivable"?
Car une assemblée générale doit se tenir dans les 6 mois qui suivent la clôture de l'exercice, puisque les comptes doivent être approuvés (ou votés) dans ce délai.
Et la période d'été n'est pas favorable pour préparer et tenir une assemblée générale.
Alors, il faudrait voter dès que possible la modification des échéances de votre exercice comptable, en passant par une étape intermédiaire comme le suggère Gédehem.
En choisissant le 1er janvier ou le 1er juillet pour le début des exercices, vous éviterez l'obligation de tenir une assemblée en été. |
| Signaler un abus |
|
|
JB22
Pilier de forums
2388 réponses |
Posté - 27 mars 2009 : 19:36:53
|
De chenkak
"En choisissant le 1er janvier ou le 1er juillet pour le début des exercices, vous éviterez l'obligation de tenir une assemblée en été."
Oui il est possible d'avoir un exercice commençant un 1er juillet, cependant je ne le recommande pas. Plus d'inconvénients que d'avantages. Par exemple c'est en période de vacances que votre syndic devra arrêter les comptes.
Dans votre cas particulier je vous recommande de retenir la proposition de gédehem
"Il vous faut décider d'un exercice 1.01-31.12, en fractionnant celui actuel (1.04/31.12).
L'exercice suivant partira du 1.01.
|
| Signaler un abus |
|
|
gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 27 mars 2009 : 21:48:40
|
chenkak :
"..une assemblée générale doit se tenir dans les 6 mois qui suivent la clôture de l'exercice..."
Cela n'existe que dans l'imaginaire de trop de copropriétaires en raison de leur méconnaissance des régles !
L.art.14-1 : "(....) L’assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de 6 mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent." (*)
Il n'est pas question de l'approbation des comptes !!
L'AG appelée à approuver les comptes doit se tenir au plus près de la date de l'exercice qui la concerne !
Le syndic qui n'est pas en mesure d'arreter les comptes dans le mois qui suit son échéance n'a pas la capacité pour gérer le nombre de copropriétés dans son prtefeuille, capacité en personnels, matériels, organisation, etc ... lui permettant d'arreter les comptes sous 30 jours !
UN MOIS pour arreter les comptes, UN MOIS pour préparer l'AG, établir l'ODJ (réunion CS), rédiger et notifier les convocations, UN MOIS "délai de notification" avant AG, cela nous fait des AG au plus dans les 3 mois de l'arret des comptes !
Voila aussi un point sur lequel les syndicats doivent être exigeants !!!!
(*) ce délai avait été imposé lorsque le prévis était voté au cours de l'exercice qu'il concernait selon la pratique antérieure (Prévis 2007 voté lors de l'AG de mai 2007).
Ce délai est maintenant sans objet, le budget prévis devant être voté avant l'exercice qu'il concerne (budget 2010 voté avant le 1.01.2010, peu importe qu'il le soit en décembre 2009) ! |
| Signaler un abus |
|
|
rambouillet
Pilier de forums
888 réponses |
Posté - 27 mars 2009 : 21:48:48
|
mais vous pouvez aussi garder l'exercice 1/04 au 31/3.
Vous mettez comme fin de contrat : jusqu'à l'AG, appelée à statuer sur les comptes de l'exercice 1/4/2009 - 31/3/2010, plus 30 jours. L'AG devant se tenir au plus tard le 30/9/2010. |
| Signaler un abus |
|
|
chenkak
Pilier de forums
620 réponses |
Posté - 27 mars 2009 : 23:05:07
|
D'accord Gédehem, le délai de 6 mois n'est plus une obligation. Mais il est bien de garder cette bonne habitude de ne pas dépasser un maximum de 6 mois entre la clôture de l'exercice et l'AG qui suit. Bien sûr, 3 à 4 mois serait l'idéal.
Ce n'est pas tellement la clôture des comptes qui prend du temps mais la disponibilité des membres du conseil syndical, dont le rôle est essentiel pour une bonne préparation de l'AG, de préférence en bon accord avec le syndic. |
| Signaler un abus |
|
|
gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 27 mars 2009 : 23:10:49
|
L'exercice étant arreté chaque année le 31.12, la convocation notifiée début mars, on ne va pas faire croire qu'entre le 31.12 et le 1.03 de chaque année il n'y a pas moyen pour un CS d'être disponible pour cet exercice imposé : préparer l'AG et établir l'ODJ avec le syndic !
