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bzh49
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PostĂ© - 11 juin 2012 :  18:59:01  Lien direct vers ce sujet  Voir le profil
Bonsoir,

Peut on refuser de prendre en compte certaines factures qui ne sont pas conformes lors de la validation annuelle des comptes de l'AG.
Signature de bzh49 
Bzh49

Louis92
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 1 PostĂ© - 11 juin 2012 :  20:20:50  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Dans le principe, le résultat d'une vérification des comptes peut être de refuser une facture : mauvais taux de TVA, non conforme au devis, non conforme aux travaux réalisés, augmentation de prix non conforme à la formule de révision contractuelle.
Pour pouvoir vous répondre précisément, d'une non-conformité à quoi faites-vous référence ?
Cdlt. Louis92.

philippe388
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Revenir en haut de la page 2 PostĂ© - 11 juin 2012 :  20:22:35  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
bzh49 :" Peut on refuser ...... "

Qui est ce on !! si c'est le CS, il ne peut pas rejetter des factures non conformes lors de sa vérification annuelle, mais demander au syndic de prendre en compte ses remarques et de présenter des comptes sans ces factures non conforme ou alors régularisées, ou mal affectées, ....

Seule l'AG décide de rejetter des facture lors de l'AG et de l'approbation des comptes. Le rapport annule du CS devra indiquer les factures présentées non conformes, la demande de rectification.

L'AG décidera sur les explications du CS ET du syndic présent de valider ou non ces factures et les comptes du SDC.

Si ce ON, est l'AG, OUI car elle seule a ce pourvoir d'approuver ou non les comptes.

bzh49 : qu'appelez vous des factures non conformes, cela peut aller de travaux non réalisés et facturés, à des erreurs de TVA, une mauvaies imputution de charges persos sur le SDC, .... erreur de SDC en cas de comptes individualisés dans le compte du syndic, ......


bzh49
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Revenir en haut de la page 3 PostĂ© - 11 juin 2012 :  21:35:42  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Merci de cette réponse Louis92. Si je ne me trompe pas il faut tout ce qui suit sur une facture:
1 - le nom et l'adresse du client,
2 - le numéro d'identification de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) du client s'il est «assujetti» (cette mention n'est pas obligatoire pour les opérations réalisées en France par des entreprises françaises),
3 - le numéro de la facture,
4 - la date de délivrance de la facture,
5 - la somme totale Ă  payer (le prix hors taxe,
6 - le taux de la taxe sur la valeur ajoutée,
7 - le montant de la taxe sur la valeur ajoutée,
8 - les éventuels frais supplémentaires,
9 - la quantité, les frais des options,
10 - le prix de la main d'oeuvre lorsqu'il s'agit d'une prestation de service...),
11 - le détail et le décompte des produits, les éventuelles réductions ou «3 R» (rabais, remises ou ristournes ),
12 - le délai de livraison lorsqu'il s'agit d'une commande à livrer,
13 - les garanties,
14 - la date à laquelle le règlement doit intervenir (lorsque l'achat n'a pas été effectué au comptant),
15 - les conditions du règlement,
16 - le nom et l'adresse de l'entreprise et son numéro d'identification dans le cas où elle serait «assujettie».

Ce qu'il nous manque quasiment systématiquement se sont les mentions de garanties sur les produits électroniques, ou électriques.
Signature de bzh49 
Bzh49

rambouillet
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Revenir en haut de la page 4 PostĂ© - 12 juin 2012 :  07:20:06  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
à mon avis, une AG, sur les conseils ou non de l'AG, ne peut pas refuser une facture parce qu'il manque un volet administratif ou fiscal de son libellé, ceci est du ressort de la responsabilité du syndic et/ou de son comptable.
Ce qui importe Ă  l'AG c'est que la facture ait un minimum :
* le montant HT et TTC
* le destinataire : syndic/syndicat
* un descriptif
et quelques autres trucs.

pour les parties libellés sur les garanties, s'il y avit un problême il faudrait que le syndic assume sa responsabilité.

une facture peut être rejetée, à mon avis, si :
* les travaux ne correspondent Ă  rien
* le destinataire n'est pas exact
* le CdC n'a pas été respecté
* les montants ou calculs sont faux
...
citation:
Article 6

