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ACTUS

Les règles de fonctionnement des copropriétés mises à jour


Le 24/4/2010
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UI - Actus - 24/4/2010 - Les règles de fonctionnement des copropriétés mises à jour
Les lois "ENL" du 13 juillet 2006 et "Boutin" du 25 mars 2009 avaient introduit plusieurs modifications et compléments dans la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut des copropriétés bâties. Il restait à les traduire dans le décret d’application, le décret n°67-223 du 17 mars 1967, notamment concernant les "résidences-services" et la prévention des difficultés des syndicats de copropriétaires : c’est chose faite avec un décret modificatif du 20 avril 2010. Les rédacteurs en ont profité pour y introduire plusieurs dispositions qui complètent la réforme de 2004 concernant le fonctionnement des copropriétés, tenant compte - dit l’exposé des motifs - des "modifications législatives", des "évolutions jurisprudentielles" ou "des observations faites par les praticiens"
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Les résidences-services mieux encadrées



La loi "ENL" du 13 juillet 2006 avait créé pour la première fois dans la loi du 10 juillet 1965 des dispositions spécifiques concernant les "résidences-services" : il y est notamment indiqué que "le règlement de copropriété peut étendre l'objet d'un syndicat de copropriétaires à la fourniture, aux occupants de l'immeuble, de services spécifiques, notamment de restauration, de surveillance, d'aide ou de loisirs. Ces services peuvent être procurés en exécution d'une convention conclue avec des tiers".

Toutefois sont exclus les "services de soins ou d'aide et d'accompagnement exclusivement liés à la personne, qui ne peuvent être fournis que par des établissements et des services d'aide sociale à l’enfance, aux handicapés, etc. et établissements et services qui accueillent des personnes âgées ou qui leur apportent à domicile une assistance dans les actes quotidiens de la vie, des prestations de soins ou une aide à l'insertion sociale.

Dans les copropriétés de "résidence-services", l'assemblée générale pourra déléguer au conseil syndical "les décisions relatives à la gestion courante de services spécifiques", et même en dehors d’une telle délégation, le conseil syndical devra obligatoirement être consulté "sur le projet de convention en vue de la fourniture de services spécifiques lorsqu'elle est confiée à un tiers. Dans ce cas, il surveille la bonne exécution de la convention dont il présente un bilan chaque année à l'assemblée générale".

Les charges relatives aux services spécifiques créés seront réparties conformément au premier alinéa de l'article 10 de la loi, à savoir "en fonction de l’utilité que ces services et éléments présentent à l'égard de chaque lot". Les charges de fonctionnement de ces services pourront faire partie intégrante du budget prévisionnel. Par contre, il est précisé que "les dépenses afférentes aux prestations individualisées ne constituent pas des charges de copropriété".

Il est également précisé que "les décisions relatives à la suppression des services visés sont prises à la double majorité prévue au premier alinéa de l'article 26 de la loi et, le cas échéant à l’unanimité. Mais il est aussi précisé que "si l'équilibre financier d'un ou de services mentionnés est gravement compromis et après que l'assemblée générale s'est prononcée, le juge statuant comme en matière de référé, saisi par des copropriétaires représentant 15 % au moins des voix du syndicat, peut décider soit la suspension, soit la suppression de ce ou de ces services".

Le décret permet désormais la mise en oeuvre de ces dispositions.


Prévention des difficultés des copropriétés : un nouveau dispositif prêt à entrer en vigueur



La loi "Boutin" du 25 mars 2009 de mobilisation pour le logement et la lutte contre l'exclusion a créé, en amont des dispositifs existants pour les copropriétés en difficulté, un nouveau dispositif permettant de traiter à temps des difficultés avant qu'elles ne deviennent irrémédiables.

Il se déclenche lorsqu'à la clôture des comptes les impayés atteignent 25% des sommes exigibles au titre des charges courantes et des travaux : le syndic doit en informer le conseil syndical et saisir sur requête le président du tribunal de grande instance (TGI) d'une demande de désignation d'un mandataire ad hoc ; s'il ne le fait pas dans un délai d'un mois à compter de la clôture des comptes, le président du TGI peut être saisi en référé d'une même demande par des copropriétaires représentant ensemble au moins 15% des voix du syndicat, ou par un créancier lorsque les factures d'abonnement et de fourniture d'eau ou d'énergie ou les factures de travaux, votés par l'assemblée générale et exécutés, restent impayées depuis six mois et si le créancier a adressé au syndic un commandement de payer resté infructueux.

