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JPM
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 Posté - 22 oct. 2015 : 15:11:44
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Une charge à répartir c'est une dépense passée en classe 6 nnn en fonction de sa nature.
Quant on passe une FNP au crédit de 408 c'est par le débit d'un compte 6.
Par l'effet de la répartition, le montant de la facture se retrouvera dans les 450 des copropriétaires
La régularisation aura lieu en N+1 à l'arrivée de la facture qui passera au crédit du 401 approprié.
La pratique habituelle est de contrepasser toutes les écritures.
Pour le traitement des engagements la solution est sans doute d'utiliser la classe 8. Il importe peu que les engagements soient différents.
Il faut sans aucun doute s'inspirer de la pratique des collectivités territoriales en écartant les particularités du droit public. Pour l'essentiel les principes sont identiques. Il ne faut pas s'affoler avec le jargon public. A part quelques formalités à écarter, les opérations à effectuer sont identiques qu'il s'agisse d'une copropriété ou d'une commune.
1.3. Différents types d’engagements
L’engagement se décompose :
?en un engagement comptable qui représente la réservation des crédits à la dépense. L’engagement peut être ponctuel ou provisionnel. L’engagement peut être anticipé ; et
?un engagement juridique qui emporte obligation de payer : il correspond à la définition donnée à l’article 29 du décret du 29 décembre 1962 précité. Il se traduit par une délibération du conseil général et/ou un acte de l’ordonnateur (marché, convention, bon de commande).
La comptabilité d’engagement est servie dès qu’un engagement juridique est constaté : on parle d’engagement spécifique. Toutefois, cette règle générale connaît des exceptions, regroupées sous la notion d’engagement global, par exemple les dépenses de personnel ou des subventions versées.
L’engagement comptable précède l’engagement juridique ou lui est concomitant.
L’autorisation de programme ou d’engagement représente le montant maximum des crédits pouvant être engagés au titre des dépenses considérées.
Pour le mandatement de ces dépenses, la consommation des crédits se réfère en revanche aux crédits de paiement ouverts pour l’exercice.
1.4. Tenue de la comptabilité des dépenses engagées
L’engagement est également constaté au niveau de l’article. En revanche, le suivi et le contrôle de la consommation des crédits s’effectue au niveau de vote retenu par l’organe délibérant : chapitre ou article.
Le déroulement des opérations d’engagement comprend huit étapes : l’inscription des crédits d’engagement, l’engagement, la constatation du service fait, le mandatement, l’arrêt des inscriptions, le rattachement des charges, l’état des restes à réaliser, la production de l’état des dépenses engagées non mandatées au cours de l’exercice.
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JPM
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 22
Posté - 22 oct. 2015 : 15:54:24
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Je signale que contrairement à ce qu'indique JB 22 j'ai présenté un exemple d'écritures d'engagement. Voir
http://www.jpm-copro.com/Etude%207-3-4-3.htm
C'est un timide essai qui correspond néanmoins aux quelques obligations de ce régime. |
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JB22
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Posté - 22 oct. 2015 : 18:24:37
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Effectivement j' ai fait référence à des réponses anciennes sur U.I., sans aller sur le site de JPM.
Je constate que sa proposition d' écritures correspond à celle de mon message du 22 octobre.
Je confirme l' inutilité de cette procédure, un débit et un crédit de même montant qu'on doit contrepasser à chaque réception de facture.
De J.P.M:
"...dans le cas, très fréquent, des contrats de services prévoyant un paiement par périodes et d’avance. Les redevances sont alors exigibles aux dates stipulées. Elles doivent être engagées à cette date (Laquelle ?) alors que le syndicat ne bénéficiera des services correspondants que postérieurement."
Pourquoi ce traitement particulier des contrats, "l' engagement juridique" serait-il différents suivant la durée des contrats ?
Il n' est pas rare d'avoir des contrats de huit ou dix ans pour la gestion du chauffage et production d' eau chaude.
"L' engagement est soldé par le règlement"
Exact si l' engagement est la facture, inexact si l' engagement est "l'ordre de service", dans ce dernier cas l' engagement est soldé par la réception de la facture, il n' y a plus d' engagement mais une dette.