Un CS qui ne se réuni pas au moins 1 fois par trimestre est un CS qui ne fait pas grand chose !  |
| Signaler un abus |
|
|
JB22
Pilier de forums
2388 réponses |
Posté - 27 mars 2009 : 23:41:40
|
De gédehem
"UN MOIS pour arreter les comptes"
O.K., pas de problème avec les moyens informatiques actuels, question d'organisation et de compétence du personnel.
" UN MOIS pour préparer l'AG, établir l'ODJ (réunion CS), rédiger et notifier les convocations"
Le syndic n'est pas entièrement maître de la situation il doit tenir compte des disponibilité des différents C.S. et de son propre calendrier, il ne peut réunir les C.S. le même jour.
"UN MOIS "délai de notification" avant AG "
Le délai de convocation est passé de 15 jours à 21 jours, et comme il n'y a plus d'obligation de domiciliation en France, il faut tenir compte du délai postal pour les convocations adressées à l'étranger, on arrive ainsi à un délai pratique de un mois pour éviter un non respect des délais.
Il doit également tenir compte de son propre calendrier, il ne peut réunir les A.G. le même jour.
Il doit tenir compte des décisions d'A.G. concernant les jours et heures fixés pour la tenue des A.G., souvent en heures non ouvrables. |
| Signaler un abus |
|
|
gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 28 mars 2009 : 00:37:00
|
"Un mois pour préparer l'AG"
Vous objectez :
"..il doit tenir compte des disponibilité des différents C.S. et de son propre calendrier,..."
Durant ces 2 mois (1.01/28/02) on ne fera croire àpersonne qu'un CS ne peut pas trouver un moment pour se réuir !
"..et de son propre calendrier,.."
C'est ce que j'expose plus haut : le syndic qui n'est pas en mesure de tenir 1 réunion préparatoire AG avec les CS n'a pas la capacité de gérer le volume de copropriété dans son portefeuille, sans doute ici par manque de personnels ou alors d'organisation !
Cette carence des syndics n'a pas a être supportée par les syndicats !
"Un troisième mois pour convoquer l'AG et la tenir "
Ici aussi vous objectez le calendrier du syndic. Je ferais la même remarque que ci-dessus !
J'ai eu ce même type d'argument de la part d'un syndic !
Je lui ai posé une question toute simple !
"Vous prétendez ne pas pouvoir tenir toutes les AG de vos syndicats dans les 3/4 mois de l'arret des comptes, c'est à dire au plus tard fin avril !
Comment faites vous pour tenir ces mêmes AG entre le 15 mai et le 30 juin ????
L'année d'après il avait tenu la moitié des AG mi avril, fin mai tout était terminé !!!! 
|
Edité par - gédehem le 28 mars 2009 00:42:16 |
| Signaler un abus |
|
|
rambouillet
Pilier de forums
888 réponses |
Posté - 28 mars 2009 : 08:12:19
|
il est vrai que quelquefois, il faut harceler le syndic et s'inscrire suffisamment tôt dans son calendrier.
Une fois toutes les dates fixées d'un seul coup (premier arreté des comptes par le comptable, controle des comptes, CS, AG) il suffit de s'organiser pour passer. Il ne fautsurtout pas prendre les dates l'une après l'autre. En faisant ainsi 3 mois doivent suffire. |
| Signaler un abus |
|
|
bastiancontrari04
Contributeur actif
49 réponses |
Posté - 28 mars 2009 : 10:57:56
|
Bonjour,
Merci à tous mes interlocuteurs pour les conseils avisés qu'ils m'ont prodigués.
Nous avons RV la semaine prochaine avec notre futur syndic pour peaufiner sa présentation/désignation à notre AG qui aura lieu le 4 avril, la dernière sous la "gouvernance" de notre syndic sortant qui nous a informé qu'il ne se re-présentera pas (et qui ne viendra pas à l'AG). AG (avec un ordre du jour abrégé) organisée principalement pour désigner le président de séance, le bureau de l'AG, les membres du CS, notre futur/nouveau syndic, pour approuver les comptes du 01.04.2007 au 31.03.2008 (non approuvés lors de notre dernière assemblée générale pour cause d'entourloupe manifeste et ambiance houleuse de l'AG), et voter le budget prévisionnel (modifié et raccourci selon vos conseils) du 01.04.2009/31.12.2009.
