DOSSIERS COPROPRIETAIRES
La bonne "gouvernance" d'une copropriété 1 : prise de conscience, pédagogie, choix du syndic
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(Dern. mise à jour le 30/4/2001)
Le concept est en vogue pour les entreprises faisant appel aux marchés financiers ; l'appréciation de la qualité de la " corporate governance " est devenu un élément déterminant de la valorisation des actions de l'entreprise.
Il n'y a pas de raisons pour que, mutatis mutandis, il ne s'applique pas aux copropriétés ! En effet, la valeur d'un lot de copropriété est inévitablement, d'une façon ou d'une autre, affecté par la qualité de la gestion du syndicat des copropriétaires ; et elle le sera de plus en plus lorsque les acquéreurs, avertis des risques qu'ils courent en entrant dans n'importe quelle copropriété, y regarderont mieux avant de s'engager…
Et comme pour les entreprises, la bonne " gouvernance " ne dépend pas seulement du management (le syndic, professionnel ou bénévole) ; elle implique aussi les actionnaires influents (les copropriétaires actifs) et des organes de surveillance et de décision (le conseil syndical).
Enfin une bonne " gouvernance " ne s'établit pas du jour au lendemain ; comme la confiance qui va avec, elle se construit patiemment dans la durée, et se transmet au fur et à mesure du renouvellement des copropriétaires.
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 Prise de conscience des rôles et des responsabilités de chacun
Il ne faut pas se tromper : la gestion de la copropriété incombe d'abord aux copropriétaires et aux représentants qu'ils se donnent au conseil syndical ; si le syndic ne donne pas satisfaction, c'est soit parce qu'il a été mal choisi, soit parce qu'on ne lui donne pas les moyens ou même qu'on l'empêche de remplir sa mission, soit encore parce qu'on évalue mal son travail et qu'on méconnaît ce qu'il fait.
Mais ne nous leurrons pas : un tel point de vue, même s'il paraît logique, constitue un renversement de mentalité qu'il faut coûte que coûte obtenir des copropriétaires ; or c'est pourtant la réalité, et l'essentiel des problèmes rencontrés par les copropriétés viennent de l'absence de prise de conscience des rôles et des responsabilités de chacun, et ce à tous les niveaux :
- chez les copropriétaires, qui ne doivent pas raisonner et agir en fonction de leurs seules préoccupations de résidants et d'usagers des prestations de la copropriété mais en tant que responsables des décisions majeures qui conditionnent la conservation et la valorisation du patrimoine ;
- chez les conseillers syndicaux, qui ne doivent pas se considérer comme simples porte-parole des mécontents, mais comme membres d'un des organes de gestion de la copropriété, et de ce fait co-responsables avec le syndic des décisions prises et de l'information des copropriétaires sur ces décisions et la gestion du syndicat ;
- chez les présidents de conseils syndicaux, qui ne doivent pas seulement considérer leur titre comme une simple distinction (" primus inter pares ") mais comme une responsabilité d'animation d'une équipe qu'il faut conduire avec des objectifs clairs et faire agir de façon cohérente.
Les conseillers syndicaux doivent avoir une claire perception de leurs responsabilités notamment quant à l'usage des informations dont ils ont connaissance ; certaines informations doivent rester confidentielles, car leur divulgation, même aux copropriétaires peut nuire à une négociation ou interférer gravement dans les rapports sociaux avec les employés du syndicat ou ruiner les relations avec le syndic.
Enfin, ils doivent avoir un esprit de " solidarité gouvernementale ", veiller à ce que le conseil s'exprime d'une seule voix tant vis à vis des copropriétaires que du syndic, et en cas de désaccord se taire ou se démettre.
Un facteur déterminant est bien entendu le soin avec lequel les copropriétaires doivent choisir les conseillers syndicaux ; il est évidemment irresponsable d'élire tous ceux qui se présentent sous prétexte que toutes les bonnes volontés sont bonnes à prendre, et au contraire, les conseillers doivent être sélectionnés non seulement sur leurs compétences et leurs références, mais aussi, sans demander un véritable programme, sur l'exposé de leur idée des objectifs à atteindre et de la politique à mettre en œuvre dans la copropriété.
On doit exclure les collaborations floues et les influences occultes ; on doit être clairement dedans ou dehors !