Le tableau de JPM concernant les travaux est incomplet, le vote des travaux par l' A.G. n' implique pas que les ordres de services soient passés.
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JB22
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Posté - 22 oct. 2015 : 18:39:18
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"Le déroulement des opérations d’engagement comprend huit étapes : l’inscription des crédits d’engagement, l’engagement, la constatation du service fait, le mandatement, l’arrêt des inscriptions, le rattachement des charges, l’état des restes à réaliser, la production de l’état des dépenses engagées non mandatées au cours de l’exercice."
Les besoins des "collectivités territoriales" ne sont pas ceux d' un syndicat de copropriété.
Dans les collectivités territoriales, pas de soucis financiers, c' est le contribuable qui paiera. |
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MIBA
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 Posté - 22 oct. 2015 : 18:44:51
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Bonsoir,
Merci aux nombreux contributeurs, qui ne sont pas tous sur la même longueur d'onde en ce qui concerne ce sujet....
Pour en revenir à ma préoccupation initiale, j'en conclue que je peux difficilement exiger de notre syndic une comptabilité calée sur les ordres de service, et que finalement une comptabilité calée sur les dates de facturation est acceptable, dans la mesure où ces facturations sont réalisées dans des délais rapides par rapport aux dates de réalisation des prestations et prises en compte également rapidement par le syndic.
Par contre j'ai compris que je peux exiger du syndic qu'il réalise des "charges à payer" pour prendre en comptabilité des prestations réalisées pendant l'exercice et pour lesquelles les factures nont pas encore été reçues à la date de cloture de l'exercice ( et ne pas les budgéter sur l'exercice suivant en plus du budget "normal").
Comme la plupart des conseillers syndicaux, je ne suis pas du tout spécialiste en comptabilité et à fortiori en comptabilité des copropriétés; le terme de comptabilité d'engagement est pour les non spécialistes plutôt trompeur, car la notion d'engagement peut être interprétée comme une décision de faire ( "je m'engage à "). Finalement il serait plus clair pour les profanes de parler de comptabilité de facturation , à opposer à la comptabilité de trésorerie. |
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JPM
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Posté - 22 oct. 2015 : 18:53:48
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Non ! L'engagement n'est réglé que par le règlement.
Si je commande la réfection des peintures d'un salon à un peintre, je ne suis pas libéré de mon obligation quand il m'envoie sa facture  Je suis libéré quand je l'ai payé !!!
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nefer
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Posté - 22 oct. 2015 : 19:23:14
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citation: Initialement posté par MIBA
Par contre j'ai compris que je peux exiger du syndic qu'il réalise des "charges à payer" pour prendre en comptabilité des prestations réalisées pendant l'exercice et pour lesquelles les factures nont pas encore été reçues à la date de cloture de l'exercice ( et ne pas les budgéter sur l'exercice suivant en plus du budget "normal").
uniquement si le montant est connu : par exemple un OS Ã partir d'un devis
comment voulez vous imputer un dépannage dont vous ne connaissez pas le montant ? |
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JPM
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Posté - 22 oct. 2015 : 20:03:45
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Pour le déroulement de l'opération on peut supprimer le mandatement et l'arrêt des inscriptions.
Pour le reste, le syndic est amené à effectuer des opérations identiques sans les distinguer les une des autres et encore moins les dénommer.
La constatation du service fait, l'état des restes à réaliser par exemple, le syndic le fait.
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Posté - 23 oct. 2015 : 08:19:23
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MBA, si vous avez une entreprise de nettoyage que vous payez tous les mois, il est probable que la facture de décembre va arriver en janvier donc après la fin de l'exercice. Le syndic doit mettre cette facture, dont le montant est connu, dans les charges à payer "facture non parvenue" compte 408. |
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Posté - 23 oct. 2015 : 08:28:13
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JPM,
Ce schéma est inacceptable en copropriété. A la commande, il n'y a pas d'engagement de payer de généré : seulement un engagement de payer SI ET SEULEMENT SI le contrat est honoré par le prestataire.
A la commande impossible de passer une charge, ni une dette. Les seules écritures possibles sont hors bilan. Vérifiez s'il le faut, non pas auprès de juristes généraux, mais des autorités de la comptabilité, seules qualifiées pour se prononcer sur ce sujet !
