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Copropriété : consultation des pièces comptables et affichages pour les résidants
8/1/2016
Pour les assemblées générales de copropriété tenues à partir du 1er avril 2016, les jours, lieu et heures de consultation des pièces justificatives des charges de la copropriété devront être mentionnées sur la convocation à l'assemblée. Cela concerne les copropriétaires autres que les membres du conseil syndical, car pour ces derniers, le droit de consultation existe toute l'année.
Pour les autres, la consultation peut avoir lieu pendant la période s'écoulant entre la convocation à l'assemblée générale et la tenue de celle-ci. Elle concerne les pièces justificatives des charges (factures, contrats de fourniture et d'exploitation, quantité consommée, prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges...), qui doivent être tenues à leur disposition par le syndic en son siège ou au lieu où il assure habituellement l'accueil des copropriétaires, au moins un jour ouvré. Les pièces justificatives des charges doivent être présentées "classées par catégories". Il peut s'agir de documents originaux ou de copies. Le ou les jours et horaires impartis à la consultation seront fixés par le syndic et devront être indiqués sur la convocation à l'assemblée. Lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, les jours et heures de consultation doivent être fixés pendant les horaires d'accueuil dans le contrat de syndic. Pour étudier les documents, les copropriétaires pourront être assistés par un membre du conseil syndical.
A noter que depuis juillet 2015, les syndics sont fortement restreints dans la facturation des frais de photocopie. Ils sont inclus dans leurs honoraires forfaitaires annuels au titre de leurs prestations de gestion courante. Mais si les copropriétaires veulent des copies des pièces justificatives consultées, le syndic pourra facturer cette prestation aux copropriétaires.
Par ailleurs, toujours pour les assemblées de copropriétaires tenues à partir du 1er avril 2016, le syndic devra, dans un délai de trois mois après leur tenue, informer les occupants de chaque immeuble (propriétaires occupants, locataires et occupants à titre gratuit) des décisions qui sont susceptibles d'avoir des conséquences sur les charges et sur leurs conditions d'occupation de l'immeuble. Il s'agit principalement des mesures concernant la maintenance, l'entretien de l'immeuble, les travaux, les diagnostics, les audits, les études techniques et la présence du personnel ou des prestataires.
Lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est procédé à l'anonymisation de leur contenu. Les mesures entraînant une saisie immobilière ou une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat ainsi que les prestations de gestion confiées au syndic ou pour lesquelles il est mandaté resteront toutefois confidentielles. La décision de licencier le gardien, concierge ou employé d'immeuble ne pourra pas être portée à la connaissance des occupants avant que ce dernier ait reçu la lettre lui notifiant son licenciement.
Cette information devra s'effectuer par affichage pendant un mois à un emplacement prévu à cet effet s'il en existe un, ou par circulaire dans chacune des boîtes aux lettres ou remise avec le courrier.
