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gonzoyumo
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 Posté - 27 janv. 2014 : 22:59:25
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Bonjour,
je dois intégrer dans la comptabilité des mutations de lots qui ont eu lieu au cours d'un exercice (je reprends une compta qui n'existait pas jusqu'ici)
Il n'y a que des provisions sur charges à prendre en compte dans cet exercice (pas d'avances, pas de travaux) et j'ai bien compris le mode de répartition vendeur/acquéreur (provision exigible avant la mutation pour le vendeur, le reste pour l'acquéreur)
Ma question porte précisément sur les écritures à passer pour incorporer cette mutation dans les comptes.
La petite touche supplémentaire, c'est que le copro qui a vendu le lot en possède d'autres qu'il conserve et donc je ne peux pas "simplement" clôturer son compte.
Il me semble nécessaire de "transférer" les appels de provisions et leurs règlements qui ont été effectués par le vendeur sur le compte de l'acquéreur. Sans cela, les opérations de clôture de l'exercice et la répartition vont être biaisées non ?
Merci d'avance.
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andre78fr
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 Posté - 28 janv. 2014 : 00:07:39
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Il n'y a strictement aucune écritures à passer dans votre situation ; juste créer le compte du nouveau copropriétaire, au moment du prochain appel il sera débiteur pour le montant de sa quote-part dans les provisions.
Au moment de la clôture l'intégralité de l'excédent ou de l'insuffisance éventuels pour ses tantièmes sera porté au crédit ou au débit (respectivement) de son compte et ce indépendamment de sa date d'entrée.
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gonzoyumo
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 2
Posté - 28 janv. 2014 : 16:33:32
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Ok je vais tâcher d'éclaircir la situation. En fait mon soucis ne vient pas de la mutation à proprement parler mais de la clôture des comptes.
Après avoir un peu mieux compris le mécanisme de répartition imposé par le décret, il me semble que celui-ci ne peut être mis en oeuvre que si les provisions ont été appelées correctement, c'est à dire en respectant scrupuleusement un budget prévisionnel ventilé par catégorie de charges.
Malheureusement ce n'est pas le cas de cette copro (inutile de revenir dessus, c'est une situation déjà actée et je suis là pour créer la compta en partant de zéro) et je suis confronté au problème suivant (simplification extreme):
Copro A à versé 70€ de provisions durant l'exercice
Copro B à versé 50€ de provisions durant l'exercice
Les charges réelles sont de 75€ en clé 1 et 25€ en clé 2
Ne sachant pas quelle est la répartition des provisions entre la clé 1 et à la clé 2, comment faire le calcul du solde de l'excédent ou de l'insuffisance par catégorie de charge ?
Il me semble que dans ce cas de figure, il faut revenir à une méthode traditionnelle qui consiste à rembourser les provisions à chaque copro (débit 701 par crédit des 450) et ensuite imputer les charges à chaque copro, en fonction de leurs tantièmes et ceci pour chaque catégorie de charge (débit des 450 par crédit du 701).
Et donc dans ce contexte là et lorsqu'il y a une mutation, si je ne transfert pas les provisions versées par le vendeur sur le compte de l'acquéreur, l'étape de remboursement des provisions est faussée.
J'espère avoir exposé assez clairement la situation.
Cette réflexion m'a toutefois amené une deuxième solution : considérer l'ensemble des provisions versées comme étant affectées à une seule catégorie de charge et donc considérer un budget de 0€ pour les autre catégories. Je connais ainsi la répartition des charges avec ce budget prévisionnel "improvisé" :) Ceci devrait pouvoir me permettre de respecter le mécanisme de répartition imposé par le décret. Je vais creuser le sujet.
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andre78fr
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3
Posté - 28 janv. 2014 : 17:29:22
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Toutes les catégories de charges ne se valent pas... par défaut vous avez les tantièmes généraux et c'est là dessus que vous devez répartir à défaut de pouvoir affecter ou reconstituer les ventilations par clé.
Pour le remboursement des provisions, le principe consiste à passer au crédit le montant théorique des provisions (donc des appels) mais pour l'intégralité de l'exercice d'une part et indépendamment de ce qui a pu être réellement payé.
