DOSSIERS COPROPRIETAIRES
La bonne "gouvernance" d'une copropriété 3 : prestations aux résidants, financement, transparence de la gestion, responsabilité
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(Dern. mise à jour le 30/4/2001)
Le concept est en vogue pour les entreprises faisant appel aux marchés financiers ; l'appréciation de la qualité de la " corporate governance " est devenu un élément déterminant de la valorisation des actions de l'entreprise.
Il n'y a pas de raisons pour que, mutatis mutandis, il ne s'applique pas aux copropriétés ! En effet, la valeur d'un lot de copropriété est inévitablement, d'une façon ou d'une autre, affecté par la qualité de la gestion du syndicat des copropriétaires ; et elle le sera de plus en plus lorsque les acquéreurs, avertis des risques qu'ils courent en entrant dans n'importe quelle copropriété, y regarderont mieux avant de s'engager…
Et comme pour les entreprises, la bonne " gouvernance " ne dépend pas seulement du management (le syndic, professionnel ou bénévole) ; elle implique aussi les actionnaires influents (les copropriétaires actifs) et des organes de surveillance et de décision (le conseil syndical).
Enfin une bonne " gouvernance " ne s'établit pas du jour au lendemain ; comme la confiance qui va avec, elle se construit patiemment dans la durée, et se transmet au fur et à mesure du renouvellement des copropriétaires.
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 Coût et qualité des prestations aux résidents
Le conseil syndical a la responsabilité, avec l'aval de l'assemblée générale, de fixer au syndic le niveau des prestations qui doivent être délivrées aux résidants ; ceci couvre des aspects aussi variés que :
- nature et prestations du gardiennage, y compris horaires d'ouverture de la(des) loge(s), services aux résidants, etc.
fréquence et qualité des prestations de nettoyage,
- température de chauffage des logements et étendue de la saison de chauffe,
- délai d'intervention des dépannages et de réparation des dégradations.
Bien entendu, les prestations de maintenance des équipements et de sécurité ne peuvent donner lieu à aucune discussion.
Une fois ce niveau de prestations fixé et communiqué, le syndic a la responsabilité de le mettre en œuvre au meilleur coût ; il doit rechercher, à qualité de prestations fixée, toutes les possibilités d'économie ; il se fait pour cela naturellement assister par le conseil syndical qui en rend compte annuellement à l'assemblée.
Pour cet aspect, on se reportera utilement à la fiche pratique comment réduire les charges.
Le financement de la copropriété
Comme toute entreprise, une copropriété a besoin de financements pour ses investissements, ses immobilisations matérielles ou financières et son fonctionnement.
Malheureusement, pour une part la législation régissant la copropriété et pour une autre part la pratique des professionnels, restés éloignés des pratiques de la gestion des entreprises, ont imprimé aux copropriétés un mode de fonctionnement financier et comptable particulièrement archaïque, si on le compare à celui des autres types d'entités, sociétés ou associations.
Même les principes de la comptabilité d'engagements (enregistrement des dépenses engagées et non pas seulement des dépenses réglées) et son corollaire, la spécialisation des dépenses par période (imputation à un exercice de toutes les dépenses et recettes y afférentes, même non réglées ou encaissées à la date de fin de l'exercice), qui sont ailleurs une évidence ne le sont pas encore en copropriété, puisqu'ils sont pour la première fois mentionnés dans le projet de loi " solidarité et renouvellement urbains " en cours de discussion au Parlement.
Si le législateur a crut utile d'introduire comme une nouveauté une règle comptable aussi élémentaire et généralisée ailleurs, c'est que la copropriété échappe à l'application de la plupart des règles auxquelles sont soumises les sociétés commerciales et même les associations, et en particulier le principe de prudence qui veut que l'on provisionne pour tous les risques identifiables et les créances douteuses, ainsi que pour les charges prévisibles comme par exemple les gros travaux, sans parler de la comptabilisation et l'amortissement des immobilisations (agencements, matériels), et la comptabilité des stocks… !
Bien que ce ne soit pas interdit, force est de constater que personne ne l'applique, et il faut reconnaître que ni les syndics professionnels, ni a fortiori les syndics bénévoles n'ont aujourd'hui la formation suffisante pour le faire.