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Édité par - rédaction Universimmo le 23 oct. 2015 08:30:20 |
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JB22
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Posté - 23 oct. 2015 : 09:28:19
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De rédaction Universimmo:
"Ce schéma est inacceptable en copropriété. A la commande, il n'y a pas d'engagement de payer de généré : seulement un engagement de payer SI ET SEULEMENT SI le contrat est honoré par le prestataire. "
Entièrement d' accord, d' autant que JPM site comme modèle les collectivités territoriales pour justifier la comptabilisation des ordres de services.
"Le déroulement des opérations d’engagement comprend huit étapes : l’inscription des crédits d’engagement, l’engagement, la constatation du service fait, le mandatement, l’arrêt des inscriptions, le rattachement des charges, l’état des restes à réaliser, la production de l’état des dépenses engagées non mandatées au cours de l’exercice."
Car on constate que l' enregistrement des ordres de services est sélectif, il ne prend en compte que la partie concernant le budget de l' exercice, et non pas la totalité des ordres de services.
De toute façon cette comptabilisation est inutile, elle ne sert à rien.
Quel intérêt d' avoir un débit et un crédit de 10.000 € ou de 15.000 € sur des comptes d' attente. Cela est sans effet sur la situation de trésorerie. |
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JPM
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Posté - 23 oct. 2015 : 10:43:41
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Universimmo
citation: A la commande, il n'y a pas d'engagement de payer de généré : seulement un engagement de payer SI ET SEULEMENT SI le contrat est honoré par le prestataire.
Vous évoquez l'hypothèse d'un engagement conditionnel de celui qui passe commande. Un engagement conditionnel est un engagement et il fait naître une obligation.
Mais , dans ce cas la réalisation de la condition serait à la volonté d'une seule des parties : celle qui a proposé le devis. Elle fait ou elle ne fait pas le travail. C'est une condition potestative au sens de l'article 1170 du Code civil. C'est interdit par l'article 1174 du même Code.
En droit l'acceptation d'un devis comportant la description de la prestation, le prix, les modalités d'exécution (délai en particulier) les modalités de paiement, etc ... génère des obligations réciproques :
pour le prestataire ou entrepreneur faire la prestation dans les conditions qu'il a proposées et qui ont été acceptées
pour le syndicat qui commande l'obligation de payer le prix convenu, y compris un acompte à la commande si cela est prévu.
Les deux parties sont tenues sans condition au sens propre du terme.
Si le prix prévu est de 14500 €, le syndicat doit passer un engagement de même montant. Si un acompte à la commande de 4000 € a été stipulé, il est payé avec l'acceptation (passé en 409 avec réduction de l'engagement à due concurrence)
Il est vrai, bien sur, que le paiement total est subordonné à l'exécution de la prestation, mais, en cas de difficulté, il faut recourir aux dispositions du Code civil relatives à l'inexécution du contrat. Pendant tout ce temps le syndicat demeure tenu au paiement.
En cas de retard dans l'exécution ou la livraison le syndicat doit mettre en demeure le prestataire (art. 1146 C. civ.) ou faire constater l'inexécution si un délai avait été stipulé.
Il peut solliciter une autorisation de justice pour faire exécuter la prestation par un autre prestataire aux dépens du fautif qui peut être condamné à faire l'avance des sommes nécessaires (et bien sur à restituer l'avance versée)
Il peut en outre obtenir l'allocation de dommages et intérêts.
Il faut également demander l'annulation du contrat constitué par l'acceptation du devis. C'est cette annulation qui permettra de supprimer l'engagement.
Il est possible de parvenir amiablement à une solution de ce type quand le prestataire ne conteste pas sa responsabilité contractuelle.
Conclusion : l'acceptation d'un devis vaut commande et génère immédiatement un engagement à concurrence du prix convenu.
