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etc
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 Posté - 06 déc. 2011 : 12:11:06
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Un syndic peut-il réclamer des frais d’assemblée générale (envoi convocation et PV + photocopies) plusieurs années après ?
Je me suis aperçu des faits suivants récemment :
(je précise ne pas être un pro de la compta, et vous sollicite donc pour m'éclairer)
- comptes sur internet (de cette année) :
disons 40 € (« envoi convocation et PV AG du …/12/2005 »).
et 70 € (« photocopies AG du …/12/2005 »)
- grand livre 2011 (arrêté récemment) :
les 40 € d’envoi sont intégrés au total « solde débiteur » du compte 6213 « Frais postaux »
les 70 € de photocopies sont mis au « débit » et « solde débiteur du 6222 « Prestations particulières » (pourquoi?) alors que les photocopies ont jusque-là toujours été mises en 6212 « débours ».
- annexes comptables 2010 (envoyées avec la convocation pour l’AG 2011) :
Ces frais apparaissent déjà de la même façon dans la « situation de trésorerie »
Pourquoi donc encore cette année 2011 ? 
Je ne saurais dire si ces frais ont été saisis pour la première fois en 2010 ou s’ils apparaissent chaque année depuis 2005 de la même façon et en solde débiteur (à vérifier).
Depuis 2005, il y a d’ailleurs eu trois ventes…
Si ces écritures apparaissaient déjà depuis le début, avec approbation des comptes chaque année, le syndic était-il obligé ou non de les réclamer aux vendeurs via l’état daté ?
Si il ne les a saisies qu’en 2010, les trois acquéreurs depuis 2005, maintenant propriétaires sont-ils obligés de les payer?
A cette dernière question, je dirais plutôt « oui » puisque les comptes 2010 ont été approuvés à l’AG 2011.
Sauf que, ces frais sont toujours en « solde débiteur » et vont encore devoir repasser par la case approbation des comptes 2011 lors de l’AG 2012.
Les acquéreurs depuis 2005 pourront-ils donc rejeter ces frais et ne pas les payer ?
Je connais bien les dispositions de l’article 6-2 du Décret mais il ne répond pas pour autant à ces questions.
J’aimerais donc bien votre avis. Merci
Aussi, qu’en est-il au sujet des délais et prescriptions ?
Ici, le problème, c’est
- soit que le syndic inscrit chaque année ces frais sans qu’ils ne soient jamais soldés.
- soit qu’il a saisi les écritures plusieurs années après.
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etc
Contributeur senior
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 Posté - 06 déc. 2011 : 14:02:06
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J’avais oublié qu’il y avait le comparatif des comptes approuvés de l'exercice précédent, donc 2009, et ces frais y figurent déjà .
Autres questions : s’ils n’ont pas été réglés par le syndicat, ne devraient-ils pas être dans le compte d’attente (47) ?
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ainohi
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Posté - 06 déc. 2011 : 15:04:19
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Si un fournisseur envoie tardivement une facture, elle doit néanmoins être honorée. Un bon gestionnaire s'en aperçoit d'ailleurs et passe sur le compte idoine la provision correspondante à la facture attendue de sorte que cela n'a pas d'effet, ou un effet minime sur les exercices ultérieurs.
Mais il en va différemment du syndic. Il présente des comptes annuels qu'il soumet à l'approbation des copropriétaires. Ces comptes sont censés être exacts pour ce qui le concerne. Pour ajouter des frais ultérieurement, il faut qu'il fournisse un motif légitime expliquant qu'il n'a pu facturer ces frais précédemment ou qu'il explique en quoi l'erreur commise était excusable.
Je suis plutôt d'avis de refuser ces 110 €. |
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JB22
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Posté - 06 déc. 2011 : 18:07:53
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"Je suis plutôt d'avis de refuser ces 110 €."
Comme le syndic ne prendra pas ces charges à son compte ces sommes resteront en "compte d' attente" sans solution.
Il est difficile de faire valoir ses droits en copropriété, surtout pour des sommes aussi peu importantes.
D' une manière générale la garantie financière des syndics ne prend en charges les sinistres qu' en cas de condamnation du syndic.