Les pièces justificatives, documents de base de toute écriture comptable, doivent être des originaux et comporter les références du syndicat (nom et adresse de l'immeuble). Elles doivent être datées et conservées par le syndic pendant dix ans, sauf dispositions expresses contraires.

la règlemenation sur le libellé d'une facture n'est pas du ressort du syndicat, hormis le point ci-dessus. Une AG approuve les comptes et non le contenu réglementaire d'uen facture.

bzh49
Contributeur actif

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Revenir en haut de la page 5 PostĂ© - 12 juin 2012 :  08:16:18  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Merci de cette réponse rambouillet. Sur le principe de base l'AG ne valide les comptes qu'en fonction du rapport du CS. l'administration fiscale à rendue obligatoires les mentions listées. Si elles ne le sont pas la facture est non conforme du point de vue de l'administration fiscale donc pas intégrable dans une clôture de compte annuelle.
Je n'ai pas dit qu'il ne fallait pas payer le prestataire, en général c'est déjà fait, mais que cela doit rester à la charge du syndic jusqu'à mise en conformité de la facture.

citation:
Initialement posté par rambouillet

une facture parce qu'il manque un volet administratif ou fiscal de son libellé


C'est la dessus que s’appuient tous les comptables pour gagner du délai de paiement.

citation:
Initialement posté par rambouillet

une facture peut être rejetée, à mon avis, si :
.....
* le CdC n'a pas été respecté



Les garanties font partie du cahier des charges du produit. Il y en a une pour le produit et une pour la prestation qui peuvent ne pas être de même durée.
Signature de bzh49 
Bzh49

nefer
Modérateur

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Revenir en haut de la page 6 PostĂ© - 12 juin 2012 :  08:45:00  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
à défaut de précision contractuelle c'est la garantie légale qui s'applique

Louis92
Contributeur vétéran

France
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Revenir en haut de la page 7 PostĂ© - 12 juin 2012 :  09:10:45  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
bzh49, le moment de la vérification des factures par le CS (même si avant paiement) ou de la vérification des comptes (même si plusieurs fois par exercice) n'est pas le bon pour obtenir des factures correctes : le bon moment est l'approbation du devis. D'ailleurs, le plus souvent, la facture est générée informatiquement à partir du même détail d'info que le devis.

Chaque fournisseur ou prestataire doit comprendre les exigences de la copropriété (via la pression du CS). Si le jeu en vaut la chandelle, il faut aller jusqu'à changer de fournisseur ou de prestataire.

Améliorer les factures est un objectif à viser dans la durée en étant pragmatique : effort là où c'est le plus utile. Pour approcher la vérité des prix, un point essentiel est la distinction entre le coût des pièces et le coût de la main d'oeuvre.

Cdlt. Louis92.

bzh49
Contributeur actif

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Revenir en haut de la page 8 PostĂ© - 12 juin 2012 :  10:01:20  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Louis92:Je suis d'accord avec vous globalement. Mais vous le savez comme moi, d'une manière assez générale un syndic demande des devis pour des prestations qui dépasse son montant de liberté d'exécution, autrement il fait faire les travaux.

citation:
Initialement posté par Louis92

Chaque fournisseur ou prestataire doit comprendre les exigences de la copropriété (via la pression du CS). Si le jeu en vaut la chandelle, il faut aller jusqu'à changer de fournisseur ou de prestataire.


Malheureusement c'est le syndic qui est en charge du choix et de la discussion avec les fournisseurs.

citation:
Initialement posté par Louis92
Améliorer les factures est un objectif à viser dans la durée en étant pragmatique : effort là où c'est le plus utile. ......