Exemple ; le vendeur payait 750 € par trimestre pour 3 lots, le nouveau arrive en septembre et paye 250 € pour le dernier trimestre et pour un lot ; l’approbation révèle une quote-part dans les dépenses de 3 300 € pour les 3 lots. Total des provisions pour tous les lots : 3 000 €.
Quote-part dépenses vendeur : 2 / (3 300 € / 3) = 2 200 €
Quote-part provisions vendeur : 2 lots * 250 * 4 = 2 000 €
Répartition / insuffisance : 200 €
Quote-part dépenses acheteur : 1 / (3 300 € / 3) = 1 100 €
Quote-part provisions acheteur : 1 lot * 250 * 4 = 1 000 €
Répartition / insuffisance : 100 € même si il n’a effectivement payé qu’un trimestre
Cependant sur le plan comptable :
Le vendeur est créditeur des provisions suivantes :
3 Appels de 750 x 3 = 2.250
1 Appel de 500 x 1 = 500
Total ………….……………2.750
L’ acheteur est créditeur de :
I Appel de 250 x 1 = 250
Total…………………………….250
Il faut donc réaffecter les provisions.
« même si il n’a effectivement payé qu’un trimestre » il faut le créditer de 4 trimestres (250 x 4 = 1.000 ) dans la répartition.
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JB22
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4
Posté - 28 janv. 2014 : 17:49:14
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Voici un exemple simplifié:
Budget : 500 € Appel trimestriel : 125 €
Copropriétaire A (Vendeur)...........3 Appels 4° appel Année
Lot 1: 125 * 500/1.000 = 62.50 * 3=187.50......62.50....250.00
Lot 2: 125 * 200/1.000 = 25.00 * 3= 75.00.....................75.00
Copropriétaire B
Lot 3: 125 * 300/1.000 = 37.50 * 3 =112.50.....37.50.....150.00
Copropriétaire C (Acquéreur du lot N°2)
Lot 2:.............................................................25.00......25.00
Totaux..........................125.00 * 3= 375.00.....125.00....500.00
Répartition de Charges : 600.00 €
...........................................Charges - Provisions ...Solde à Payer
Copro.A...600.00 * 500/1.000 = 300.00 - 250.00 = 50.00..(1)
Copro.B...600.00 * 300/1.000 = 180.00 - 150.00 = 30.00
Copro.C..600.00 = 200/1.000 = 120.00 - 100.00 = 20.00...(2)
Totaux.....................................600.00- 500.00 = 100.00
(1) Provisions versées par A pour le lot 1 : 250.00
(2)-Provisions Copro C: 75.00 versées par A + 25.00 Versées par C
Si vous avez plusieurs clés il faut faire les décomptes pour chaque clés. |
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JB22
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5
Posté - 28 janv. 2014 : 17:53:39
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André78:
Nos réponses se sont croisées, vous avez été le plus rapide ! |
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andre78fr
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6
Posté - 28 janv. 2014 : 18:02:11
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Ah c'est parce que j'ai simplement copié/collé nos exemples alors que vous êtes parti dans de nouveaux chiffres et calculs !!! |
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gonzoyumo
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7
Posté - 28 janv. 2014 : 19:44:41
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citation: Initialement posté par andre78fr
Toutes les catégories de charges ne se valent pas... par défaut vous avez les tantièmes généraux et c'est là dessus que vous devez répartir à défaut de pouvoir affecter ou reconstituer les ventilations par clé.
Par catégorie de charge j'entends bien sûr celles définies dans le RDC soit "charges communes générales" et "charges spéciales" (ascenseur) en ce qui nous concerne.
Si je suis votre conseil, je vais devoir imposer aux copros qui sont au rez-de-chaussée de participer aux 3000€ de frais de l'ascenseur, sous prétexte du respect de la comptabilité... je pense que, comme moi, ils vont préférer une solution plus juste même si elle ne respecte pas le décret comptable :)
J'ai bien compris le principe de la répartition et de l'affectation des provisions y compris lorsqu'il y a eu une mutation. Ce qui restait obscure pour moi ce sont les écritures comptables à passer.
Mais à force de marteler et grâce aux différents exemples ça commence à rentrer :) merci à vous deux
Je trouve toutefois l'ancien système plus intéressant car il faisait apparaître clairement le détails de la répartition (débit des quote part de chaque copro). Mais bon, faut suivre le progrès...
