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bzh49
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 Posté - 11 juin 2012 : 18:59:01
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Bonsoir,
Peut on refuser de prendre en compte certaines factures qui ne sont pas conformes lors de la validation annuelle des comptes de l'AG.
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Louis92
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Posté - 11 juin 2012 : 20:20:50
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Dans le principe, le résultat d'une vérification des comptes peut être de refuser une facture : mauvais taux de TVA, non conforme au devis, non conforme aux travaux réalisés, augmentation de prix non conforme à la formule de révision contractuelle.
Pour pouvoir vous répondre précisément, d'une non-conformité à quoi faites-vous référence ?
Cdlt. Louis92. |
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Posté - 11 juin 2012 : 20:22:35
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bzh49 :" Peut on refuser ...... "
Qui est ce on !! si c'est le CS, il ne peut pas rejetter des factures non conformes lors de sa vérification annuelle, mais demander au syndic de prendre en compte ses remarques et de présenter des comptes sans ces factures non conforme ou alors régularisées, ou mal affectées, ....
Seule l'AG décide de rejetter des facture lors de l'AG et de l'approbation des comptes. Le rapport annule du CS devra indiquer les factures présentées non conformes, la demande de rectification.
L'AG décidera sur les explications du CS ET du syndic présent de valider ou non ces factures et les comptes du SDC.
Si ce ON, est l'AG, OUI car elle seule a ce pourvoir d'approuver ou non les comptes.
bzh49 : qu'appelez vous des factures non conformes, cela peut aller de travaux non réalisés et facturés, à des erreurs de TVA, une mauvaies imputution de charges persos sur le SDC, .... erreur de SDC en cas de comptes individualisés dans le compte du syndic, ......
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bzh49
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Posté - 11 juin 2012 : 21:35:42
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Merci de cette réponse Louis92. Si je ne me trompe pas il faut tout ce qui suit sur une facture:
1 - le nom et l'adresse du client,
2 - le numéro d'identification de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) du client s'il est «assujetti» (cette mention n'est pas obligatoire pour les opérations réalisées en France par des entreprises françaises),
3 - le numéro de la facture,
4 - la date de délivrance de la facture,
5 - la somme totale Ă payer (le prix hors taxe,
6 - le taux de la taxe sur la valeur ajoutée,
7 - le montant de la taxe sur la valeur ajoutée,
8 - les éventuels frais supplémentaires,
9 - la quantité, les frais des options,
10 - le prix de la main d'oeuvre lorsqu'il s'agit d'une prestation de service...),
11 - le détail et le décompte des produits, les éventuelles réductions ou «3 R» (rabais, remises ou ristournes ),
12 - le délai de livraison lorsqu'il s'agit d'une commande à livrer,
13 - les garanties,
14 - la date à laquelle le règlement doit intervenir (lorsque l'achat n'a pas été effectué au comptant),
15 - les conditions du règlement,
16 - le nom et l'adresse de l'entreprise et son numéro d'identification dans le cas où elle serait «assujettie».
Ce qu'il nous manque quasiment systématiquement se sont les mentions de garanties sur les produits électroniques, ou électriques.
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Posté - 12 juin 2012 : 07:20:06
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à mon avis, une AG, sur les conseils ou non de l'AG, ne peut pas refuser une facture parce qu'il manque un volet administratif ou fiscal de son libellé, ceci est du ressort de la responsabilité du syndic et/ou de son comptable.
Ce qui importe Ă l'AG c'est que la facture ait un minimum :
* le montant HT et TTC
* le destinataire : syndic/syndicat
* un descriptif
et quelques autres trucs.
pour les parties libellés sur les garanties, s'il y avit un problême il faudrait que le syndic assume sa responsabilité.
une facture peut être rejetée, à mon avis, si :
* les travaux ne correspondent Ă rien
* le destinataire n'est pas exact
* le CdC n'a pas été respecté
* les montants ou calculs sont faux
...
citation: Article 6
Les pièces justificatives, documents de base de toute écriture comptable, doivent être des originaux et comporter les références du syndicat (nom et adresse de l'immeuble). Elles doivent être datées et conservées par le syndic pendant dix ans, sauf dispositions expresses contraires.
la règlemenation sur le libellé d'une facture n'est pas du ressort du syndicat, hormis le point ci-dessus. Une AG approuve les comptes et non le contenu réglementaire d'uen facture. |
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bzh49
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Posté - 12 juin 2012 : 08:16:18
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Merci de cette réponse rambouillet. Sur le principe de base l'AG ne valide les comptes qu'en fonction du rapport du CS. l'administration fiscale à rendue obligatoires les mentions listées. Si elles ne le sont pas la facture est non conforme du point de vue de l'administration fiscale donc pas intégrable dans une clôture de compte annuelle.