Je ne pense pas que l'objectif soit d'améliorer les factures, mais plutôt d'éviter de se faire facturer des prestations sous garanties plusieurs fois. C'est tellement facile quand on a des équipements identiques.
D'une manière générale les syndics ne vérifie jamais les garanties pour 2 raisons principalement :

- Cela fait du travail supplémentaire les empêchant de faire travailler leur pool d'entreprises.
- Cela les prive de prestation facturable, de chiffres d'affaire et de marges.
Signature de bzh49 
Bzh49

Louis92
Contributeur vétéran

France
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Revenir en haut de la page 9 PostĂ© - 12 juin 2012 :  10:17:19  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
bzh49 a Ă©crit
citation:
Malheureusement c'est le syndic qui est en charge du choix et de la discussion avec les fournisseurs
C'est bien le syndic qui reste maître de la relation avec les fournisseurs mais le CS peut tout-à-fait agir dans le choix du fournisseur (quand on change de syndic, la copropriété garde ses fournisseurs si le CS le demande) et participer aux négociations.

Le souci de bzh49 est
citation:
Ă©viter de se faire facturer des prestations sous garanties plusieurs fois
Vous éviterez cela en demandant au syndic à voir les devis de travaux d'entretien avec pièces garanties avant qu'il ne passe commande et en exigeant que le lieu d'utilisation de la pièce soit précis : régulateur de telle chaufferie, vanne mélangeuse de tel bâtiment, amplificateur de tel escalier, pompe de telle cuve, serrure électrique de telle porte. Devis et factures sont souvent imprécis sur les lieux et souvent le syndic ne les connaît pas bien.

Cdlt. Louis92.

philippe388
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Revenir en haut de la page 10 PostĂ© - 12 juin 2012 :  12:00:15  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
bzh49 : "Si je ne me trompe pas il faut tout ce qui suit sur une facture: ............................"

Ce que vous écrivez est TRES important, à ne pas prendre à la légère, c'est ce qui se passe en copropriété lors de la vérification des comptes du SDC!!

La liste que vous avez cité est une OBLIGATION légale, que tout syndic doit vérifier avant de payer cette facture; même chose pour le CS.

TOUT controle fiscal commence par cette vérification des factures d'une société. Pour exemple perso, j'ai été condamné à payer une amende pour une facture ou le nom du vendeur et l'adresse du vendeur n'était pas bien identifiable ( pour faire simple,.) . La commission des impots a jugé qu'elle n'était pas habilité à juger de la décision de l'inspecteur !!!

Depuis que je controle les comptes, je vérifie que les factures soient en totale conformité avec votre liste.

L..y, grand syndic, proposait des factures de vacations, de photocopies avec juste son nom en en tête et rien de plus !!!! J'ai demandé chaque année que ce syndic nous présente des factures conformes sous peine de rejet par l'AG sur demande du CS; la réponse habituelle était : "cela coute cher d'avoir des entêtes de factures complète avec non, adresse, siren, ................... on croit rêver.

rambouillet :" Ce qui importe Ă  l'AG c'est que la facture ait un minimum :
* le montant HT et TTC
* le destinataire : syndic/syndicat
* un descriptif
et quelques autres trucs.
"

et bien NON !!! les syndics ne sont pas exonérés de produire des factures respectant la loi dans leurs comptes !!! Une facture ne contient pas que quelques trucs !!!

Le CS doit vérifier la légalité des factures, le syndic doit respecter la loi !!!

bzh49
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Revenir en haut de la page 11 PostĂ© - 12 juin 2012 :  12:11:51  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par Louis92

C'est bien le syndic qui reste maître de la relation avec les fournisseurs mais le CS peut tout-à-fait agir dans le choix du fournisseur (quand on change de syndic, la copropriété garde ses fournisseurs si le CS le demande) et participer aux négociations.


Dans un monde parfait ce niveau de transparence important démontrerait une bonne volonté évidente, mais si rien ne l'oblige à rendre des comptes, comme je l'ai lu ici de nombreuses fois, pourquoi le syndic irait se compliquer la vie en retardant en plus son action.