Je connais une copropriété qui "traine" en compte d' attente des factures contestées, depuis plusieurs années, de 10.000 et 40.000 €.
Cette copropriété va de syndic en syndic, d' administrateur judiciairte en administrateur judiciaire, de procédure en procédure d' annulation d' A.G... |
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JB22
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Posté - 06 déc. 2011 : 18:41:27
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"les 40 € d’envoi sont intégrés au total « solde débiteur » du compte 6213 « Frais postaux »
les 70 € de photocopies sont mis au « débit » et « solde débiteur du 6222 « Prestations particulières » (pourquoi?) alors que les photocopies ont jusque-là toujours été mises en 6212 « débours »."
Les débours sont des frais avancés pour le compte du syndicat et que le syndic récupère, en principe sans faire de "marge" c' est à dire sans facturer une prestation.
Les prestations particulières sont celles qui sont rendues au syndicat et non incluse dans les honoraires de base.
L' une et l' autre ont la même racine 62. |
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ainohi
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Posté - 06 déc. 2011 : 20:46:14
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citation: Initialement posté par JB22
"[i]Comme le syndic ne prendra pas ces charges à son compte ces sommes resteront en "compte d' attente" sans solution.
Il est difficile de faire valoir ses droits en copropriété, surtout pour des sommes aussi peu importantes. Certes, mais quand les petits litiges se répètent, les copropriétaires finissent par s'agacer et à vouloir changer de syndic. Avec un conseil syndical ferme et exigeant on finit bien souvent par faire céder le syndic qui tient à préserver son fonds de commerce. |
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etc
Contributeur senior
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Posté - 06 déc. 2011 : 20:57:13
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Merci pour vos réponses !
Ainohi,
citation: Mais il en va différemment du syndic. Il présente des comptes annuels qu'il soumet à l'approbation des copropriétaires. Ces comptes sont censés être exacts pour ce qui le concerne. Pour ajouter des frais ultérieurement, il faut qu'il fournisse un motif légitime expliquant qu'il n'a pu facturer ces frais précédemment ou qu'il explique en quoi l'erreur commise était excusable.
C’est compréhensible, et je suis bien d’accord pour qu’il fournisse des explications (surtout aux acquéreurs depuis, puisqu’il leurs fait subir un préjudice) mais sur quelle base cela lui interdirait de les réclamer des années plus tard?
JB22,
citation: Comme le syndic ne prendra pas ces charges à son compte ces sommes resteront en "compte d'attente" sans solution. (1)
Il est difficile de faire valoir ses droits en copropriété, surtout pour des sommes aussi peu importantes. (2)
(1) Si je vous suis, ça c’est si une réserve est émise sur ces frais lors de l’approbation des comptes.
Mais ces frais, et solde débiteur, sont déjà là sur les comptes 2009 et 2010 qui ont reçus approbation.
- Pourquoi le syndic ne s’est-il pas déjà « servi » ?
- Pour ce qui est des vendeurs et acquéreurs, qu’en est-il ?
Doit-on se fier à la première approbation de ce solde débiteur ?
(puisqu’il a été approuvé plusieurs fois…)
(2) Personnellement, je ne réfléchis pas en termes de somme mais de principe.
De plus, avec l’accumulation de sommes réclamées de l’ordre de 17 €, 19 €, 53 €, 84 €, et 140 € (et ici 110 € peut-être seulement pour les acquéreurs depuis la première approbation), ça commence à bien chiffré et je les préfère dans la poche du syndicat que dans celle du syndic…
JB22,
citation: Les débours sont des frais avancés pour le compte du syndicat et que le syndic récupère, en principe sans faire de "marge" c' est à dire sans facturer une prestation. (2)
Les prestations particulières sont celles qui sont rendues au syndicat et non incluse dans les honoraires de base. (4)
(3) Oui, je suis bien d’accord avec vous sur l’infâmante « marge » sur les photocopies, mais dans « débours », il n’a mis que les frais ‘réels’ ( ?) de « frais postaux ».
(4) La seule chose qui me permets de dire que ces 70 € officiellement dans les comptes en tant que « prestation particulière » sont les photocopies, c’est que le syndic les mentionne, sur les comptes internet comme « photocopies AG et PV du …/12/2005 ».