On doit aussi exclure tous conflits d'intérêts et confusion de genres : un entrepreneur travaillant pour la copropriété ne devra pas être élu conseiller syndical et l'entreprise d'un conseiller syndical ne devrait jamais être sélectionnée pour travailler pour la copropriété (la copropriété devrait exclure de faire travailler l'entreprise même d'un simple copropriétaire !) Et tant pis si on se prive de compétences et de talents : la confiance est à ce prix !
Et s'il y a des problèmes de recrutement de conseillers, il convient de se demander si la fonction a été suffisamment valorisée (c'est une tâche de longue haleine), et en attendant mieux vaut se contenter d'effectifs réduits plutôt que recruter n'importe qui !
Information et pédagogie
La responsabilisation des copropriétaires ne va pas de soi ; elle s'acquiert au prix d'un effort permanent d'information et de pédagogie qui ne peut être assuré qu'avec la participation active du conseil syndical ; cette pédagogie doit être mise en œuvre notamment auprès des nouveaux arrivants, qui doivent être accueillis et " briefés " dès leur acquisition.
Cette pédagogie doit notamment porter sur le fonctionnement de la copropriété, l'explication des charges, l'utilisation des équipements et des services collectifs, le rôle du ou des gardiens et autres employés de la copropriété, etc.
Elle doit permettre au nouveau copropriétaire d'identifier les interlocuteurs appropriés à chaque type de préoccupation : gardien, conseillers syndicaux, syndic.
Elle doit sensibiliser à l'importance du règlement des charges et au respect des règles de bonne tenue de l'immeuble ou de la résidence.
Elle doit aussi valoriser la politique de la copropriété, le rôle et la fonction des conseillers syndicaux (penser au recrutements futurs…), l'importance et le bon déroulement des assemblées générales.
Le choix du syndic et sa motivation
C'est évidemment aussi important que pour un conseil d'administration de choisir un bon dirigeant.
Il incombe d'abord au conseil syndical qui le propose à l'assemblée générale et défend son choix.
C'est sa prérogative car c'est lui qui va devoir travailler avec, et sa responsabilité, puis que c'est lui qui doit répondre in fine devant les copropriétaires de la gestion de la copropriété, que le syndic ait été performant ou non.
Le choix du syndic ne doit pas seulement être fondé sur sa qualité et ses références, mais aussi sur une adhésion réciproque à la politique à mettre en œuvre dans la copropriété, un accord sur les objectifs à atteindre, et un bon " feeling " entre les principaux interlocuteurs appelés de part et d'autre à collaborer. Comme dans le choix d'un dirigeant, le prix est secondaire, et, bien que le souci de " tirer les prix " soit toujours louable, il faut ce qu'il faut pour s'assurer les services d'un bon gestionnaire !
Dans ces conditions, un conseil syndical qui se voit refuser par l'assemblée le renouvellement du mandat du syndic auquel il proposait pourtant de procéder, ou qui se voit imposer un autre syndic que celui qu'il recommandait devrait considérer qu'il est gravement désavoué et démissionner…
Par ailleurs, un conseil syndical qui ne prend pas partie et laisse l'assemblée décider du choix du syndic n'est pas à la hauteur de ses responsabilités.
D'autre part, comme dans les rapports entre un conseil d'administration et un dirigeant, il ne suffit pas de nommer un bon syndic ; encore faut-il le garder (donc ne pas le décourager, ou pire, le laisser maltraiter et encore plus grave, le maltraiter soi-même !) et le motiver à assurer une prestation de services et de conseil de qualité.
Enfin, en cas d'insatisfaction, comme pour un dirigeant, il faut en parler et envisager toutes les possibilités de mesures correctives : changement des collaborateurs chargés de la copropriété, modification des méthodes de travail, mesures permettant d'améliorer la communication, etc. Ce n'est qu'en cas d'absence de résultats qu'il faut envisager le changement de syndic et s'organiser en conséquence, car c'est une opération complexe, coûteuse, et perturbante pour le fonctionnement de la copropriété ; c'est peu dire par conséquent qu'il ne faut pas s'y lancer inconsidérément ou par caprice…
Pour cet aspect, on se reportera utilement à la fiche pratique comment changer de syndic. Pour les critères de sélection des professionnels à consulter et de choix du syndic à retenir, on se reportera à nos fiches spécialités.
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