Pour le reste nous avons mis en place un cahier d'intervention des entreprises avec localisation de la zone géographique d'intervention.
Signature de bzh49 
Bzh49

Louis92
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France
2795 message(s)
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Revenir en haut de la page 12 PostĂ© - 12 juin 2012 :  12:56:59  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
bzh49 a Ă©crit
citation:
mais si rien ne l'oblige Ă  rendre des comptes, comme je l'ai lu ici de nombreuses fois, pourquoi le syndic irait se compliquer la vie en retardant en plus son action.
Sur le site d'UI, il y a effectivement plus de témoignages de dysfonctionnements de syndic que de lauriers pour eux. Sauf s'il veut magouiller, le syndic a tout de même avantage à collaborer avec le CS : les devis qui sont validés par le CS sont suivis de travaux mieux ciblés pour lesquels il y aura moins de soucis au moment de la vérification des factures et de l'approbation des comptes. Les litiges et les réclamations sont une poison pour les syndics, agir en amont est intéressant pour eux aussi.
Cdlt. Louis92.

bzh49
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Revenir en haut de la page 13 PostĂ© - 12 juin 2012 :  13:06:55  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par philippe388

bzh49 : "J'ai demandé chaque année que ce syndic nous présente des factures conformes sous peine de rejet par l'AG sur demande du CS


philippe388:J'en déduis donc que ma démarche est correcte puisque vous l'appliquez
N'ayant pas de précédent dans nos l'AGs, j'imagine que les écritures, comptablement parlant, sont repassées sur un compte d'attente et sur des facturations illicites (genre facturation de relance) obligatoirement annulées. Sachant bien sur que tout ceci est conditionné par le vote de l'AG.
Signature de bzh49 
Bzh49

bzh49
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Revenir en haut de la page 14 PostĂ© - 12 juin 2012 :  13:22:45  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Louis92: Je pense que vous avez raison sur votre approche, mais pour moi ceci n'est vraiment juteux pour le syndic qu'une fois la garantie décennale épuisée. Le syndic ayant plus de liberté pour rendre des travaux indispensables rapidement d’où la nécessité de recourir à des experts pour valider le bien fondé de ces travaux.
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Bzh49

JPM
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Revenir en haut de la page 15 PostĂ© - 12 juin 2012 :  14:08:05  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de JPM

Discussion un peu décousue !

On parle de la TVA intracommunautaire pour le marchand de marrons !

On parle des mentions de garantie sur une facture
C'est sur le devis bien entendu qu'il faut les rechercher !
Et voir si le syndicat lui-même a, le cas échéant, souscrit l'assurance dommage ouvrage

Les garanties et les renseignements sur les fournitures et les travaux, c'est aussi dans le carnet d'entretien qu'on doit les trouver et les suivre.

Si du moins les copropriétaires ont veillé à accepter les frais d'un carnet d'entretien digne de ce nom, ayant repris tous les travaux antérieurs en fonction des renseignements trouvés dans les archives soigneusement gérées.

Hormis le cas de certains artisans, il est rare de trouver une facture d'entreprise patentée ne comportant pas les mentions légales.

Sur la liste donnée par bzh49 il y a des indications cumulatives ou conditionnelles : quand une fourniture est à livrer, il peut y avoir un acompte à la commande, mais la facture vient après la livraison.

Les modalités de paiement figurent en général dans le marché ou le devis. La facturation est faite en conséquence.

Ce qu'on peut le plus fréquemment reprocher au syndic c'est un enregistrement tardif de la facture et son paiement plus tardif encore. Payer les fournisseurs ponctuellement à 30 jours, c'est assurer à la copropriété une économie annuelle moyenne de 3 à 5 % sur les charges, et des interventions de dépannage plus rapides. Entre deux syndicats le plombier dépanne d'abord celui qui paie correctement.



Signature de JPM 
La copropriété sereine

rambouillet
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Revenir en haut de la page 16 PostĂ© - 12 juin 2012 :  14:11:02  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
la bonne "écriture" d'une facture n'est pas du ressort de l'AG mais de la responsabilité du syndic vis à vis de l'administration.

On ne peut pas refuser une facture à partir du moment où le minimum prévu aux textes de la copro sont présents, cad le destinataire...

après qu'un CS surveille ce point et le fasse remarquer au syndic pour qu'il fasse correctement son travail, pas de pb pour moi.

philippe388
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Revenir en haut de la page 17 PostĂ© - 12 juin 2012 :  14:58:41  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
rambouillet : il n'eiste pas de factures spéciales pour les comptes d'un SDC. La loi oblige que soit porté une liste précise de détails, sinon ces factures sont contestables !!

