Comment préparer une assemblée générale, côté copropriétaire

(Dern. mise à jour le 1/11/2000) On ne s'étonnera pas de nous voir conseiller aux copropriétaires de prendre leur rôle au sérieux, même lorsqu'ils ne sont pas membres du conseil syndical ; cela commence par la participation aux assemblées générales, et la préparation aussi sérieuse que possible de cette participation.

Se remémorer les éléments essentiels du Règlement de copropriété

Avant tout, bien avoir en tête les règles du jeu et le contrat que constitue le Règlement de copropriété entre les copropriétaires. Avoir bien en tête ou facilement sous la main la définition des parties communes et partie privatives, les parties communes spéciales à certains copropriétaires seulement, les dispositions concernant la répartition des charges par type, et les dispositions concernant le conseil syndical et l'assemblée générale.

Se remémorer les dispositions de la loi et du décret concernant les assemblées générales

La lecture du Règlement de copropriété ne suffit pas forcément pour bien avoir en tête les règles du jeu : sauf s'il est très récent, il ne peut plus être conforme aux dernières modifications intervenues ; a fortiori s'il est ancien…

Les dispositions légales et réglementaires les plus importantes sont :

- Dans la loi du 10 juillet 1965 : les articles 10 à 12 (répartition des charges), les articles 18à 18-2 (fonctions et obligations du syndic), l'article 21 (rôle du conseil syndical), les articles 22 et 23 (participation aux assemblées générales et nombre de voix attribuées), les articles 24 à 26 (règles de majorité pour la prise de décisions en assemblée générale) ;
- Dans le décret du 17 mars 1967 : les articles 9 et 10 (délai de convocation et condition d'inscription de questions complémentaires à l'ordre du jour), l'article 11 (documents qui doivent être notifiés en même temps que l'ordre du jour sous peine de nullité des décisions prises), les articles 13 à 17 (règles relatives à la tenue de l'assemblée générale et à la transcription des décisions sur le procès-verbal), les articles 22 à 27 (conseil syndical), les articles 31 à 37 (pouvoirs du syndic), les articles 40 à 42 (cas où le syndicat est géré sur le mode coopératif).

Consulter les pièces jointes à la convocation

Vérifier que l'article 11 du décret du 17 mars 1967, donnant la liste des documents qui doivent être notifiés en même temps que l'ordre du jour sous peine de nullité des décisions prises, est bien respecté.

Vérifier leur conformité et leur lisibilité.

On se reportera utilement à la fiche pratique copropriétaires : ce que vous devez recevoir impérativement de votre syndic, et, pour les travaux, aux dossiers :

- Devis et factures des fournisseurs et prestataires : les prescriptions légales,
- Prévoir, décider et financer les gros travaux,
- Travaux avec ou sans maître d'œuvre ?
- Travaux avec ou sans police dommages-ouvrage ?
- Méthodologie et documents associés aux travaux de bâtiment
- Evaluation de la capacité financière d'une entreprise par rapport à l'importance des travaux.

On se reportera également utilement aux Recommandations de la Commission relative à la Copropriété.

Exiger des compléments s'il y a lieu

Les documents listés par l'article 11 du décret du 17 mars 1967 doivent, tels qu'ils sont définis, être fournis, cet article étant d'ordre public. Rappelons que la sanction de la non-notification de ces documents en même temps que l'ordre du jour est une cause de nullité des résolutions qui seraient prises sur le questions concernées. Aucuns justification de coût ou de possibilité ne doit être invoquée.

L'absence flagrante d'un document doit justifier une nouvelle notification de l'ordre du jour aux frais du syndic.

Par contre, les dossiers d'appels d'offres et documents techniques n'ont pas à être diffusés (leur volume entraînerait des coût prohibitifs pour la copropriété) ; par contre, ils doivent pouvoir être facilement consultés aux bureaux du syndic. Il ne faut pas hésiter à le faire lorsque des travaux d'importance sont à l'ordre du jour, même si l'on n'est pas techniquement compétent ; la nature des documents présentés donne immanquablement une idée de la rigueur et du professionnalisme des prestataires et entreprises auxquels le syndic et le conseil syndical ont eu recours…

Consulter le conseil syndical

Il ne faut pas hésiter largement avant l'assemblée à s'informer auprès de membres du conseil syndical des tenants et aboutissants des questions inscrites à l'ordre du jour ; cela permet de sentir le niveau de sérieux du travail fait par le syndic et le conseil syndical, et de se faire une opinion avant l'assemblée, le cas échéant pour les décisions importantes en recherchant par relations ou grâce aux forums Internet, à commencer par nos forums, des références extérieures pour des situations similaires !

Rechercher des conseillers syndicaux ayant fait une expérience similaire plutôt que les conseils d'avocats, juristes, architectes et autres experts qui ne pourront livrer en l'absence d'une étude approfondie du sujet que des considérations superficielles visant plus à se mettre en valeur qu'à rendre réellement service…

Ne pas hésiter, en cas de désaccord après réflexion et investigation avec le conseil syndical, à l'en avertir de votre opposition et tenter de rouvrir le débat préalablement à l'assemblée ; cela pourra éviter les réactions défensives lors de celle-ci et permettre une discussion plus sereine.

Préparer ses interventions pour le jour de l'assemblée

Une assemblée générale ne doit pas être un "café du commerce". les interventions doivent être percutantes et bien préparées. Elles doivent viser un objectif précis sinon elles sont inutiles et ne conduisent qu'à du bavardage.

Bien entendu, ce qu'on s'impose à soi-même doit être, mais fermement exigé des autres ; c'est un bon moyen de mettre la majorité des participants de son côté, car les digressions oiseuses sont en général le fait de quelques individus et elles ne sont pas forcément appréciées des autres (à condition de le faire sans agressivité pour ne pas se mettre inutilement l'assemblée à dos…).

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