Cette AG du 4 avril prochain sera rapidement suivie d'une 2ème AG avec ce nouveau syndic frais désigné pour voter l'approbation des comptes du 01.04.2008 au 31.03.2009 avec réserves, voter le BP de l'exercice 2010 (01.01.2010/31.12.2010) et les projets de résolution sur les questions que nous avions inscrites à l'OJ bien en amont de tout ce chamboulement.
Merci de me dire si c'est judicieux et cohérent.. et si je n'ai rien oublié d'important ..!
C'est peut-être un peu confus, je vous l'accorde mais je n'hésiterai pas à re-intervenir pour expliciter les points qui vous semblent obscurs.
Comme vous me l'avez conseillé, nous allons donc (le CS) négocier avec notre nouveau syndic :
le 1er exercice avec lui du 1er avril au 31 décembre 2009 pour pouvoir repartir sur le prochain exercice du 1er janvier 2010 au 31.12.2010 et le suivant du 1er janvier 2010 au 31.12.2011, et ainsi de suite du 1er janvier au 31 décembre.
son mandat du 04 avril 2009 (date de sa désignation) au 03 avril 2010 + 1 mois fin de mois soit jusqu'au 31 mai 2010 et les mandats suivants de la date de sa désignation à l'A.G. (vraisemblablement en mars 2010) au 31 mars 2011 + 1 mois soit jusqu'au 30 avril 2011.
Suis-je "bon" dans mon raisonnement, ou y-a-t-il quelque chose que je n'aurais pas compris ?
En tout cas merci pour l'aide que vos m'apportez, moi qui suis novice dans le domaine de la copropriété. |
| Signaler un abus |
|
|
rambouillet
Pilier de forums
888 réponses |
Posté - 28 mars 2009 : 11:53:47
|
a mon avis vous etes trop précis dans vos dates, vous risquez de vous enfermer dans un processus trop serré pour réussir surtout une AG avant fin mars, s'il y a la moindre anicroche vous vous trouvez sans syndic ....
pourquoi pas "mandat jusqu'à l'AG chargée de statuer sur les comptes de l'exercice X, plus 30 jours".
l'AG doit se tenir dans les 6 mois qui suivent la fin de l'exercice, c'est la loi.
+ 30 jours pour se prémunir de tout incident en AG elle-même qui refuserait de renouveler le syndic, sans roue de secours.
A vous ensuite de presser le syndic pour que l'AG ait lieu le plus tot possible dans les 6 mois. |
| Signaler un abus |
|
|
gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 28 mars 2009 : 12:34:52
|
"l'AG doit se tenir dans les 6 mois qui suivent la fin de l'exercice, c'est la loi."
Dans quelle loi ??
la seule obligation, devenue sans objet, était de réunir l'AG dans les 6 mois de la fin de l'exercice précédent lorsqu'il s'agissait de voter le budget prévisionnel ! (Voyez L.art.14-1)
Un peu d'histoire : 
selon une vieille pratique, le budget prévis était voté au cours de l'année qu'il concernait. Parfois il n'y en avait pas, le syndic demandant le remboursement des dépenses à terme échu (pratique parisienne).
Il arrivait donc parfois que des AG se déroulaient en septembre voire novembre pour, de fait, quasi entériner le budget soit disant prévisionnel de l'exercice se terminant dans les 2 ou 4 mois !
Il n'existait alors aucune règle imposant un délai pour convoquer une AG appelée à approuver l'exercice écoulé.
L.art.14-1 (1.01.2001) n'a rien changé sur ce point, contrairement à une (mauvaise) idée : les 6 mois dont il s'agit ne concernent QUE l'approbation du budget prévisionnel .
Mais cette condition est devenue caduque depuis l'introduction en mai 2004 de D.art.43 qui impose le vote du budget prévisionnel avant l'exercice qu'il concerne.