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JB22
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Posté - 06 déc. 2011 : 23:13:09
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"- annexes comptables 2010 (envoyées avec la convocation pour l’AG 2011) :
Ces frais apparaissent déjà de la même façon dans la « situation de trésorerie »"
S' agit-il de l' annexe 1 -Etat financier après répartition ?
Si c'est le cas, sous quel code et libellé figurent ces frais..
- comptes sur internet (de cette année) :
S' agit-il d' un relevé des charges ? ou de tout autre état ?
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etc
Contributeur senior
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Posté - 07 déc. 2011 : 08:31:04
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citation: Initialement posté par JB22
"- annexes comptables 2010 (envoyées avec la convocation pour l’AG 2011) :
Ces frais apparaissent déjà de la même façon dans la « situation de trésorerie »"
S' agit-il de l' annexe 1 -Etat financier après répartition ?
Si c'est le cas, sous quel code et libellé figurent ces frais..
Nous avait été envoyé avec la convocation: « dépenses 2010 », « situation de trésorerie », et les annexes 1, 2, 3, et 5.
Il s’agit de la « situation de trésorerie » (comptes 6213 « frais postaux » pour les 40€, et 6222 « prestations particulières » pour les 70€ de photocopies au lieu du 6212 « débours »)
citation:
- comptes sur internet (de cette année) :
S' agit-il d' un relevé des charges ? ou de tout autre état ?
Oui : « charges à répartir »
Avec une codification semble-t-il propre au syndic…
Par exemple, les 70 € y figurent bien dans la rubrique « photocopies » (code 307) avec le libellé « copie AG du …/12/2005 ».
D’ailleurs, il y a une colonne « date » avec ce qui semble bien être la date d’écriture, de saisie, et qui est de la même période …/12/2005, quelque jour après l’AG.
Pourquoi donc ce solde débiteur, pour ces frais, d’année en année, et jamais soldé !?
(si la dépense a bien été saisie dès le début…)
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etc
Contributeur senior
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Posté - 07 déc. 2011 : 18:23:08
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Autre chose que je viens de réaliser, suis-je bête… qui peut expliquer, mais qu’en partie :
> En fait, avant cette AG fin 2005, le syndic actuel n’était pas syndic !
Il ne pourra donc jamais empocher le coût des convocations (frais postaux et photocopies)…
> De plus, avant cette même AG qui l’a désigné, il n’y avait tout simplement pas de syndic !!!
(donc AG convoquée irrégulièrement je sais…).
Comment pourrait-il alors passer en 6213 et 6222 des honoraires syndic (fantôme) ???
> Reste le coût du PV (envoi et photocopies) de cette même AG qui l’a désigné.
Je repose la question : les comptes ont toujours reçu approbation, alors ces frais étaient exigibles auprès de ceux qui étaient copropriétaires lors de l’approbation, n'est-ce pas? (art. 6-2 du Décret 1967).
Mais s’il ne les a apparemment pas récupérés après régularisation (le cas ici) et qu’il y a eu depuis des mutations, comment il fait? Il peut s'asseoir dessus?
> Enfin, est-il possible de corriger ces écritures, ou nos comptes sont-ils condamnés à faire apparaître ce solde débiteur (qui n’est pas en compte d’attente 47 mais en 62) jusqu’à la nuit des temps ?
Encore MERCI de vos réponses
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Édité par - etc le 07 déc. 2011 18:25:28 |
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ainohi
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Posté - 07 déc. 2011 : 19:21:30
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citation: Initialement posté par etc
C’est compréhensible, et je suis bien d’accord pour qu’il fournisse des explications (surtout aux acquéreurs depuis, puisqu’il leurs fait subir un préjudice) mais sur quelle base cela lui interdirait de les réclamer des années plus tard? A l'issue d'une opération, les parties en cause en dressent les comptes et une fois qu'elles se sont mises d'accord, ratifient l'arrêté des comptes. Cette ratification a valeur contractuelle. Elle fait donc la loi entre les parties (article 1134 du code civil). Il ne leur est normalement plus possible de remettre en question ce sur quoi elles se sont engagées, sauf cas classiques d'erreur, de dol, de violence ou de lésion (articles 1109 à 1118 du code civil). Ce principe est repris, en ce qui concerne la reddition des comptes à l'article 1269 du code de procédure civile : Aucune demande en révision de compte n'est recevable, sauf si elle est présentée en vue d'un redressement en cas d'erreur, d'omission ou de présentation inexacte.
