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goutelette
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 Posté - 22 déc. 2015 : 17:50:04
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Bonjour,
J' aimerai confirmation ou non concernant la lecture du compte banque 51200 .
Faut-il considérer chaque écriture comme un paiement effectué ?
Je m' explique : Lors de la vérification des comptes ( liste jointe des dépenses détaillées) en absence d' une facture ? le montant correspondant a été supprimé.
Cependant je m' aperçois que le montant apparaît sur le compte banque. Pas de seconde écriture en débit.
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Posté - 22 déc. 2015 : 18:56:48
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citation: Je m' explique : Lors de la vérification des comptes ( liste jointe des dépenses détaillées) en absence d' une facture ? le montant correspondant a été supprimé.
Cependant je m' aperçois que le montant apparaît sur le compte banque. Pas de seconde écriture en débit.
Si vous avez un crédit au 512, vous avez obligatoirement un débit quelque part, sinon la balance ne sera pas bonne.
Avez vous un exemple de ce crédit au 512, sans un débit trouvé quelque part... ? suivant les comptables, leur façon de procéder et leur logiciel, ce "débit" peut être non pas caché, mais difficile à trouver et peut l'être sans facture enregistrée....
Je prends un exemple : chez certains syndics, les frais bancaires mensuels apparaissent bien en crédit du 512, mais leur débit ne se retrouve pas avec une facture, mais sur le compte de la classe 6 des frais bancaires. |
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goutelette
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Posté - 22 déc. 2015 : 20:16:12
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Bonsoir Rambouillet,
Je pense comprendre, votre remarque..
Pour prendre ce problème sur un point précis (ce problème ne paraissant pas isolée)
Cela concerne la facturation téléphone ascenseur.
J' ai donc pris le compte 606100 qui a éclaté cette année ??
Toutes les factures de l' exercice apparaissent dans la colonne de gauche, dont celle qui m' interpelle.
Déjà en 2014 ( Changement de syndic en fin d'année) une facture paraissant en doublon, fin d' exercice.
la comptable la purement et simplement retiré dans le relevé d' Etat des charges". mais aucune trace d' avoir.
A savoir que jusqu' a l'an dernier nous avions un compte pivot. De ce fait l' important était ce qui était facturé au Syndicat.
citation: Si vous avez un crédit au 512, vous avez obligatoirement un débit quelque part, sinon la balance ne sera pas bonne.
C' est ce que je pensais aussi ..... Mais non . J' ai regardé les comptes des autres années, les deux colonnes ne sont jamais équilibrées.
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Clivie
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Posté - 26 déc. 2015 : 11:37:05
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Bonjour Goutelette,
cela peut être du au fait que cette facture ait été émise en 2015 (et éventuellement payée en 2015 ce qui est apparemment le cas chez vous si j'ai bien compris) mais qu'elle corresponde à une facturation pour 2016 (par exemple la facture date du 30/11/2015 mais facturerait l'abonnement téléphone ascenseur pour le 1er trimestre 2016).
Dans ce cas, la facture ayant été reçue en 2015 mais la charge devant comptablement être affectée en 2016, vous devriez trouver un débit dans un compte "charge constatée d'avance" qui est un compte commençant par 486. |
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goutelette
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Posté - 26 déc. 2015 : 15:22:49
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citation: Clivie Dans ce cas, la facture ayant été reçue en 2015 mais la charge devant comptablement être affectée en 2016, vous devriez trouver un débit dans un compte "charge constatée d'avance" qui est un compte commençant par 486.
NON, ces factures n' apparaissent pas sur le compte 486.
Ces factures sont en période de plein exercice.
Ce dont je n'arrive pas à clarifier et aimerait comprendre, c'est le rapport" facturation apparaissant dans le GL compte 512 banque, et la facturation des charges à la copropriété "?.
Quand par hasard la nature apparaît comme les paiements bi mensuel, téléphones, je devrais pouvoir pointer chaque paiement.
(Libellés, ou natures, absents ,le syndic faisant des virements groupés.)
Nous avons signalé l'année dernière des factures payées 2 fois.
La comptable les a supprimées des comptes des charges Copropriété.