Autrement dit, si ce délai de 6 mois est devenu sans objet pour le vote du prévisionnel, aucun délai n'est imposé pour tenir l'AG approuvant les comptes de l'exercice écoulé, le syndic pouvant valablement convoquer 7 mois ou 10 mois après la fin de l'exercice précédent ! 
Il appartient donc aux syndicat, par exemple par une résolution précise sur ce point ou mieux par une clause dans son contrat, d'imposer au syndic la tenue de l'AG destinée à approuver les comptes de l'année écoulé au plus sous (4) mois !
PS : pour ceux qui doutent encore, la loi de 65 n'est pas du tout protectrice des interets du syndicat, et donc des copropriétaires, lesquels sont sous tutelle du syndic. es dernières prétenduesréformes ne font que la renforcer.
|
Edité par - gédehem le 28 mars 2009 12:38:33 |
| Signaler un abus |
|
|
chenkak
Pilier de forums
620 réponses |
Posté - 28 mars 2009 : 15:00:08
|
A part cette mise au point concernant la fausse idée des 6 mois, il y a dans la remarque de Rambouillet une autre interrogation qui concerne la durée du mandat du syndic.
En effet faut-il faire coïncider la durée du mandat à l'échéance de l'AG, comme c'est généralement l'habitude, ou préférer une formule laissant, si nécessaire, le syndic en exercice jusqu'à x mois ou x semaines après l'AG, de manière à laisser dans tous les cas un délai de préavis prévu au contrat et qui peut, dans certains cas se révéler très utile.
|
| Signaler un abus |
|
|
gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 28 mars 2009 : 15:38:14
|
Il ne faut jamais faire coincider la période de tenue des AG avec la durée du mandat du syndic !
Il faut TOUJOURS avoir une marge de manœuvre après la date habituelle de tenue de l'AG annuelle.
J'ai exposé plus haut la formule que je préconise :
"Date AG annuelle + 1 an + 30 jours fin de mois".
"... une formule laissant, si nécessaire, le syndic en exercice jusqu'à x mois ou x semaines après l'AG, de manière à laisser dans tous les cas un délai de préavis prévu au contrat et qui peut, dans certains cas se révéler très utile."
Il y a ici 2 choses mélangées.
"un délai de préavis prévu au contrat " : celui-ci s'entend lorsque le syndic veut démissionner ou que le syndicat veut révoquer le mandat (voir ce qui est prévu au contrat)
Cela n'a rien à voir avec la date échéance "normale' du mandat du syndic !
Mise à part cette fin prématurée du mandat, sa date échéance ne doit pas tomber pile poil le jour de l'AG (ou dans les 3 jours qui suivent), le syndicat n'ayant alors aucune marge de manœuvre en cas de pépin imprévu (Si c'est prévisible ce n'est pas un pépin !)
Il ne me parait pas du tout raisonnable de donner mandat pour UN an sans fixer une échéance, ou alors avec des mentions prohibée telle que "jusqu'à la prochaine AG appelée à approuver les comptes", qui n'est pas une échéance qui plus est lorsqu'on sait qu'il n'y a pas obligation d'un délai pour convoquer cette AG !
Il a déja été jugé que le mandat d'UN an donné sans précision était d'UN an /365 jours, sans 1 jour de plus !
Donner des mandats d'UN an qui feraient 18 mois n'a pas plus de sens .(*)
C'est pourquoi, donner mandat pour :
"UN an à compter du (date AG N) jusqu'au (date AG N+1 + 30 jours fin de mois)" ,
me semble raisonnable, cohérent avec la volonté du syndicat de donner mandat pour UN an effectif tout en gardant une marge de sécurité d'au minimum 30 jours en cas d'imprévu "imprévisible", par exemple pour tenir l'AG annuelle tout en ayant un syndic dont le mandat est en cours ....
Ajout pour (*) :
Il faut proscrire les mandats de 3 ans, qui sont obligatoirement de date à date sans 1 jours de plus !
Mettons telle AG désignant le syndic le 20.04.2007 pour 3 ans, son mandat sera impérativement à échéance du 20.04.2010 sans que le syndicat ne puisse rien faire si le syndic est en retard ou que l'AG 2010 ne puisse pas désigner à nouveau le sortant : le 21.04.2010 il n'y a plus de syndic.
