En application l’article 54 de la loi "ALUR du 24 mars 2014, les syndics vont devoir établir pour chacune de leurs copropriétés comportant au moins un logement, puis mettre à jour chaque année, une fiche synthétique regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti.
L'élaboration et la mise à jour de la fiche synthétique de copropriété par le syndic est incluse dans son forfait, à partir de son obligation.
L’obligation d’établissement de la fiche synthétique entre en vigueur :
- le 1er janvier 2017 pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots,
- le 1er janvier 2018 pour ceux comportant plus de 50 lots et
- le 1er janvier 2019 pour les autres syndicats.
A noter qu’il s’agit de lots tout court, incluant les lots annexes. Elle pourra donc être demandée dès le 1er janvier 2017 pour les copropriétés de plus de 200 lots compris les lots annexes, donc dans la pratique potentiellement toutes celles comportant plus de 60 lots principaux…
Chaque année, le syndic ou l’administrateur provisoire procède à la mise à jour des informations contenues dans la fiche. Les données à actualiser sont celles figurant au procès-verbal de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés. Ces informations doivent être mises à jour dans un délai de deux mois suivant la notification de procès-verbal.
La fiche synthétique de la copropriété doit être mise à disposition des copropriétaires. La mention de la pénalité financière forfaitaire automatique est obligatoirement prévue dans le contrat de syndic. Cette pénalité est déduite de la rémunération du syndic lors du dernier appel de charges de l'exercice et s'applique chaque fois que le syndic ne met pas la "fiche synthétique" qu’il devra établir à disposition d'un copropriétaire dans un délai de quinze jours à compter de la demande.
Le défaut de réalisation de la fiche synthétique est un motif de révocation du syndic.
La fiche synthétique de la copropriété peut être extraite du registre national des copropriétés. Elle doit alors préciser la date de délivrance du document et la mention "fiche délivrée par le registre national des copropriétés sur la foi des déclarations effectuées par le représentant légal"..
Dans tous les autres cas, la fiche doit mentionner la date de délivrance du document, le nom et la signature de l'autorité qui l'a délivrée accompagnés de son cachet.
En cas de vente d'un lot, la fiche synthétique est annexée à la promesse de vente ou, à défaut de promesse, à l'acte authentique.