Ce sont ces dispositions qu'on applique notamment lors des arrêtés de compte en matière de travaux, qu'ils publics et privés. Comme lorsqu'on invoque une erreur lors de la conclusion d'un contrat, les recours en redressement ne sont admis que de façon très restrictive par les tribunaux. C'est ce que commande l'impératif de sécurité juridique. On est censé savoir ce qu'on fait et c'est avant de signer qu'il faut discuter, non après.
Il en est de même en ce qui concerne les comptes de la copropriété présentés par le syndic. Ces comptes incluent bien sûr les honoraires du syndic et ses débours. Lorsque le syndic a présenté ses comptes et que ceux-ci ont été approuvés par l'assemblée, il ne peut plus, sans motif très sérieux, demander une correction, ni, ce qui serait une correction de façon détournée, reporter sur un exercice ultérieur des honoraires ou débours qu'il aurait oublié de facturer au syndicat. |
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ainohi
Contributeur vétéran
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Posté - 07 déc. 2011 : 20:09:10
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citation: Initialement posté par etc
Enfin, est-il possible de corriger ces écritures, ou nos comptes sont-ils condamnés à faire apparaître ce solde débiteur (qui n’est pas en compte d’attente 47 mais en 62) jusqu’à la nuit des temps ? Oui, certainement.
L'article 10 de l'arrêté du 14 mars 2005 interdit de conserver indéfiniment des sommes en compte d'attente : Le compte 47 « Compte d’attente » doit être soldé à la fin de l’exercice ou à défaut justifié ligne à ligne.
Le compte 62 est un compte de charges. S'il s'agit d'honoraires ou débours, il a nécessairement sa contrepartie dans un compte de tiers créditeur.
S'il y a une somme en crédit au compte de tiers du syndic, il faut la lui payer. Si elle ne se justifie pas, elle doit être débitée de ce compte et, en contrepartie, créditée du compte de charges. Plus exactement, je dirais d'ailleurs que, si la charge mise au débit en 62 est injustifiée, cela se traduit par le débit correspondant du compte du syndic.
Un compte de classe 6 ne peut servir de compte d'attente parce qu'il n'est pas possible de reporter une somme d'un compte de la classe 6 d'un exercice sur l'autre. Cela n'aurait pas de sens. La somme des soldes des comptes de la classe 6 en fin d'exercice correspond au total des charges de copropriété de l'exercice. C'est ce qu'on fait payer aux copropriétaires. Si on reporte une somme d'un compte de la classe 6 d'un exercice sur l'autre, on fait payer les copropriétaires deux fois pour la même charge.
Il est possible, mais ce doit être exceptionnel, qu'on passe en charge une dépense engagée sur un exercice antérieur. Ce peut-être par exemple le cas au terme d'un procès. Si le syndicat est condamné en 2011 par un tribunal à payer à un fournisseur des prestations fournies en 2009, on ne pourra faire autrement qu'inscrire en charge sur l'exercice 2011 le montant de cette condamnation. C'est peut-être inéquitable envers les nouveaux copropriétaires, mais c'est ainsi. Pour préserver l'équité autant que possible, il faut constituer des provisions, par exemple une provision en prévision d'une possible condamnation. Mais si l'on gagne le procès, c'est un profit au bénéfice des nouveau copropriétaires au préjudice des anciens. Rien n'est parfait. Lors des cessions de parts de sociétés commerciales, il est généralement prévu dans le protocole de cession de parts que le vendeur garanti le passif de sorte que si une mauvaise surprise survient, on appelle l'ancien associé ou actionnaire en garantie. On ne le fait généralement pas en cas de cession de lots de copropriété, mais on pourrait très bien le faire : une clause du contrat de vente, inopposable au syndicat, prévoirait que le nouveau copropriétaire se ferait indemniser par l'ancien. Mais un tel risque est bien moindre en matière de cession de lots de copropriété qu'en matière de cession de parts de sociétés commerciales. |
Édité par - ainohi le 07 déc. 2011 20:13:24 |
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etc
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Posté - 07 déc. 2011 : 20:47:03
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Ainohi,
Je vous remercie de votre réponse fournie.
citation: L'article 10 de l'arrêté du 14 mars 2005 interdit de conserver indéfiniment des sommes en compte d'attente : Le compte 47 « Compte d’attente » doit être soldé à la fin de l’exercice ou à défaut justifié ligne à ligne.
