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FICHES PRATIQUES COPROPRIETAIRES


La copropriété - chacun son rôle

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La copropriété - chacun son rôle
(Dern. mise à jour le 15/11/2011)

Mode de propriété collective, la copropriété est un montage complexe dont on confond souvent les organes : syndicat des copropriétaires, conseil syndical, syndic, sans compter les gardiens et employés de l’immeuble. Il n’est pas rare de voir un président du conseil syndical se présenter - bien entendu à tort - comme « le président de la copropriété » quand ce n’est pas le « président du syndic »...

Les copropriétaires possèdent chacun des parties privatives, mais ils savent rarement qu’ils sont aussi propriétaires des parties communes, en indivision forcée. Ils possèdent ensemble les parties communes « générales » - terrain de l’ensemble immobilier, espaces verts, logement du gardien, chaufferie - et en sous-groupes les parties communes dites « spéciales », car n’appartenant qu’à certains d’entre eux seulement : gros œuvre des bâtiments, halls et cages d’escalier, équipements utiles à une partie d’entre eux seulement.

Le syndicat des copropriétaires

Comme toute collectivité ou « personne morale », le syndicat des copropriétaires doit être dirigé par un mandataire élu par ses membres : en l’occurrence il s’agit du « syndic » : ce peut être un copropriétaire parmi d’autres, comme ce peut être, ce qui est le cas le plus souvent, un professionnel rémunéré. Les syndics professionnels pouvaient être par le passé des personnes physiques, ce sont maintenant des sociétés commerciales mettant à disposition des copropriétés qu’ils gèrent du personnel spécialisé : gestionnaires, personnel administratif, comptables...


Le syndic est le seul représentant légal du syndicat des copropriétaires ; il agit pour son compte, mais il est interchangeable. Lorsque son mandat cesse, les actes accomplis, les contrats signés, les actions en justice engagées, la comptabilité tenue pour le syndicat restent valables et peuvent être poursuivis par son successeur qui prend les choses en mains là ou le prédécesseur les a laissées...


Il appelle les provisions votées par l’assemblée des copropriétaires et gère les fonds encaissés de leur part ou de tiers pour le compte du syndicat ; il doit les rendre en fin de mandat après avoir déduit les dépenses engagées conformément aux budgets votés, pour la gestion courante comme pour les travaux. Lorsqu’il est professionnel, il doit fournir à ses mandants une garantie financière.


Le syndic peut gérer du personnel du syndicat : gardien, employés d’entretien, jardinier, etc. Ces salariés ne se confondent pas avec ses propres salariés. Quant son mandat cesse, les premiers restent avec le syndicat, alors qu’il conserve avec lui les seconds.


Lorsqu’il est syndic non professionnel, il peut aussi recruter et gérer du personnel administratif : secrétaire, comptable, et même dans le cas de très grosses copropriétés un ou plusieurs gestionnaires... Ce sont alors, comme les gardiens et les employés d’entretien des salariés du syndicat.


Les salariés du syndicat sont sous ses ordres, et sous les ordres de lui-seul. Il en est le « patron », mais seulement par mandat (en quelque sorte par délégation) : en cas de litige ou licenciement, le salarié attaque s’il y a lieu le syndicat qui est son « employeur », et non pas le syndic, qui n’en est que le bras armé.


Bien entendu, comme tout mandataire, le syndic est responsable de ses actes et doit indemniser le syndicat de tout préjudice qu’il lui créerait, par action inadéquate, par erreur ou par négligence. Lorsqu’il est professionnel, il doit être obligatoirement assuré pour cela. Pour un syndic copropriétaire, une assurance responsabilité civile spécifique n’est pas obligatoire mais elle est fortement conseillée...


Le syndic est également le gardien du fichier des copropriétaires : il enregistre tout changement ou mutation intervenus dans la propriété des lots et doit en tenir compte dans ses appels de provisions et ses convocations aux assemblées.

Le conseil syndical

Pour défendre leurs intérêts et avoir un œil sur la gestion, les copropriétaires élisent des représentants qui vont constituer un « Conseil syndical » ; il s’agit d’un organe consultatif, dont le rôle est d’ « assister et contrôler le syndic », chacune de ces deux missions étant d’égale importance. Composé de copropriétaires généralement résidants - même si ce n’est pas obligatoire -, il est l’œil du syndic dans l’immeuble ou ensemble immobilier, mais il a aussi pour rôle de veiller à la pertinence et la qualité de la gestion. Il s’assure, avec les moyens qui sont les siens et qui ne sont pas ceux de spécialistes ni de techniciens, de l’exécution des prestations, et signale tout problème au syndic ; il n’a à donner d’ordres ni aux entreprises, ni aux salariés du syndicat, et encore moins à passer commande de prestations : tout doit passer par le syndic, seul habilité à traiter avec les cocontractants du syndicat.


Le conseil syndical élit un président en son sein, qui aura pour rôle d’organiser ses travaux et l’animer ; il peut partager les rôles entre ses membres et même constituer des commissions spécialisées : comptes, travaux, chauffage, espaces verts, etc. Le nombre de membres, fixé en principe en minimum et maximum par le règlement de copropriété, est fonction de la taille de la copropriété. Il doit s’organiser lui-même (convocations aux réunions, travaux en commissions, comptes-rendus) et n’a pas à attendre que le syndic le fasse pour lui. La participation du syndic aux réunions est optionnelle, et n’est pas systématiquement nécessaire, d’autant qu’elle est coûteuse...


Associé à la gestion, le conseil syndical doit avoir accès sans exception à tous les documents et informations dont dispose le syndic pour la copropriété. Il rend compte aux copropriétaires de sa mission par au moins un rapport annuel (mais il peut le faire aussi par voie de circulaires diffusées aux copropriétaires par le syndic). Il conseille les copropriétaires dans les décisions qu’ils doivent prendre en assemblée : travaux à réaliser, choix des entreprises, choix du syndic - le conseil a un privilège particulier sur ce plan puisque c’est lui qui est appelé à travailler avec lui et peut aussi le mieux apprécier la façon dont il s’acquitte de sa mission - etc. Il doit veiller à s’adjoindre les compétences nécessaires pour assurer cette mission : il ne peut par exemple appuyer des préconisations techniques s’il n’a pas bénéficié de conseils indépendants appropriés, ni conseiller aux copropriétaires d’approuver les comptes s’il n’a pas accompli - ou fait accomplir par un professionnel - les diligences de vérification comptable qui autorisent à le faire ; il peut se faire allouer un budget pour cela !


Enfin, le conseil syndical a un rôle crucial avec le syndic dans l’organisation et la fixation de l’ordre du jour des assemblées de copropriétaires. Par contre, son président ne préside pas nécessairement les assemblées...

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