Cependant je pensais trouver cette année un Avoir et annulation du montant sur le compte banque?
Je n'ai pas posé la question préoccupée de nouveau cette année avec un sac de nœud de factures, regroupées.
Et la présence d'autres faisant doublon.
En présence d'une facturation trop importante, la comptable a supprimé de nouveau cette année sur le Compte de Charge une facture.
Je m'inquiète de la répétition de cette solution, car quand nous avions un CPT Pivot, cela regardait le Syndic s'il payait en double des factures.
Maintenant que notre compte est séparé, tout paiement est à notre charge, et noyé en banque..... si je ne me trompe ?
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Posté - 26 déc. 2015 : 18:39:23
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goutelette : Je m'inquiète de la répétition de cette solution, car quand nous avions un CPT Pivot, cela regardait le Syndic s'il payait en double des factures.
Maintenant que notre compte est séparé, tout paiement est à notre charge, et noyé en banque..... si je ne me trompe ?
Goutelette !!!!!!!!
Le compte individualisé ou le compte séparé ne change rien à la comptabilité et au paiement des factures.
Une facture payée 2 fois concerne les fonds du SDC !! pas ceux du syndic.
Vous avez un compte séparé, rien n'est noyé , bien au contraire. Vous devez retrouvé chaque facture et son paiement.
goutelette :"Nous avons signalé l'année dernière des factures payées 2 fois.
La comptable les a supprimées des comptes des charges Copropriété."
"En présence d'une facturation trop importante, la comptable a supprimé de nouveau cette année sur le Compte de Charge une facture."
Tout cela est IMPOSSIBLE ! trop de factures, et hop la comptable supprime " des factures ????
Quand on saisi 2 fois la même facture on annule la deuxième facture par une écriture comptable. Quand on paie 2 fois une facture cela se voit facilement avec la balance, et les soldes.
La compta c'est " simple". Un crédit a sa contrepartie débit, et un débit sa contrepartie crédit.
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goutelette
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Posté - 26 déc. 2015 : 19:56:17
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Philippe388,
citation: Le compte individualisé ou le compte séparé ne change rien à la comptabilité et au paiement des factures.
Une facture payée 2 fois concerne les fonds du SDC !! pas ceux du syndic.
Avec un compte au nom du Syndicat : OUI et c' est ce qui m' inquiète dans la mesure ou nous avons des paiements par virement groupés. sans détail de Nature.
Avec un compte pivot : NON. En 18 ans de Présidence, je peu affirmer, qu' il est déjà arrivée plus d' une fois, qu' une facture soit payée au fournisseur et aucune trace dans les compte du Syndicat .
Egalement, facture payée une fois par chèque,, une fois par virement.
Sur les comptes du Syndicat que je suivais de près, un seul paiement
.
Nous avons changé de syndic il y a deus ans, et dans les comptes de l' exercice 2015 nous avons la surprise de bénéficier d' un avoir imprévu d' une entreprise .
Paiement unique annuel . Impossible de se tromper.
Raison : Avoir pour double paiement en 2013 .
Dans les comptes du Syndicat un seul paiement.
Le GL n' est pas le miroir des comptes du syndicat. Ou si cela devrait- être il faudrait obliger les syndics à être plus précis et utiliser toujours les mêmes termes pour un même produit ou même fournisseur.
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JB22
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Posté - 26 déc. 2015 : 20:45:19
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Une facture doit être enregistrée au débit d' un compte de charges, classe 6xx par le crédit d' un compte fournisseurs (401xxx). Ce que vous devez contrôler c' est qu' une même facture ne soit pas enregistrée deux fois.
Un règlement au fournisseur doit être enregistré au débit du compte fournisseur (401xxx) par le crédit du compte de banque (512). Vous devez vérifier que la facture n' est pas payée deux fois.
Les régularisations éventuelles doivent être enregistrées par un écriture inverse. |
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Posté - 27 déc. 2015 : 11:09:53
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goutelette : "blue]Le GL n' est pas le miroir des comptes du syndicat"
C'est faux !!! c'est le reflet exact de tous les mouvements comptables.