De surcroît, dans ces cas, le préfet, le maire ou le président de l'EPCI (en cas d'intercommunalité) sont informés de la saisine par le ou les demandeurs. Dans un délai de trois mois renouvelable une fois par décision du président TGI, le mandataire ad hoc adresse au président du tribunal de grande instance un rapport présentant l'analyse de la situation financière du syndicat des copropriétaires et de l'état de l'immeuble, les préconisations faites pour rétablir l'équilibre financier du syndicat et, le cas échéant, assurer la sécurité de l'immeuble, ainsi que le résultat des actions de médiation ou de négociation qu'il aura éventuellement menées avec les parties en cause. Le syndic doit alors présenter à la première assemblée les projets de résolution nécessaires à la mise en œuvre de ce rapport...

Le décret permet désormais la mise en oeuvre de ces dispositions. Il précise notamment la notion d’impayés et les modalités d’information du conseil syndical et des copropriétaires, et fixe la procédure applicable devant le président du tribunal de grande instance.


Assemblées, conseil syndical, comptes : des retouches pas toujours anodines...



Ainsi, les syndics devront rappeler sur chaque appel de fonds qu'ils adresseront aux copropriétaires à compter du 1er juin 2010 les modalités pour demander l'inscription de "questions" à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale, et notamment le fait qu'il faut qu'ils joignent un projet de résolution dans tous les cas - très nombreux - où la loi le prescrit, et notamment pour les demandes d'autorisations d'effectuer à leurs frais des travaux affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble.

Egalement, les conseils syndicaux devront désormais faire un compte-rendu écrit de l'exécution de leur mission à joindre à l'ordre du jour de l'assemblée. L'obligation de rendre compte existait depuis 2004 mais n'était qu'orale, ce qui était moins contraignant...

Par ailleurs, la réforme de 2004 et les textes de 2005 fixant les règles spécifiques de la comptabilité des copropriétés, ont établi sans ambigüité le fait que l'approbation des comptes par l'assemblée devait précéder la répartition et la régularisation des charges des copropriétaires.

La question se posait néanmoins de savoir si les syndics devaient ou non envoyer avant l'assemblée les projets de décomptes individuels de charges, sachant qu'ils ne pourraient passer les écritures de débit ou de crédit du solde de régularisation dans les comptes des copropriétaires qu'après l'assemblée et sous réserve de l'approbation effective des comptes. Cet envoi semblait s'imposer dans la mesure où les comptes globaux de la copropriété, et notamment la liste des soldes des copropriétaires, doivent être présentés selon les textes "après répartition". De nombreux syndics cependant avaient cessé de le faire, leur logiciel ne leur permettant pas de tirer les décomptes individuels sans passer immédiatement les écritures de régularisation...

La question est désormais tranchée et les éditeurs de logiciels devront s'aligner : le syndic doit bien joindre "en vue de l'approbation des comptes par l'assemblée générale, le projet d'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire"...

Un autre problème se posait fréquemment dans la vie courante des copropriétés : le syndic devait-il communiquer des documents au conseil syndical en se contentant de les adresser au président, à charge pour lui de les diffuser, alors qu'il n'est pas toujours outillé - ni forcément motivé pour cela à l'égard de tous les membres -, ou devait-il les diffuser systématiquement à tous les membres, quitte à augmenter les frais de duplication et d'envoi lorsque le conseil syndical n'est pas dans sa totalité converti au courrier électronique et à Internet ? Allant dans un sens de responsabilisation des conseils syndicaux, le décret a tranché : "lorsqu'une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu'il en a été désigné un, ou, à défaut, à chacun de ses membres", et "lorsque la communication est demandée par le conseil syndical, elle est faite à chacun de ses membres"...

Toujours dans un sens de responsabilisation des conseils syndicaux, le décret impose désormais au syndic d’établir l'ordre du jour de l'assemblée générale "en concertation avec le conseil syndical" ; c'était jusqu'ici fréquent, mais pas systématique, et pas seulement de la faute des syndics...

Ce dernier devra aussi fixer des dates précises de début et de fin de son mandat : il ne sera plus possible de recourir à des formules du type "pour une durée d'un an, se prolongeant jusqu'à l'assemblée générale qui approuvera les comptes de l'exercice ou jusqu'à l'assemblée de deuxième lecture subséquente", proposées pour éviter le piège d'une assemblée convoquée au delà de la durée initiale prévue, ou bien de l'absence de décision à l'assemblée annuelle concernant le renouvellement du mandat par non-atteinte de la majorité qualifiée (parfois par la non-atteinte du nombre de copropriétaires présents ou représentés nécessaires), et donc la nécessité de convoquer une assemblée de deuxième lecture... A noter que ces résolutions s'étaient avérées de plus en plus fragiles, la jurisprudence ayant tendance à retenir strictement la durée initiale fixée par l'assemblée et n'accepter aucune prorogation.

