La réglementation relative aux comptes des syndicats des copropriétaires

(Dern. mise à jour le 30/4/2007) Plus de quatre ans après la publication de la loi "SRU" (loi du 13 décembre 2000 relative à la Solidarité et au renouvellement urbains), qui a modifié substantiellement la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, et prévu dans un nouvel article 14-3 inséré dans la loi du 10 juillet 1965 que « les comptes du syndicat comprenant le budget prévisionnel, les charges et produits de l'exercice, la situation de trésorerie, ainsi que les annexes au budget prévisionnel sont établis conformément à des règles comptables spécifiques fixées par décret », un décret (n°2005-240 du 14 mars 2005) et un arrêté (de la même date) définissent ces règles, et pour la première fois, à compter du 1er janvier 2007, les comptes des syndicats des copropriétaires, qu'ils soient gérés par un syndic professionnel ou par un copropriétaire, devront respecter une nomenclature comptable précise, être présentés selon des modèles imposés, et être établis suivant au moins une partie de ce qui est communément appelé les règles de la comptabilité d'engagement. Rappelons que la date d’application était initialement fixée au 1er janvier 2004 et a été reportée trois fois, par la loi n° 2003-590 du 2 juillet 2003 "urbanisme et habitat" puis par la loi n° 2005-32 du 18 janvier 2005 de programmation pour la cohésion sociale, puis enfin par la loi n° 2006-872 du 13 juillet 2006 portant engagement national pour le logement. Cette même loi a exonéré partiellement de l’application de l’article 14-3 les syndicats « comportant moins de dix lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, dont le budget prévisionnel moyen sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15.000 euros », en prévoyant qu’ils ne sont pas « tenu[s] à une comptabilité en partie double », leurs engagements pouvant « être constatés en fin d'exercice ». Pour les autres syndicats, elle a aussi précisé que leurs comptes « sont tenus conformément aux règles prévues par le décret mentionné à cet article à partir du premier exercice comptable commençant à compter du 1er janvier 2007 ». La Commission relative à la copropriété a mis à jour sa 6ème recommandation, dont le nouveau titre la mentionne en tant que relative aux comptes du syndicat des copropriétaires soumis aux dispositions-comptables du décret et de l'arrêté du 14 mars 2005 ; le nouveau texte apporte quelques éclaircissements mais ne lève pas toutes les difficultés d’interprétation du décret et de l’arrêté comptables ; il est reproduit en annexe. Nota : pour ne pas alourdir inutilement le texte de ce dossier, la loi du 10 juillet 1965 est ci-après désignée « la loi de 1965 », le décret du 17 mars 1967 « le décret de 1967 », le décret du 14 mars 2005 « le décret comptable », et l’arrêté du 14 mars 2005 « l’arrêté ». Par ailleurs, lorsque la Commission relative à la copropriété est citée dans ce dossier, il s’agit nécessairement de sa 6ème recommandation

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Champ d’application


Comptabilité des syndicats des copropriétaires
Le décret comptable met en œuvre une disposition législative insérée dans la loi du 10 juillet 1965, qui (article 1 de la loi – v. Textes) « régit tout immeuble bâti ou groupe d'immeubles bâtis dont la propriété est répartie, entre plusieurs personnes, par lots comprenant chacun une partie privative et une quote-part de parties communes », sachant qu ‘ « à défaut de convention contraire créant une organisation différente, la présente loi est également applicable aux ensembles immobiliers qui, outre des terrains, des aménagements et des services communs, comportent des parcelles, bâties ou non, faisant l'objet de droits de propriété privatifs » (en fait les « copropriétés horizontales » - v. notre dossier réf.: SYN-P001 – « Lotissement ou copropriété horizontale : similitudes et différences»). Elle ne s’applique donc pas aux entités qui n’ont pas la nature de « syndicat des copropriétaires ».

Comptabilité en « partie double », produits, charges et comptabilité d’engagement


Principe de la comptabilité en « partie double » et conséquences
L’article 1 de l’arrêté précise que « les écritures sont passées selon le système dit "en partie double" ». Par cette appellation on désigne le principe consistant à enregistrer tout événement affectant l’entité dont on tient la comptabilité, du point de vue de ses conséquences sur les ressources de l’entité et/ou de ses emplois.