Chaque écriture est identifiable, paiement comme facture.
Le compte pivot n'a rien à voir avec la comptabilité du SDC.
Le compte individualisé du SDC dans le compte du syndic, suit les mêmes règles comptables que le compte séparé. La seule différecne qui gêne la vérif des comptes ce sont els virements groupés, ou vous devez charchez dans ce GL TOUTES les factures concernant ces paiement groupés
ET pour info, les comptes pivot sont illégaux.
goutelette :" je peu affirmer, qu' il est déjà arrivée plus d' une fois, qu' une facture soit payée au fournisseur et aucune trace dans les compte du Syndicat .
Egalement, facture payée une fois par chèque,, une fois par virement.
Sur les comptes du Syndicat que je suivais de près, un seul paiement[/blue]"
Cela est IMPOSSIBLE. comment pouvez vous savoir qu'une facture est payée alors que vous ne connaissez pas cette facture ? Comment savoir qu'une facture a été payée 2 fois alors qu'un seul paiement apparait en comptabilité ?
Une facture = un paiement
un paiement = une facture.
Sinon aucune possibilité d'avoir une facture équilibrée.
Il s'agit ici d'un CS noyé dans la comptabilité et le GL.
Lors de la vérif des comptes, le syndic DOIT jusitifier chaque écriture qui pose problème. Une écriture qui n'a pas de compensation pose question, il est facile à la compta de répondre. Supprimer une facture est impossible, sans une écriture inverse. Tout cela n'est pas de la comptabilité.
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Posté - 27 déc. 2015 : 11:41:01
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Goutelette,
Vos problèmes d'enregistrement des écritures m'évoquent des problèmes rencontrés avec un logiciel utilisé par notre syndic.
Savez-vous avec quel logiciel est traité votre comptabilité ?
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goutelette
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Posté - 27 déc. 2015 : 12:14:37
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Merci, JB22, pour cette explication. 'Il me reste plus qu' Ã me concentrer pour de la mettre en pratique.
Mon gros problème est en effet, la difficulté de maitriser les colonnes " Débit , Crédit" comme :Le compte 401 000 Factures parvenues.
je n'arrive pas à différencier ce que représente les colonnes Débit, et Crédit .Une majorité de chiffres n'apparaissant pas systématiquement dans les deux colonnes ?
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goutelette
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Posté - 27 déc. 2015 : 12:20:32
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citation: Louise BOURLES: Savez-vous avec quel logiciel est traité votre comptabilité ?
Je pense que le logiciel s'appel ARAMIS.
Notre ancien syndic avait également celui -ci. Donc nous ignorons si un autre logiciel, serait plus compréhensible ? |
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Louis92
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Posté - 27 déc. 2015 : 13:01:01
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goutelette, j'ai aussi eu des difficultés à comprendre les débits et crédits : pour bien comprendre, il faut avoir en tête que le débit (ou le crédit) d'un compte prend tout son sens avec le crédit (ou le débit) d'un autre compte à la manière des vases communicants. Pour garder en tête cela, je me suis fait un dessin et je l'ai mis sur UI en pensant à des gens comme vous et moi. Voyez le sujet "'Dessin synthétisant principes comptabilité copro" http://www.universimmo.com/forum_un...&whichpage=3
Vous y verrez comment le compte 401 participe au processus comptable global. J'espère que cela vous aidera.
Cdlt. Louis92. |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 27 déc. 2015 : 16:05:34
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]citation: Philippe 388 : C'est faux !!! c'est le reflet exact de tous les mouvements comptables.
Chaque écriture est identifiable, paiement comme facture.
Personne ne peu confirmer l'exactitude à 100%,de la bonne application des cabinets comptables sur l'ensemble de chaque exercice.
citation: La seule différecne qui gêne la vérif des comptes ce sont els virements groupés, ou vous devez charchez dans ce GL TOUTES les factures concernant ces paiement groupés
Ne pensez vous pas que cette "Seule différence" en présence de 53 pages du GL et 70 000 € a ventiler, n'est pas seulement gênante, mais fait obstruction.. La vérification des comptes, au bureau du Syndic n' est pas un stage d' une semaine, mais d'une matinée.
citation: Cela est IMPOSSIBLE. comment pouvez vous savoir qu'une facture est payée alors que vous ne connaissez pas cette facture ? Comment savoir qu'une facture a été payée 2 fois alors qu'un seul paiement apparaît en comptabilité ?