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andre78fr
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8
Posté - 28 janv. 2014 : 20:15:32
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Si vous pouvez ventiler il faut bien évidemment ventiler mais vous avez écrit :
citation: Ne sachant pas quelle est la répartition des provisions entre la clé 1 et à la clé 2
C'est dans cette hypothèse que la répartition est à faire sur les tantièmes généraux...
Le respect de la comptabilité consiste justement à respecter strictement les clés du RDC !
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JB22
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Posté - 28 janv. 2014 : 20:37:59
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"Si je suis votre conseil, je vais devoir imposer aux copros qui sont au rez-de-chaussée de participer aux 3000€ de frais de l'ascenseur, sous prétexte du respect de la comptabilité... "
Vous avez fait des progrès, mais là celà ne va pas.
Vous devez appliquer le règlement de copropriété qui doit définir les tantièmes particuliers applicables aux charges d ' ascenseur.
Il est toujours possible de faire apparaitre le détail de la répartition.
Ce qui a été modifié par la loi c' est que les provisions sont dues par celui qui était copropriétaire au moment de l' appel, en conséquence il n'y a plus de prorata-temporis, ce qui simplifie la gestion en cas de mutation, il n'y a plus de comptes d' anciens copropriétaires créditeurs. (Les fameux comptes orphelins ). |
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JPM
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10
Posté - 30 janv. 2014 : 14:32:05
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Il me semble que Gonzoyumo est parti sur l'idée que les appels de provisions sur charges courantes sont ventilés en fonction des catégories de charges ou même des rubriques du budget provisionnel.
C'est une méthode occasionnelle mais dans la pratique très majoritaire les provisions sont appelées en fonction des tantièmes généraux. On ne ventile éventuellement que les appels pour le chauffage. C'est pour éviter de faire cotiser des lots non chauffés commes les parkings ou garages extérieurs.
Pour le reste c'est très simple :
Après la vente il faut modifier les tantièmes de contribution aux charges dans le compte du vendeur qui a conservé d'autres lots.
Il faut créer un compte pour le lot vendu.
Il faut régulariser sa quote-part dans le fonds de roulement. La quote-part attachée au lot vendu est remboursée au vendeur et appelée à l'acquéreur . Idem s'il y a lieu pour une autre avance.
Le prochain appel de provision sera appelé à l'acquéreur.
En fin d'exercice on fait le compte du lot vendu. D'une part les charges de la totalité de l'exercice au débit. D'autre part les provisions appelées au titre du lot qui viendront au crédit.
Si provisions > charges il y a un excédent qui revient à l'acquéreur.
Si provisions < charges il ya insuffisance qui doit être payée par l'acquéreur.
Il n'est pas même nécessaire de virer au compte de l'acquéreur les provisions payées par le vendeur. En fin d'exercice ce sont les provisions appelées qui sont remboursées et non pas les provisions payées.
C'est dans le poste " copropriétaires débiteurs " qu'on retrouve la différence entre les provisions appelées et celles payées.
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andre78fr
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Posté - 30 janv. 2014 : 14:57:58
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citation: dans la pratique très majoritaire les provisions sont appelées en fonction des tantièmes généraux
On peut savoir d'où vous tenez vos statistiques sur ces pratiques majoritaires ?
citation: Il faut créer un compte pour le lot vendu.
Depuis quand on crée des comptes pour chaque lot ? le compte est celui du copropriétaire...
citation: Il faut régulariser sa quote-part dans le fonds de roulement.
gonzoyumo a bien précisé "pas d'avances, pas de travaux"
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gonzoyumo
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Posté - 30 janv. 2014 : 15:22:27
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Bonjour,
je n'ai sans doute pas assez insisté sur un point : je fais actuellement une compta qui n'a jamais existé (au sens du décret). Je repars du 1er janvier 2012 et je n'ai donc pas la main sur la façon dont les provisions ont été réparties jusqu'à ce que j'arrive en tant que syndic (après administration provisoire).