Si vous tapez acceptation de devis sur Google, vous aurez des dizaines de réponses du genre : " Un devis qui est daté et signé à la fois par le client et le fournisseur ou le prestataire de service permet de conclure un accord officiel entre les deux parties et un tel document s'il est rédigé, daté et signé correctement peut valoir bon de commande, ce devis signé engage autant l'une ou l'autre des parties. "
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JPM
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Posté - 23 oct. 2015 : 11:46:06
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citation: A la commande impossible de passer une charge, ni une dette. Les seules écritures possibles sont hors bilan. Vérifiez s'il le faut, non pas auprès de juristes généraux, mais des autorités de la comptabilité, seules qualifiées pour se prononcer sur ce sujet !
Je n'ai pas, en l'état, la prétention d'établir un guide d'utilisation de la procédure d'engagement juridique.
Je m'emploie à faire valoir que l'article 14-3 exige le respect d'une procédure d'engagement juridique dans le traitement de la comptabilité des syndicats de copropriétaires. La notion d'engagement juridique figurait dans le projet de loi initial.
L'assemblée nationale en 1ere lecture, a adopté un amendement prévoyant l'enregistrement " dès acceptation du devis ou, en cas d'absence de devis préalable, dès réception de la facture "
Le Sénat en première lecture a repris le texte du projet et l'article 14-3 comporte toujours cette rédaction quinze ans après 
Le décret d'application (comptable) du 14 mars 2005 (4 ans après la loi et 2ans après un premier décret avorté) néglige au moins partiellement la procédure d'engagement juridique.
Plus généralement le régime de la comptabilité des syndicats de copropriétaires a été laissé à l'abandon par les pouvoirs publics alors que ceux ci ont émis la prétention d'obliger les syndicats à déposer leurs comptes comme des sociétés commerciales.
Comme cela se passe de temps à autre dans notre domaine, il faudra un arrêt lapidaire de la Cour de cassation pour affoler les volailles.
Deux petites alertes déjà avec un arrêt qui implicitement impose le relevé détaillé des charges et produits pour l'approbation des comptes de l'exercice et un autre arrêt qui condamne une infraction au rattachement des charges à l'exercice. Ce dernier arrêt vise l'engagement juridique mais n'est pas péremptoire puisque la règle du rattachement à l'exercice existait auparavant.
Pour revenir à la question technique, pour les abonnements, par exemple, il y aura des engagements comptables.
Il pourra y avoir des engagements passés en classe 8 par exemple ??
Les experts comptables sont très compétents mais par exemple la nécessité de présenter un relevé général détaillé des charges et produits leur échappe totalement. Les annexes sont suffisantes.
C'est compréhensible puisque les sociétés anonymes ne détaillent pas leurs factures pour les actionnaires.
La notion d'approbation des comptes du mandant n'est connue que des juristes. Pas d'approbation s'il manque 15 € dans le relevé Même une charge imputée directement à un copropriétaire doit apparaître dans le relevé : le paiement du syndicat au syndic et en produit l'imputation de la charge au copropriétaire
Pareil quand on évoque le passage de l'indemnité de logement des gardiens dans les produits, ne serait-ce que pour la satisfaction de l'esprit. Un accord écrit quand même la dessus.
Bref je suis en rapport avec des informaticiens dédiés. Ils sont les plus utiles pour l'instant.
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JPM
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Posté - 23 oct. 2015 : 14:13:19
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C'est un autre visiteur qui me signale cette observation de JB 22.
citation: "L' engagement est soldé par le règlement"
Exact si l' engagement est la facture, inexact si l' engagement est "l'ordre de service", dans ce dernier cas l' engagement est soldé par la réception de la facture, il n' y a plus d' engagement mais une dette.
Comme l'indique cet ancien pilier qu'on ne lit plus mais qui vient toujours dans le forum, la notion d'engagement est très mal perçue "par la population " (comme il dit).
C'est qu'elle correspond à la fois à une notion juridique : une obligation, et à une mission de la comptabilité : faire connaître l'obligation et son montant
La réception de la facture ne permet pas de clôturer l'engagement puisque l'obligation au paiement subsiste. Elle permet à la rigueur de modifier son montant s'il y a lieu. Chez les syndics qui règlent rapidement les factures, l'engagement disparait quasiment en même temps que l'arrivée de la facture.
Mon correspondant, qui est syndic coopératif depuis pas mal des temps tient un tableau des engagements pour les travaux votés en assemblée et quelques interventions d'entretien d'un montant supérieur à 1200 € ht, montant qui sera porté l'an prochain à 1500 € ht. Ce tableau extracomptable est ajouté à l'annexe 1.