Aux syndics et aux copropriétaires de faire maintenant preuve d'imagination pour éviter de se retrouver sans syndic, la solution d'une durée de 14 ou 16 mois pour donner plus de souplesse n'étant pas forcément la plus mauvaise. Il faudra aussi trancher la question de savoir si, en cas de non renouvellement de son mandat, le syndic sortant conserve ses fonctions jusqu'au terme fixé, le nouveau syndic n'entrant en fonctions qu'à compter du lendemain de cette date ; en l'absence de démission formelle du syndic non renouvelé, et en l'absence de mention explicite d'entrée en fonction différée du nouveau, la situation n'est juridiquement pas claire. En attendant que la jurisprudence éclaire le débat, mieux vaudra mettre les points sur les "i" dans le procès-verbal si l'on veut éviter de se retrouver sans syndic, ou avec un "fauteuil pour deux"...

Le décret revient aussi sur la question de la conservation par le syndic des archives du syndicat, en indiquant que "la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic", sous-entendant ainsi qu’elle ne peut être facturée en sus du forfait d’honoraires de gestion courante ; le récent arrêté fixant la liste des prestations des syndics devant obligatoirement être incluses dans ce forfait, reprenant un avis du Conseil national de la consommation (CNC) du 27 septembre 2007, n'allait pas aussi loin, n'incluant que la conservation des archives "vives", et excluant celle des archives "dormantes"...

Il comble aussi une lacune juridique existant lors du démarrage des nouvelles copropriétés, mettant le syndic provisoire dans la situation de ne pas avoir de fondement légal à appeler des fonds pour le gestion de l'immeuble avant que la première assemblée ne vote un budget prévisionnel ! Désormais, lors de la mise en copropriété d'un immeuble, le syndic provisoire pourra exiger le versement de la provision éventuellement prévue par le règlement de copropriété pour faire face aux dépenses de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties et équipements communs de l'immeuble, et "lorsque cette provision est consommée ou lorsque le règlement de copropriété n'en prévoit pas, [à] appeler auprès des copropriétaires le remboursement des sommes correspondant aux dépenses régulièrement engagées et effectivement acquittées, et ce jusqu'à la première assemblée générale réunie à son initiative qui votera le premier budget prévisionnel et approuvera les comptes de la période écoulée"...

Enfin, une disposition redondante invite à relire celle déjà existante concernant les travaux que le syndic doit effectuer en "urgence" : on savait déjà que lorsque le syndic fait procéder, de sa propre initiative, à l'exécution de travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble, "il en informe les copropriétaires" et convoque "immédiatement une assemblée générale" ; on savait aussi qu’il ne pouvait demander, sans délibération préalable de l'assemblée générale mais après avoir pris l'avis du conseil syndical, s'il en existe un, le versement d'une provision qui ne peut excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux ; il est ajouté qu’ "il ne peut demander de nouvelles provisions pour le paiement des travaux qu'en vertu d'une décision de l'assemblée générale qu'il doit convoquer immédiatement et selon les modalités prévues par la loi pour les autres travaux. Dont acte ! Rappelons qu’un syndic a été sanctionné sévèrement par la Cour de cassation pour avoir attendu l’assemblée annuelle afin de faire ratifier des travaux décidés en urgence : il semble donc que les rédacteurs du décret aient décidé d’appuyer cette jurisprudence...

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Commentaire posté par La rédaction Universimmo , le 2/6/2010 à 13h45
Effectivement : encore une réforme incomplète...
Disons qu'il doit faire une avance au syndicat ce qui est considéré par la jurisprudence comme une faute de gestion ! S'il perd le mandat à la première assemblée, il se retrouvera nécessairement créancier du syndicat, puisqu'il ne peut répartir que ce qu'il a "effectivement acquitté" ! Et devant un tribunal, sauf revirement jurisprudentiel, il ne pourra récupérer sa mise !

Gageons que les syndics provisoires appeleront des provisions illégalement : ce sera pour eux le moindre mal...
Commentaire posté par JPM , le 26/4/2010 à 16h08
Bonjour,
En l'absence de clause du règlement de copropriété prévoyant une "provision de démarrage",le syndic provisoire peut appeler auprès des copropriétaires le remboursement des sommes correspondant aux dépenses régulièrement engagées et effectivement acquittées.
Où le syndic provisoire aura-t-il trouvé l'argent nécessaire pour payer ces factures ?
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