La garantie financière du syndic professionnel est une bonne sécurité pour la copropriété à condition de connaître à l’avance les difficultés de sa mise en jeu en cas de problème et d’y être préparé au cas où… (voir la 1ère partie)
Etre donc à même de détecter les situations pouvant conduire à un possible retrait de garantie, être sûr d’être prévenu en cas de cessation effective, et être en mesure de produire une créance à bonne hauteur dans le délai prescrit (3 mois) doivent être les trois soucis permanents de tout conseil syndical, car c’est d’abord sur lui que repose la sécurité financière de la copropriété.
Trois mesures sont recommandées dès lors que la solidité financière du syndic ne paraît pas incontestable – ce qui est le cas de la presque totalité des syndics à l’exception des grands groupes :
- Ecrire chaque année (vers la fin du 1er trimestre) au garant pour lui demander – pour la bonne forme, en identifiant bien la copropriété et en communiquant les cordonnées du président du conseil syndical – si le cabinet a obtenu le renouvellement de sa garantie financière : ce faisant, la copropriété fait d’une pierre deux coups : elle a la primeur de difficultés éventuelles au niveau du renouvellement – il faut savoir qu’une garantie peut rester plusieurs mois en suspens sans être ni renouvelée, ni formellement dénoncée – et par ailleurs le garant ne peut prétendre, en cas de cessation de la garantie, qu’il ne disposait pas des coordonnées de la copropriété et du président du conseil syndical pour les prévenir dans les règles (voir notre article précédent) ;
- Etre à tout moment en mesure de justifier des fonds à réclamer en cas de mise en jeu de la garantie financière : pour cela, exiger du syndic la fourniture au moins trimestrielle d’une balance détaillée ; c’est de toutes façons indispensable pour connaître et suivre la situation financière de la copropriété et un syndic digne de ce nom doit forcément aujourd’hui être en mesure de satisfaire cette exigence sans discuter (dans le cas contraire, changer de syndic d’urgence !…) ;
en cas de nécessité, une balance de moins de trois mois, au solde de laquelle on ajoutera les versements des copropriétaires intervenus depuis la date de son établissement, est un bon point de départ à la fois pour étayer une production de créance et pour redémarrer une comptabilité avec un nouveau syndic ;
il faut savoir en effet, qu’à défaut, en cas de mise en liquidation du syndic, il ne faudra compter ni sur le garant, ni sur le liquidateur pour fournir le moindre élément de comptabilité, au moins dans le délai de trois mois imparti pour produire sa créance, et que la plupart du temps il faut plusieurs mois quand ce n’est pas plusieurs années d’expertise sans être toujours sûr d’arriver au résultat pour arrêter les comptes de la copropriété ;
- Ne pas se contenter, dans les vérifications annuelles des comptes, que de la comptabilité du syndic, à plus forte raison si la copropriété n’a pas son compte bancaire propre : vérifier aussi de temps à autre par circularisation que les organismes sociaux et les principaux fournisseurs sont réglés comme l’indique la comptabilité ;
il faut savoir que nombre de détournements de fonds, destinés la plupart du temps à faire face à des difficultés financières, se font au détriment des organismes sociaux, en fait assez lents à réagir, et des fournisseurs sous contrat (exploitant de chauffage, ascensoriste, etc.) vis à vis de qui il est possible de décaler les règlements sans encourir d’interruption de service ; dans ce cas, la comptabilité est régulièrement débitée, et les fonds décaissés, mais pas au profit du bon bénéficiaire…
Dernière et sage précaution quand on n’est pas bien sûr de la santé financière de son syndic : le dépôt des fonds de la copropriété sur un compte bancaire ouvert au nom du syndicat des copropriétaires ; il présente en effet un vrai avantage en cas d'administration judiciaire ou de mise en liquidation du cabinet du syndic. C'est heureusement peu fréquent mais ça arrive... Il faut tout de même apporter un bémol à cette sécurité : les syndics en difficultés financières ont une fâcheuse tendance à prélever, sous diverses formes pas toujours faciles à déceler, dans la caisse de leurs clients pour faire leurs fins de mois, et donc même avec un tel compte, la copropriété n'est pas sûre de récupérer l'intégralité de ses fonds !
Il faut enfin se méfier des cessations de garantie motivées par un changement de garant, ou par un changement de personne physique ou morale incarnant le syndic : passage d’un cabinet en nom personnel en société, cession de fonds commerce, location gérance, fusion-absorption, etc.
La continuité de la gestion et la justification par le syndic d’une nouvelle garantie font que les copropriétés laissent courir le délai de forclusion sans réagir, ce qui leur enlève toute possibilité de réclamation en cas de sinistre ultérieur mettant en évidence des détournements de fonds relevant de l’ancienne garantie !
D’où la nécessité de se donner les moyens de détecter les anomalies en temps utile, au besoin en ayant recours de temps à autre aux services d’un expert comptable confirmé dans les subtilités de la comptabilité des copropriétés pour un audit un peu plus approfondi, de manière à ne pas se laisser surprendre par une cessation de garantie inopinée qui supprime toute possibilité de mise en jeu ultérieure.
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