Il passe aussi des engagements directs en comptabilité pour les "abonnements ", c'est à dire les redevances périodiques dont le montant est connu dès le début de l'exercice.
Il compte ajouter un tableau pour un emprunt qui sera sans doute décidé en décembre pour l'an prochain. Il y aura un programme de travaux sur trois années.
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JB22
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Posté - 23 oct. 2015 : 17:58:48
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A JPM:
Votre "correspondant" ne comptabilise pas les ordres de services, mais tient, en extra comptable, des tableaux d' informations, d' ailleurs limités à un certain montant.
Il les joints à l' annexe 1, c'est ce que l' on appelle les "engagements hors bilan" cela fait partie des informations, librement, communiquées aux copropriétaires.
Aucun syndic ne comptabilise les ordres de services, on peut donc s' étonner que depuis le décret de 14 mars 2005, aucune contestation n' ait été faite par des copropriétaires lésés par ce manque d'
information; puisque selon JPM il y a préjudice.
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JPM
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Posté - 23 oct. 2015 : 19:01:57
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L'excellent plan comptable de Charles Levinshon (Informations rapides de la copropriété 1987 p 183 comportait une classe 8 affectée aux provisions appelées dans un ensemble immobilier par les syndicats principaux, unions de syndicats et ASL
Compte tenu de la jurisprudence ces comptes n'ont plus de raison d'être. Il est donc possible de réutiliser la classe 8 comme je l'ai indiqué.
Il comportait aussi la comptabilité analytique en classe 9. Ce qui permettait d'obtenir un journal de répartition de charges.
Le projet de décret comptable de 2002 comportait un tableau des engagements réservé aux opérations pluriannuelles.
Les copropriétaires ? On avait réussi à faire lire correctement une balance détaillée par bon nombre d'entre eux. Ils étaient très contents d'avoir un document unique accompagné de sa synthèse réduite (l'annexe 1 actuelle en plus simple et sans comparatif).
Ils ne comprennent pas grand chose aux 5 annexes. On leur avait fait gober que le relevé général des charges et produits était inutile et qu'il suffisait de répartir les insuffisances ou trop-perçus qui sont en fait des trop appelés.
De nombreux syndics ne clôturent pas les exercices. Les copropriétaires ne comprennent pas comment la balance de leur immeuble de 20 lots avec un budget de 30 000 € peut comporter pour un syndic en place depuis six ans trente cinq comptes n'ayant pas été mouvementés lors du dernier exercice et avec des totaux effarants. C'est simple : cumul de tous les mouvements depuis six ans. De plus on trouve des opérations de 2015 dans les comptes arrêtés au 31 décembre 2014
Vous pensez bien qu'ils ne vont pas s'occuper de l'engagement !
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Posté - 24 oct. 2015 : 12:45:25
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Classe 8 ou 9 = hors bilan ; aucun problème pour donner de l'info aux copropriétaires sur les engagements du syndicat mais il ne faut pas confondre engagement et dette : dont tant qu'on ne touche pas à la classe 6 et à la classe 4, tout va bien. Charges et dettes mouvementent uniquement quand le contrat est exécuté, même si la prestation n'est pas acceptée. Une facture litigieuse ne peut être décomptabilisée que sur avoir du cocontractant ou décision de justice, là -dessus nous sommes bien d'accord ! |
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JB22
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Posté - 24 oct. 2015 : 13:45:54
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"avec des totaux effarants. C'est simple : cumul de tous les mouvements depuis six ans. De plus on trouve des opérations de 2015 dans les comptes arrêtés au 31 décembre 2014"
Il est certain que ce syndic ne maitrise pas son logiciel de gestion ni la comptabilité.
Qu'il ne solde pas les comptes en fin d' exercice ne présente aucune irrégularité à partir du moment où dans les "A nouveaux" il ne reprend pas les soldes des comptes de classes 6 et 7.
Ce qui est nécessaire c' est que les comptes de classes 6 et 7 soient équilibrés.
Dans ma comptabilité sous Excel, je fonctionne ainsi depuis plusieurs années sans problème.