Ressources et emplois sont nécessairement égaux, tout événement ne pouvant que :
- soit augmenter simultanément les ressources et les emplois,
- soit les diminuer simultanément,
- soit transformer une ressource en une autre ressource ou un emploi en un autre emploi sans modifier les totaux des emplois et des ressources qui restent donc en toutes circonstances égaux…

Comptabilité d’engagement
Les charges et les produits ne se limitent pas aux dépenses réglées et aux recettes encaissées ; la loi a spécifié que (article 14-3) « les charges et les produits du syndicat, prévus au plan comptable, sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic indépendamment de leur règlement ».

Cas particulier des travaux
Dorénavant, l’arrêté annuel concerne aussi les travaux, dont l’article 4 du décret comptable nous indique que « les charges sont à comptabiliser par le syndicat au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations », précisant que « lorsque les travaux ou prestations s'effectuent sur plusieurs exercices, les montants correspondant aux travaux et prestations votés sont comptabilisés au titre de l'exercice au cours duquel les travaux ou prestations sont réalisés ».
Parallèlement, l’arrêté précise que « La constatation en produit (…) est effectuée au fur et à mesure de la réalisation de la charge qu'elle couvre (v. infra).

Cas particulier des emprunts souscrits pour travaux
L’arrêté indique que « l'enregistrement comptable des emprunts se limite à traiter les flux de trésorerie correspondants ».
Du coup, il invite à enregistrer l’encaissement du montant de l’emprunt en tant que produit, compensant totalement ou partiellement les charges de travaux correspondantes.

Les dépréciations de créances
L’application du principe de la comptabilité d’engagement et plus particulièrement celui du rattachement à une période de tous les produits et charges pouvant être rattachés à cette période, conduit aussi dans la pratique comptable générale à comptabiliser les dépréciations d’actifs ou de créances intervenues au cours de l’exercice (amortissements des immobilisations, provisions pour dépréciation des stocks et des créances), ainsi que les charges futures prévisibles nées au cours de l’exercice (provisions pour risques et charges).
Les rédacteurs du décret comptable et de l’arrêté n’ont prévu qu’une application partielle de cette pratique à la copropriété, en ne retenant que les provisions pour dépréciation de créances.

Résultat et répartition obligatoire des charges et produits
Ces répartitions sont obligatoires pour tous les éléments de charges et de produits, pour ceux relatifs aux opérations courantes (budget prévisionnel) dès arrêté des comptes, et pour les autres (hors budget prévisionnel) dès clôture de chaque opération de travaux ou exceptionnelle, sans que le syndic ait la possibilité de conserver tel ou tel élément de charge ou de produit en compte d’attente en vue d’opérations futures, comme cela se pratiquait abondamment jusque là !

Imputation du solde de régularisation sur les comptes des copropriétaires
Les soldes de régularisation devront être enregistrés « pro forma » à l’arrêté des comptes : elles devront être prises en compte dès l’arrêté pour l’édition des états de fin d’année (v. infra), mais ne pourront l’être dans le solde du compte de chaque copropriétaire qu’après approbation des comptes !
Notons que cette position est désormais validée par la Commission relative à la copropriété.


Règles de tenue des comptes et d’enregistrement des opérations


Le formalisme comptable et la « traçabilité »
Ils sont fixés par les articles 2 à 5 de l’arrêté.
Non compensation des comptes
Imputation des règlements des copropriétaires


Un plan comptable pour les syndicats de copropriétaires


Pour la première fois un texte règlementaire fixe une nomenclature des comptes à utiliser, constituée par une liste des comptes classés, numérotés et définis par une terminologie et des règles de fonctionnement, définies à l’article 10 de l’arrêté.
L’article 8 de l’arrêté précise que « les classes de comptes et comptes retenus par les présentes règles spécifiques sont les seuls utilisables par le syndic pour l'enregistrement des opérations effectuées par le syndicat des copropriétaires ».
Il ajoute que « les règles du plan comptable général des entreprises ne peuvent pas être appliquées pour détailler les comptes retenus par le présent plan comptable. Lorsque les comptes prévus par la présente nomenclature ne suffisent pas au syndicat pour enregistrer distinctement toutes ses opérations, il peut ouvrir toute subdivision nécessaire ».

Les états à soumettre à l’approbation de l’assemblée


L' « état financier »
Le « compte de gestion général »
Le « compte de gestion pour opérations courantes »
Le « compte de gestion pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles »
L' « état des travaux de l'article 14-2 et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l'exercice »


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Conçu comme un outil de travail indispensable à la compréhension et la maîtrise du nouveau dispositif mis en place, ce dossier analyse de manière détaillée et précise toutes les implications directes et indirectes de chacune des dispositions des textes parus sur la pratique comptable des syndics, et fait le lien avec les textes fondamentaux de la copropriété, et notamment le décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 27 mai 2004...


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