II. Tolérance

- menues acquisitions de produits consommables.

5 Il est, cependant, admis que les menues acquisitions de produits consommables peuvent ne pas être assorties des factures correspondantes (cf. 4 G 3331, n°s 25 à 27).

- Frais de voyage, réception et représentation.

6 De même, la déduction des frais de voyage, de réception et de représentation des chefs d'entreprise ne doit pas être refusée systématiquement pour le seul motif que le montant de ces frais n'est pas justifié par la production de documents formant preuve certaine lorsque les sommes comptabilisées au titre de ces frais correspondent effectivement à des dépenses d'ordre professionnel et ne sont pas excessives eu égard à la nature et à l'importance de l'exploitation ainsi qu'à toutes autres circonstances propres à chaque cas particulier.

Le Conseil d'État a jugé qu'il y avait lieu d'admettre en déduction les frais de déplacement retracés sur un cahier de dépenses par un exploitant individuel dès lors que leur montant apparaissait justifié eu égard au nombre de journées passées chaque année en déplacement pour les besoins de la profession (CE, arrêt du 15 octobre 1965, req. n° 55359, 9e s.-s.).

B. DÉDUCTION FORFAITAIRE DE CERTAINS FRAIS

12 L'obligation pour les entreprises de conserver les justifications de toutes leurs opérations pour appuyer leurs écritures comptables et leurs déclarations de résultat est parfois difficile à respecter en ce qui concerne certaines dépenses telles que frais de carburant et menus frais généraux.

Aussi dans un souci de simplification, le paragraphe II de l'article 106 de la loi de finances pour 1990 (codifié à l'article 302 septies A ter A du code général des impôts) offre aux contribuables qui optent pour la comptabilité super-simplifiée la possibilité d'évaluer de façon forfaitaire certaines dépenses et les dispense de produire les justificatifs relatifs à certains frais généraux accessoires (cf. ci-dessus n°s 5 et 6).
.../...

Le décret n° 97-260 du 18 mars 1997 précise les modalités déclaratives des exploitants qui choisissent l'enregistrement forfaitaire des frais de carburant.

Les nouvelles dispositions s'appliquent pour la détermination des résultats des exercices clos à compter du 1er janvier 1997.

Ces dispositions ont été commentées par le BOI 5 E-2-97 auquel il convient de se reporter.

1. Dépenses relatives aux carburants.

14 L'article 302 septies A ter A du CGI prévoit que « les frais relatifs aux carburants consommés lors des déplacements professionnels de l'exploitant peuvent être enregistrés forfaitairement d'après un barème qui est publié chaque année ».

. S'agissant des dépenses de carburant supportées par l'exploitant, seules les entreprises individuelles relevant de l'impôt sur le revenu soumises de plein droit ou sur option au régime simplifié d'imposition et ayant opté pour la comptabilité super-simplifiée peuvent bénéficier de la mesure. Par suite les personnes morales en sont exclues.

15 Cette mesure de simplification concerne :

• les frais relatifs aux carburants ...

Il s'agit des dépenses d'essence, de gazole, de GPL utilisés comme carburants à l'exclusion des frais relatifs à l'entretien, la réparation, l'assurance ou l'amortissement du véhicule.

• ... consommés lors de déplacements professionnels
Les frais de carburant supportés à raison des déplacements ou voyages peuvent faire l'objet d'une évaluation forfaitaire dès lors qu'ils correspondent effectivement à des dépenses professionnelles effectuées pour les besoins de l'entreprise.

Sur la notion de frais de voyage et de déplacement exposés par l'exploitant individuel, il y a lieu de se reporter aux commentaires développés ci-après 4 C 425 n°s 2 et 3.

16 La mesure de simplification vise essentiellement les frais de carburant afférents aux véhicules affectés à un usage mixte pour lesquels il n'existe pas toujours de justificatif.

Par suite sont exclus du bénéfice de cette mesure les frais de carburant qui concernent :

• d'une part les véhicules uniquement affectés à un usage professionnel tels que les camions, tracteurs, véhicules utilitaires

• d'autre part les véhicules utilisés par les entreprises qui ont pour objet même le transport de personnes ou de marchandises (taxis, transporteurs )

17 Les dépenses de carburant à prendre en compte sont déterminées par application d'un barème forfaitaire au nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel.

L'exploitant doit donc, comme par le passé, être en mesure de justifier de l'utilisation professionnelle du véhicule et du kilométrage parcouru à ce titre.

Le barème à utiliser qui se distingue de celui concernant l'évaluation des frais professionnels des salariés et des professions non commerciales, est publié chaque année par l'administration (cf. annexe 1).

Ces dispositions restent sans incidence sur les modalités de déduction des autres dépenses afférentes aux véhicules (assurance, entretien,...).

18 Cela étant, la forfaitisation des frais de carburant constitue une simple faculté offerte aux contribuables. L'option pour l'évaluation forfaitaire de ces dépenses est indiquée expressément sur l'état annexe joint à la déclaration de résultats (cf. art. 2 du décret n° 90-1249 du 31 décembre 1990 ; v. annexe 2). Elle comporte des conséquences tant sur le plan comptable que sur le plan fiscal.

En effet, la déduction fiscale des frais forfaitaires relatifs aux dépenses de carburant est subordonnée à leur enregistrement dans la comptabilité super-simplifiée. Bien entendu dans le cas où les dépenses réelles sont en tout ou partie enregistrées, seule la différence qui existe, le cas échéant, entre le montant forfaitaire total et les frais réels doit faire l'objet d'une comptabilisation supplémentaire.

19 En pratique, les exploitants doivent annexer à leur déclaration un état rédigé sur papier libre conforme au modèle joint en annexe 3. Ils doivent y mentionner leur option ainsi que :

- le type et l'immatriculation du ou des véhicules concernés ;

- le nombre total de kilomètres parcourus en distinguant ceux effectués pour les besoins de l'entreprise ;

- le montant forfaitaire des frais de carburant ;

- les modalités de comptabilisation des frais de carburant.

20Exemple :

- nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel : 10 000 ;

- prix du kilomètre estimé forfaitairement : 0,5 F2 ;

- évaluation forfaitaire des frais de carburant : 5 000 F ;

- dépenses réelles de carburant enregistrées par l'exploitant en cours d'exercice : 3 500 F ;

- déduction supplémentaire susceptible d'être pratiquée par l'exploitant :

5 000 F (évaluation forfaitaire) - 3 500 F (frais réels) = 1 500 F.

Cette somme doit être enregistrée en comptabilité : ainsi, le compte de charges correspondant peut être débité par le crédit du compte de l'exploitant (voir modèle en annexe 3).

19 En pratique, les exploitants doivent annexer à leur déclaration un état rédigé sur papier libre conforme au modèle joint en annexe 3. Ils doivent y mentionner leur option ainsi que :
- le type et l'immatriculation du ou des véhicules concernés ;
- le nombre total de kilomètres parcourus en distinguant ceux effectués pour les besoins de l'entreprise ;
- le montant forfaitaire des frais de carburant ;
- les modalités de comptabilisation des frais de carburant.

20 Exemple :
- nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel : 10 000 ;
- prix du kilomètre estimé forfaitairement : 0,5 F2 ;
- évaluation forfaitaire des frais de carburant : 5 000 F ;
- dépenses réelles de carburant enregistrées par l'exploitant en cours d'exercice : 3 500 F ;
- déduction supplémentaire susceptible d'être pratiquée par l'exploitant :
5 000 F (évaluation forfaitaire) - 3 500 F (frais réels) = 1 500 F.