Pour ce qui est de l'avenir, aucun soucis, on votera un beau budget en bonne et due forme, on fera des appels adéquats et la compta sera un jeu d'enfant :)
Mais avant de pouvoir voter un tel budget, je dois reprendre la comptabilité correctement et pour ce faire j'ai une liste de paiement effectués par les copros, des factures et des relevés de comptes pour valider tout ça. Je refais donc la compta 2012, 2013 et là dans la prochaine AG nous allons approuver ces 2 anciens exercices et voter un budget pour 2014 et 2015.
Je pense que mon problème vient essentiellement de mon manque de compréhension des mécanismes de clôture des comptes et donc la mutation des lots vient compliquer la tâche.
Je me suis en effet inspiré des écrits de JPM http://www.jpm-copro.com/Etude%207-...Toc320393304 (au passage JPM, il semble manquer un tableau à la fin du paragraphe V. B) qui m'ont aiguillés vers ce qu'il appelle le "mécanisme traditionnel" dont les écritures comptables comprennent un remboursement des provisions. C'est là que j'ai vu un hic et compris que le pb venait des mutations, qui faussaient mon calcul de remboursement des provisions.
Il me semblait qu'étant donné que les provisions ne respectaient pas le décret comptable, il m'était également impossible de respecter le système de répartition imposé par celui-ci.
En tout cas mes tentatives d'écritures comptables ne m'ont pas mené au succès jusqu'à présent. Je vais me replonger dedans ce week end et éventuellement vous soumettre un exemple de journal reprenant ma situation.
Merci à tous
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JPM
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Posté - 30 janv. 2014 : 16:24:03
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Primo : il est vrai que j'annonce un " tableau qui suit " !!!!
En réalité c'est la phrase que je vais faire disparaître ou modifier car il s'agit de l'un des tableaux de l'étude dans lequel on trouve bien la différence entre
1) la répartition des soldes globaux soit 45 € (salaires concierge) , 568 € (chauffage) etc soit au débit soit au crédit,
2) la répartition des charges et la restitution des provisions appelées.
Ensuite, Gonzoyumo, vous semblez avoir repris après un administrateur judiciaire. Celui ci doit avoir soumis ses comptes à l'assemblée générale ! Il doit remettre à son successeur une comptabilité exploitable !
Sur citation: On peut savoir d'où vous tenez vos statistiques sur ces pratiques majoritaires ?
C'est dans la comptabilité pour tous, le bouquin de l'ARC section III A page 202  Ils n'envisagent d'ailleurs aucun autre mécanisme.
et puis quelques lustres d'expertise ! Les comptes annuels ne sont pas nés en l'an 2000 avec la loi SRU ! Je n'ai quasiment jamais vu des appels de provisions ventilés sauf pour le chauffage, afin d'éviter de faire cotiser des lots commerces, garages, etc ... non desservis.
La ventilation des appels ne présente aucun autre intérêt que celui là puisque, dans chaque catégorie ou rubrique le montant figurant au BP est purement indicatif sans imposer d'épuiser le crédit ouvert comme en droit public ni interdire de le dépasser pour une raison admissible.
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andre78fr
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Posté - 30 janv. 2014 : 16:37:07
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Pour avoir travaillé avec quelques gros syndics professionnels et quelques progiciels, je peux vous assurer que la majorité des appels de fonds sont bel et bien ventilés de nos jours. Ce qu'on faisait au XXème siècle... je vous concède que je l'ignore !
gonzoyumo : on vous a pourtant expliqué et donné tous les exemples, ces opérations ne présentent aucune difficulté et il faut aller au plus simple ! |
Édité par - andre78fr le 30 janv. 2014 16:38:32 |
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gonzoyumo
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Posté - 30 janv. 2014 : 16:39:22
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citation: Initialement posté par JPM
Ensuite, Gonzoyumo, vous semblez avoir repris après un administrateur judiciaire. Celui ci doit avoir soumis ses comptes à l'assemblée générale ! Il doit remettre à son successeur une comptabilité exploitable !
On n'est jamais mieux servi que par sois-même :) La situation est merdique au possible: on a des pb de toiture et de la mérule qui prolifère aux caves et commence à bouffer des apparts, des procédures judiciaires en cours etc... Heureusement il y a des copro intelligents et nous avançons ensemble.