Je n'ai pas dit qu'il ne fallait pas payer le prestataire, en général c'est déjà fait, mais que cela doit rester à la charge du syndic jusqu'à mise en conformité de la facture.
citation: Initialement posté par rambouillet
une facture parce qu'il manque un volet administratif ou fiscal de son libellé
C'est la dessus que s’appuient tous les comptables pour gagner du délai de paiement. 
citation: Initialement posté par rambouillet
une facture peut être rejetée, à mon avis, si :
.....
* le CdC n'a pas été respecté
Les garanties font partie du cahier des charges du produit. Il y en a une pour le produit et une pour la prestation qui peuvent ne pas être de même durée. |
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nefer
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 Posté - 12 juin 2012 : 08:45:00
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à défaut de précision contractuelle c'est la garantie légale qui s'applique |
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Louis92
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Posté - 12 juin 2012 : 09:10:45
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bzh49, le moment de la vérification des factures par le CS (même si avant paiement) ou de la vérification des comptes (même si plusieurs fois par exercice) n'est pas le bon pour obtenir des factures correctes : le bon moment est l'approbation du devis. D'ailleurs, le plus souvent, la facture est générée informatiquement à partir du même détail d'info que le devis.
Chaque fournisseur ou prestataire doit comprendre les exigences de la copropriété (via la pression du CS). Si le jeu en vaut la chandelle, il faut aller jusqu'à changer de fournisseur ou de prestataire.
Améliorer les factures est un objectif à viser dans la durée en étant pragmatique : effort là où c'est le plus utile. Pour approcher la vérité des prix, un point essentiel est la distinction entre le coût des pièces et le coût de la main d'oeuvre.
Cdlt. Louis92. |
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bzh49
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Posté - 12 juin 2012 : 10:01:20
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Louis92:Je suis d'accord avec vous globalement. Mais vous le savez comme moi, d'une manière assez générale un syndic demande des devis pour des prestations qui dépasse son montant de liberté d'exécution, autrement il fait faire les travaux.
citation: Initialement posté par Louis92
Chaque fournisseur ou prestataire doit comprendre les exigences de la copropriété (via la pression du CS). Si le jeu en vaut la chandelle, il faut aller jusqu'à changer de fournisseur ou de prestataire.
Malheureusement c'est le syndic qui est en charge du choix et de la discussion avec les fournisseurs.
citation: Initialement posté par Louis92
Améliorer les factures est un objectif à viser dans la durée en étant pragmatique : effort là où c'est le plus utile. ......
Je ne pense pas que l'objectif soit d'améliorer les factures, mais plutôt d'éviter de se faire facturer des prestations sous garanties plusieurs fois. C'est tellement facile quand on a des équipements identiques.
D'une manière générale les syndics ne vérifie jamais les garanties pour 2 raisons principalement :
- Cela fait du travail supplémentaire les empêchant de faire travailler leur pool d'entreprises.
- Cela les prive de prestation facturable, de chiffres d'affaire et de marges.
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Louis92
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Posté - 12 juin 2012 : 10:17:19
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bzh49 a écrit citation: Malheureusement c'est le syndic qui est en charge du choix et de la discussion avec les fournisseurs C'est bien le syndic qui reste maître de la relation avec les fournisseurs mais le CS peut tout-à -fait agir dans le choix du fournisseur (quand on change de syndic, la copropriété garde ses fournisseurs si le CS le demande) et participer aux négociations.
Le souci de bzh49 est citation: éviter de se faire facturer des prestations sous garanties plusieurs fois Vous éviterez cela en demandant au syndic à voir les devis de travaux d'entretien avec pièces garanties avant qu'il ne passe commande et en exigeant que le lieu d'utilisation de la pièce soit précis : régulateur de telle chaufferie, vanne mélangeuse de tel bâtiment, amplificateur de tel escalier, pompe de telle cuve, serrure électrique de telle porte. Devis et factures sont souvent imprécis sur les lieux et souvent le syndic ne les connaît pas bien.
