Contrôle du syndic

(Dern. mise à jour le 26/9/2007) Une des missions essentielles du conseil syndical, qui de par les prescriptions de l’article 21 de la - loi du 10 juillet 1965 « assiste le syndic et contrôle sa gestion ». Elle inclut la vérification des comptes, et plus globalement le contrôle de sa gestion. Sa conséquence logique est l’approbation des comptes et le vote du quitus par l’assemblée générale.

Le même article 21 stipule qu’il « peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété. Il reçoit, en outre sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat ».
L’article 26 du décret du 17 mars 1967 précise que « le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution ». Il précise aussi qu’ « un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au troisième alinéa de l'article 21, de la loi du 10 juillet 1965 ».

Le contrôle du syndic est d’abord un processus continu, qui s’exerce notamment par la faculté de contrôle a priori de l’engagement des dépenses que lui confère l’article 21 de la loi déjà mentionné, et qui prévoit que « l’assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. A la même majorité, elle arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire ».
Mais c’est aussi une tâche périodique qui doit s’exercer par des vérifications et contrôles à plusieurs reprises en cours d’année et au moins une fois par an à la clôture de l’exercice.
Même si les diligences auxquelles est tenu le conseil syndical ne sont pas précisées par les textes, les possibilités qui lui sont accordées et le devoir au moins moral, si ce n’est juridique, qui lui est fait d’éclairer l’assemblée sur la possibilité d’approuver les comptes de l’exercice et donner quitus, font de sa mission un véritable audit de gestion, nécessitant compétence et méthode. A lui de se déterminer sur le fait de savoir s’il en est capable ou s’il doit avoir recours à une aide extérieure ; si nécessaire, l’article 27 du décret précise qu’il « peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.
Les dépenses nécessitées par l'exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d'administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic ».

Le contrôle du syndic doit notamment comporter les diligences suivantes :
- contrôle du processus de sélection des fournisseurs et prestataires, de l’étude et de la négociation des marchés et contrats, de la mise en œuvre des appels d’offres quand il le faut, de la passation des ordres de service, de la vérification des prestations, enfin du contrôle des factures et de leur paiement,
- contrôle de la bonne application de la TVA à taux réduit,
- contrôle de la remise en cause périodique des contrats et de la vérification de l’application des clauses de révision des prix,
- vérification de la mise en œuvre d’un bon contrôle des consommations et des stocks : eau, énergie, fournitures d’entretien, matériels,
- contrôle de la gestion du personnel du syndicat,
- suivi de la conduite des procédures judiciaires engageant le syndicat en demande comme en défense.

Il échoit aussi au conseil syndical de vérifier le renouvellement annuel de la carte professionnelle du syndic, qui atteste notamment de la disposition d’une garantie financière à bonne hauteur et d’une assurance responsabilité civile professionnelle en règle.
Enfin, même si l’essentiel de la mission de contrôle du syndic repose sur le conseil syndical, tout copropriétaire dispose d’un droit de contrôle à usage personnel : ce droit s’exerce dans les conditions prévues par l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui stipule que « pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic au moins un jour ouvré, selon des modalités définies par l'assemblée générale. Celle-ci peut décider que la consultation aura lieu un jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour examiner les pièces mentionnées ci-dessus, tout copropriétaire pouvant alors se joindre au conseil syndical ; toutefois, tout copropriétaire ayant manifesté son opposition à cette procédure lors de l'assemblée générale pourra consulter individuellement les pièces le même jour ».

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