Si les comptes étaient soldés il ne serait plus possible d' éditer les états.
Dans cette comptabilité, d' un simple "clic" j' édite le grand-livre, la balance, le relevé détaillé des charges courantes et travaux.
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JPM
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Posté - 24 oct. 2015 : 16:04:25
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J'en termine avec les travaux parlementaires
En seconde lecture, M. Patrick Umbert, dans son rapport à l’Assemblée nationale du 20/06/2000, écrivait :
« Le deuxième alinéa [de l’art. 14-3] avait fait l'objet d'une précision à l'Assemblée nationale, où les dates d'imputation des charges et produits du syndicat avaient été distinguées, selon que les dépenses étaient ou non précédées d'un devis. Le Sénat a adopté une modification rédactionnelle de cet alinéa, que votre rapporteur vous propose de retenir. »
L’Assemblée a suivi l’avis du rapporteur et le second alinéa a été ainsi adopté par les deux Chambres dans les termes identiques que nous connaissons.
Personne ne peut contester maintenant que l'engagement juridique c'est l'ordre de service. On peut y ajouter la commande d'un bien ou d'un service sur tarification connue et bien entendu toutes les redevances liées à des contrats, payables périodiquement et d'avance et celles fiscales ou sociales pouvant être estimées.
Un expert-comptable pas très au courant de la comptabilité des syndicats bien qu'étant copropriétaire a été frappé par la comparaison avec la loi LOLF d'où sa jolie formule : " c'est la politique des petites enveloppes ".
Son syndic (indépendant) est aussi son client. Ils ont fait l'an dernier une simulation bricolée. L'engagement est passé en créditeurs divers dans des sous comptes bien organisés et la contrepartie dans le compte 6 approprié. Pas question de généraliser ce bricolage mais il est incontestable qu'en cours d'exercice la balance fournit une information plus fiable. Un chantier de 4000 € commandé en juin pour exécution et paiement fin septembre saute à la figure.
Pour JB 22 qui écritcitation: Qu'il ne solde pas les comptes en fin d' exercice ne présente aucune irrégularité à partir du moment où dans les "A nouveaux" il ne reprend pas les soldes des comptes de classes 6 et 7.
C'est une infraction grave à l'article 5 de l'arrêté du 14 mars 2005 et plus généralement une faute professionnelle substantielle puisqu'elle permet des agissements frauduleux.
L'indépendance des exercices est un " Principe comptable selon lequel, pour obtenir des résultats significatifs par exercice, chaque charge et chaque produit doit être rattaché à l'exercice qui le concerne et à cet exercice seulement. En conséquence, le résultat comptable n'est pas déterminé à partir des flux de trésorerie, mais à partir des dates d'engagement juridique."
Moi aussi j'utilise Excel et je sais bien qu'on ne peut rien clôturer véritablement avec Excel. Mais les plus modestes syndics professionnels travaillent avec des logiciels qui doivent permettre de clôturer réellement les exercices, provisoirement puis définitivement.
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JB22
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Posté - 24 oct. 2015 : 16:59:32
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De JPM:
"C'est une infraction grave à l'article 5 de l'arrêté du 14 mars 2005 et plus généralement une faute professionnelle substantielle puisqu'elle permet des agissements frauduleux."
Elle ne permet pas plus d' agissement frauduleux que toute autre solution.
Les comptes sont clôturés par la répartition de l' excédent ou de l' insuffisance conformément au décret comptable.
Quelque que soit la méthode employée, en informatique il est toujours possible de faire des agissement frauduleux.
De JPM:
"Ils ont fait l'an dernier une simulation bricolée. L'engagement est passé en créditeurs divers dans des sous comptes bien organisés et la contrepartie dans le compte 6 approprié."
La charge est mise au débit d' un compte 6, elle est donc considérée comme faite et les travaux terminés ?
Je ne suis pas sur que les copropriétaires apprécieront de payer des charges avant leur réalisation.
"il est incontestable qu'en cours d'exercice la balance fournit une information plus fiable"
Pour qui ?, les copropriétaires n' ont pas accès à ses informations en cours d' exercice. |
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comptabilité d'engagement : théorie et pratique 