Dans ces conditions, le compte de charges qui permet d'établir les recettes demandés aux copropriétaires ne reflète que de façon très sous-évaluée les charges réellement engagées exercice après exercice ; cela oblige à combler les déficits de trésorerie qui en résultent par des avances spéciales dont les copropriétaires ne comprennent pas le bien fondé, et par ailleurs à financer les gros travaux de conservation des immeubles en dehors du compte de charges par des appels ponctuels qui sollicitent lourdement ces mêmes copropriétaires.
Par ailleurs, non seulement les besoins de financement ne sont pas faciles à déterminer du fait de la faible lisibilité des comptes tels qu'ils sont tenus (chacun a ses propres classifications et regroupements empiriques), mais de plus la législation n'autorise le financement permanent de la copropriété que par deux types d'avances :
- l'avance permanente de trésorerie (terme légal pour ce qui est plus communément appelé le " fonds de roulement ") : celle-ci ne peut (article 35 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967) excéder le quart du budget prévisionnel si les charges sont appelées par provisions trimestrielles, et la moitié si elles sont réparties " au réel " après la fin de chaque trimestre ;
- des " provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun, susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés par l'assemblée générale " (article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965).
Concernant le deuxième type d'avances, il permet, sous réserve d'être bien utilisé et expliqué, un financement à long terme du plan de travaux ; pour cet aspect, on se reportera utilement à la fiche pratique prévoir, décider et financer les gros travaux.
Concernant l'avance permanente de trésorerie, elle n'a de chances d'être suffisante pour le financement du fonctionnement courant de la copropriété que s'il n'y a pas à l'actif trop de créances immobilisées ou douteuses (notamment les débits de copropriétaires, une créance éventuelle sur un ancien syndic, des dépenses sur sinistres en attente d'indemnisation, etc.) et si les appels pour travaux précèdent bien le règlement des factures. Il est vrai que la non-immobilisation des matériels et des stocks (de fuel par exemple) dégage quelques ressources lorsque ces éléments sont importants.
En tout état de cause, une présentation " financière " des comptes s'impose pour justifier le montant des avances demandées aux copropriétaires.
La transparence de la gestion et la responsabilité vis à vis des copropriétaires
La confiance ne peut s'établir à long terme et se maintenir que si le fonctionnement de la copropriété et notamment l'engagement des dépenses et leur financement s'effectuent selon des processus clairs, démocratiques et acceptés par tous.
L'indépendance du conseil syndical doit être indiscutable, que ce soit vis à vis des copropriétaires (notamment les " gros porteurs "), du syndic, des fournisseurs et prestataires de la copropriété, et même des salariés du syndicat.
Les choix (entreprises, prestations, syndic, salariés) doivent être faciles à expliquer et doivent être cohérents avec une politique et des objectifs annoncés et réaffirmés de façon constante.
Notamment le choix des entreprises doit être fait dans le cadre de processus impliquant nécessairement la mise en concurrence, soit par appel d'offres (pour les travaux, marchés et contrats importants), soit par simple consultation de plusieurs entreprises (tous travaux, marchés ou contrats annuels de plus de 5.000€ (un peu plus de 30.000 francs), soit pour les petites interventions d'entretien et les fournitures par mise en concurrence dans la durée, en évitant d'avoir recours dans chaque spécialité à un seul fournisseur pendant une longue période.
Par ailleurs, le fonctionnement du conseil syndical doit être clair à tous et les décisions doivent être collégiales et démocratiques. Lorsque des spécialités sont confiées plus particulièrement à des conseillers, ou même des commissions dans les grands conseils, les pouvoirs de ces conseillers ou des présidents de commissions doivent avoir des limites claires, au delà desquelles les décisions, notamment d'engagements de dépenses, relève du conseil en formation pleinière.
Enfin, les conseillers doivent se sentir responsables de l'ensemble de la gestion vis à vis des copropriétaires, et ils doivent en rendre compte et la défendre, ou assumer clairement les échecs.
C'est à ce prix qu'on évite autant que faire se peut l'émergence de suspicions, rumeurs et menées insidieuses et démagogiques, qui ruinent la confiance, découragent les bonnes volontés et grossissent à terme l'inventaire des copropriétés en difficultés…
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