Une facture d'un fournisseur doit ĂŞtre conforme quelle que soit le destinataire, copros., entreprises ou particulier.

JPM : la question porte sur la légalité d'une facture et de ce quelle doit comporter, et non du paiement tardif des syndics, qui est un autre sujet!!!


bzh49
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Revenir en haut de la page 18 PostĂ© - 12 juin 2012 :  15:24:52  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
Intéressant comme approche de la part d'un syndic mais nullement étonnant.

citation:
Initialement posté par JPM



On parle des mentions de garantie sur une facture
C'est sur le devis bien entendu qu'il faut les rechercher !



Je crains qu'il ne vous faille réviser votre droit commercial ou revoir les définitions d'un devis et d'une facture.

voici celle du devis fournit par la dictionnaire juridique:

.......Le devis n'est pas en soi un contrat, mais un engagement unilatéral qui ne devient un contrat que lorsque le devis a été accepté par la personne à laquelle il est remis. ......

La facture est la réalisation contractuelle légale donc doit reproduire toutes les mentions obligatoires. Elle peut bien évidement faire référence à un devis si il en existe un ce n'est pas incompatible, mais pas obligatoire non plus.

La liste cite bien évidement, tous les cas et pas spécifiquement celui des copros. De plus parler de marchés qui sont des termes accrochés à de la gestion d'envergure alors que le débat est situé en dessous des limites fixées par l'AG me semble hors de propos. C'est bien de faire la promo des syndics, il en faut mais comme dans toutes les communautés il y en a de bons et de mauvais..

citation:
Initialement posté par JPM


Les garanties et les renseignements sur les fournitures et les travaux, c'est aussi dans le carnet d'entretien qu'on doit les trouver et les suivre.

Si du moins les copropriétaires ont veillé à accepter les frais d'un carnet d'entretien digne de ce nom, ayant repris tous les travaux antérieurs en fonction des renseignements trouvés dans les archives soigneusement gérées.


Et un petit coup pour les méchants copropriétaires qui n'ont pas accepté de payer plus pour avoir ce qu'il devrait avoir normalement. Si elles ne sont pas sur les factures et sur les devis je ne vois trop comment ces garanties seraient sur un carnet d'entretien.
Signature de bzh49 
Bzh49

Édité par - bzh49 le 12 juin 2012 15:28:16

bzh49
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Revenir en haut de la page 19 PostĂ© - 12 juin 2012 :  15:36:35  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil
citation:
Initialement posté par rambouillet

la bonne "écriture" d'une facture n'est pas du ressort de l'AG mais de la responsabilité du syndic vis à vis de l'administration.


Le responsable dans tous les cas c'est le SDC qu'il soit ou pas le responsable directement de la faute. En matière fiscale c'est binaire c'est conforme ou pas il n'y a pas de minimum
Signature de bzh49 
Bzh49

JPM
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Revenir en haut de la page 20 PostĂ© - 12 juin 2012 :  16:06:59  Lien direct vers cette rĂ©ponse  Voir le profil  Visiter la page d’accueil de JPM

Cher BZH49 le syndicat des copropriétaires est une personne morale de nature civile.

La fonction du syndic, serait-il une société anonyme, est purement civile.

Les relations entre le syndic, le syndical et les fournisseurs relèvent du droit civil et pas du droit commercial. S'il y a un litige, il va devant le TI ou le TGI.

Ceci c'est pour les révisions.


Le devis mentionne les garanties obligatoires ou propose des garanties complémentaires. Par exemple en peinture : 2 ans légale + 5 ou 8 ans en contractuelle complémentaire.

Par contre le maître d'ouvrage doit recevoir les justificatifs relatifs aux assurances de l'entrepreneur. Le maître d'ouvrage doit souscrire la DO le cas échéant.


L'ordre de service prend acte de la garantie obligatoire et fait choix d'une complémentaire le cas échéant.

Idem dans le cas d'un marché.

La facture ne mentionne rien de particulier à cet égard, sauf le cas exceptionnel ou une garantie complémentaire a été stipulée en cours de chantier.

Signature de JPM 
La copropriété sereine
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