D’accord, mais il n’y a justement rien en compte d’attente, seulement des comptes 62 débiteurs…
citation: Un compte de classe 6 ne peut servir de compte d'attente parce qu'il n'est pas possible de reporter une somme d'un compte de la classe 6 d'un exercice sur l'autre. Cela n'aurait pas de sens. La somme des soldes des comptes de la classe 6 en fin d'exercice correspond au total des charges de copropriété de l'exercice. C'est ce qu'on fait payer aux copropriétaires. Si on reporte une somme d'un compte de la classe 6 d'un exercice sur l'autre, on fait payer les copropriétaires deux fois pour la même charge.
Ce qui continue d’apparaître d’année en année c’est ce solde créditeur[*édité*:] solde débiteur, sans effectivement que le syndic le fasse payer aux copropriétaires, ce qui n’a pas de sens, je suis bien d’accord et c’est sur cela, entre autres, que je m’interroge.
Ce n’est pas une dépense d’exercice inscrite sur chaque exercice que l’on imputerait par exemple sept fois sur sept ans…
C'est la même qui est non soldée depuis fin 2005
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Édité par - etc le 08 déc. 2011 08:28:06 |
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ainohi
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Posté - 07 déc. 2011 : 21:03:26
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citation: Initialement posté par etc
D’accord, mais il n’y a justement rien en compte d’attente, seulement des comptes 62 débiteurs…
[quote]Ce qui continue d’apparaître d’année en année c’est ce solde créditeur, sans effectivement que le syndic le fasse payer aux copropriétaires, ce qui n’a pas de sens, je suis bien d’accord et c’est sur cela, entre autres, que je m’interroge.
Ce n’est pas une dépense d’exercice inscrite sur chaque exercice que l’on imputerait par exemple sept fois sur sept ans…
C'est la même qui est non soldée depuis fin 2005 Je ne comprends pas. Qu'est-ce que vous retrouvez d'année en année ?
Toujours le même solde en fin d'exercice ou toujours la même ligne ?
En crédit ou en débit ?
Et en début d'exercice ? |
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etc
Contributeur senior
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Posté - 07 déc. 2011 : 21:47:12
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Encore une fois, je ne suis pas un pro de la compta, mais pour faire simple...
Il semble que chaque année, depuis fin 2005, on retrouve dans la Balance des comptes, situation de trésorerie :
................................................ Débit.../...Crédit.../...Solde débiteur
6213 "frais postaux".......................40..........néant...............40
6222 "prestations particulières"........70..........néant...............70
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JB22
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Posté - 07 déc. 2011 : 22:59:29
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Il vous a été dit:
"Un compte de classe 6 ne peut servir de compte d'attente parce qu'il n'est pas possible de reporter une somme d'un compte de la classe 6 d'un exercice sur l'autre. Cela n'aurait pas de sens"
C' est exact, la comptabilité n 'est donc pas tenue selon les règles.
Cette somme de 110 € semble donc ne pas avoir été répartie depuis 2005.
Elle devait apparaître dans l' annexe 1 pour équilibrer les débits et les crédits, où se trouve-t-elle, puisqu'elle n' est pas en compte d'attente ?
Il faut vérifier dans la balance générale si vous n' avez pas un solde fournisseur créditeur au nom de l' ancien syndic qui n' aurait pas été payé ? |
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ainohi
Contributeur vétéran
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16
Posté - 08 déc. 2011 : 07:17:52
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Et si, tout simplement, ces frais postaux et de prestations particulières étaient identiques chaque années ? Quoiqu'il me semble que les tarifs postaux aient augmentés depuis 2005. Mais peut-être s'agit-il d'un forfait.