Cdlt. Louis92. |
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Posté - 12 juin 2012 : 12:00:15
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bzh49 : "Si je ne me trompe pas il faut tout ce qui suit sur une facture: ............................"
Ce que vous écrivez est TRES important, à ne pas prendre à la légère, c'est ce qui se passe en copropriété lors de la vérification des comptes du SDC!!
La liste que vous avez cité est une OBLIGATION légale, que tout syndic doit vérifier avant de payer cette facture; même chose pour le CS.
TOUT controle fiscal commence par cette vérification des factures d'une société. Pour exemple perso, j'ai été condamné à payer une amende pour une facture ou le nom du vendeur et l'adresse du vendeur n'était pas bien identifiable ( pour faire simple,.) . La commission des impots a jugé qu'elle n'était pas habilité à juger de la décision de l'inspecteur !!!
Depuis que je controle les comptes, je vérifie que les factures soient en totale conformité avec votre liste.
L..y, grand syndic, proposait des factures de vacations, de photocopies avec juste son nom en en tête et rien de plus !!!! J'ai demandé chaque année que ce syndic nous présente des factures conformes sous peine de rejet par l'AG sur demande du CS; la réponse habituelle était : "cela coute cher d'avoir des entêtes de factures complète avec non, adresse, siren, ................... on croit rêver.
rambouillet :" Ce qui importe Ă l'AG c'est que la facture ait un minimum :
* le montant HT et TTC
* le destinataire : syndic/syndicat
* un descriptif
et quelques autres trucs."
et bien NON !!! les syndics ne sont pas exonérés de produire des factures respectant la loi dans leurs comptes !!! Une facture ne contient pas que quelques trucs !!!
Le CS doit vérifier la légalité des factures, le syndic doit respecter la loi !!!  |
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bzh49
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Posté - 12 juin 2012 : 12:11:51
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citation: Initialement posté par Louis92
C'est bien le syndic qui reste maître de la relation avec les fournisseurs mais le CS peut tout-à -fait agir dans le choix du fournisseur (quand on change de syndic, la copropriété garde ses fournisseurs si le CS le demande) et participer aux négociations.
Dans un monde parfait ce niveau de transparence important démontrerait une bonne volonté évidente, mais si rien ne l'oblige à rendre des comptes, comme je l'ai lu ici de nombreuses fois, pourquoi le syndic irait se compliquer la vie en retardant en plus son action.
Pour le reste nous avons mis en place un cahier d'intervention des entreprises avec localisation de la zone géographique d'intervention.
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Louis92
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Posté - 12 juin 2012 : 12:56:59
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bzh49 a écrit citation: mais si rien ne l'oblige à rendre des comptes, comme je l'ai lu ici de nombreuses fois, pourquoi le syndic irait se compliquer la vie en retardant en plus son action. Sur le site d'UI, il y a effectivement plus de témoignages de dysfonctionnements de syndic que de lauriers pour eux. Sauf s'il veut magouiller, le syndic a tout de même avantage à collaborer avec le CS : les devis qui sont validés par le CS sont suivis de travaux mieux ciblés pour lesquels il y aura moins de soucis au moment de la vérification des factures et de l'approbation des comptes. Les litiges et les réclamations sont une poison pour les syndics, agir en amont est intéressant pour eux aussi.
Cdlt. Louis92. |
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bzh49
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Posté - 12 juin 2012 : 13:06:55
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citation: Initialement posté par philippe388
bzh49 : "J'ai demandé chaque année que ce syndic nous présente des factures conformes sous peine de rejet par l'AG sur demande du CS
philippe388:J'en déduis donc que ma démarche est correcte puisque vous l'appliquez
N'ayant pas de précédent dans nos l'AGs, j'imagine que les écritures, comptablement parlant, sont repassées sur un compte d'attente et sur des facturations illicites (genre facturation de relance) obligatoirement annulées. Sachant bien sur que tout ceci est conditionné par le vote de l'AG. |
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bzh49
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Posté - 12 juin 2012 : 13:22:45
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Louis92: Je pense que vous avez raison sur votre approche, mais pour moi ceci n'est vraiment juteux pour le syndic qu'une fois la garantie décennale épuisée. Le syndic ayant plus de liberté pour rendre des travaux indispensables rapidement d’où la nécessité de recourir à des experts pour valider le bien fondé de ces travaux. |
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JPM
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Posté - 12 juin 2012 : 14:08:05
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Discussion un peu décousue !