1 :Le fait que le C/S présent sur le terrain, à connaissance des travaux, et devis ou achats effectués.
2 : Un paiement apparaissant 2 fois sur le GL, le C/S chargé de la vérification acceptait l' unique facture à porter a charge du Syndicat.
3: Dans l' historique nous avons eux également des factures qui ne nous concernaient pas et enregistrées au GL. Refusées lors de la vérification des factures.
N'ayant pas de compte banque au nom du Syndicat, nous avions aucune raison d'en faire le suivi sur l'exercice suivant.
Privilégier la compta/ par l' informatique et codification est certainement bien, mais l' erreur est avant tout humaine, et existera toujours. Noyée dans l' informatique, pour une majorité que nous sommes, elle devient invisible.
Notre nouvelle inquiétude ...Le suivi du compte Banque.
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JB22
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Posté - 27 déc. 2015 : 16:51:03
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"1 :Le fait que le C/S présent sur le terrain, à connaissance des travaux, et devis ou achats effectués."
En présence d' une facture au crédit du compte fournisseur, il faut effectivement s' assurer que la prestation à bien été effectuée.
"2 : Un paiement apparaissant 2 fois sur le GL, le C/S chargé de la vérification acceptait l' unique facture à porter a charge du Syndicat."
Si une même facture a été enregistrée deux fois, et payée une seule fois le compte fournisseur doit apparaître créditeur, et deux fois dans le relevé des charges, l' opération doit être refusée et régularisée.
"3: Dans l' historique nous avons eux également des factures qui ne nous concernaient pas et enregistrées au GL. Refusées lors de la vérification des factures.
N'ayant pas de compte banque au nom du Syndicat, nous avions aucune raison d'en faire le suivi sur l'exercice suivant"
Comme il faut s' assurer que la prestation a bien été réaliser il faut aussi s' assurer que la facture concerne bien le syndicat, cette erreur est malheureusement assez fréquente.
Il arrive aussi que des règlements soient imputés au syndicat alors que ces règlements ne le concerne pas.
Il faut toujours vérifier la reprise des "à nouveaux" en début d' exercice, indépendamment de la nature des compte bancaires.
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Posté - 27 déc. 2015 : 17:33:54
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goutelette :" je n'arrive pas à différencier ce que représente les colonnes Débit, et Crédit .Une majorité de chiffres n'apparaissant pas systématiquement dans les deux colonnes ?"
C'est tout le problème !! vous ne trouvez pas les écritures, mais elles existent . Il faut savoir ou chercher pour les trouer et non pas accuser la comptable.
goutellet : "Personne ne peu confirmer l'exactitude à 100%,de la bonne application des cabinets comptables sur l'ensemble de chaque exercice.
"
OUH LA !! méconnaissance comptable du syndic en ce qui concerne la comptabilité.
Il ne s'agit que de chiffres, et ils ne disparaissent jamais en compta !
Tenir une comptabilité n'est pas un exercice aléatoire ! il a ses règles et demander donc à un expert comptable si il ne peut confirmer à 100 % la TOTALITE des exercices comptables qu'il vérifie. SI ce n'est pas le cas, alors il engage LOURDEMENT sa propre responsabilité en cas de controle.
goutelette !:" en présence de 53 pages du GL et 70 000 € a ventiler,"
PEANUTS; vous parlez ici d'une toute petite comptabilité.
Un CS incapable de vérifier qui accuse les comptables !! c'est pas bien   |
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JB22
Pilier de forums
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Posté - 27 déc. 2015 : 18:51:11
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"Tenir une comptabilité n'est pas un exercice aléatoire ! il a ses règles et demander donc à un expert comptable si il ne peut confirmer à 100 % la TOTALITE des exercices comptables qu'il vérifie. SI ce n'est pas le cas, alors il engage LOURDEMENT sa propre responsabilité en cas de contrôle."