Toute écriture comptable doit être justifiée. Il faudrait regarder les pièces justificatives de ces deux lignes.
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etc
Contributeur senior
627 message(s)
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17
Posté - 08 déc. 2011 : 08:30:29
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etc
Contributeur senior
627 message(s)
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18
Posté - 08 déc. 2011 : 08:37:29
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JB22
Pilier de forums
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Posté - 08 déc. 2011 : 10:18:25
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etc, vous n' avez pas répondu à mon message du 7/12 à 22.59
Dans un de vos posts vous avez écrit:
" En fait, avant cette AG fin 2005, le syndic actuel n’était pas syndic !"
Il se peut donc que la facture de 12/5 ait fait l'objet de "réserves" en A.G., le syndic n' aurait donc pas réparti cette somme, ce que vous avez confirmé.
Normalement cette somme devrait figurer en compte d' attente (47) et y rester d' année en année, puisque aucune action n' est entreprise contre l' ancien syndic et qu'évidemment le syndic actuel ne veut pas prendre en charge cette somme.
Pour en finir il n' y a qu'une solution, le syndicat décide de prendre en charge cette facture et la répartir sur les copropriétaires à la date d' approbation des comptes. |
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etc
Contributeur senior
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20
Posté - 08 déc. 2011 : 11:42:50
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JB22,
citation: Il vous a été dit:
"Un compte de classe 6 ne peut servir de compte d'attente parce qu'il n'est pas possible de reporter une somme d'un compte de la classe 6 d'un exercice sur l'autre. Cela n'aurait pas de sens"
C' est exact, la comptabilité n 'est donc pas tenue selon les règles. (1)
Cette somme de 110 € semble donc ne pas avoir été répartie depuis 2005. (2)
Elle devait apparaître dans l' annexe 1 pour équilibrer les débits et les crédits, où se trouve-t-elle, puisqu'elle n' est pas en compte d'attente ? (3)
Il faut vérifier dans la balance générale si vous n' avez pas un solde fournisseur créditeur au nom de l' ancien syndic qui n' aurait pas été payé ? (4)
(1) Ce que je retiendrai puisque vous êtes deux à me le dire
(2) C’est cela, elle n’a jamais été répartie, et les comptes 6213 et 6222 en reste débiteur chaque année.
(3) J’ai l’annexe 1 sous les yeux « état financier après répartition au 31/12/2010 ».
Je ne sais pas trop où regarder mais rien qui ne corresponde à ces sommes, et en tout cas rien en 47 « compte d’attente »
(4) J’ai bien regardé la balance :
Rien qui ne puisse être un syndic fournisseur (que des entreprises et sociétés pour travaux et services).
citation: etc, vous n' avez pas répondu à mon message du 7/12 à 22.59
Dans un de vos posts vous avez écrit:
" En fait, avant cette AG fin 2005, le syndic actuel n’était pas syndic !"
Il se peut donc que la facture de 12/5 ait fait l'objet de "réserves" en A.G., le syndic n' aurait donc pas réparti cette somme, ce que vous avez confirmé. (5)
Normalement cette somme devrait figurer en compte d' attente (47) et y rester d' année en année, puisque aucune action n' est entreprise contre l' ancien syndic et qu'évidemment le syndic actuel ne veut pas prendre en charge cette somme. (6)
Pour en finir il n' y a qu'une solution, le syndicat décide de prendre en charge cette facture et la répartir sur les copropriétaires à la date d' approbation des comptes. (7)
(5) J’ai les PVs d’AGs sous les yeux : tous les comptes d’exercices reçoivent approbation sans réserves inscrites.
(6) Ces sommes restent d’année en année sur les comptes 6213 et 6222, rien en 47.
(7) C’est bien la solution à laquelle je pense, qui exclurait donc les acheteurs depuis. Et les quotes-parts que ces derniers ne paieront resteront d’année en année sur les comptes 450 des ex-copropriétaires qui ont vendu jusqu’à être éventuellement réglées.
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| quid enim sanctius, quid omni religione munitius, quam domus unusquisque civium? |
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Débours frais AG non soldés des années après ??? 