Avec des mandats d'un an, au pire 2, on évite ce problème avec la formule "date AG + 30 jours fin de mois".
|
Edité par - gédehem le 28 mars 2009 15:45:33 |
| Signaler un abus |
|
|
bastiancontrari04
Contributeur actif
49 réponses |
Posté - 28 mars 2009 : 15:41:22
|
Re-bonjour,
Jusqu'à (à peu près) la moitié de vos interventions, j'arrivais à comprendre et même à envisager une proposition à faire à notre futur/nouveau syndic mais à présent tout s'embrouille.
Il y a autant de cas de figures que d'intervenants sur ce post et je manque de pratique pour en faire une synthèse qui me paraisse logique.
Je cherche à simplifier la chronologie des démarches pour ne désavantager ni le syndicat, ni le syndic et avoir le temps matériel de préparer l'AGO après la fin de l'exercice mais j'avoue que maintenant je patauge.
Faut-il que nous conservions le profil actuel c'est-à-dire :
exercice du 1er avril au 31 mars de chaque année, et mandat de syndic également du 1er avril au 31 mars de chaque année comme cela s'est présenté lorsque la copropriété est née (et qui semble être l'habitude dites-vous)...ou bien une autre combinaison que vous pourriez me souffler, combinaison idéale bien entendu et facile à comprendre pour un néophyte comme moi...sachant que notre nouveau syndic, dans son contrat, ne mettra pas d'AG en place en juillet et en août (ce que je comprends aisément).
En fait, ce que je vous demande c'est : si vous deviez créer une copropriété quelle date prendriez-vous pour fixer le début et la fin de l'exercice, et quelle durée de mandat (date de départ et fin) proposeriez-vous ?
Merci d'avance à tous pour vos réponses. |
| Signaler un abus |
|
|
gédehem
Pilier de forums
11332 réponses |
Posté - 28 mars 2009 : 15:54:38
|
Les dates de l'exercice sont une chaose, les date du mandat une autre !
Il ne faut JAMAIS que les 2 coincident : si exercice et mandat sont à échéance du 31 mars, vous n'avez plus de syndic le 1er avril, et ce n'est pas un poisson !
Comprenez que le mandat du syndic est à durée déterminée. Après sa date échéance il n'est plus syndic !
Votre exercice étant à échéance du 31 mars et le mandat du syndic aussi, QUI procède à l'arret des comptes, à la convocation AG pour les approuver puisque le 1er avril vous n'avez plus de syndic ?
Quid du mandat de votre syndic et de sa date échéance ??
Si votre exercice est arreté le 31 mars, l'AG devra se dérouler au plus tard fin juin, le mandat du syndic sera donné le x juin 09 pour UN an jusqu'au 31 juillet 2010.
Et ainsi de suite chaque année.
Pour la période de l'exercice, votre AG de juin 2009 peut décider que l'exercice 2009 sera arreté au 31.12.2009, l'exercice annuel étant alors 1.01-31.12 (la question doit être prévue ODJ).
D'où l'AG 2010 au plus tard fin mars 2010 avec mandat "d'un an du X mars 2010 jusqu'au 30 avril 2011"
Vous avez suivi ??? |
Edité par - gédehem le 28 mars 2009 16:01:50 |
| Signaler un abus |
|
|
JB22
Pilier de forums
2388 réponses |
Posté - 28 mars 2009 : 16:54:54
|
En confirmation et en conformité avec la proposition de gédehem:
A.G. de juin 2009:
-Approbation des comptes de l'exercice 1/04/08 au 31/03/09.
-Vote modification de la durée de l'exercice:1/04/09 au 31/12/09
-Modification du Budget pour l'exercice du 1/04/09 au 31/12/09.
-Vote du Budget de l'exercice 2010 du 1/01/01/10 au 31/12/10.
-Vote du mandat de syndic pour un an du xx/6/09 au xx/06/10.
A.G. de Juin 2010:
-Approbation des comptes de l'exercice 2009.
-Vote du budget de l'exercice 2011.
-Vote du mandat de syndic pour un an, du xx/06/10 au ,xx/06/11.
|
| Signaler un abus |
|
|
Sujet |
|
|
|
|
| Universimmo.com |
© 2000-2006 AEDev |
|
|
|
|
date d'AG idéale par rapport au mandat
Forum fermé