Non, un expert comptable ne peut pas certifier à 100 % la TOTALITE des exercices.
Un rapport d' expertise fait toujours état de procédures par sondages et des diligences habituelles apportées en la matière. |
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bilunette
Contributeur débutant
74 message(s)
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Posté - 10 janv. 2016 : 09:13:12
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La vérification du compte banque dans notre copropriété est difficile, car beaucoup d'opérations sont groupées, remises de chèques groupées, paiements groupés de fournisseurs.
Suite à des irrégularités découvertes, notre banque et le syndic ont fini par délivrer à un membre du conseil syndical, un droit de consultation en ligne de notre compte bancaire (grosse copropriété).
Le CS consacre plus de temps à la vérification des justificatifs des dépenses, et des comptes de travaux.
N'oubliez pas de vérifier l'état financier (= bilan).
JB22 :" Il arrive aussi que des règlements soient imputés au syndicat alors que ces règlements ne le concerne pas."
J'ai également constaté cela plusieurs fois. et qu'une même facture passe dans la comptabilité de 2 bâtiments. Notre copropriété comprend plusieurs bâtiments. |
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goutelette
Contributeur vétéran
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Posté - 10 janv. 2016 : 11:19:49
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citation: bilunette :La vérification du compte banque dans notre copropriété est difficile, car beaucoup d'opérations sont groupées, remises de chèques groupées, paiements groupés de fournisseurs .
citation: JB22 :" Il arrive aussi que des règlements soient imputés au syndicat alors que ces règlements ne le concerne pas."
Les remarques de bilunette et JB22 confirme le malaise du compte séparé.
Ce qui veut dire que le GL du syndicat n' a pas mission de transparence des comptes du Syndicat.
Le paiement d'une facture peut être erronée pour divers raisons, le comptable étant en bout de chaîne, n'ayant pas mission à déterminer le bien fondé des factures..
De ces faits est-il prévu que le Syndic est obligation (au même titre que les factures), de donner accès au relevé annuel du compte bancaire au C/S et au copropriétaire intéressé qui en ferait la demande (EXP: Au moment de l'arrêté de l'exercice) ?
Ceci en toute légalité, sans heurter l'égo du syndic.
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Posté - 10 janv. 2016 : 11:41:44
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goutelette : De ces faits est-il prévu que le Syndic est obligation (au même titre que les factures), de donner accès au relevé annuel du compte bancaire au C/S
Mais le CS DOIT avoir tous les relevés du compte bancaire !!! Le syndic a obligation de fournir TOUS les docs concernant le SDC; mais il faut peut-^tre que le CS lui réclame !!
Le GL est le seul doc comptable qui vous permet de vérifier TOUS les mouvements comptables. Vous pouvez retrouver TOUTES les éctitures concernant les paiement groupés. ET c'est beacoup plus facile avec un compte séparé.
Quant au comptable, il n'a pas à vérifier si les factures sont conformes au devis, au travaux, .... c'est de la gestion, le boulot du syndic ET du CS, et non de la compta !
le comptable prend en compte les docs qu'on lui donne : factures, réglements, ... |
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JB22
Pilier de forums
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Posté - 10 janv. 2016 : 12:52:52
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"Les remarques de bilunette et JB22 confirme le malaise du compte séparé'.
Sur le plan comptable aucune différence de traitement, entre un compte séparé et un compte individualisé au nom du syndic.
La différence est que dans un compte séparé les fonds appartiennent au syndicat et que dans un compte individualisé les fonds sont détenus par le syndic, la différence se fait sentir en cas de faillite du syndic, en cas de changement de syndic lors de la transmission des fonds.
"Quant au comptable, il n'a pas à vérifier si les factures sont conformes au devis, au travaux, .... c'est de la gestion, le boulot du syndic ET du CS, et non de la compta !"
Le syndicat n' a pas à tenir comptes des responsabilité des uns et des autres , des employés du syndic, la responsabilité du syndic, vis à vis du syndicat, ne se divise pas. |
Édité par - JB22 le 10 janv. 2016 12:53:51 |
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Vérification des comptes; Pas facile ... 