On parle de la TVA intracommunautaire pour le marchand de marrons !
On parle des mentions de garantie sur une facture 
C'est sur le devis bien entendu qu'il faut les rechercher !
Et voir si le syndicat lui-même a, le cas échéant, souscrit l'assurance dommage ouvrage
Les garanties et les renseignements sur les fournitures et les travaux, c'est aussi dans le carnet d'entretien qu'on doit les trouver et les suivre.
Si du moins les copropriétaires ont veillé à accepter les frais d'un carnet d'entretien digne de ce nom, ayant repris tous les travaux antérieurs en fonction des renseignements trouvés dans les archives soigneusement gérées.
Hormis le cas de certains artisans, il est rare de trouver une facture d'entreprise patentée ne comportant pas les mentions légales.
Sur la liste donnée par bzh49 il y a des indications cumulatives ou conditionnelles : quand une fourniture est à livrer, il peut y avoir un acompte à la commande, mais la facture vient après la livraison.
Les modalités de paiement figurent en général dans le marché ou le devis. La facturation est faite en conséquence.
Ce qu'on peut le plus fréquemment reprocher au syndic c'est un enregistrement tardif de la facture et son paiement plus tardif encore. Payer les fournisseurs ponctuellement à 30 jours, c'est assurer à la copropriété une économie annuelle moyenne de 3 à 5 % sur les charges, et des interventions de dépannage plus rapides. Entre deux syndicats le plombier dépanne d'abord celui qui paie correctement.
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Posté - 12 juin 2012 : 14:11:02
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la bonne "écriture" d'une facture n'est pas du ressort de l'AG mais de la responsabilité du syndic vis à vis de l'administration.
On ne peut pas refuser une facture à partir du moment où le minimum prévu aux textes de la copro sont présents, cad le destinataire...
après qu'un CS surveille ce point et le fasse remarquer au syndic pour qu'il fasse correctement son travail, pas de pb pour moi. |
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Posté - 12 juin 2012 : 14:58:41
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rambouillet : il n'eiste pas de factures spéciales pour les comptes d'un SDC. La loi oblige que soit porté une liste précise de détails, sinon ces factures sont contestables !!
Une facture d'un fournisseur doit ĂŞtre conforme quelle que soit le destinataire, copros., entreprises ou particulier.
JPM : la question porte sur la légalité d'une facture et de ce quelle doit comporter, et non du paiement tardif des syndics, qui est un autre sujet!!!
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bzh49
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Posté - 12 juin 2012 : 15:24:52
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bzh49
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Posté - 12 juin 2012 : 15:36:35
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citation: Initialement posté par rambouillet
la bonne "écriture" d'une facture n'est pas du ressort de l'AG mais de la responsabilité du syndic vis à vis de l'administration.
Le responsable dans tous les cas c'est le SDC qu'il soit ou pas le responsable directement de la faute. En matière fiscale c'est binaire c'est conforme ou pas il n'y a pas de minimum |
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JPM
Modérateur
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Posté - 12 juin 2012 : 16:06:59
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Cher BZH49 le syndicat des copropriétaires est une personne morale de nature civile.
La fonction du syndic, serait-il une société anonyme, est purement civile.
Les relations entre le syndic, le syndical et les fournisseurs relèvent du droit civil et pas du droit commercial. S'il y a un litige, il va devant le TI ou le TGI.
Ceci c'est pour les révisions.
Le devis mentionne les garanties obligatoires ou propose des garanties complémentaires. Par exemple en peinture : 2 ans légale + 5 ou 8 ans en contractuelle complémentaire.
Par contre le maître d'ouvrage doit recevoir les justificatifs relatifs aux assurances de l'entrepreneur. Le maître d'ouvrage doit souscrire la DO le cas échéant.
L'ordre de service prend acte de la garantie obligatoire et fait choix d'une complémentaire le cas échéant.
Idem dans le cas d'un marché.
La facture ne mentionne rien de particulier à cet égard, sauf le cas exceptionnel ou une garantie complémentaire a été stipulée en cours de chantier.
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Refus de facture 