Un administrateur coûte cher, il ne connait pas la situation complexe dans laquelle nous sommes et n'aura peut-être pas la même ferveur qu'un copropriétaire pour défendre l'intérêt du syndicat ni la même rapidité d'exécution car il a d'autres affaires. Même si je reconnais ne pas avoir sa compétence, je pense être en mesure d'apprendre ce qu'il faut pour parvenir a redresser la situation comptable.
Donc l'administrateur n'a été nommé que pour procéder à une AG pour élire un nouveau syndic suite à l'abandon du précédent.
Au demeurant, cette personne était très sympathique et il a reconnu qu'il n'y avait pas grand intérêt pour nous d'étendre sa mission, surtout que notre objectif était d'avoir un syndic bénévole à terme. Donc tant qu'à faire autant mettre les mains dans le cambouis tout de suite et économiser cet argent pour les autres problèmes.
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JPM
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Posté - 30 janv. 2014 : 17:20:46
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Pour aller au plus clair, André 78, expliquez nous quel est l'intérêt de ventiler les appels de fonds.
Est-ce que vos gros syndics fournissent aux copropriétaires, avec la convocation, la liste complète des charges de l'exercice et un relevé individuel pro forma précisant le détail de la répartition pour chacun d'entre eux ?
Est-ce qu'ils répartissent seulement le solde de (charges chauffage - provisions chauffage) = 1284,45 € soit pour 1/10 000 = 0,128 et pour 52 /10 000 6,65 €
ou bien ils indiquent la quote part individuelle dans chaque catégorie ou rubrique et ils restituent au crédit les quotes parts des provisions appelées ?
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Posté - 30 janv. 2014 : 17:31:26
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je confirme les propos de andré : mes syndics actuels et ceux passés depuis au moins les années 1990, m'ont présenté et me présentent toujours les appels de fonds (avis à payer) en fonction des lots et des clés de répartition (charges, communes, bâtiments, ascenseur, eau, piscine, etc...).
et aux convocations d' AG je dispose de mon relevé (projet de solde) sous la même forme.
PS : et parmi ces syndics, il y a quelques grands noms... |
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andre78fr
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18
Posté - 30 janv. 2014 : 19:01:39
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Annexe 3 => on vote un budget par clé => on appelle des provisions par clé. |
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JB22
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Posté - 31 janv. 2014 : 14:14:09
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Je confirme les réponse de andré78 et Rambouillet:
Les appels de fonds (avis) sont et doivent être établis en fonction des tantièmes de charges, en application de l' article 10 de la loi.
C' est d' ailleurs d' autant plus nécessaires que les provisions sont depuis la réforme comptable attachées au lot et non plus à la personne. Il faut donc appeler ce qui est dû à la date d' exigibilité.
Le fait que les excédents ou insuffisances appartiennent à ceux qui sont copropriétaires au moment de la répartition ne préjuge pas de la méthode de calcul.
On peut donc calculer la quote-part des charges de l' exercice sous déduction des provisions versées, selon la méthode traditionnelle, mais seul le solde doit être porté au débit ou au crédit des copropriétaires.
"dans la pratique très majoritaire les provisions sont appelées en fonction des tantièmes généraux. " ???
Avec cette "pratique" il est impossible de répartir seulement les excédents ou insuffisances, il faut appliquer la méthode de la répartition globale avec déduction des provisions.
Cela est d' autant plus vrai pour les appels de provisions sur les charges suivant consommations : eau froide, eau chaude, chauffage. |
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JPM
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Posté - 31 janv. 2014 : 14:55:43
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JB 22 écrit citation: On peut donc calculer la quote-part des charges de l' exercice sous déduction des provisions versées, selon la méthode traditionnelle, mais seul le solde doit être porté au débit ou au crédit des copropriétaires.
C'est ce que je conteste formellement parce que ce mécanisme n'apporte pas au copropriétaire des informations complètes sur le calcul de ses charges.
De la même manière le document produit ne permet pas à un copropriétaire bailleur d'établir régulièrement le décompte des charges locatives récupérables.
Si l'on s'en tient aux textes et aux modèles des annexes où un copropriétaire peut-il trouver le détail des dépenses de l'exercice et le calcul de ses cotisations pour l'exercice concerné ?
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écritures comptables mutation de lot 
